AutoCASH
Guía de usuario: cobrar sin reclamar a mano
💰 Los cuatro niveles
Cada cliente moroso cae en exactamente un nivel, según cuántos días lleva pendiente su factura vencida más antigua. El nivel 0 no es una reclamación — es un resumen amable de lo que está abierto, y resuelve la mayoría de los casos por sí solo.
| Nivel | Qué recibe el cliente | Umbral predeterminado |
|---|---|---|
| 0 | Un listado de sus facturas abiertas. Un recordatorio, no una reclamación. | por debajo del nivel 1 |
| 1 | Primer recordatorio. | 30 días de retraso |
| 2 | Segundo recordatorio. | 45 días de retraso |
| 3 | Recordatorio final. | 60 días de retraso |
🔄 Cómo funciona AutoCASH: el flujo visual
programado
leídas de su ERP
recibe un nivel
las cartas
el informe
Las cartas las genera y envía su propio ERP, con su numeración, su redacción y su imagen de marca, en el idioma del cliente. AutoCASH decide a quién y cuándo — su ERP decide qué aspecto tiene. Nunca se envía nada desde una dirección de BOTS4.me.
🔐 La vista previa: su red de seguridad
El día antes de una ejecución programada, AutoCASH le envía a usted por correo la lista exacta de a quién se va a contactar, en qué nivel y por cuánto. Esa es su ventana para sacar a alguien de la lista — un cliente que acaba de prometer el pago, uno en disputa o una cuenta que su equipo comercial está negociando.
Para excluir a alguien, añada su identificador de cliente en No reclamar nunca a estos clientes en su panel. Surte efecto de inmediato, incluida la ejecución de mañana.
🚀 Primeros pasos
- Conecte su ERP en el panel o instale la aplicación BOTS4.me desde la tienda de Odoo Apps.
- Active AutoCASH. Arranca en modo Demo — lo lee todo y no contacta con nadie.
- Ponga Escalar como máximo hasta en 1.er recordatorio y déjelo así al principio.
- Revise los días de ejecución (1 y 15 por defecto) y el importe mínimo que le interesa.
- Espere el informe. Enumera exactamente con quién se habría contactado.
- ¿Conforme con la lista? Cambie el Modo de DEMO a REAL. A partir de ese momento sus clientes empiezan a recibir las cartas.
⚙️ Referencia de ajustes del panel
Cuándo se ejecuta
| Ajuste | Predeterminado | Qué hace |
|---|---|---|
| Ejecutar estos días del mes | 1, 15 | Los únicos días en que AutoCASH contactará con alguien. Un día posterior al final de un mes corto (p. ej. 31) pasa al último día, así febrero nunca se salta. Déjelo vacío para ejecutarse siempre que lo permita el intervalo de abajo. |
| Intervalo mínimo entre ejecuciones | 14 días | Una red de seguridad además de los días anteriores: no volver a ejecutarse dentro de estos días, diga lo que diga el calendario. |
A quién se reclama
| Ajuste | Predeterminado | Qué hace |
|---|---|---|
| Reclamar solo después de | 14 días | Cuánto debe haber pasado del vencimiento una factura para que AutoCASH la tenga en cuenta. |
| Ignorar deudas por debajo de | 50 | No reclamar a un cliente cuyo total vencido sea inferior a esto — rara vez compensa por la relación. |
| Moneda del importe anterior | EUR | La moneda en la que está escrito su mínimo. Una factura en otra moneda simplemente no se compara con él — nunca convertimos a sus espaldas. |
| No reclamar nunca a estos clientes | (vacío) | Identificadores de cliente de su ERP, separados por comas. Las cuentas que siempre quiere gestionar personalmente. |
Protección por abonos
Un cliente cuyos abonos abiertos cubren sus facturas nunca recibe recordatorio — en la práctica usted le debe a él, no al revés. Siempre activo, en todos los niveles, y cada empresa omitida aparece en su informe.
Con qué dureza escala
| Ajuste | Predeterminado | Qué hace |
|---|---|---|
| Escalar como máximo hasta | 1.er recordatorio | El techo absoluto. Nadie escala por encima de este nivel por muy vencida que esté su deuda. |
| 1.er / 2.º / último recordatorio tras | 30 / 45 / 60 | Días de retraso que activan cada nivel. Se mantienen en orden ascendente automáticamente, de modo que una errata nunca puede saltar a un cliente directamente al recordatorio final. |
Con qué frecuencia se puede reclamar al mismo cliente
| Ajuste | Predeterminado | Qué hace |
|---|---|---|
| Repetir el listado de facturas tras | 7 días | Intervalo mínimo antes de que el mismo cliente reciba de nuevo el mismo nivel. |
| Repetir el 1.er / 2.º / último recordatorio tras | 14 / 21 / 30 | La misma idea, por nivel. Es lo que impide que se reclame dos veces a alguien por la misma deuda. |
Qué recibe usted
| Ajuste | Predeterminado | Qué hace |
|---|---|---|
| Enviar el informe a | el correo de su cuenta | Quién recibe el informe posterior. Separado por comas para varias personas. |
| Enviar la vista previa a | el correo de su cuenta | Quién recibe la lista del día anterior. |
| Enviar la vista previa con esta antelación | 1 día | Dese más margen si su equipo necesita más tiempo para revisarla. |
🔍 Modo Demo
Toda cuenta de AutoCASH empieza en modo Demo y su primera ejecución siempre es de prueba. Lee sus facturas, aplica todas las reglas y calcula con precisión a quién se contactaría y en qué nivel — y luego le envía esa lista por correo en lugar de contactar con nadie. Ni un solo cliente se entera.
Una vez recibido al menos un informe de prueba, se desbloquea el interruptor REAL. Puede volver a Demo cuando quiera — antes de un periodo de mucha actividad o mientras cambia las reglas.
📊 Cómo leer el informe
💰 El dinero
Total abierto, total vencido y cómo se reparte el importe vencido entre los cuatro niveles. Su cuadro de antigüedad de saldos de un vistazo.
👤 Con quién se contactó
Cada cliente, su nivel, el importe, las facturas citadas en la carta y la dirección a la que se envió.
⚠️ Con quién no
Igual de útil: cuentas excluidas, deudas por debajo de su mínimo y quienes siguen dentro de su ventana de repetición.
❓ Resolución de problemas
| Qué ve | Qué significa |
|---|---|
| No pasa nada en un día programado | O no ha transcurrido el intervalo mínimo desde la última ejecución, o ahora mismo nadie cumple su importe mínimo y sus días mínimos de retraso. El informe le dice cuál de los dos. |
| No se reclamó a un cliente | Compruebe, por orden: si está en la lista de no reclamar, si su total está por debajo de su mínimo, si sigue dentro de la ventana de repetición de ese nivel y si su factura más antigua supera realmente sus días mínimos de retraso. |
| Todos se quedan en el nivel 1 | Es Escalar como máximo hasta haciendo su trabajo. Súbalo a 2 o 3 cuando esté listo. |
| No llega ninguna vista previa | La vista previa es una tarea diaria aparte. Si nunca ha llegado, pídanos que confirmemos que está programada para su cuenta. Además guarda silencio cualquier día que no sea la víspera de una ejecución. |
| Un cliente dice que ya pagó | AutoCASH lee lo que su ERP considera impagado. Si un pago aún no está registrado allí, la factura sigue contando como vencida — Pay2ERP cierra esa brecha importando los pagos automáticamente. |
❓ Preguntas frecuentes
¿Qué ERP son compatibles?
Muchos ERP, entre ellos SAP Business One, SAP S/4HANA, Odoo, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, ERPNext, Zoho, Sage, Epicor, Infor, Acumatica y Offeris. Añadimos nuevas integraciones con regularidad.
¿Cómo funciona la facturación?
Por suscripción — tarifa mensual fija con recordatorios ilimitados. Sin cargos por correo ni por empresa. Primer mes gratis.
¿Puedo probarlo sin enviar recordatorios reales?
¡Sí! El Modo demo lee sus facturas pero no envía ningún recordatorio — solo informes de vista previa que muestran exactamente qué haría. Primer mes gratis.
¿Cuáles son los niveles de escalado?
4 niveles: Nivel 0 — Lista de facturas (solo supervisión), Nivel 1 — 1.er recordatorio (30+ días de retraso), Nivel 2 — 2.º recordatorio (45+ días), Nivel 3 — Recordatorio final (60+ días). Todos los umbrales son configurables.
¿Puedo excluir a determinados clientes?
Sí. Las exclusiones de empresas le permiten omitir cuentas clave, empresas matrices o entidades internas. Configúrelas en /bots → Configuración → AutoCASH.
¿Funciona con Pay2ERP?
¡Sí! AutoCASH y Pay2ERP funcionan juntos — cuando Pay2ERP detecta un pago entrante, AutoCASH deja automáticamente de enviar recordatorios de esa factura. Ciclo de flujo de caja totalmente automatizado.
¿Con qué frecuencia se ejecuta?
En los días de ejecución que configure (p. ej., el 1 y el 15 de cada mes). Además recibe notificaciones de vista previa el día antes de cada ejecución.
¿Cuál es el importe mínimo vencido?
Configurable — 50 EUR por defecto. Las facturas por debajo de este umbral se omiten. También puede definir los días mínimos de retraso (14 días por defecto) para no enviar recordatorios de facturas vencidas hace poco.
¿Esto usa IA? Nosotros no tenemos permitido usarla.
No. AutoCASH no contiene ningún modelo de IA en ningún modo ni plan, y nunca se envían datos de clientes o facturas a un proveedor de IA. Cada recordatorio sigue los umbrales que usted fija, así que el mismo libro mayor produce siempre la misma lista. Si su equipo de cumplimiento lo necesita por escrito, pídanoslo y se lo confirmaremos para su expediente.
🔒 Lo que AutoCASH nunca hará
- Contactar con nadie mientras el modo Demo esté activo.
- Contactar con un cliente de su lista de no reclamar.
- Escalar por encima del nivel que usted fije.
- Reclamar dos veces al mismo cliente por lo mismo dentro de la ventana de repetición que usted eligió.
- Escribir a sus clientes en su propio nombre — cada carta sale de su ERP, con su imagen de marca.
- Cambiar nada en su ERP. AutoCASH solo lee; nunca edita una factura ni registra un pago.