AutoCASH
Uživatelská příručka – jak dostat zaplaceno bez ručního upomínání
💰 Čtyři úrovně
Každý zákazník po splatnosti spadne přesně do jedné úrovně podle toho, kolik dní je jeho nejstarší faktura po splatnosti. Úroveň 0 není výzva — je to přátelský přehled toho, co je otevřené, a ve většině případů to vyřeší samo.
| Úroveň | Co zákazník dostane | Výchozí hranice |
|---|---|---|
| 0 | Seznam jeho otevřených faktur. Připomenutí, ne výzva. | pod úrovní 1 |
| 1 | První upomínka. | 30 dní po splatnosti |
| 2 | Druhá upomínka. | 45 dní po splatnosti |
| 3 | Poslední upomínka. | 60 dní po splatnosti |
🔄 Jak AutoCASH funguje – vizuální průběh
den
načtené z vašeho ERP
dostane úroveň
dopisy
zprávu
Samotné dopisy vytváří a odesílá vaše vlastní ERP s vaším číslováním, vaším textem a vaším brandingem, v jazyce zákazníka. AutoCASH rozhoduje kdo a kdy — vaše ERP rozhoduje, jak to vypadá. Nic se nikdy neodesílá z adresy BOTS4.me.
🔐 Náhled – vaše pojistka
Den před naplánovaným během pošle AutoCASH e-mailem vám seznam přesně toho, kdo má být kontaktován, na jaké úrovni a za jakou částku. To je vaše okno k tomu, abyste někoho ze seznamu vyřadili — zákazníka, který právě slíbil platbu, zákazníka ve sporu nebo účet, o kterém jedná váš obchod.
Chcete-li někoho vyřadit, přidejte jeho ID zákazníka do pole Nikdy neupomínat tyto zákazníky ve své nástěnce. Projeví se to okamžitě, včetně zítřejšího běhu.
🚀 Jak začít
- Připojte své ERP v nástěnce nebo nainstalujte aplikaci BOTS4.me z Odoo Apps.
- Zapněte AutoCASH. Spustí se v režimu Demo — vše čte a nikoho nekontaktuje.
- Nastavte Eskalovat nejvýše po na 1. upomínku a na začátku to tak nechte.
- Zkontrolujte dny spouštění (výchozí 1. a 15.) a minimální částku, která vás zajímá.
- Počkejte na zprávu. Uvádí přesně to, koho by byl kontaktoval.
- Spokojeni se seznamem? Přepněte Režim z DEMO na LIVE. Od té chvíle začnou vaši zákazníci dostávat dopisy.
⚙️ Přehled nastavení v nástěnce
Kdy se spouští
| Nastavení | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|
| Spouštět v tyto dny v měsíci | 1, 15 | Jediné dny, kdy AutoCASH někoho kontaktuje. Den za koncem kratšího měsíce (např. 31.) se přesune na poslední den, takže únor se nikdy nevynechá. Ponechte prázdné, má-li se spouštět vždy, když to dovolí odstup níže. |
| Minimální odstup mezi běhy | 14 dní | Pojistka nad rámec dnů výše: nikdy nespouštět znovu v rámci tohoto počtu dnů, ať plán říká cokoli. |
Koho upomínat
| Nastavení | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|
| Upomínat až po | 14 dní | Jak dlouho po splatnosti musí faktura být, aby ji AutoCASH vůbec zohlednil. |
| Ignorovat dluhy pod | 50 | Neupomínat zákazníka, jehož celkový dluh po splatnosti je nižší — zřídka to stojí za vztah. |
| Měna částky výše | EUR | Měna, ve které je zapsáno vaše minimum. Faktura v jiné měně se s ním jednoduše neporovnává — nikdy nic nepřepočítáváme za vašimi zády. |
| Nikdy neupomínat tyto zákazníky | (prázdné) | ID zákazníků z vašeho ERP, oddělená čárkou. Účty, které chcete vždy řešit osobně. |
Ochrana před dobropisy
Zákazník, jehož otevřené dobropisy kryjí jeho faktury, nikdy nedostane upomínku — ve skutečnosti dlužíte vy jemu, ne naopak. Vždy zapnuto, v každé úrovni, a každá vynechaná firma je uvedena ve vašem reportu.
Jak tvrdě eskaluje
| Nastavení | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|
| Eskalovat nejvýše po | 1. upomínka | Pevný strop. Nikdo se neeskaluje nad tuto úroveň, ať je po splatnosti jakkoli dlouho. |
| 1. / 2. / poslední upomínka po | 30 / 45 / 60 | Počty dnů po splatnosti, které spouštějí jednotlivé úrovně. Automaticky se udržují vzestupně, takže překlep nikdy nepřeskočí zákazníka rovnou na poslední upomínku. |
Jak často lze upomínat téhož zákazníka
| Nastavení | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|
| Zopakovat seznam faktur po | 7 dnech | Minimální odstup, než tentýž zákazník dostane stejnou úroveň znovu. |
| Zopakovat 1. / 2. / poslední upomínku po | 14 / 21 / 30 | Stejný princip pro každou úroveň. Právě to brání tomu, aby byl někdo upomenut dvakrát za tentýž dluh. |
Co dostanete vy
| Nastavení | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|
| Zprávu poslat na | e-mail vašeho účtu | Kdo dostane následnou zprávu. Pro více osob oddělte čárkou. |
| Náhled poslat na | e-mail vašeho účtu | Kdo dostane seznam den předem. |
| Náhled posílat takto dopředu | 1 den | Dopřejte si více času, pokud váš tým potřebuje déle na kontrolu. |
🔍 Režim Demo
Každý účet AutoCASH začíná v režimu Demo a váš první běh je vždy demo. Načte vaše faktury, uplatní všechna pravidla a přesně vypočítá, kdo by byl kontaktován a na jaké úrovni — a poté vám tento seznam pošle e-mailem místo toho, aby někoho kontaktoval. Ani jeden zákazník o tom neví.
Jakmile obdržíte alespoň jednu demo zprávu, odemkne se přepínač LIVE. Do režimu Demo se můžete kdykoli vrátit — před rušným obdobím nebo během změny pravidel.
📊 Jak číst zprávu
💰 Peníze
Celkem otevřené, celkem po splatnosti a jak se částka po splatnosti dělí mezi čtyři úrovně. Váš přehled věkové struktury pohledávek na jeden pohled.
👤 Kdo byl kontaktován
Každý zákazník, jeho úroveň, částka, faktury uvedené v dopise a adresa, na kterou dopis šel.
⚠️ Kdo nebyl
Stejně užitečné: vyloučené účty, dluhy pod vaším minimem a každý, kdo je ještě v rámci svého opakovacího okna.
❓ Řešení potíží
| Co vidíte | Co to znamená |
|---|---|
| V naplánovaný den se nic neděje | Buď od posledního běhu neuplynul minimální odstup, nebo momentálně nikdo nesplňuje vaši minimální částku a minimální počet dnů po splatnosti. Zpráva vám řekne, které z toho. |
| Zákazník nebyl upomenut | Zkontrolujte postupně: je na seznamu neupomínaných, je jeho celková částka pod vaším minimem, je ještě v opakovacím okně pro danou úroveň a je jeho nejstarší faktura opravdu za vaším minimálním počtem dnů po splatnosti. |
| Všichni uvázli na úrovni 1 | To dělá svou práci nastavení Eskalovat nejvýše po. Až budete připraveni, zvyšte ho na 2 nebo 3. |
| Nepřichází žádný náhled | Náhled je samostatná denní úloha. Pokud nikdy nepřišel, požádejte nás o potvrzení, že je pro váš účet naplánován. Zároveň mlčí v každý den, který není předvečerem běhu. |
| Zákazník tvrdí, že už zaplatil | AutoCASH čte to, co vaše ERP považuje za neuhrazené. Pokud tam platba ještě není zaznamenána, faktura se stále počítá jako po splatnosti — Pay2ERP tuto mezeru uzavírá automatickým importem plateb. |
❓ Často kladené otázky
Které ERP systémy jsou podporovány?
Mnoho ERP systémů včetně SAP Business One, SAP S/4HANA, Odoo, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, ERPNext, Zoho, Sage, Epicor, Infor, Acumatica a Offeris. Nové integrace přidáváme pravidelně.
Jak funguje fakturace?
Na bázi předplatného — pevná měsíční sazba s neomezeným počtem upomínek. Žádné poplatky za e-mail ani za firmu. První měsíc zdarma.
Mohu to otestovat bez odesílání skutečných upomínek?
Ano! Demo režim načte vaše faktury, ale neodešle žádné upomínky — dostanete jen náhledové reporty s přesným přehledem toho, co by systém udělal. První měsíc zdarma.
Jaké jsou úrovně eskalace?
4 úrovně: úroveň 0 — seznam faktur (pouze monitorování), úroveň 1 — 1. upomínka (30+ dní po splatnosti), úroveň 2 — 2. upomínka (45+ dní), úroveň 3 — poslední výzva (60+ dní). Všechny hranice lze nastavit.
Mohu některé zákazníky vyloučit?
Ano. Díky výjimkám pro firmy můžete vynechat klíčové zákazníky, mateřské společnosti nebo interní subjekty. Nastavíte to na /bots → Nastavení → AutoCASH.
Funguje to s Pay2ERP?
Ano! AutoCASH a Pay2ERP spolupracují — jakmile Pay2ERP zaznamená příchozí platbu, AutoCASH přestane danou fakturu upomínat. Plně automatizovaný koloběh cash flow.
Jak často to běží?
Ve dnech, které si nastavíte (např. 1. a 15. den v měsíci). Den před každým spuštěním navíc dostanete náhledové upozornění.
Jaká je minimální částka po splatnosti?
Lze nastavit — výchozí hodnota je 50 EUR. Faktury pod touto hranicí se vynechají. Můžete také nastavit minimální počet dní po splatnosti (výchozí 14 dní), aby se neupomínaly teprve nedávno splatné faktury.
Používá to AI? My ji používat nesmíme.
Ne. AutoCASH neobsahuje žádný model AI v žádném režimu ani na žádné úrovni a nikdy se neodesílají data o zákaznících ani fakturách poskytovateli AI. Každá upomínka se řídí prahy, které nastavíte, takže stejné saldokonto vždy dá stejný seznam. Pokud to vaše oddělení compliance potřebuje písemně, napište nám a potvrdíme vám to do dokumentace.
🔒 Co AutoCASH nikdy neudělá
- Nikoho nekontaktuje, dokud je zapnutý režim Demo.
- Nekontaktuje zákazníka z vašeho seznamu neupomínaných.
- Neeskaluje nad úroveň, kterou jste nastavili.
- Neupomene téhož zákazníka dvakrát za totéž v rámci opakovacího okna, které jste zvolili.
- Nenapíše vašim zákazníkům svým jménem — každý dopis jde z vašeho ERP, s vaším brandingem.
- Nezmění nic ve vašem ERP. AutoCASH pouze čte; nikdy neupravuje fakturu ani nezaznamenává platbu.