AutoCASH
Felhasználói útmutató – hogyan jusson a pénzéhez kézi sürgetés nélkül
💰 A négy szint
Minden késedelmes vevő pontosan egy szintre kerül aszerint, hogy hány napja áll fenn a legrégebbi lejárt számlája. A 0. szint nem követelés — ez a nyitott tételek barátságos összesítése, és az esetek nagy részét magától megoldja.
| Szint | Mit kap a vevő | Alapértelmezett küszöb |
|---|---|---|
| 0 | A nyitott számláik listája. Finom emlékeztetés, nem követelés. | az 1. szint alatt |
| 1 | 1. emlékeztető. | 30 napja lejárt |
| 2 | 2. emlékeztető. | 45 napja lejárt |
| 3 | Utolsó emlékeztető. | 60 napja lejárt |
🔄 Hogyan működik az AutoCASH – vizuális folyamatábra
egy ütemezett nap
beolvasása az ERP-jéből
szintet kap
a leveleket
a jelentést
Magukat a leveleket az Ön saját ERP-je állítja elő és küldi ki, az Ön számozásával, szövegezésével és arculatával, a vevő nyelvén. Az AutoCASH azt dönti el, kit és mikor — a megjelenésről az ERP-je dönt. BOTS4.me-címről soha semmi nem megy ki.
🔐 Az előnézet – az Ön biztonsági hálója
Az ütemezett futás előtti napon az AutoCASH e-mailben elküldi Önnek a pontos listát arról, kit fog megkeresni, milyen szinten és mekkora összeggel. Ez az Ön lehetősége arra, hogy valakit levegyen a listáról — olyan vevőt, aki éppen fizetést ígért, akivel vita van folyamatban, vagy akivel az értékesítési csapata még tárgyal.
Ha valakit el szeretne távolítani, vegye fel a vevőazonosítóját a vezérlőpult Soha ne sürgesse ezeket a vevőket mezőjébe. Azonnal életbe lép, a holnapi futásra is.
🚀 Első lépések
- Csatlakoztassa az ERP-jét a vezérlőpulton, vagy telepítse a BOTS4.me alkalmazást az Odoo Apps áruházból.
- Kapcsolja be az AutoCASH-t. Demó módban indul — mindent beolvas, és senkit nem keres meg.
- Állítsa az Eszkaláció legfeljebb eddig értékét 1. emlékeztető szintre, és kezdésnek hagyja is így.
- Ellenőrizze a futási napokat (alapértelmezés szerint 1. és 15.) és azt a minimális összeget, amellyel foglalkozni szeretne.
- Várja meg a jelentést. Pontosan felsorolja, kiket keresett volna meg.
- Elégedett a listával? Állítsa át a Mód értékét DEMO-ról LIVE-ra. Ettől a pillanattól kezdve a vevői megkapják a leveleket.
⚙️ A vezérlőpult beállításainak áttekintése
Mikor fut
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Futtatás a hónap ezen napjain | 1, 15 | Az AutoCASH csak ezeken a napokon keres meg bárkit. A rövidebb hónapok végén túlnyúló nap (például 31.) az utolsó napra csúszik, így a február soha nem marad ki. Hagyja üresen, ha az alábbi minimális szünet szerint futhat. |
| Minimális szünet a futások között | 14 nap | Biztonsági háló a fenti napok mellé: ennyi napon belül soha ne fusson újra, bármit is mond az ütemezés. |
Kiket sürgetünk
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Csak ennyi idő után sürgessen | 14 nap | Mennyivel a fizetési határidő után vegye egyáltalán figyelembe az AutoCASH a számlát. |
| Ne foglalkozzon az ennél kisebb tartozással | 50 | Ne sürgesse azt a vevőt, akinek a lejárt tartozása ez alatt van — ritkán éri meg az ügyfélkapcsolat kockáztatását. |
| A fenti összeg pénzneme | EUR | Az a pénznem, amelyben a minimumot megadta. A más pénznemben kiállított számlát egyszerűen nem méri ehhez — soha nem váltunk át a háta mögött. |
| Soha ne sürgesse ezeket a vevőket | (üres) | Vevőazonosítók az ERP-jéből, vesszővel elválasztva. Azok a vevők, akikkel mindig személyesen szeretne foglalkozni. |
Jóváírás-védelem
Az az ügyfél, akinek nyitott jóváírásai fedezik a számláit, sosem kap emlékeztetőt — valójában Ön tartozik neki, nem fordítva. Mindig aktív, minden szinten, és minden kihagyott cég szerepel a jelentésben.
Meddig eszkalál
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Eszkaláció legfeljebb eddig | 1. emlékeztető | A kemény felső korlát. Senki nem kerül ennél magasabb szintre, bármennyire is késedelmes. |
| 1. / 2. / utolsó emlékeztető ennyi idő után | 30 / 45 / 60 | Azok a késedelmes napok, amelyek az egyes szinteket kiváltják. A rendszer automatikusan növekvő sorrendben tartja őket, így elgépelés miatt senki nem ugorhat egyenesen az utolsó emlékeztetőre. |
Milyen gyakran sürgethető ugyanaz a vevő
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| Számlalista ismétlése ennyi idő után | 7 nap | Legalább ennyi idő teljen el, mielőtt ugyanaz a vevő újra ugyanazt a szintet kapja. |
| 1. / 2. / utolsó emlékeztető ismétlése ennyi idő után | 14 / 21 / 30 | Ugyanez az elv, szintenként. Ez akadályozza meg, hogy bárkit kétszer sürgessünk ugyanazért a tartozásért. |
Mit kap Ön
| Beállítás | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|
| A jelentés címzettje | a fiókja e-mail-címe | Ki kapja meg az utólagos jelentést. Több címzett esetén vesszővel elválasztva. |
| Az előnézet címzettje | a fiókja e-mail-címe | Ki kapja meg az előző napi listát. |
| Az előnézet ennyivel korábban menjen ki | 1 nap | Adjon magának több időt, ha a csapatának hosszabb kell az átnézéshez. |
🔍 Demó mód
Minden AutoCASH-fiók Demó módban indul, és az első futás mindig demó. Beolvassa a számláit, alkalmazza az összes szabályt, és pontosan kiszámolja, kit milyen szinten keresne meg — majd ahelyett, hogy bárkit megkeresne, ezt a listát küldi el Önnek e-mailben. Egyetlen vevő sem hall felőle.
Amint legalább egy demójelentést megkapott, a LIVE kapcsoló feloldódik. Bármikor visszatérhet a Demóra — egy forgalmas időszak előtt, vagy amíg a szabályokat módosítja.
📊 A jelentés olvasása
💰 A pénz
Nyitott számlák összesen, lejárt tartozás összesen, és az, hogyan oszlik meg a lejárt összeg a négy szint között. Ez az Ön korosítási képe egyetlen pillantásra.
👤 Kiket kerestünk meg
Minden vevő, a szintje, az összeg, a levélben megnevezett számlák és a cím, amelyre a levél ment.
⚠️ Kiket nem
Ugyanilyen hasznos: a kizárt vevők, a minimuma alatti tartozások, és mindenki, aki még az ismétlési időablakán belül van.
❓ Hibaelhárítás
| Amit lát | Mit jelent |
|---|---|
| Egy ütemezett napon nem történik semmi | Vagy nem telt el a Minimális szünet a futások között az előző futás óta, vagy éppen senki nem éri el a minimális összeget és a minimális késedelmes napok számát. A jelentésből kiderül, melyikről van szó. |
| Egy vevőt nem sürgettünk meg | Ellenőrizze sorban: rajta van-e a soha ne sürgesse listán, a minimuma alatt van-e az összege, az adott szint ismétlési időablakán belül van-e, és valóban túllépte-e a legrégebbi számlája a minimális késedelmes napok számát. |
| Mindenki megragadt az 1. szinten | Ez az Eszkaláció legfeljebb eddig beállítás munkája. Emelje 2-re vagy 3-ra, amikor készen áll. |
| Nem érkezik előnézet | Az előnézet külön napi feladat. Ha még soha nem érkezett meg, kérje tőlünk annak megerősítését, hogy be van ütemezve a fiókjához. Ezenkívül minden olyan napon néma marad, amely nem egy futás előestéje. |
| Egy vevő azt állítja, hogy már fizetett | Az AutoCASH azt olvassa, amit az ERP-je kifizetetlennek tekint. Ha egy befizetést még nem rögzítettek ott, a számla továbbra is lejártnak számít — a Pay2ERP ezt a rést zárja be azzal, hogy automatikusan importálja a befizetéseket. |
❓ Gyakran ismételt kérdések
Mely ERP-ket támogatja?
Számos ERP, köztük a SAP Business One, a SAP S/4HANA, az Odoo, a Microsoft Dynamics 365, az Oracle NetSuite, a QuickBooks, a Xero, az ERPNext, a Zoho, a Sage, az Epicor, az Infor, az Acumatica és az Offeris. Rendszeresen bővítjük az integrációkat.
Hogyan működik a számlázás?
Előfizetés alapú — fix havidíj korlátlan számú emlékeztetővel. Nincs e-mailenkénti vagy cégenkénti díj. Az első hónap ingyenes.
Tesztelhetek úgy, hogy ne menjenek ki valódi emlékeztetők?
Igen! A Demó mód beolvassa a számláit, de nem küld emlékeztetőt — csak előnézeti jelentéseket, amelyek pontosan megmutatják, mit tenne. Az első hónap ingyenes.
Melyek az eszkalációs szintek?
4 szint: 0. szint — Számlalista (csak megfigyelés), 1. szint — 1. emlékeztető (30+ napja lejárt), 2. szint — 2. emlékeztető (45+ nap), 3. szint — Végső felszólítás (60+ nap). Minden küszöbérték szabadon állítható.
Kizárhatok bizonyos vevőket?
Igen. A cégkizárásokkal kihagyhatja a kiemelt vevőket, az anyavállalatokat vagy a belső cégeket. Beállítás: /bots → Beállítások → AutoCASH.
Együttműködik a Pay2ERP-vel?
Igen! Az AutoCASH és a Pay2ERP együtt dolgozik — amint a Pay2ERP észlel egy beérkező befizetést, az AutoCASH automatikusan leállítja az adott számlához tartozó emlékeztetőket. Teljesen automatizált pénzforgalmi ciklus.
Milyen gyakran fut?
Az Ön által beállított ütemezési napokon (például minden hónap 1-jén és 15-én). Ezenkívül minden futás előtti napon előnézeti értesítést is kap.
Mekkora a minimális lejárt összeg?
Szabadon állítható — alapértelmezés szerint 50 EUR. Az ennél kisebb összegű számlákat a rendszer kihagyja. A minimális lejárt napok számát is beállíthatja (alapértelmezés: 14 nap), hogy a nemrég lejárt számlákra ne menjen emlékeztető.
Használ ez MI-t? Nekünk nem szabad.
Nem. Az AutoCASH egyetlen módban és egyetlen szinten sem tartalmaz MI-modellt, és soha nem kerül ügyfél- vagy számlaadat MI-szolgáltatóhoz. Minden emlékeztető az Ön küszöbértékeit követi, így ugyanaz a főkönyv mindig ugyanazt a listát adja. Ha a compliance csapatnak írásban kell, szóljon, és megerősítjük a dokumentációjához.
🔒 Amit az AutoCASH soha nem tesz meg
- Senkit nem keres meg, amíg a Demó mód be van kapcsolva.
- Nem keres meg olyan vevőt, aki rajta van a soha ne sürgesse listán.
- Nem eszkalál az Ön által beállított szint fölé.
- Nem sürgeti ugyanazt a vevőt kétszer ugyanazért a tartozásért az Ön által választott ismétlési időablakon belül.
- Nem ír a vevőinek a saját nevében — minden levél az Ön ERP-jéből érkezik, az Ön arculatával.
- Nem változtat semmit az ERP-jében. Az AutoCASH csak olvas; soha nem szerkeszt számlát és nem rögzít befizetést.