AutoCASH
Gebruikershandleiding – Betaald worden zonder zelf iemand te hoeven aanmanen
💰 De vier niveaus
Elke achterstallige klant komt op precies één niveau terecht, bepaald door het aantal dagen dat de oudste achterstallige factuur al openstaat. Niveau 0 is geen aanmaning — het is een vriendelijk overzicht van wat openstaat, en dat lost de meeste gevallen vanzelf op.
| Niveau | Wat de klant ontvangt | Standaardtrigger |
|---|---|---|
| 0 | Een lijst van zijn openstaande facturen. Een duwtje, geen aanmaning. | onder niveau 1 |
| 1 | Eerste herinnering. | eerste escalatiestap |
| 2 | Tweede herinnering. | één run later, als nog steeds onbetaald |
| 3 | Laatste herinnering. | hoogste stap, herhaalt tot er betaald is |
🔄 Hoe AutoCASH werkt – visueel overzicht
breekt aan
uit uw ERP gelezen
krijgt een niveau
gaan de deur uit
het rapport
Waar uw ERP zelf herinneringen kan versturen (OFFERIS), worden de brieven opgesteld en verstuurd door uw eigen ERP, met uw nummering, uw bewoordingen en uw huisstijl. Bij elk ander ERP, of wanneer u Herinneringen verzenden vanuit BOTS4.me in plaats van uw ERP inschakelt, verstuurt AutoCASH ze in de taal van de klant, met uw betalingsgegevens en handtekening: vanuit uw eigen mailbox als u er een toevoegt als AutoCASH-bestemming in de Access Manager, anders vanuit het BOTS4.me-postvak, waarbij antwoorden naar het e-mailadres van uw account of het Reply-To-adres dat u instelt gaan. In beide gevallen bepaalt AutoCASH wie en wanneer.
🔐 De voorvertoning – uw vangnet
Bij elk betaald abonnement mailt AutoCASH u de dag voordat een geplande run plaatsvindt een lijst van precies wie er gecontacteerd gaat worden, op welk niveau en voor welk bedrag. Dat is uw tijdvenster om iemand van de lijst te halen — een klant die net heeft toegezegd te betalen, iemand in een geschil, of een account waarover uw verkoopteam onderhandelt.
Om iemand te verwijderen, voegt u zijn klantnummer toe aan Deze klanten nooit aanmanen op uw dashboard. Dit werkt onmiddellijk, ook voor de run van morgen.
🚀 Aan de slag
- Verbind uw ERP op het dashboard, of installeer de BOTS4.me-app vanuit de Odoo Apps store.
- Schakel AutoCASH in. Het start in Demomodus — het leest alles en neemt met niemand contact op.
- Zet Escaleren tot op 1e herinnering en laat het daar voorlopig bij.
- Controleer de rundagen (standaard de 1e en de 15e) en het minimumbedrag dat voor u telt.
- Wacht op het rapport. Het geeft precies aan wie er zou zijn gecontacteerd.
- Tevreden met de lijst? Zet de modus van DEMO naar ACTIEF. Vanaf dat moment ontvangen uw klanten de brieven.
⚙️ Overzicht dashboardinstellingen
Wanneer het draait
| Instelling | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Uitvoeren op deze dagen | 1,15 | De enige dagen waarop AutoCASH iemand benadert: dagen van de maand en/of weekdagen, kommagescheiden (bijvoorbeeld 1,15 of friday). Vooraf ingevuld met 1,15; maak het veld leeg en AutoCASH doet niets. Een dag na het einde van een korte maand (bijv. 31) valt terug op de laatste dag, zodat februari nooit wordt overgeslagen. Weekenddagen vereisen ook dat het vakje Weekenden is aangevinkt onder Bedrijfsuren. |
Wie er wordt aangemaand
| Instelling | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Pas aanmanen na | 14 dagen | Hoe ver een factuur voorbij de vervaldatum moet zijn voordat AutoCASH deze sowieso in aanmerking neemt. |
| Vorderingen negeren onder | 0 | Maan geen klant aan wiens achterstallige totaal onder dit bedrag ligt, in de hoofdvaluta van uw ERP — zelden de relatie waard. 0 maant iedereen aan. |
| Deze klanten nooit aanmanen | (leeg) | Klantnummers uit uw ERP, komma gescheiden. De accounts die u altijd persoonlijk wilt behandelen. |
Creditnota-bescherming
Een klant van wie de openstaande creditnota’s zijn facturen dekken, wordt nooit aangemaand — u bent hem in feite iets verschuldigd, niet andersom. Altijd actief, op elk niveau, met elk overgeslagen bedrijf vermeld in uw rapport.
Hoe hard het escaleert
| Instelling | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Escaleren tot maximaal (Family) | 1e herinnering | Het harde plafond. Niemand wordt verder geëscaleerd dan dit niveau, hoe achterstallig hij ook is. Personal blijft op de standaardwaarde. |
| Alleen facturen aanmanen die ten minste zo lang achterstallig zijn | 14 dagen | De ingangsdrempel. Daaronder wordt een factuur volledig genegeerd. Er zijn geen dagdrempels per niveau: elke geplande run zet een klant één niveau hoger zolang een factuur uit zijn vorige herinnering nog openstaat. |
Hoe vaak dezelfde klant mag worden aangemaand
| Instelling | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Herinneringen herhalen elke (Family) | 7 dagen | Eén getal voor alle niveaus: de minimale tussenpoos voordat dezelfde klant opnieuw wordt gecontacteerd. Dit voorkomt dat iemand tweemaal voor dezelfde schuld wordt aangemaand. Personal blijft op de standaardwaarde. |
Wat u ontvangt
| Instelling | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Wie rapporten en voorbeelden ontvangt | uw account-e-mail | Het rapport achteraf en het voorbeeld van de dag ervoor gaan naar het e-mailadres van uw account en naar de Management-e-mails die in het Algemene Dashboard zijn ingesteld. Er is geen aparte ontvangerslijst voor AutoCASH. |
🔍 Demomodus
Elk AutoCASH-account start in Demomodus en uw eerste run is altijd een demo. Het leest uw facturen, past elke regel toe en bepaalt precies wie er op welk niveau gecontacteerd zou worden — en mailt u vervolgens die lijst in plaats van iemand te contacteren. Niet één klant merkt er iets van.
Zodra u minstens één demorapport hebt ontvangen, wordt de schakelaar ACTIEF ontgrendeld. U kunt altijd teruggaan naar Demo — vóór een drukke periode, of terwijl u de regels wijzigt.
📊 Het rapport lezen
💰 Het geld
Totaal openstaand, totaal achterstallig en hoe het achterstallige bedrag is verdeeld over de vier niveaus. Dit is uw ouderdomsoverzicht in één oogopslag.
👤 Wie er is gecontacteerd
Elke klant, zijn niveau, het bedrag, de facturen genoemd in de brief en het adres waarnaartoe deze is verstuurd.
⚠️ Wie niet
Net zo nuttig: uitgesloten accounts, schulden onder uw minimum, en iedereen die nog binnen zijn herhalingsvenster valt.
❓ Probleemoplossing
| Wat u ziet | Wat het betekent |
|---|---|
| Er gebeurt niets op een geplande dag | Ofwel is vandaag geen van uw geplande uitvoeringsdagen, ofwel voldoet momenteel niemand aan uw minimumbedrag en minimum aantal dagen achterstallig. Het rapport vertelt u welke van de twee het is. |
| Een klant is niet aangemaand | Controleer in deze volgorde: staat hij op de nooit-aanmanen-lijst, ligt zijn totaal onder uw minimum, valt hij nog binnen het herhalingsvenster, en is zijn oudste factuur daadwerkelijk voorbij uw minimum aantal dagen achterstallig. |
| Iedereen blijft op niveau 1 hangen | Dat is Escaleren tot dat zijn werk doet. Vanaf het Family-niveau kunt u het naar 2 of 3 verhogen zodra u er klaar voor bent. |
| Er komt geen voorvertoning | Voorbeelden zijn inbegrepen vanaf het Personal-abonnement wanneer Voorbeelden verzenden aan staat. Het voorbeeld gaat mee met de gewone uurlijkse run en blijft stil op elke dag die niet de vooravond van een run is, en ook wanneer er niemand zou worden aangemaand. |
| Een klant zegt al te hebben betaald | AutoCASH leest wat uw ERP als onbetaald beschouwt. Als een betaling daar nog niet is geregistreerd, telt de factuur nog steeds als achterstallig — Pay2ERP dicht dat gat door betalingen automatisch te importeren. |
❓ Veelgestelde vragen
Welke ERP-systemen worden ondersteund?
Vandaag Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 en nieuwer), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero en SAP Business One. Elk ander ERP met een API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite en meer — wordt op aanvraag gekoppeld.
Hoe werkt de facturering?
Op abonnementsbasis — een vast maandtarief met een maandelijks gebruikstegoed, dat elke factureringsperiode wordt aangevuld. Herinneringen worden per herinnerde klant meegeteld, en u kunt op elk moment extra gebruik bijkopen — zie de abonnementstabel op de productpagina. Uw eerste maand is een gratis Discovery-maand — geen creditcard nodig.
Kan ik testen zonder echte herinneringen te versturen?
Ja! Demomodus leest uw facturen, maar verstuurt geen herinneringen — alleen voorbeeldrapporten die precies laten zien wat er zou gebeuren. Eerste maand gratis.
Wat zijn de escalatieniveaus?
4 niveaus: Niveau 0 — factuuroverzicht (een vriendelijke lijst van openstaande facturen), Niveau 1 — 1e herinnering, Niveau 2 — 2e herinnering, Niveau 3 — laatste herinnering. De escalatie verloopt stapsgewijs: elke geplande run zet een klant één niveau hoger zolang een factuur uit zijn vorige herinnering nog openstaat, en het hoogste niveau herhaalt zich. U stelt de ingangsdrempel in; de herhaaltussenpoos en het hoogste actieve niveau zijn instellingen van het Family-abonnement.
Kan ik bepaalde klanten uitsluiten?
Ja. Voeg hun klant-ID’s toe aan „Deze klanten nooit aanmanen” via /bots → Besturing → AutoCASH om sleutelklanten, moederbedrijven of interne entiteiten over te slaan.
Werkt het samen met Pay2ERP?
Ja! AutoCASH en Pay2ERP werken samen — zodra Pay2ERP een inkomende betaling detecteert, stopt AutoCASH automatisch met herinneren voor die factuur. Een volledig geautomatiseerde cashflowcyclus.
Hoe vaak draait het?
Op de dagen die u instelt bij „Uitvoeren op deze dagen” (standaard de 1e en de 15e van elke maand, of weekdagen zoals elke vrijdag). Maak het veld leeg en AutoCASH doet niets. Bij elk betaald abonnement krijgt u bovendien een voorbeeldmail de dag vóór elke run.
Wat is het minimale achterstallige bedrag?
Instelbaar — de standaardwaarde is 0, dus elke achterstallige factuur wordt aangemaand. Verhoogt u de waarde, dan worden klanten waarvan het achterstallige totaal onder de drempel ligt, overgeslagen. U kunt ook het minimum aantal achterstallige dagen instellen (standaard 14 dagen) om te voorkomen dat recent achterstallige facturen worden aangemaand.
Gebruikt dit AI? Wij mogen geen AI gebruiken.
Nee. AutoCASH bevat in geen enkele modus of op geen enkel niveau een AI-model, en er worden nooit klant- of factuurgegevens naar een AI-aanbieder gestuurd. Elke herinnering volgt de drempelwaarden die u instelt, zodat hetzelfde grootboek altijd dezelfde lijst oplevert. Als uw compliance-afdeling dit schriftelijk nodig heeft, laat het ons weten en wij bevestigen het voor uw dossier.
🔒 Wat AutoCASH nooit zal doen
- Iemand contacteren zolang Demomodus aan staat.
- Een klant op uw nooit-aanmanen-lijst contacteren.
- Verder escaleren dan het niveau dat u hebt ingesteld.
- Dezelfde klant tweemaal voor hetzelfde aanmanen binnen het door u gekozen herhalingsvenster.
- Een klant herinneren zonder uw gegevens — elke brief draagt uw bedrijfsnaam, uw betalingsgegevens en uw handtekening, ongeacht of uw ERP of BOTS4.me hem verstuurt.
- Iets wijzigen in uw ERP. AutoCASH leest alleen; het bewerkt nooit een factuur en registreert nooit een betaling.