AutoCASH
Руководство пользователя — как получать оплату, не напоминая никому вручную
💰 Четыре уровня
Каждый просроченный клиент попадает ровно на один уровень, который определяется тем, сколько дней не оплачен его самый старый счёт. Уровень 0 — это не требование, а дружелюбная сводка открытых позиций, и большинство случаев решается уже на нём.
| Уровень | Что получает клиент | Порог по умолчанию |
|---|---|---|
| 0 | Список открытых счетов клиента. Напоминание, а не требование. | ниже уровня 1 |
| 1 | Первое напоминание. | просрочка 30 дней |
| 2 | Второе напоминание. | просрочка 45 дней |
| 3 | Окончательное напоминание. | просрочка 60 дней |
🔄 Как работает AutoCASH — схема процесса
из расписания
читаются из вашей ERP
получает уровень
письма
отчёт
Сами письма формирует и отправляет ваша собственная ERP: с вашей нумерацией, вашими формулировками и вашим оформлением, на языке клиента. AutoCASH решает, кому и когда, — а как выглядит письмо, решает ваша ERP. Ничего никогда не отправляется с адреса BOTS4.me.
🔐 Предварительное уведомление — ваша страховка
Накануне запланированного запуска AutoCASH отправляет вам список тех, кому вот-вот напишут, с указанием уровня и суммы. Это ваша возможность убрать кого-то из списка — клиента, который только что пообещал оплатить, спорный счёт или компанию, с которой ведёт переговоры отдел продаж.
Чтобы исключить клиента, добавьте его идентификатор в поле Никогда не беспокоить этих клиентов в личном кабинете. Изменение действует сразу, в том числе для завтрашнего запуска.
🚀 Начало работы
- Подключите свою ERP в личном кабинете или установите приложение BOTS4.me из магазина Odoo Apps.
- Включите AutoCASH. Он стартует в демо-режиме — читает всё и не пишет никому.
- Установите Эскалировать до в значение 1-е напоминание и на первое время оставьте так.
- Проверьте дни запуска (по умолчанию 1 и 15) и минимальную сумму, которая вас интересует.
- Дождитесь отчёта. В нём указано, кому именно написали бы.
- Список вас устраивает? Переключите режим с DEMO на LIVE. С этого момента ваши клиенты начнут получать письма.
⚙️ Справочник настроек панели управления
Когда он запускается
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Запускать в эти дни месяца | 1, 15 | Единственные дни, когда AutoCASH кому-либо пишет. Если день выходит за пределы короткого месяца (например, 31), используется последний день месяца, поэтому февраль никогда не пропускается. Оставьте поле пустым, чтобы запуск происходил всегда, когда позволяет минимальный интервал ниже. |
| Минимальный интервал между запусками | 14 дней | Дополнительная страховка к указанным выше дням: не запускаться повторно в течение указанного числа дней, независимо от расписания. |
Кому напоминают
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Напоминать только после | 14 дней | Насколько счёт должен быть просрочен, чтобы AutoCASH вообще принял его во внимание. |
| Игнорировать задолженность меньше | 50 | Не напоминать клиенту, чья общая просрочка меньше этой суммы — отношения обычно дороже. |
| Валюта указанной выше суммы | EUR | Валюта, в которой указан ваш минимум. Счёт в другой валюте просто не сравнивается с ним — мы никогда не пересчитываем курсы за вашей спиной. |
| Никогда не напоминать этим клиентам | (пусто) | Идентификаторы клиентов из вашей ERP через запятую. Те клиенты, с которыми вы всегда хотите работать лично. |
Защита по кредит-нотам
Клиент, чьи открытые кредит-ноты покрывают его счета, никогда не получит напоминание — фактически это вы ему должны, а не наоборот. Всегда включено, на любом тарифе, и каждая пропущенная компания указана в вашем отчёте.
Насколько сильно он эскалирует
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Эскалировать до | 1-е напоминание | Жёсткий потолок. Никто не эскалируется выше этого уровня, какой бы ни была просрочка. |
| 1-е / 2-е / окончательное напоминание через | 30 / 45 / 60 | Дни просрочки, при которых срабатывает каждый уровень. Они автоматически хранятся в порядке возрастания, поэтому опечатка не может сразу перебросить клиента на окончательное напоминание. |
Как часто можно напоминать одному и тому же клиенту
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Повторять список счетов через | 7 дней | Минимальный интервал, прежде чем тот же клиент снова получит тот же уровень. |
| Повторять 1-е / 2-е / окончательное напоминание через | 14 / 21 / 30 | Та же логика, но по уровням. Именно это не даёт напомнить одному клиенту дважды об одном и том же долге. |
Что получаете вы
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Отправлять отчёт на | адрес электронной почты вашей учётной записи | Кто получает отчёт по факту запуска. Несколько адресов указываются через запятую. |
| Отправлять предварительное уведомление на | адрес электронной почты вашей учётной записи | Кто получает список накануне. |
| За сколько дней отправлять предварительное уведомление | 1 день | Дайте себе больше времени, если вашей команде нужно дольше на проверку. |
🔍 Демо-режим
Каждый аккаунт AutoCASH начинает работу в демо-режиме, и первый запуск всегда демонстрационный. Система читает ваши счета, применяет все правила и точно определяет, кому и на каком уровне ушло бы напоминание, — а затем присылает этот список вам вместо писем клиентам. Ни один клиент ничего не получит.
Как только вы получите хотя бы один демо-отчёт, переключатель LIVE станет доступен. Вернуться в демо-режим можно когда угодно — перед напряжённым периодом или на время изменения правил.
📊 Как читать отчёт
💰 Суммы
Общая сумма открытых счетов, общая просрочка и её распределение по четырём уровням. Вся картина дебиторки одним взглядом.
👤 Кому написали
Каждый клиент, его уровень, сумма, счета, названные в письме, и адрес, на который оно ушло.
⚠️ Кому не написали
Не менее полезно: исключённые клиенты, долги ниже вашего минимума и все, кто ещё находится внутри интервала повтора.
❓ Устранение неполадок
| Что вы видите | Что это значит |
|---|---|
| В день запуска ничего не произошло | Либо с прошлого запуска не прошёл минимальный интервал, либо сейчас никто не подходит под ваш минимум суммы и минимум дней просрочки. Что именно, укажет отчёт. |
| Клиенту не написали | Проверьте по порядку: нет ли клиента в списке тех, кого никогда не беспокоить; не меньше ли его сумма вашего минимума; не находится ли он внутри интервала повтора для этого уровня; и действительно ли его самый старый счёт просрочен дольше вашего минимума дней. |
| Все остаются на уровне 1 | Так и работает настройка Эскалировать до. Поднимите её до 2 или 3, когда будете готовы. |
| Предварительное уведомление не приходит | Предварительное уведомление — это отдельная ежедневная задача. Если оно ни разу не приходило, попросите нас проверить, что задача включена для вашего аккаунта. Кроме того, оно молчит в любой день, кроме кануна запуска. |
| Клиент утверждает, что уже оплатил | AutoCASH ориентируется на то, что ваша ERP считает неоплаченным. Если платёж там ещё не отражён, счёт по-прежнему считается просроченным — Pay2ERP закрывает этот пробел, импортируя платежи автоматически. |
❓ Часто задаваемые вопросы
Какие ERP поддерживаются?
Многие ERP, включая SAP Business One, SAP S/4HANA, Odoo, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, ERPNext, Zoho, Sage, Epicor, Infor, Acumatica и Offeris. Новые интеграции добавляются регулярно.
Как устроена оплата?
Оплата по подписке: фиксированная ежемесячная плата и неограниченное количество напоминаний. Без платы за письмо или за компанию. Первый месяц бесплатно.
Можно ли протестировать без отправки реальных напоминаний?
Да! В демо-режиме AutoCASH читает ваши счета, но не отправляет напоминаний — только отчёты с предпросмотром того, что он сделал бы. Первый месяц бесплатно.
Какие есть уровни эскалации?
4 уровня: уровень 0 — список счетов (только наблюдение), уровень 1 — 1-е напоминание (просрочка 30+ дней), уровень 2 — 2-е напоминание (45+ дней), уровень 3 — окончательное требование (60+ дней). Все пороги настраиваются.
Можно ли исключить отдельных клиентов?
Да. Исключения по компаниям позволяют не беспокоить ключевых клиентов, головные и внутренние организации. Настраивается в /bots → Settings → AutoCASH.
Работает ли он с Pay2ERP?
Да! AutoCASH и Pay2ERP работают вместе: как только Pay2ERP обнаруживает входящий платёж, AutoCASH перестаёт напоминать по этому счёту. Полностью автоматизированный денежный цикл.
Как часто он запускается?
В выбранные вами дни запуска (например, 1-го и 15-го числа каждого месяца). Накануне каждого запуска вы также получаете предварительное уведомление.
Какова минимальная сумма просрочки?
Настраивается, по умолчанию 50 EUR. Счета на меньшую сумму пропускаются. Также можно задать минимальное число дней просрочки (по умолчанию 14 дней), чтобы не напоминать по недавно просроченным счетам.
Использует ли это ИИ? Нам его использовать нельзя.
Нет. AutoCASH не содержит модели ИИ ни в одном режиме и ни на одном тарифе, и никакие данные клиентов или счетов никогда не отправляются провайдеру ИИ. Каждое напоминание следует заданным вами порогам, поэтому одна и та же оборотка всегда даёт один и тот же список. Если вашей службе комплаенса нужно это письменно, напишите нам, и мы подтвердим это для вашего досье.
🔒 Чего AutoCASH никогда не сделает
- Написать кому-либо, пока включён демо-режим.
- Написать клиенту из списка тех, кого никогда не беспокоить.
- Поднять уровень выше того, который вы задали.
- Напомнить одному и тому же клиенту дважды об одном и том же в течение выбранного вами интервала повтора.
- Писать вашим клиентам от своего имени — каждое письмо уходит из вашей ERP и с вашим оформлением.
- Изменить что-либо в вашей ERP. AutoCASH только читает: он никогда не редактирует счета и не проводит платежи.