Automatisch factureren in Business Central: facturen voor verzonden orders boeken en versturen

🎯 “Gisteren verzonden, nog steeds niet gefactureerd”

In de meeste Business Central-bedrijven is factureren eerder een handmatige gewoonte dan een proces. Het magazijn boekt de verzending, en de factuur hangt ervan af of iemand op kantoor eraan denkt de order af te ronden. Het resultaat ziet er overal hetzelfde uit:

• Verzonden maar niet gefactureerd: orders met verzonden aantallen die nog niemand heeft gefactureerd. Elke dag dat ze wachten, betaalt de klant een dag later.
• Repetitieve klikken: order openen, de te factureren aantallen controleren, boeken, de geboekte factuur zoeken, per e-mail versturen — voor elke order, elke dag.
• Vergeten serviceregels: regels zonder iets te verzenden, zoals diensten of vracht, worden makkelijk over het hoofd gezien als de rest van de order vanuit het magazijn wordt afgehandeld.
• Wisselende timing: sommige klanten krijgen de factuur dezelfde dag, anderen een week later, afhankelijk van wie er op kantoor is.

Niets hiervan vraagt om een oordeel. “Factureer wat verzonden is en stuur het naar de klant” is een regel, en een regel kan vanzelf draaien.

🔍 Wat Business Central zelf biedt

Order voor order boeken

De standaardmanier is elke verkooporder te openen en te boeken. Dat is betrouwbaar, maar het is een mens die het doet, op het moment dat die mens tijd heeft. De factuurmail is nog een extra stap.

Batchgewijs boeken en geplande taken

Business Central kan meerdere verkooporders in één batch boeken, en partners kunnen taken inplannen. Toch moet iemand kiezen welke orders in de batch komen, de filters juist houden en ervoor zorgen dat de facturen de klanten ook echt bereiken. Een regel wijzigen — “facturen voor deze groep wekelijks verzamelen” — betekent meestal een partner inschakelen.

⚙️ Hoe AutoERP werkt in Business Central

De dimensie BOTS4ME in plaats van tags

In andere ERP’s geeft u een order aan AutoERP door met een tag. Business Central kent geen ordertags, dus AutoERP leest de dimensie BOTS4ME in de kop van de verkooporder. U maakt de dimensie eenmalig aan, met vier waarden, en zet er één van op elke order die AutoERP mag afhandelen:

• FULL — AutoERP verwerkt de hele order.
• PARTIAL — deelleveringen zijn toegestaan.
• SMALLOK — de hele order wordt verwerkt, ook onder uw grens voor kleine orders.
• PARTIAL-SMALLOK — deelleveringen zijn toegestaan, ook onder uw grens voor kleine orders.

Orders zonder de dimensie worden nooit aangeraakt. Zoals bij elke dimensie loopt de waarde ook door naar de grootboekposten van de geboekte documenten, waardoor de facturen van AutoERP makkelijk terug te vinden zijn in rapporten. De waarden blijven FULL, PARTIAL en SMALLOK, ook als u de tags op uw dashboard hebt hernoemd.

Wat AutoERP boekt

• Verzonden, nog niet gefactureerd: op voorraadregels factureert AutoERP precies het aantal dat verzonden en nog niet gefactureerd is, met de eigen boeking van Business Central.
• Regels zonder iets te verzenden: diensten en andere niet-voorraadregels worden samen verzonden en gefactureerd, zodat ze niet achterblijven.
• Direct of verzameld: factureer elke order direct na de verzending, of verzamel de orders van een klant per dag, week of maand met een minimumbedrag. De API van Business Central zet één order op één factuur, dus een verzameling boekt op hetzelfde moment één factuur per order.
• Orders in beoordeling (wachtend op goedkeuring) worden overgeslagen tot ze via uw goedkeuringsproces zijn vrijgegeven.

De e-mail aan de klant

De verzendactie van Business Central kan de tekst van AutoERP niet meenemen, dus BOTS4.me verstuurt de factuurmail zelf, met de factuur-pdf van Business Central als bijlage. Als u een mailbox aan AutoERP koppelt, gaat de e-mail uit vanaf uw eigen adres; anders komt hij uit de systeemmailbox van BOTS4.me en gaan antwoorden naar u. De API van Business Central bevat geen klanttaal, dus de e-mail wordt geschreven in de taal van uw account.

Wat AutoERP vandaag niet doet in Business Central

• Verzenden zonder factureren: de API van Business Central verzendt en factureert in één actie. AutoERP verzendt pas zonder te factureren nadat dit met Business Central is geverifieerd; tot die tijd laat het de verzending aan u over, meldt het die in zijn rapport en factureert het de order zodra u de verzending hebt geboekt.
• Vooruitbetalingsfacturen: de API kent geen vooruitbetalingsfactuur, dus orders die een aanbetaling vereisen, blijven bij u.
• Correcties: correctiedocumenten voor geboekte facturen maakt u zelf in Business Central.

Nooit twee keer

Voordat het boekt, legt AutoERP vast wat het gaat boeken. Als een run wordt onderbroken nadat Business Central de factuur heeft geboekt, vindt de volgende run die factuur en boekt geen tweede. De eigen voortgangsmarkeringen van AutoERP worden aan de kant van BOTS4.me bewaard en nooit in uw orders geschreven.

🛠️ Stapsgewijze installatie

• Stap 1 — Start uw gratis Discovery-maand: meld u aan op bots4.me/bots, klik op de AutoERP-kaart op Gratis Discovery-maand starten en accepteer eenmalig de voorwaarden. Er is geen kaart nodig.
• Stap 2 — Koppel Business Central: open Instellingen → AutoERP → Access Manager → Bron toevoegen (voor AutoERP is uw ERP de bron), kies de tegel Dynamics 365 Business Central en Aanmelden met Microsoft met een gelicentieerde gebruiker. Kies de omgeving en het bedrijf als u er meerdere hebt. De volledige uitleg, inclusief goedkeuring door een beheerder, staat in Verbinding maken.
• Stap 3 — Geef de gebruiker de juiste rechten: AutoERP moet verkooporders kunnen bewerken en boeken en dimensies kunnen lezen. De standaard machtigingenset D365 BUS FULL ACCESS dekt alle BOTS4.me-apps.
• Stap 4 — Maak de dimensie eenmalig aan: open in Business Central Dimensies → Nieuw, code BOTS4ME, met de waarden FULL, PARTIAL, SMALLOK en PARTIAL-SMALLOK. Dimensies kunnen niet via de API worden aangemaakt, dus deze ene stap is voor u. Ontbreekt de dimensie, dan meldt het rapport van AutoERP dat.
• Stap 5 — Markeer één order en draai in DEMO: zet BOTS4ME = FULL op een verkooporder die verzonden maar nog niet gefactureerd is. In DEMO leest AutoERP uw orders en schrijft niets naar Business Central; na de volgende run toont zijn rapport wat het zou hebben gefactureerd en waarom iets is tegengehouden.
• Stap 6 — Ga LIVE: zien de DEMO-rapporten er goed uit, zet dan op het tabblad Besturing de Modus op LIVE — dat wordt beschikbaar na de eerste DEMO-rapportmail.

🧭 Probeer het in uw gratis Discovery-maand

Controleer het tabblad Besturing

• Factuurmodule en E-mailrapporten staan aan. Zet voor uw eerste test Klanten factureren op Onmiddellijk (geen verzameling), zodat u direct na de verzending een factuur ziet; standaard worden facturen wekelijks verzameld.
• Uren: AutoERP draait alleen binnen de bedrijfsuren (in het begin kantooruren op werkdagen), en factureren heeft een eigen tijdvenster. Houd het factuurvenster binnen de bedrijfsuren, anders wordt er geen factuur aangemaakt.
• Digitale producten is bedoeld voor software en diensten die geen voorraad nodig hebben.
• Schakelaars met een Discovery-label zijn inbegrepen in uw gratis maand en staan bij de start uit — zet de schakelaars aan die u wilt uitproberen.

Week 1 — breid de test uit, ga dan LIVE

Markeer nog een paar verzonden orders, waaronder één met een serviceregel, en één klant van wie u de orders wekelijks wilt verzamelen. Lees elk rapport: wat is gefactureerd, wat is overgeslagen en waarom. Dezelfde beslissingen verschijnen op het tabblad Logboeken. Komt alles overeen met wat u met de hand zou hebben gedaan, schakel dan over naar LIVE.

📅 In de praktijk: wat er verandert voor uw team

Na de livegang bestaat het werk van uw team uit orders markeren en verzendingen boeken, zoals voorheen. Facturen volgen volgens het runschema van AutoERP, binnen uw uren, en de klant ontvangt elke factuur per e-mail met de pdf als bijlage. Een kort rapport bereikt u telkens wanneer AutoERP iets heeft gedaan of u nodig heeft, en Bot-werking schakelt alles in één keer uit.

• Markeer bij invoer: zet de BOTS4ME-waarde wanneer de order wordt aangemaakt, of laat uw orderinvoer dat doen. Orders die Mail2ERP uit e-mail heeft geïmporteerd, krijgen dezelfde waarde van uw team.
• Lees de “overgeslagen”-regels: die vertellen u welke order waarop wacht — een verzending die nog niet is geboekt, een order in beoordeling of een venster buiten uw uren.
• API-limieten: Business Central beperkt het aantal API-aanroepen per gebruiker. BOTS4.me spreidt zijn aanroepen en wacht als Business Central vraagt om te vertragen; de limiet wordt gedeeld met uw andere integraties die dezelfde gebruiker gebruiken.

Gecombineerd met Mail2ERP voor Business Central heeft de weg van de gemailde inkooporder van een klant tot een verstuurde factuur alleen nog voor de verzending een mens nodig.

📚 Meer lezen

• Elke instelling uitgelegd: AutoERP-handleiding en de productpagina van AutoERP.
• De stap ervoor: Zo maakt u van gemailde inkooporders verkooporders in Business Central.
• Opties vergelijken: Mail2ERP vs. de Sales Order Agent van Business Central.
• Hetzelfde idee in Odoo: Orderbevestiging, levering en facturatie automatiseren in Odoo.
• Betaald krijgen: de AutoCASH-handleiding behandelt betalingsherinneringen voor de facturen die AutoERP boekt.

🔗 Bronnen en verder lezen

Officiële documentatie waarnaar deze handleiding verwijst. Externe links openen in een nieuw tabblad.

• Microsoft Learn — Work with dimensions in Business Central
• Microsoft Learn — Invoice sales in Business Central
• Microsoft Learn — Business Central API v2.0