AutoCASH
Przewodnik użytkownika – jak otrzymać zapłatę bez ręcznego upominania
💰 Cztery poziomy
Każdy zalegający klient trafia dokładnie na jeden poziom, zależnie od tego, ile dni jest przeterminowana jego najstarsza faktura. Poziom 0 to nie wezwanie — to uprzejme zestawienie tego, co jest otwarte, i w większości przypadków załatwia sprawę samo.
| Poziom | Co otrzymuje klient | Domyślny próg |
|---|---|---|
| 0 | Lista jego otwartych faktur. Przypomnienie, nie wezwanie. | poniżej poziomu 1 |
| 1 | Pierwsze upomnienie. | 30 dni po terminie |
| 2 | Drugie upomnienie. | 45 dni po terminie |
| 3 | Ostateczne upomnienie. | 60 dni po terminie |
🔄 Jak działa AutoCASH – przebieg wizualny
dzień
odczytane z Twojego ERP
dostaje poziom
pisma
raport
Same pisma tworzy i wysyła Twój własny ERP, z Twoją numeracją, Twoim tekstem i Twoją identyfikacją wizualną, w języku klienta. AutoCASH decyduje kto i kiedy — Twój ERP decyduje, jak to wygląda. Nic nigdy nie wychodzi z adresu BOTS4.me.
🔐 Podgląd – Twoje zabezpieczenie
Dzień przed zaplanowanym uruchomieniem AutoCASH wysyła Tobie e-mailem listę dokładnie tego, z kim ma się skontaktować, na jakim poziomie i na jaką kwotę. To Twoje okno, aby kogoś z listy usunąć — klienta, który właśnie obiecał zapłatę, klienta w sporze albo konto, o którym negocjuje Twój dział handlowy.
Aby kogoś usunąć, dodaj jego identyfikator klienta w polu Nigdy nie upominaj tych klientów w swoim panelu. Działa natychmiast, również dla jutrzejszego uruchomienia.
🚀 Pierwsze kroki
- Podłącz swój ERP w panelu albo zainstaluj aplikację BOTS4.me ze sklepu Odoo Apps.
- Włącz AutoCASH. Startuje w trybie Demo — wszystko czyta i z nikim się nie kontaktuje.
- Ustaw Eskaluj najwyżej do na 1. upomnienie i na początek tak zostaw.
- Sprawdź dni uruchomień (domyślnie 1 i 15) oraz minimalną kwotę, która Cię interesuje.
- Poczekaj na raport. Wypisuje dokładnie, z kim zostałby nawiązany kontakt.
- Zadowolony z listy? Przełącz Tryb z DEMO na LIVE. Od tej chwili Twoi klienci zaczynają otrzymywać pisma.
⚙️ Przegląd ustawień w panelu
Kiedy się uruchamia
| Ustawienie | Domyślnie | Co robi |
|---|---|---|
| Uruchamiaj w te dni miesiąca | 1, 15 | Jedyne dni, w których AutoCASH się z kimkolwiek kontaktuje. Dzień poza końcem krótszego miesiąca (np. 31) przechodzi na ostatni dzień, więc luty nigdy nie jest pomijany. Pozostaw puste, aby uruchamiać się zawsze, gdy pozwoli na to odstęp poniżej. |
| Minimalny odstęp między uruchomieniami | 14 dni | Zabezpieczenie ponad dni powyżej: nigdy nie uruchamiaj ponownie w ciągu tylu dni, cokolwiek mówi harmonogram. |
Kto jest upominany
| Ustawienie | Domyślnie | Co robi |
|---|---|---|
| Upominaj dopiero po | 14 dni | Jak długo po terminie musi być faktura, aby AutoCASH w ogóle ją uwzględnił. |
| Ignoruj długi poniżej | 50 | Nie upominaj klienta, którego łączne zaległości są niższe — rzadko warto psuć relację. |
| Waluta powyższej kwoty | EUR | Waluta, w której zapisane jest Twoje minimum. Faktura w innej walucie po prostu nie jest do niego porównywana — nigdy nie przeliczamy niczego bez Twojej wiedzy. |
| Nigdy nie upominaj tych klientów | (puste) | Identyfikatory klientów z Twojego ERP, oddzielone przecinkami. Konta, którymi zawsze chcesz zająć się osobiście. |
Ochrona przed korektami
Klient, którego otwarte korekty pokrywają jego faktury, nigdy nie otrzyma monitu — w praktyce to Ty jesteś mu winien, nie odwrotnie. Zawsze włączone, na każdym poziomie, a każda pominięta firma jest wymieniona w Twoim raporcie.
Jak mocno eskaluje
| Ustawienie | Domyślnie | Co robi |
|---|---|---|
| Eskaluj najwyżej do | 1. upomnienie | Twardy pułap. Nikt nie jest eskalowany powyżej tego poziomu, niezależnie od tego, jak długo zalega. |
| 1. / 2. / ostateczne upomnienie po | 30 / 45 / 60 | Liczba dni po terminie wyzwalająca każdy poziom. Są automatycznie utrzymywane rosnąco, więc literówka nigdy nie przeniesie klienta od razu na ostateczne upomnienie. |
Jak często można upominać tego samego klienta
| Ustawienie | Domyślnie | Co robi |
|---|---|---|
| Powtórz listę faktur po | 7 dniach | Minimalny odstęp, zanim ten sam klient ponownie otrzyma ten sam poziom. |
| Powtórz 1. / 2. / ostateczne upomnienie po | 14 / 21 / 30 | Ta sama zasada dla każdego poziomu. To właśnie zapobiega dwukrotnemu upomnieniu kogoś za ten sam dług. |
Co otrzymujesz Ty
| Ustawienie | Domyślnie | Co robi |
|---|---|---|
| Wyślij raport do | e-mail Twojego konta | Kto otrzyma raport po fakcie. Dla kilku osób oddziel przecinkami. |
| Wyślij podgląd do | e-mail Twojego konta | Kto otrzyma listę dzień wcześniej. |
| Wysyłaj podgląd z takim wyprzedzeniem | 1 dzień | Daj sobie więcej czasu, jeśli Twój zespół potrzebuje dłużej na przegląd. |
🔍 Tryb Demo
Każde konto AutoCASH zaczyna w trybie Demo, a pierwsze uruchomienie zawsze jest demonstracyjne. Czyta Twoje faktury, stosuje wszystkie zasady i dokładnie wylicza, kto zostałby skontaktowany i na jakim poziomie — a potem wysyła Ci tę listę e-mailem zamiast kontaktować się z kimkolwiek. Ani jeden klient o tym nie wie.
Gdy otrzymasz co najmniej jeden raport demonstracyjny, odblokuje się przełącznik LIVE. Do trybu Demo możesz wrócić w każdej chwili — przed gorącym okresem albo podczas zmiany zasad.
📊 Jak czytać raport
💰 Pieniądze
Łącznie otwarte, łącznie przeterminowane oraz jak kwota przeterminowana rozkłada się na cztery poziomy. Twój obraz struktury wiekowej należności na jedno spojrzenie.
👤 Z kim się skontaktowano
Każdy klient, jego poziom, kwota, faktury wymienione w piśmie oraz adres, na który poszło.
⚠️ Z kim nie
Równie przydatne: konta wykluczone, długi poniżej Twojego minimum oraz każdy, kto wciąż jest w swoim oknie powtórzeń.
❓ Rozwiązywanie problemów
| Co widzisz | Co to znaczy |
|---|---|
| W zaplanowanym dniu nic się nie dzieje | Albo od ostatniego uruchomienia nie minął minimalny odstęp, albo obecnie nikt nie spełnia Twojej minimalnej kwoty i minimalnej liczby dni po terminie. Raport powie Ci, które z tego. |
| Klient nie został upomniany | Sprawdź po kolei: czy jest na liście nieupominanych, czy jego łączna kwota jest poniżej Twojego minimum, czy jest jeszcze w oknie powtórzeń dla tego poziomu i czy jego najstarsza faktura faktycznie przekroczyła Twoją minimalną liczbę dni po terminie. |
| Wszyscy utknęli na poziomie 1 | To ustawienie Eskaluj najwyżej do wykonuje swoją pracę. Podnieś je do 2 lub 3, gdy będziesz gotowy. |
| Nie przychodzi żaden podgląd | Podgląd to osobne codzienne zadanie. Jeśli nigdy nie dotarł, poproś nas o potwierdzenie, że jest zaplanowany dla Twojego konta. Milczy również w każdy dzień, który nie jest przeddniem uruchomienia. |
| Klient twierdzi, że już zapłacił | AutoCASH czyta to, co Twój ERP uznaje za nieopłacone. Jeśli płatność nie jest tam jeszcze zaksięgowana, faktura nadal liczy się jako przeterminowana — Pay2ERP zamyka tę lukę, importując płatności automatycznie. |
❓ Najczęściej zadawane pytania
Które systemy ERP są obsługiwane?
Wiele systemów ERP, w tym SAP Business One, SAP S/4HANA, Odoo, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, ERPNext, Zoho, Sage, Epicor, Infor, Acumatica i Offeris. Nowe integracje dodawane regularnie.
Jak wygląda rozliczenie?
Model abonamentowy — stała opłata miesięczna i nieograniczona liczba przypomnień. Bez opłat za e-mail czy za firmę. Pierwszy miesiąc za darmo.
Czy mogę testować bez wysyłania prawdziwych przypomnień?
Tak! Tryb demo odczytuje Państwa faktury, ale nie wysyła żadnych przypomnień — otrzymają Państwo wyłącznie raporty z podglądem, pokazujące dokładnie, co zrobiłby system. Pierwszy miesiąc za darmo.
Jakie są poziomy eskalacji?
4 poziomy: poziom 0 — lista faktur (samo monitorowanie), poziom 1 — 1. przypomnienie (30+ dni po terminie), poziom 2 — 2. przypomnienie (45+ dni), poziom 3 — wezwanie ostateczne (60+ dni). Wszystkie progi można dowolnie ustawić.
Czy mogę wykluczyć wybranych klientów?
Tak. Wykluczenia firm pozwalają pominąć kluczowych klientów, spółki matki lub podmioty wewnętrzne. Konfiguracja pod adresem /bots → Ustawienia → AutoCASH.
Czy działa z Pay2ERP?
Tak! AutoCASH i Pay2ERP współpracują ze sobą — gdy Pay2ERP wykryje przychodzącą płatność, AutoCASH automatycznie przestaje monitować daną fakturę. W pełni zautomatyzowany obieg cash flow.
Jak często to działa?
W dniach, które Państwo ustawią (np. 1. i 15. dnia miesiąca). Dzień przed każdym uruchomieniem otrzymają Państwo dodatkowo powiadomienie z podglądem.
Jaka jest minimalna kwota zaległości?
Można ją dowolnie ustawić — domyślnie to 50 EUR. Faktury poniżej tego progu są pomijane. Mogą Państwo także ustawić minimalną liczbę dni po terminie (domyślnie 14 dni), aby nie monitować faktur zaległych dopiero od niedawna.
Czy to używa AI? Nam nie wolno.
Nie. AutoCASH nie zawiera modelu AI w żadnym trybie ani na żadnym poziomie, i nigdy dane klientów ani faktur nie trafiają do dostawcy AI. Każde przypomnienie wynika z ustawionych progów, więc te same rozrachunki zawsze dają tę samą listę. Jeśli dział compliance potrzebuje tego na piśmie, prosimy o kontakt — potwierdzimy to do dokumentacji.
🔒 Czego AutoCASH nigdy nie zrobi
- Nie skontaktuje się z nikim, dopóki włączony jest tryb Demo.
- Nie skontaktuje się z klientem z Twojej listy nieupominanych.
- Nie przekroczy poziomu, który ustawiłeś.
- Nie upomni tego samego klienta dwa razy za to samo w wybranym przez Ciebie oknie powtórzeń.
- Nie napisze do Twoich klientów we własnym imieniu — każde pismo wychodzi z Twojego ERP, z Twoją identyfikacją wizualną.
- Nie zmieni niczego w Twoim ERP. AutoCASH tylko czyta; nigdy nie edytuje faktury ani nie księguje płatności.