Dolibarr automatiseren: e-mailorders, facturatie en betalingsherinneringen

🎯 De stappen van order tot betaling die Dolibarr aan u overlaat

Dolibarr heeft alle documenten die een handelsbedrijf nodig heeft: offertes, klantorders, verzendingen, facturen en betalingen. Wat het niet heeft, is iemand die elke order van het ene document naar het volgende brengt. In de meeste Dolibarr-bedrijven is dat nog een mens, en dezelfde paar stappen herhalen zich bij elke order:

• Orderinvoer: een klant mailt een pdf- of Excel-order, en iemand typt de producten en aantallen in een offerte of order.
• Validatie en verzending: iemand valideert de order, controleert de voorraad, maakt de verzending aan en valideert die.
• Facturatie: iemand maakt de factuur aan vanuit de order, zorgt dat alleen verzonden goederen worden gefactureerd en stuurt hem naar de klant.
• Achter betalingen aan: aan het eind van de maand loopt iemand de onbetaalde facturen na en schrijft herinneringen, of komt er niet aan toe.

Elke stap is op zich snel gedaan. Samen, en herhaald voor elke order, kosten ze uren per week, en de stap die wordt vergeten is meestal de dure: een factuur die nooit wordt verstuurd, of een herinnering die een maand te laat uitgaat.

🤖 Welke BOTS4.me-bots met Dolibarr werken

Elke ERP-app van BOTS4.me draait op Dolibarr 23 en nieuwer. Deze pagina behandelt de drie die samen de verkoopkant van e-mail tot betaling uitvoeren.

Supplier2ERP, Pay2ERP, Bill2ERP, AutoSTOCK en AutoPURCHASE draaien ook op Dolibarr, en Pay2ERP kan de eigen bankregels van Dolibarr als invoer gebruiken. Eén Dolibarr-koppeling bedient elke bot die u start.

📧 Mail2ERP: gemailde orders naar offertes en klantorders

Mail2ERP leest uw verkoopmailbox, beslist of elke e-mail een offerteaanvraag, een vaste order of geen van beide is, en leest de productregels uit de tekst van de e-mail en elke bijlage: pdf, Excel, Word, CSV, HTML, afbeeldingen en gescande documenten, in elke lay-out en taal, zonder sjablonen. Elke productcode wordt gekoppeld aan de productreferenties in uw Dolibarr-catalogus.

• Aanvraag → conceptofferte, klaar voor uw verkoopteam om te prijzen, aan te passen en te versturen.
• Vaste order → klantorder, aangemaakt als concept en daarna gevalideerd.
• Contacten: de persoon die de e-mail schreef, wordt het klantcontact van het document, en een afleveradres dat in de e-mail wordt genoemd, wordt het verzendcontact.
• Bestanden: de bijlagen van de klant worden bij de offerte of order gevoegd.
• Geen duplicaten: elk document wordt in het veld voor de externe referentie van Dolibarr gemarkeerd met de bron-e-mail, zodat dezelfde order die twee keer is gestuurd één keer wordt aangemaakt.

Mail2ERP maakt nooit relaties of producten aan. De afzender moet bij een bestaande klant horen en elke regel moet bij een bestaand product passen. Een e-mail die niet kan worden geïmporteerd, blijft ongelezen in uw INBOX, en het logboek vertelt u waarom.

🐙 AutoERP: gemarkeerde orders valideren, verzenden en factureren

AutoERP neemt de routinestappen na de order over. Het werkt alleen aan orders die u eraan overdraagt, en die overdracht gebeurt via een veld, niet op de gok.

Hoe u een order aan AutoERP overdraagt

Dolibarr laat andere programma’s de tags van een klantorder niet lezen, dus AutoERP gebruikt een orderveld met de naam BOTS4.me tags (code b4mtags). Is de integratiegebruiker beheerder, dan voegt AutoERP het veld zelf toe. Voeg het anders één keer toe: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, label BOTS4.me tags, code b4mtags, type String (1 line), lengte 255, altijd bewerkbaar. Typ daarna AutoERP in het veld om de hele order te verwerken, of AutoERP_partial om hem regel voor regel te verwerken. AutoERP voegt zijn eigen voortgangstags toe aan hetzelfde veld.

Wat er bij elke run gebeurt

• Bevestiging: een gemarkeerde conceptorder wordt gevalideerd. Vraagt de betalingsvoorwaarde van de order om vooruitbetaling, bijvoorbeeld “Due on order” of een voorwaarde met 100 % aanbetaling, dan maakt AutoERP ook een gevalideerde aanbetalingsfactuur voor de hele order aan, eraan gekoppeld.
• Verzending: zodra de voorraad er is en de leverdatum is aangebroken, maakt AutoERP vanuit de order een gevalideerde verzending aan met de aantallen die weg kunnen. Dolibarr boekt de voorraad bij validatie als uw instellingen van de voorraadmodule dat voorschrijven. Bij deelzendingen blijft de rest op de order staan.
• Facturatie: AutoERP maakt vanuit de order één gevalideerde factuur aan, factureert voorraadproducten naar de werkelijk verzonden aantallen en diensten naar de bestelde aantallen, en trekt betaalde aanbetalingen af. U kunt ook kiezen voor één verzamelfactuur per klant per dag, week of maand.

Op het Business-abonnement kan AutoERP ook zendingen tegenhouden voor klanten met achterstallige facturen, hen één keer herinneren, en orders in delen verzenden. Zie de AutoERP-handleiding voor elke optie.

💰 AutoCASH: betalingsherinneringen voor achterstallige Dolibarr-facturen

Op de dagen van de maand die u kiest, leest AutoCASH uw onbetaalde klantfacturen uit Dolibarr, groepeert ze per klant en bepaalt hoe ver elke klant achterloopt. Standaard verloopt de escalatie geleidelijk:

• Begin voorzichtig: u kunt alleen niveau 1 aanzetten, daarmee werken en de niveaus 2 en 3 later inschakelen.
• Nooit twee keer voor hetzelfde: hetzelfde niveau wordt pas na een wachttijd herhaald, en een run die halverwege stopt, kan geen herinnering twee keer versturen.
• Filters: een minimumbedrag, een minimumaantal dagen achterstand en een lijst met klanten die u nooit automatisch wilt aanmanen.
• Twee e-mails voor u: een voorbeeld de dag ervoor, met wie er wordt herinnerd, en daarna een rapport met wie is benaderd, op welk niveau en voor welke facturen.
• Verstuurd door BOTS4.me: omdat Dolibarr via zijn API geen e-mail kan versturen, worden de herinneringen verstuurd door BOTS4.me, in de taal van de klant. De eigen aanbetalingsfacturen van AutoERP voor vooruitbetaalde orders worden door AutoCASH niet aangemaand.

⚙️ Stapsgewijze installatie voor Dolibarr

• Stap 1 — Start uw gratis Discovery-maand: meld u aan op bots4.me/bots en klik op de kaart van de gewenste bot op Gratis Discovery-maand starten. Er is geen kaart nodig.
• Stap 2 — Schakel de REST-API in Dolibarr in: Home → Setup → Modules/Applications → schakel API REST (server) in.
• Stap 3 — Maak een integratiegebruiker aan: maak onder Users & Groups een gebruiker aan, zoals “BOTS4.me Integration”, en geef die de rechten van de bots die u gebruikt: Mail2ERP — relaties, producten, offertes, klantorders; AutoERP — klantorders, verzendingen, klantfacturen, voorraad; AutoCASH — klantfacturen, betalingen, banken. Elke bot heeft ook leestoegang nodig tot Banken en tot zijn eigen gebruikerskaart.
• Stap 4 — Genereer de API-sleutel: open de gebruikerskaart → Modify → veld API key → genereren → Save, en kopieer de sleutel.
• Stap 5 — Koppel Dolibarr op bots4.me: voer de URL van uw Dolibarr-site en de API-sleutel in, plus het entiteitsnummer als u de module Multicompany gebruikt. De volledige uitleg staat in Verbinding maken.
• Stap 6 — Alleen AutoERP: voeg het orderveld BOTS4.me tags toe zoals hierboven beschreven, tenzij de integratiegebruiker beheerder is.
• Stap 7 — Koppel uw mailbox voor Mail2ERP (Gmail en Microsoft 365 met Secure Quick Connect, andere via IMAP met een app-wachtwoord), of stuur orders in plaats daarvan door naar de BOTS4.me-mailbox.

🧪 Demomodus, onduidelijke e-mails en fouten

Elke bot start in Demomodus. Mail2ERP mailt u de offerte of order die het zou hebben aangemaakt, AutoERP meldt welke orders het zou hebben gevalideerd, verzonden en gefactureerd, en AutoCASH stuurt u de volledige lijst met klanten die het zou hebben herinnerd, zonder er een te benaderen. Er wordt niets naar Dolibarr geschreven totdat u de Modus op LIVE zet, wat beschikbaar wordt na het eerste Demo-rapport. De pagina Demomodus legt het idee uit, en de live demo van het dashboard toont elke instelling met voorbeeldgegevens.

• E-mails die Mail2ERP niet kon importeren blijven ongelezen in uw INBOX. Geïmporteerde gaan naar _Mail2ERP/VERWERKT.
• De reden wordt altijd gelogd op het tabblad Logboeken en in de map LOGS van uw mailbox, bijvoorbeeld een afzender die geen klant is in Dolibarr of een productreferentie die niet bestaat. Zie de handleiding over de LOGS-map.
• Corrigeer met mappen: sleep een e-mail naar _Mail2ERP/OFFERTE of _Mail2ERP/BESTELLINGEN om hem opnieuw te verwerken als offerte of order, of naar _Mail2ERP/OVERSLAAN om dat soort e-mail voortaan over te slaan.
• Installatieproblemen bij AutoERP, zoals een ontbrekend veld BOTS4.me tags of een uitgeschakelde verzendmodule, worden in het runrapport genoemd, zodat u precies weet wat u moet oplossen.

📅 De gratis Discovery-maand en het gratis abonnement

De eerste maand van elke bot is een gratis Discovery-maand zonder kaart. Schakelaars met het label Discovery op het tabblad Besturing zijn inbegrepen en staan bij de start uit, zodat u kiest wat u probeert.

📚 Meer lezen

• Producten: Mail2ERP, AutoERP en AutoCASH.
• Handleidingen: Mail2ERP-handleiding, AutoERP-handleiding, AutoCASH-handleiding en Verbinding maken.
• Nog een open-source-ERP: ERPNext automatiseren vanuit e-mail: orders, leveranciersbevestigingen en betalingen.
• Benaderingen vergelijken: Parseur, Docparser of Nanonets vs. Mail2ERP voor orderinvoer in het ERP.
• Dezelfde stappen in andere ERP’s: Business Central-orders automatisch verzenden en factureren en Orderbevestiging, levering en facturatie automatiseren in Odoo.
• Achtergrond: ERP- en CRM-systemen begrijpen en waarom we BOTS4.me hebben gebouwd.