Zo importeert u e-mailorders en offerteaanvragen in SAP Business One

🎯 “De helft van onze verkoopbinnendienst is gegevensinvoer”

Bedrijven met SAP Business One zijn doorgaans distributeurs, groothandels en fabrikanten met een gestage stroom B2B-orders. De meeste van die orders komen nog per e-mail binnen, en de kloof tussen inbox en verkoopdocument wordt door mensen gedicht:

• Eindeloos veel formaten: pdf’s uit het ERP van de klant, Excel-bladen met eigen kolommen, gescande formulieren, artikellijsten in de tekst van de e-mail, in meerdere talen.
• Codes die niet overeenkomen: de klant schrijft zijn eigen onderdeelnummer of een barcode, en iemand zoekt uw ItemCode met de hand op.
• Offerteaanvragen en orders door elkaar: elke e-mail vraagt eerst om een beslissing — verkoopofferte of verkooporder — voordat iemand begint te typen.
• Trage antwoorden: prijsaanvragen die pas de volgende dag worden beantwoord, verliezen het van snellere concurrenten, en orders die laat op de dag binnenkomen, worden een dag later verzonden.

Bij grote volumes wordt dit een heel team. Eén Mail2ERP-klant, IMP Kontakt, verwerkt per maand duizenden gemailde orders en offerteaanvragen zonder ze over te typen.

🔍 Wat gebruikers van SAP Business One meestal eerst proberen

Handmatige invoer met kopiëren en plakken

De standaard. Nauwkeurig als mensen tijd hebben, foutgevoelig als ze die niet hebben, en alleen op te schalen door mensen aan te nemen.

Add-ons en door partners gebouwde imports

Partners kunnen imports bouwen voor het bestandsformaat van een klant. Die werken voor de lay-outs waarvoor ze zijn gebouwd. Elke nieuwe klantlay-out, kolomwijziging of taal is een nieuw project, en de import kan nog steeds geen prijsaanvraag van een order onderscheiden.

Sjabloongebaseerde OCR- en parsingdiensten

Documentparsers kunnen velden uit een pdf halen, maar u moet het resultaat nog steeds koppelen aan zakenpartners en ItemCodes, het documenttype bepalen en het naar SAP Business One sturen. We vergelijken die aanpak in Parseur, Docparser of Nanonets vs. Mail2ERP.

⚙️ Hoe Mail2ERP met SAP Business One werkt

Welk document het aanmaakt

Een prijsaanvraag wordt een verkoopofferte, 30 dagen geldig, en een vaste order wordt een verkooporder. In SAP Business One heeft een open verkooporder geen aparte bevestiging nodig, dus hij blijft staan zoals hij is aangemaakt. Het inkoopordernummer van de klant komt in het klantreferentienummer (NumAtCard), de gewenste leverdatum in de leverdata van de regels, en de contactpersoon die de e-mail heeft gestuurd, wordt op het document gezet.

Klanten, contactpersonen en verzendadressen

Het e-mailadres van de afzender moet horen bij een zakenpartner — een klant of een lead — of bij een van diens contactpersonen. Inactieve zakenpartners worden geweigerd, en Mail2ERP maakt nooit klanten aan. Noemt de e-mail een afleveradres dat overeenkomt met een van de verzendadressen van de partner, dan wordt dat adres gebruikt; anders blijft het standaard verzendadres van SAP Business One staan.

Artikelkoppeling: ItemCode, barcodes, catalogusnummers

• ItemCode — altijd.
• Barcodes — de barcode van het artikel en de extra barcodes van het artikel (schakelaar Barcodes).
• Leverancierscodes — het catalogusnummer van de leverancier op het artikel en de ZP-catalogusnummers van uw leveranciers (schakelaar Leverancierscodes).
• Klantreferenties — ZP-catalogusnummers die u voor een klant bijhoudt, alleen voor die klant gebruikt (schakelaar Klantreferenties).

Inactieve artikelen en artikelen die geen verkoopartikel zijn, worden geweigerd, en Mail2ERP maakt nooit artikelen aan. Herkent Mail2ERP een eigen code van de klant niet, maar kan het wel het product voorstellen, dan mailt het u één knop: die slaat de code van de klant op bij dat product in SAP Business One en importeert de e-mail vanzelf opnieuw. Vanaf dan wordt de code automatisch herkend.

Prijzen uit SAP Business One

Mail2ERP zoekt de nettoprijs op die SAP Business One die klant geeft voor dat artikel en die hoeveelheid, en valt terug op de standaardprijslijst van het artikel. Komt de prijs in de e-mail overeen met de standaardprijs, dan wordt er geen prijs verstuurd, zodat uw prijslijsten en speciale prijzen blijven gelden. SAP Business One past zijn eigen belastingen toe. De prijs uit de e-mail wordt alleen gebruikt als SAP Business One geen prijs heeft.

Notities, bestanden en goedkeuringsprocedures

• Bestanden: de originele bijlagen en de e-mailtekst (als tekstbestand) worden aan het document gehecht. Daarvoor moet de bijlagenmap op uw SAP Business One-server zijn ingesteld; zonder die map worden de bestanden overgeslagen en wordt het document toch aangemaakt.
• Goedkeuringen: als goedkeuringsprocedures gelden voor de BOTS4.me-gebruiker, slaat SAP Business One het document op als concept. Mail2ERP meldt het als wachtend op goedkeuring en maakt het nooit twee keer aan. Laat de BOTS4.me-gebruiker buiten de procedures als u dit niet wilt.
• Niets verwijderd: BOTS4.me verwijdert nooit documenten in SAP Business One.

Van offerte naar order, en duplicaten

Met RFQ-detectie aan wordt een antwoord dat uw offertenummer noemt en de offerte duidelijk bestelt, een verkooporder die van die offerte wordt gekopieerd. Wijzigt de klant aantallen voor specifieke regels, dan worden die aantallen gebruikt; anders wordt de volledige offerte besteld en wordt er een notitie voor uw team bijgevoegd. Elk document draagt de markering van Mail2ERP aan het begin van de opmerkingen (of in het veld U_B4M_ID als u dat aanmaakt), zodat een onderbroken run of een doorgestuurde kopie nooit een tweede document aanmaakt.

🛠️ Stapsgewijze installatie

• Stap 1 — Start uw gratis Discovery-maand: meld u aan op bots4.me/bots, klik op de Mail2ERP-kaart op Gratis Discovery-maand starten en accepteer eenmalig de voorwaarden. Er is geen kaart nodig.
• Stap 2 — Koppel uw mailbox: Instellingen → Mail2ERP → Access Manager → Bron toevoegen. Gmail en Microsoft 365 gebruiken Secure Quick Connect; andere providers koppelen via IMAP. Zie Verbinding maken. Of stuur orders door naar mail2erp@bots4.me zonder een mailbox te koppelen.
• Stap 3 — Bereid een Service Layer-gebruiker voor: maak een aparte SAP Business One-gebruiker aan voor BOTS4.me (bijvoorbeeld B4M_API) met een licentie die toegang tot de Service Layer toestaat, en geef die zakenpartners en artikelen (lezen) en verkoopoffertes en verkooporders (aanmaken).
• Stap 4 — Maak de Service Layer bereikbaar: die draait op uw SAP-server, meestal op poort 50000, en moet vanaf internet bereikbaar zijn via https — meestal via een reverse proxy of uw hostingpartner. Privé-netwerkadressen kunnen niet worden gebruikt.
• Stap 5 — Koppel SAP Business One: Bestemming toevoegen → SAP Business One, en voer dan het adres van de Service Layer, de bedrijfsdatabase (zoals op het aanmeldscherm), de gebruiker en het wachtwoord in. Het wachtwoord wordt versleuteld op het moment dat u opslaat. Gebruikt de server een eigen certificaat, dan toont de controle de SHA-256-vingerafdruk ervan; vergelijk die met die van uw server en plak hem ter bevestiging.
• Stap 6 — Draai in DEMO, ga dan LIVE: Mail2ERP start in Demomodus en mailt u wat het zou aanmaken. Zien de rapporten er goed uit, zet dan op het tabblad Besturing de Modus op LIVE.

SAP Business One 10.0 of nieuwer wordt ondersteund, op SQL Server of SAP HANA. SAP S/4HANA is een ander product en wordt op aanvraag gekoppeld.

🧭 Uw eerste week in de Discovery-maand

• Modus: DEMO leest uw e-mails en SAP Business One-gegevens en schrijft niets; u krijgt een e-mail met de offerte of order die zou zijn aangemaakt. LIVE wordt beschikbaar na de eerste DEMO-rapportmail.
• Discovery-schakelaars: schakelaars met een Discovery-label zijn inbegrepen in uw gratis maand en staan bij de start uit. Bij SAP Business One hebben Barcodes, Leverancierscodes, Klantreferenties en RFQ-detectie allemaal gegevens om mee te werken — zet de schakelaars aan die u gebruikt.
• Testorder: stuur een e-mail vanaf een contactpersoon van een klant-zakenpartner met twee of drie ItemCodes en aantallen, en daarna een tweede e-mail die alleen om prijzen vraagt. De DEMO-rapporten tonen een verkooporder en een verkoopofferte; de beslissingen verschijnen ook op het tabblad Logboeken en in de map _Mail2ERP/LOGS.
• Leer het aan: sleep een e-mail naar _Mail2ERP/OFFERTE of _Mail2ERP/BESTELLINGEN om hem opnieuw als dat type te verwerken, of naar _Mail2ERP/OVERSLAAN om dat soort e-mail voortaan over te slaan.

📅 Onduidelijke e-mails en de dagelijkse gang van zaken

Mail2ERP leest PDF, Excel, Word, CSV, HTML, afbeeldingen en gescande documenten met OCR — in elke taal, zonder sjablonen, binnen de bedrijfsuren die u instelt.

• Geïmporteerd: de e-mail gaat naar _Mail2ERP/VERWERKT en het document staat in SAP Business One.
• Onduidelijk: de e-mail blijft ongelezen in uw INBOX, met de reden in het logboek — bijvoorbeeld een afzender die geen zakenpartner is, een onbekende code of een artikel dat geen verkoopartikel is. Los de oorzaak op en sleep de e-mail naar _Mail2ERP/OFFERTE of _Mail2ERP/BESTELLINGEN om hem opnieuw te verwerken.
• Onzekere aantallen worden nooit geraden: de regel wordt overgeslagen en u wordt gevraagd hem handmatig toe te voegen.
• Wacht op goedkeuring: concepten die onder goedkeuringsprocedures zijn aangemaakt, worden als wachtend gemeld, zodat u weet waar u moet kijken.

Het platform wordt in de EU gehost, is gebouwd voor de AVG en biedt 2FA; rapporten, logboeken en mailboxmappen zijn er in 31 talen. Dezelfde SAP Business One-koppeling bedient ook de andere BOTS4.me-apps, zoals AutoERP, dat via het gebruikersgedefinieerde veld U_B4M_AUTOERP weet welke verkooporders het mag leveren en factureren.

📚 Meer lezen

• Functies en abonnementen: productpagina van Mail2ERP en de Mail2ERP-handleiding.
• Opties vergelijken: Parseur, Docparser of Nanonets vs. Mail2ERP voor orderinvoer in het ERP.
• Andere ERP’s: E-mailorders in Business Central en E-mailorders in Zoho Inventory.
• Een echt voorbeeld: Casestudy: IMP Kontakt.
• Beveiliging: hoe we uw gegevens beschermen — Beveiliging.

🔗 Bronnen en verder lezen

Officiële documentatie waarnaar deze handleiding verwijst. Externe links openen in een nieuw tabblad.

• SAP Help — Working with SAP Business One Service Layer (PDF)