AutoCASH
Používateľská príručka – ako dostať zaplatené bez ručného upomínania
💰 Štyri úrovne
Každý zákazník po splatnosti spadne presne do jednej úrovne podľa toho, koľko dní je jeho najstaršia faktúra po splatnosti. Úroveň 0 nie je výzva — je to priateľský prehľad toho, čo je otvorené, a vo väčšine prípadov to vyrieši samo.
| Úroveň | Čo zákazník dostane | Predvolená hranica |
|---|---|---|
| 0 | Zoznam jeho otvorených faktúr. Pripomenutie, nie výzva. | pod úrovňou 1 |
| 1 | Prvá upomienka. | 30 dní po splatnosti |
| 2 | Druhá upomienka. | 45 dní po splatnosti |
| 3 | Posledná upomienka. | 60 dní po splatnosti |
🔄 Ako AutoCASH funguje – vizuálny priebeh
deň
načítané z vášho ERP
dostane úroveň
listy
správu
Samotné listy vytvára a odosiela vaše vlastné ERP s vaším číslovaním, vaším textom a vaším brandingom, v jazyku zákazníka. AutoCASH rozhoduje kto a kedy — vaše ERP rozhoduje, ako to vyzerá. Nič sa nikdy neodosiela z adresy BOTS4.me.
🔐 Náhľad – vaša poistka
Deň pred naplánovaným behom pošle AutoCASH e-mailom vám zoznam presne toho, kto má byť kontaktovaný, na akej úrovni a za akú sumu. To je vaše okno na to, aby ste niekoho zo zoznamu vyradili — zákazníka, ktorý práve sľúbil platbu, zákazníka v spore alebo účet, o ktorom rokuje váš obchod.
Ak chcete niekoho vyradiť, pridajte jeho ID zákazníka do poľa Nikdy neupomínať týchto zákazníkov vo svojej nástenke. Prejaví sa to okamžite, vrátane zajtrajšieho behu.
🚀 Ako začať
- Pripojte svoje ERP v nástenke alebo nainštalujte aplikáciu BOTS4.me z Odoo Apps.
- Zapnite AutoCASH. Spustí sa v režime Demo — všetko číta a nikoho nekontaktuje.
- Nastavte Eskalovať najviac po na 1. upomienku a na začiatok to tak nechajte.
- Skontrolujte dni spúšťania (predvolene 1. a 15.) a minimálnu sumu, ktorá vás zaujíma.
- Počkajte na správu. Uvádza presne to, koho by bol kontaktoval.
- Spokojní so zoznamom? Prepnite Režim z DEMO na LIVE. Od tej chvíle začnú vaši zákazníci dostávať listy.
⚙️ Prehľad nastavení v nástenke
Kedy sa spúšťa
| Nastavenie | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|
| Spúšťať v tieto dni v mesiaci | 1, 15 | Jediné dni, kedy AutoCASH niekoho kontaktuje. Deň za koncom kratšieho mesiaca (napr. 31.) sa presunie na posledný deň, takže február sa nikdy nevynechá. Ponechajte prázdne, ak sa má spúšťať vždy, keď to dovolí odstup nižšie. |
| Minimálny odstup medzi behmi | 14 dní | Poistka nad rámec dní vyššie: nikdy nespúšťať znova v rámci tohto počtu dní, nech plán hovorí čokoľvek. |
Koho upomínať
| Nastavenie | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|
| Upomínať až po | 14 dní | Ako dlho po splatnosti musí faktúra byť, aby ju AutoCASH vôbec zohľadnil. |
| Ignorovať dlhy pod | 50 | Neupomínať zákazníka, ktorého celkový dlh po splatnosti je nižší — zriedka to stojí za vzťah. |
| Mena sumy vyššie | EUR | Mena, v ktorej je zapísané vaše minimum. Faktúra v inej mene sa s ním jednoducho neporovnáva — nikdy nič neprepočítavame za vaším chrbtom. |
| Nikdy neupomínať týchto zákazníkov | (prázdne) | ID zákazníkov z vášho ERP, oddelené čiarkou. Účty, ktoré chcete vždy riešiť osobne. |
Ochrana pred dobropismi
Zákazník, ktorého otvorené dobropisy kryjú jeho faktúry, nikdy nedostane upomienku — v skutočnosti dlhujete vy jemu, nie naopak. Vždy zapnuté, v každej úrovni, a každá vynechaná firma je uvedená vo vašom reporte.
Ako tvrdo eskaluje
| Nastavenie | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|
| Eskalovať najviac po | 1. upomienka | Pevný strop. Nikto sa neeskaluje nad túto úroveň, nech je po splatnosti akokoľvek dlho. |
| 1. / 2. / posledná upomienka po | 30 / 45 / 60 | Počty dní po splatnosti, ktoré spúšťajú jednotlivé úrovne. Automaticky sa udržiavajú vzostupne, takže preklep nikdy nepreskočí zákazníka rovno na poslednú upomienku. |
Ako často možno upomínať toho istého zákazníka
| Nastavenie | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|
| Zopakovať zoznam faktúr po | 7 dňoch | Minimálny odstup, kým ten istý zákazník dostane rovnakú úroveň znova. |
| Zopakovať 1. / 2. / poslednú upomienku po | 14 / 21 / 30 | Rovnaký princíp pre každú úroveň. Práve to bráni tomu, aby bol niekto upomenutý dvakrát za ten istý dlh. |
Čo dostanete vy
| Nastavenie | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|
| Správu poslať na | e-mail vášho konta | Kto dostane následnú správu. Pre viac osôb oddeľte čiarkou. |
| Náhľad poslať na | e-mail vášho konta | Kto dostane zoznam deň vopred. |
| Náhľad posielať takto dopredu | 1 deň | Doprajte si viac času, ak váš tím potrebuje dlhšie na kontrolu. |
🔍 Režim Demo
Každé konto AutoCASH začína v režime Demo a váš prvý beh je vždy demo. Načíta vaše faktúry, uplatní všetky pravidlá a presne vypočíta, kto by bol kontaktovaný a na akej úrovni — a potom vám tento zoznam pošle e-mailom namiesto toho, aby niekoho kontaktoval. Ani jeden zákazník o tom nevie.
Keď dostanete aspoň jednu demo správu, odomkne sa prepínač LIVE. Do režimu Demo sa môžete kedykoľvek vrátiť — pred rušným obdobím alebo počas zmeny pravidiel.
📊 Ako čítať správu
💰 Peniaze
Celkovo otvorené, celkovo po splatnosti a ako sa suma po splatnosti delí medzi štyri úrovne. Váš prehľad vekovej štruktúry pohľadávok na jeden pohľad.
👤 Kto bol kontaktovaný
Každý zákazník, jeho úroveň, suma, faktúry uvedené v liste a adresa, na ktorú list šiel.
⚠️ Kto nebol
Rovnako užitočné: vylúčené účty, dlhy pod vaším minimom a každý, kto je ešte v rámci svojho opakovacieho okna.
❓ Riešenie problémov
| Čo vidíte | Čo to znamená |
|---|---|
| V naplánovaný deň sa nič nedeje | Buď od posledného behu neuplynul minimálny odstup, alebo momentálne nikto nespĺňa vašu minimálnu sumu a minimálny počet dní po splatnosti. Správa vám povie, ktoré z toho. |
| Zákazník nebol upomenutý | Skontrolujte postupne: je na zozname neupomínaných, je jeho celková suma pod vaším minimom, je ešte v opakovacom okne pre danú úroveň a je jeho najstaršia faktúra naozaj za vaším minimálnym počtom dní po splatnosti. |
| Všetci uviazli na úrovni 1 | To si robí svoju prácu nastavenie Eskalovať najviac po. Keď budete pripravení, zvýšte ho na 2 alebo 3. |
| Neprichádza žiadny náhľad | Náhľad je samostatná denná úloha. Ak nikdy neprišiel, požiadajte nás o potvrdenie, že je pre vaše konto naplánovaný. Zároveň mlčí v každý deň, ktorý nie je predvečerom behu. |
| Zákazník tvrdí, že už zaplatil | AutoCASH číta to, čo vaše ERP považuje za neuhradené. Ak tam platba ešte nie je zaznamenaná, faktúra sa stále počíta ako po splatnosti — Pay2ERP túto medzeru uzatvára automatickým importom platieb. |
❓ Často kladené otázky
Ktoré ERP systémy sú podporované?
Mnoho ERP systémov vrátane SAP Business One, SAP S/4HANA, Odoo, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, ERPNext, Zoho, Sage, Epicor, Infor, Acumatica a Offeris. Nové integrácie pridávame pravidelne.
Ako funguje fakturácia?
Na báze predplatného — pevná mesačná sadzba s neobmedzeným počtom upomienok. Žiadne poplatky za e-mail ani za firmu. Prvý mesiac zadarmo.
Môžem to otestovať bez odosielania skutočných upomienok?
Áno! Demo režim načíta vaše faktúry, ale neodošle žiadne upomienky — dostanete len náhľadové reporty s presným prehľadom toho, čo by systém urobil. Prvý mesiac zadarmo.
Aké sú úrovne eskalácie?
4 úrovne: úroveň 0 — zoznam faktúr (iba monitorovanie), úroveň 1 — 1. upomienka (30+ dní po splatnosti), úroveň 2 — 2. upomienka (45+ dní), úroveň 3 — posledná výzva (60+ dní). Všetky hranice sa dajú nastaviť.
Môžem niektorých zákazníkov vylúčiť?
Áno. Vďaka výnimkám pre firmy môžete vynechať kľúčových zákazníkov, materské spoločnosti alebo interné subjekty. Nastavíte to na /bots → Nastavenia → AutoCASH.
Funguje to s Pay2ERP?
Áno! AutoCASH a Pay2ERP spolupracujú — len čo Pay2ERP zaznamená prichádzajúcu platbu, AutoCASH prestane danú faktúru upomínať. Plne automatizovaný kolobeh cash flow.
Ako často to beží?
Vo dňoch, ktoré si nastavíte (napr. 1. a 15. deň v mesiaci). Deň pred každým spustením navyše dostanete náhľadové upozornenie.
Aká je minimálna suma po splatnosti?
Dá sa nastaviť — predvolene je to 50 EUR. Faktúry pod touto hranicou sa vynechajú. Môžete tiež nastaviť minimálny počet dní po splatnosti (predvolene 14 dní), aby sa neupomínali len nedávno splatné faktúry.
Používa to AI? My ju používať nesmieme.
Nie. AutoCASH neobsahuje žiadny model AI v žiadnom režime ani na žiadnej úrovni a nikdy sa neposielajú údaje o zákazníkoch ani faktúrach k poskytovateľovi AI. Každá upomienka sa riadi prahmi, ktoré nastavíte, takže rovnaká saldokonto vždy dá rovnaký zoznam. Ak to vaše oddelenie compliance potrebuje písomne, napíšte nám a potvrdíme vám to do spisu.
🔒 Čo AutoCASH nikdy neurobí
- Nikoho nekontaktuje, kým je zapnutý režim Demo.
- Nekontaktuje zákazníka z vášho zoznamu neupomínaných.
- Neeskaluje nad úroveň, ktorú ste nastavili.
- Neupomenie toho istého zákazníka dvakrát za to isté v rámci opakovacieho okna, ktoré ste zvolili.
- Nenapíše vašim zákazníkom vo svojom mene — každý list ide z vášho ERP, s vaším brandingom.
- Nezmení nič vo vašom ERP. AutoCASH iba číta; nikdy neupravuje faktúru ani nezaznamenáva platbu.