AutoCASH
Benutzerhandbuch – bezahlt werden, ohne von Hand zu mahnen
💰 Die vier Stufen
Jeder überfällige Kunde landet auf genau einer Stufe, bestimmt davon, wie viele Tage seine älteste überfällige Rechnung offen ist. Stufe 0 ist keine Aufforderung — sie ist eine freundliche Aufstellung des Offenen und erledigt die meisten Fälle von selbst.
| Stufe | Was der Kunde erhält | Standardauslöser |
|---|---|---|
| 0 | Eine Liste seiner offenen Rechnungen. Ein Hinweis, keine Aufforderung. | unterhalb von Stufe 1 |
| 1 | Erste Mahnung. | 30 Tage überfällig |
| 2 | Zweite Mahnung. | 45 Tage überfällig |
| 3 | Letzte Mahnung. | 60 Tage überfällig |
🔄 So funktioniert AutoCASH – der Ablauf im Bild
ist da
aus Ihrem ERP gelesen
erhält eine Stufe
die Schreiben
den Bericht
Die Schreiben selbst erstellt und versendet Ihr eigenes ERP – mit Ihrer Nummerierung, Ihrem Wortlaut und Ihrem Branding, in der Sprache des Kunden. AutoCASH entscheidet wer und wann — Ihr ERP entscheidet, wie es aussieht. Nichts wird je von einer BOTS4.me-Adresse verschickt.
🔐 Die Vorschau – Ihr Sicherheitsnetz
Am Tag vor einem geplanten Lauf schickt AutoCASH Ihnen per E-Mail eine Liste, wer genau kontaktiert werden soll, auf welcher Stufe und über welchen Betrag. Das ist Ihr Zeitfenster, jemanden von der Liste zu nehmen — einen Kunden, der gerade Zahlung zugesagt hat, einen im Streitfall oder ein Konto, über das Ihr Vertrieb verhandelt.
Um jemanden zu entfernen, tragen Sie seine Kundennummer im Dashboard unter Diese Kunden nie mahnen ein. Das wirkt sofort, auch für den morgigen Lauf.
🚀 Erste Schritte
- Verbinden Sie Ihr ERP im Dashboard oder installieren Sie die BOTS4.me-App aus dem Odoo-App-Store.
- Schalten Sie AutoCASH ein. Es startet im Demo-Modus — es liest alles und kontaktiert niemanden.
- Stellen Sie Eskalieren bis höchstens auf 1. Mahnung und lassen Sie es zunächst dabei.
- Prüfen Sie die Lauftage (standardmäßig der 1. und der 15.) und den Mindestbetrag, der Sie interessiert.
- Warten Sie den Bericht ab. Er listet genau auf, wer kontaktiert worden wäre.
- Zufrieden mit der Liste? Stellen Sie den Modus von DEMO auf LIVE. Ab diesem Moment erhalten Ihre Kunden die Schreiben.
⚙️ Übersicht der Dashboard-Einstellungen
Wann es läuft
| Einstellung | Standard | Was sie bewirkt |
|---|---|---|
| An diesen Tagen im Monat ausführen | 1, 15 | Die einzigen Tage, an denen AutoCASH jemanden kontaktiert. Ein Tag jenseits des Monatsendes (z. B. 31.) rückt auf den letzten Tag, sodass der Februar nie ausfällt. Leer lassen, um immer dann zu laufen, wenn der Abstand unten es zulässt. |
| Mindestabstand zwischen Läufen | 14 Tage | Eine Absicherung zusätzlich zu den Tagen oben: innerhalb dieser Anzahl Tage nie erneut laufen, was der Plan auch sagt. |
Wer gemahnt wird
| Einstellung | Standard | Was sie bewirkt |
|---|---|---|
| Erst mahnen nach | 14 Tage | Wie weit eine Rechnung über die Fälligkeit hinaus sein muss, damit AutoCASH sie überhaupt berücksichtigt. |
| Forderungen ignorieren unter | 50 | Einen Kunden, dessen überfällige Gesamtsumme darunter liegt, nicht mahnen — das ist die Beziehung selten wert. |
| Währung des Betrags oben | EUR | Die Währung, in der Ihr Mindestbetrag angegeben ist. Eine Rechnung in einer anderen Währung wird schlicht nicht daran gemessen — wir rechnen nie hinter Ihrem Rücken um. |
| Diese Kunden nie mahnen | (leer) | Kundennummern aus Ihrem ERP, kommagetrennt. Die Konten, die Sie immer persönlich betreuen wollen. |
Gutschrift-Schutz
Ein Kunde, dessen offene Gutschriften seine Rechnungen decken, wird nie gemahnt — effektiv schulden Sie ihm etwas, nicht umgekehrt. Immer aktiv, in jeder Stufe, und jede übersprungene Firma steht in Ihrem Bericht.
Wie hart es eskaliert
| Einstellung | Standard | Was sie bewirkt |
|---|---|---|
| Eskalieren bis höchstens | 1. Mahnung | Die harte Obergrenze. Niemand wird über diese Stufe hinaus eskaliert, wie überfällig er auch ist. |
| 1. / 2. / letzte Mahnung nach | 30 / 45 / 60 | Tage nach Fälligkeit, die die jeweilige Stufe auslösen. Sie werden automatisch aufsteigend gehalten, sodass ein Tippfehler einen Kunden nie direkt auf eine letzte Mahnung springen lässt. |
Wie oft derselbe Kunde gemahnt werden darf
| Einstellung | Standard | Was sie bewirkt |
|---|---|---|
| Rechnungsliste wiederholen nach | 7 Tagen | Mindestabstand, bevor derselbe Kunde dieselbe Stufe erneut erhält. |
| 1. / 2. / letzte Mahnung wiederholen nach | 14 / 21 / 30 | Dasselbe Prinzip je Stufe. Genau das verhindert, dass jemand zweimal für dieselbe Forderung gemahnt wird. |
Was Sie erhalten
| Einstellung | Standard | Was sie bewirkt |
|---|---|---|
| Bericht senden an | Ihre Konto-E-Mail | Wer den nachträglichen Bericht erhält. Für mehrere Personen kommagetrennt. |
| Vorschau senden an | Ihre Konto-E-Mail | Wer die Liste vom Vortag erhält. |
| Vorschau so weit im Voraus senden | 1 Tag | Geben Sie sich mehr Vorlauf, wenn Ihr Team länger für die Prüfung braucht. |
🔍 Demo-Modus
Jedes AutoCASH-Konto startet im Demo-Modus, und Ihr erster Lauf ist immer eine Demo. Es liest Ihre Rechnungen, wendet jede Regel an und ermittelt genau, wer auf welcher Stufe kontaktiert würde — und schickt Ihnen dann diese Liste per E-Mail, statt jemanden zu kontaktieren. Kein einziger Kunde bekommt etwas davon mit.
Sobald Sie mindestens einen Demo-Bericht erhalten haben, wird der LIVE-Schalter freigeschaltet. Sie können jederzeit zu Demo zurückkehren — vor einer arbeitsreichen Zeit oder während Sie die Regeln ändern.
📊 Den Bericht lesen
💰 Das Geld
Gesamt offen, gesamt überfällig und wie sich der überfällige Betrag auf die vier Stufen verteilt. Ihre Altersstruktur auf einen Blick.
👤 Wer kontaktiert wurde
Jeder Kunde, seine Stufe, der Betrag, die im Schreiben genannten Rechnungen und die Adresse, an die es ging.
⚠️ Wer nicht
Genauso nützlich: ausgeschlossene Konten, Forderungen unter Ihrem Minimum und alle, die noch in ihrem Wiederholungsfenster stecken.
❓ Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Was es bedeutet |
|---|---|
| An einem geplanten Tag passiert nichts | Entweder ist der Mindestabstand seit dem letzten Lauf noch nicht verstrichen, oder derzeit erfüllt niemand Ihren Mindestbetrag und die Mindesttage nach Fälligkeit. Der Bericht sagt Ihnen, was davon. |
| Ein Kunde wurde nicht gemahnt | Prüfen Sie der Reihe nach: steht er auf der Nie-mahnen-Liste, liegt seine Summe unter Ihrem Minimum, ist er noch im Wiederholungsfenster dieser Stufe, und ist seine älteste Rechnung tatsächlich über Ihren Mindesttagen nach Fälligkeit. |
| Alle bleiben auf Stufe 1 stehen | Das ist Eskalieren bis höchstens, das seine Arbeit tut. Erhöhen Sie es auf 2 oder 3, wenn Sie so weit sind. |
| Es kommt keine Vorschau an | Die Vorschau ist ein eigener täglicher Job. Wenn sie nie angekommen ist, lassen Sie sich von uns bestätigen, dass sie für Ihr Konto eingeplant ist. Außerdem schweigt sie an jedem Tag, der nicht der Vorabend eines Laufs ist. |
| Ein Kunde sagt, er habe schon bezahlt | AutoCASH liest, was Ihr ERP als unbezahlt führt. Ist eine Zahlung dort noch nicht erfasst, gilt die Rechnung weiterhin als überfällig — Pay2ERP schließt diese Lücke, indem es Zahlungen automatisch importiert. |
❓ Häufig gestellte Fragen
Welche ERP-Systeme werden unterstützt?
Viele ERP-Systeme, darunter SAP Business One, SAP S/4HANA, Odoo, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, ERPNext, Zoho, Sage, Epicor, Infor, Acumatica und Offeris. Neue Integrationen kommen regelmäßig hinzu.
Wie funktioniert die Abrechnung?
Im Abo — feste Monatspauschale mit unbegrenzt vielen Mahnungen. Keine Gebühren pro E-Mail oder pro Firma. Erster Monat gratis.
Kann ich testen, ohne echte Mahnungen zu versenden?
Ja! Der Demo-Modus liest Ihre Rechnungen, versendet aber keine Mahnungen — Sie erhalten nur Vorschauberichte, die genau zeigen, was passieren würde. Erster Monat gratis.
Welche Eskalationsstufen gibt es?
4 Stufen: Stufe 0 — Rechnungsliste (nur Überwachung), Stufe 1 — 1. Mahnung (30+ Tage überfällig), Stufe 2 — 2. Mahnung (45+ Tage), Stufe 3 — letzte Mahnung (60+ Tage). Alle Grenzwerte sind frei konfigurierbar.
Kann ich bestimmte Kunden ausschließen?
Ja. Mit den Firmenausnahmen überspringen Sie Key Accounts, Muttergesellschaften oder interne Einheiten. Die Einstellung finden Sie unter /bots → Einstellungen → AutoCASH.
Funktioniert es mit Pay2ERP?
Ja! AutoCASH und Pay2ERP arbeiten zusammen — sobald Pay2ERP einen Zahlungseingang erkennt, stellt AutoCASH die Mahnungen für diese Rechnung automatisch ein. Ein vollautomatischer Cashflow-Kreislauf.
Wie oft läuft es?
An den von Ihnen festgelegten Versandtagen (z. B. am 1. und 15. jedes Monats). Zusätzlich erhalten Sie am Tag vor jedem Lauf eine Vorschau-Benachrichtigung.
Wie hoch ist der Mindestbetrag für Außenstände?
Frei konfigurierbar — standardmäßig 50 EUR. Rechnungen unterhalb dieser Grenze werden übersprungen. Zusätzlich können Sie eine Mindestzahl überfälliger Tage festlegen (standardmäßig 14 Tage), damit erst kürzlich überfällige Rechnungen nicht gemahnt werden.
Nutzt das KI? Wir dürfen keine einsetzen.
Nein. AutoCASH enthält in keinem Modus und auf keiner Stufe ein KI-Modell, und es werden nie Kunden- oder Rechnungsdaten an einen KI-Anbieter gesendet. Jede Mahnung folgt Ihren Schwellenwerten, dasselbe Konto ergibt also immer dieselbe Liste. Wenn Ihre Compliance-Abteilung das schriftlich braucht, sagen Sie Bescheid, wir bestätigen es für Ihre Unterlagen.
🔒 Was AutoCASH niemals tun wird
- Jemanden kontaktieren, solange der Demo-Modus an ist.
- Einen Kunden von Ihrer Nie-mahnen-Liste kontaktieren.
- Über die von Ihnen gesetzte Stufe hinaus eskalieren.
- Denselben Kunden innerhalb des von Ihnen gewählten Wiederholungsfensters zweimal für dasselbe mahnen.
- Ihren Kunden im eigenen Namen schreiben — jedes Schreiben kommt aus Ihrem ERP, mit Ihrem Branding.
- Irgendetwas in Ihrem ERP ändern. AutoCASH liest nur; es bearbeitet nie eine Rechnung und erfasst nie eine Zahlung.