Zo maakt u van gemailde inkooporders verkooporders in Business Central
Stop met het overtypen van PDF- en Excel-inkooporders in Dynamics 365 Business Central
Uw klanten mailen hun inkooporders als pdf’s, spreadsheets en scans, en iemand in uw team opent ze een voor een en typt de regels in een verkooporder in Business Central. Deze handleiding laat zien hoe Mail2ERP die stap voor u doet: het leest de e-mail en de bijlagen, vindt de klant en de artikelen in Business Central en maakt een verkooporder aan voor een bestelling of een verkoopofferte voor een prijsaanvraag. U koppelt uw mailbox en Business Central online in een paar minuten, start in Demomodus, en de eerste maand is een gratis Discovery-maand.
🎯 “We typen nog steeds elke gemailde inkooporder in Business Central over”
Die zin horen we het vaakst van distributeurs en groothandels met Business Central. Het ERP zelf is prima. Het probleem zit ervoor: orders komen per e-mail binnen, in het formaat dat het inkoopsysteem van elke klant toevallig maakt, en niets behalve een mens maakt van die bijlagen verkoopregels.
- Elke klant heeft een andere lay-out. De een stuurt een nette pdf uit zijn ERP, de ander een Excel-bestand met een eigen kolomvolgorde, een derde een gescand formulier, en een vierde zet gewoon artikelnummers in de tekst van de e-mail.
- Het werk is traag en foutgevoelig. Artikelnummers, aantallen, het inkoopordernummer van de klant en de gewenste leverdatum moeten allemaal correct worden overgenomen. Een omgedraaid cijfer wordt een verkeerde levering en later een correctie.
- Orders wachten op mensen. Een order die na kantoortijd binnenkomt, blijft liggen tot er weer iemand achter een bureau zit, en een prijsaanvraag die een dag te laat wordt beantwoord, is vaak een verloren prijsaanvraag.
- Prijsaanvragen en orders lopen door elkaar. Iemand moet voor elke e-mail beslissen of er een verkoopofferte of een verkooporder nodig is, nog voordat het typen begint.
Het volume loopt snel op. Eén Mail2ERP-klant, IMP Kontakt, ontvangt per maand duizenden orders en offerteaanvragen per e-mail — een hoeveelheid werk waarvoor een eigen invoerteam nodig zou zijn als alles met de hand werd getypt.
🔍 Wat Business Central-teams meestal eerst proberen
Kopiëren en plakken uit de bijlage
De meest gebruikte methode is nog steeds de oudste: de pdf op het ene scherm, de verkooporder op het andere, en regel voor regel overnemen. Dat werkt bij vijf orders per dag. Bij vijftig wordt het iemands volledige baan, en het foutpercentage groeit mee met het volume.
Importsjablonen en flows per klant
Sommige teams bouwen een import of een workflow voor de bestanden van hun grootste klanten. Elk daarvan begrijpt maar één lay-out. Als de klant zijn sjabloon wijzigt, een kolom toevoegt of er een nieuwe klant bijkomt, breekt de import of moet iemand er nog een bouwen.
AI-functies in Business Central
Microsoft voegt AI toe aan Business Central, waaronder een Sales Order Agent. Als u die afweegt tegen een externe tool, lees dan onze vergelijking Mail2ERP vs. de Sales Order Agent van Business Central. Deze handleiding beschrijft hoe Mail2ERP zelf met Business Central werkt.
⚠️ Wat de taak echt vraagt
Een tool die elke lay-out in elke taal zonder sjablonen leest, een prijsaanvraag van een order onderscheidt, de juiste klant en artikelnummers in uw Business Central-bedrijf vindt, de prijsbepaling aan Business Central overlaat en nooit hetzelfde document twee keer aanmaakt.
⚙️ Hoe Mail2ERP met Business Central werkt
Klant-e-mail komt binnen
Mail2ERP leest en koppelt
Verkooporder of verkoopofferte in Business Central
E-mail afgelegd in VERWERKT
Welk document het aanmaakt
Mail2ERP deelt elke e-mail in als prijsaanvraag, order of geen van beide. Een prijsaanvraag wordt een verkoopofferte, en een vaste order wordt een verkooporder — één document per e-mail, kop en regels in één stap. De API van Business Central kent geen aparte vrijgavestap, dus de verkooporder blijft staan zoals hij is aangemaakt.
Hoe klanten en artikelen worden gekoppeld
- Klant: het e-mailadres van de afzender moet horen bij een klant in Business Central, of bij een contactpersoon die aan een klant is gekoppeld. Mail2ERP maakt nooit klanten aan en weigert geblokkeerde klanten.
- Artikelen: productcodes in de e-mail worden gekoppeld aan uw artikelnummers. Met de schakelaar Barcodes aan wordt ook de GTIN van het artikel vergeleken. De API van Business Central biedt geen artikelverwijzingen, leveranciersartikelnummers of fabrikantonderdeelnummers, dus koppeling gebeurt alleen op artikelnummer en GTIN. Geblokkeerde artikelen worden geweigerd, en Mail2ERP maakt nooit artikelen aan.
- Aantallen: een regel waarvan het aantal niet met zekerheid te lezen is, wordt overgeslagen, niet geraden, en u krijgt een e-mail met het verzoek hem handmatig toe te voegen.
Prijzen komen uit Business Central
Mail2ERP neemt de prijs van de klant niet over in de regel als die overeenkomt met de eenheidsprijs van het artikel. Business Central prijst de regel dan zelf, zodat uw klantprijzen en regelkortingen blijven gelden, en Business Central past zijn eigen belastingen toe. De prijs uit de e-mail wordt alleen gebruikt als het artikel geen eenheidsprijs heeft.
Wat er verder op het document komt
- Extern documentnummer: het eigen inkoopordernummer van de klant, zodat uw team en de klant over dezelfde referentie praten.
- Leverdatum: de gewenste datum komt op de verkooporder als gewenste leverdatum en als verzenddatum van de regel.
- Notities en bestanden: een notitie van de klant wordt commentaarregels op het document; de e-mailtekst wordt als tekstbestand bijgevoegd en de originele bijlagen worden aan de verkooporder of offerte gehecht.
- Verzendadres: het standaard verzendadres van de klant blijft staan, omdat de API geen verzendadrescodes heeft om uit te kiezen.
Als de klant bestelt op basis van uw offerte
Met RFQ-detectie aan wordt een antwoord dat het nummer van uw verkoopofferte noemt en duidelijk “order” zegt, met de Business Central-actie Order maken omgezet in een verkooporder. Mail2ERP bestelt de volledige offerte; als de klant aantallen wijzigt, wordt er een notitie voor uw team aan de order gehecht.
Geen duplicaten
Voordat het iets aanmaakt, legt Mail2ERP vast wat het gaat aanmaken en zet het een eigen markering in het Extern documentnummer als de klant geen inkoopordernummer opgeeft. Als een run wordt onderbroken, vindt de volgende run het document in plaats van een tweede aan te maken. Dezelfde order die naar twee adressen is gestuurd of opnieuw is doorgestuurd, wordt één keer geïmporteerd; met AutoSPAM gaat de kopie naar _AutoSPAM/DUPLICATEN.
🛠️ Stapsgewijze installatie
- Stap 1 — Start uw gratis Discovery-maand: meld u aan op bots4.me/bots, klik op de Mail2ERP-kaart op Gratis Discovery-maand starten en accepteer eenmalig de voorwaarden. Er is geen kaart nodig.
- Stap 2 — Koppel uw mailbox: open Instellingen → Mail2ERP → Access Manager → Bron toevoegen. Microsoft 365 en Gmail gebruiken Secure Quick Connect; andere providers koppelen via IMAP met een app-wachtwoord. Details voor elke provider staan in Verbinding maken. U kunt de mailbox ook overslaan en orders vanaf uw accountadres doorsturen naar mail2erp@bots4.me.
- Stap 3 — Koppel Business Central: klik op Bestemming toevoegen, kies de tegel Dynamics 365 Business Central en Aanmelden met Microsoft met een werkaccount met een Business Central-licentie. Er worden geen wachtwoorden of API-sleutels opgeslagen. BOTS4.me werkt met de rechten van die gebruiker.
- Stap 4 — Kies de omgeving en het bedrijf: BOTS4.me toont uw omgevingen (productie en sandboxes) en hun bedrijven. Met één bedrijf wordt het voor u gekozen; anders kiest u het op de Business Central-kaart en klikt u op Opslaan.
- Stap 5 — Controleer de rechten: Mail2ERP moet klanten, contacten en artikelen kunnen lezen en verkoopoffertes en verkooporders kunnen aanmaken. De standaard machtigingenset D365 BUS FULL ACCESS dekt alle BOTS4.me-apps.
- Stap 6 — Draai in DEMO, ga dan LIVE: Mail2ERP start in Demomodus en mailt u wat het zou aanmaken. Zien de rapporten er goed uit, zet dan op het tabblad Besturing de Modus op LIVE.
🔐 Als Microsoft om een beheerder vraagt
Veel organisaties laten alleen een beheerder nieuwe apps goedkeuren. Klik in het Business Central-formulier op Vraag uw Microsoft-beheerder en stuur de link naar uw Microsoft 365-beheerder; één goedkeuring geldt voor iedereen in uw organisatie. Accountants die als gast in de Business Central van een klant werken, typen vóór het aanmelden het domein of de tenant-ID van de klant in Tenant (domein of ID).
Business Central online wordt ondersteund; on-premises installaties niet.
🧭 Uw eerste week: Demomodus, testorder, LIVE
Controleer het tabblad Besturing
- Modus: DEMO leest uw echte e-mails en Business Central-gegevens en schrijft niets naar Business Central — u krijgt een e-mail met de offerte of order die zou zijn aangemaakt. LIVE wordt beschikbaar na de eerste DEMO-rapportmail.
- Bedrijfsuren en weekenden: Mail2ERP draait binnen deze uren, die beginnen als kantooruren op werkdagen. Verruim ze als ook orders uit de avond en het weekend moeten worden geïmporteerd.
- Discovery-schakelaars: schakelaars met een Discovery-label zijn inbegrepen in uw gratis maand en staan bij de start uit. Voor Business Central zijn Barcodes (GTIN-koppeling), RFQ-detectie en Extern scheiden (onbekende afzenders gaan naar _Mail2ERP/EXTERN in plaats van in uw INBOX te blijven) de nuttige.
Stuur een testorder
Stuur een e-mail vanaf een adres dat bij een klant in Business Central hoort en noem twee of drie artikelnummers met aantallen — in de tekst of als pdf- of Excel-bijlage. Na de volgende run komt het DEMO-rapport binnen, en de beslissing verschijnt op het tabblad Logboeken en in de map _Mail2ERP/LOGS van uw mailbox (zie de handleiding over de LOGS-map). Stuur een tweede e-mail die alleen om een prijs vraagt om een verkoopofferte te zien.
Corrigeer met mappen, ga dan LIVE
Sleep een e-mail naar _Mail2ERP/OFFERTE of _Mail2ERP/BESTELLINGEN om hem opnieuw te verwerken als offerte of order, of naar _Mail2ERP/OVERSLAAN om dat soort e-mail voortaan over te slaan. Elke verplaatsing leert Mail2ERP ook hoe het die afzender moet behandelen. Zien de DEMO-rapporten er goed uit, schakel dan over naar LIVE.
📅 Wanneer de Discovery-maand afloopt
Wanneer de maand afloopt, gaat Mail2ERP vanzelf verder op het gratis abonnement met een klein maandelijks tegoed: als dat op is, wachten nieuwe items tot de volgende maand of tot u een abonnement kiest, en een item dat al is gestart, wordt altijd afgerond. Kies een abonnement om alle functies te behouden — zie de abonnementstabel op de productpagina van Mail2ERP.
Het gratis abonnement leest e-mailtekst, pdf, CSV en HTML; gescande pdf’s, afbeeldingen, Excel, Word en de Discovery-schakelaars vereisen een abonnement. Niets van wat u hebt geïmporteerd, wordt ongedaan gemaakt.
📅 Onduidelijke e-mails en de dagelijkse gang van zaken
Eenmaal live leest Mail2ERP PDF, Excel, Word, CSV, HTML, afbeeldingen en gescande documenten met OCR — in elke taal, zonder sjablonen, binnen de bedrijfsuren die u instelt.
- Geïmporteerde e-mails gaan naar _Mail2ERP/VERWERKT; de verkooporder of offerte staat al in Business Central, met de originele bestanden als bijlage.
- Onduidelijke e-mails blijven in uw INBOX, ongelezen. De logregel vermeldt waarom — bijvoorbeeld een afzender die geen klant is, een artikelnummer dat niet bestaat of een geblokkeerd artikel. Los de oorzaak op in Business Central en sleep de e-mail naar _Mail2ERP/OFFERTE of _Mail2ERP/BESTELLINGEN; hij wordt bij de volgende run opnieuw verwerkt.
- Een verplaatste e-mail die nog steeds mislukt stuurt uw mailbox een korte uitleg van de reden en wat u vervolgens kunt doen. Uw klant ontvangt die nooit.
- API-limieten: Business Central beperkt het aantal API-aanroepen per gebruiker. BOTS4.me spreidt zijn aanroepen en wacht als Business Central vraagt om te vertragen.
Het platform wordt in de EU gehost, is gebouwd voor de AVG en biedt 2FA. Rapporten, logboeken en mailboxmappen zijn beschikbaar in 31 talen. Dezelfde Business Central-koppeling bedient ook de andere BOTS4.me-apps — bijvoorbeeld AutoERP, dat de facturen voor verzonden orders boekt (zie Automatisch factureren in Business Central).
❓ Veelgestelde vragen
Kan Business Central verkooporders aanmaken uit pdf-bijlagen in e-mails?
Mail2ERP doet precies dat: het leest de pdf-, Excel-, Word- of gescande bijlage, koppelt de klant en de artikelnummers in uw Business Central-bedrijf en maakt de verkooporder aan via de API van Business Central. Prijsaanvragen worden in plaats daarvan verkoopoffertes.
Werkt het met Business Central on-premises?
Nee. Mail2ERP maakt via aanmelding bij Microsoft verbinding met Business Central online. On-premises installaties worden niet ondersteund.
Gebruikt het onze klantprijzen en kortingen?
Ja. Als de prijs in de e-mail overeenkomt met de eenheidsprijs van het artikel, stuurt Mail2ERP helemaal geen prijs, zodat Business Central de regel prijst met uw eigen klantprijzen en regelkortingen en zijn eigen belastingen toepast. De prijs uit de e-mail wordt alleen gebruikt als het artikel in Business Central geen eenheidsprijs heeft.
Onze klanten gebruiken hun eigen artikelnummers. Kan Mail2ERP die koppelen?
In Business Central vergelijkt Mail2ERP uw artikelnummer en de GTIN-barcode van het artikel. De API stelt geen artikelverwijzingen beschikbaar, dus daar opgeslagen klantartikelnummers worden niet gebruikt. Bevat een e-mail alleen de eigen codes van de klant, dan blijft hij in uw INBOX met de reden in het logboek.
Welke Business Central-rechten heeft de koppeling nodig?
BOTS4.me handelt met de rechten van de gelicentieerde gebruiker die zich aanmeldt. Voor Mail2ERP moet die gebruiker klanten, contacten en artikelen kunnen lezen en verkoopoffertes en verkooporders kunnen aanmaken. D365 BUS FULL ACCESS dekt alle BOTS4.me-apps.
Wat gebeurt er als dezelfde inkooporder twee keer wordt gemaild?
Hij wordt één keer geïmporteerd. Mail2ERP legt elk document vast voordat het wordt aangemaakt en vindt het bij de volgende run terug, zodat een onderbroken run of een doorgestuurde kopie nooit een tweede verkooporder oplevert.
Kan ik het uitproberen zonder ons live bedrijf aan te raken?
Ja, op twee manieren. Demomodus schrijft niets naar Business Central en mailt u wat het zou aanmaken. U kunt ook een sandbox-omgeving kiezen op de Business Central-kaart en daar eerst testen.
📚 Meer lezen
- De volledige functielijst: productpagina van Mail2ERP en de Mail2ERP-handleiding.
- Als de order binnen is: Automatisch factureren in Business Central — AutoERP boekt en verstuurt de facturen voor verzonden orders.
- Opties vergelijken: Mail2ERP vs. de Sales Order Agent van Business Central en Parseur, Docparser of Nanonets vs. Mail2ERP.
- Een echt voorbeeld: Casestudy: IMP Kontakt.
- Achtergrond: ERP- en CRM-systemen begrijpen.
🔗 Bronnen en verder lezen
Officiële documentatie waarnaar deze handleiding verwijst. Externe links openen in een nieuw tabblad.
Laat Business Central zijn eigen orders ontvangen
Koppel uw mailbox en Business Central in een paar minuten, bekijk Mail2ERP aan het werk in Demomodus en ga pas live als u er zeker van bent. De eerste maand is een gratis Discovery-maand, zonder kaart.
Meer dan één proces te automatiseren, of een ERP dat niet op onze lijst staat? We build it for you: book a free call →