Mail2KNOW
Mail2KNOW is de AI-kennisbank van uw bedrijf die van e-mail leert. Stuur documenten door — Word, Excel, PDF, scans, afbeeldingen of eenvoudige e-mailtekst — met uw geheime leertoken in het onderwerp of in de tekst, of sleep ze naar de map _Mail2KNOW/LEARN, en alles wordt omgezet in gestructureerde kennisartikelen. Wanneer klanten een vraag e-mailen, antwoordt het systeem automatisch vanuit uw kennis, in de taal waarin de klant schreef. Weet het iets niet, dan vraagt het het U, leert uw antwoord en beantwoordt de klant — de kennisbank bouwt zichzelf op uit echte vragen. Geen ERP nodig.
Leert van alles wat u doorstuurt
Leer Mail2KNOW iets door een e-mail door te sturen met uw geheime leertoken in het onderwerp of in de tekst — of sleep gewoon een willekeurige e-mail naar de map _Mail2KNOW/LEARN van uw mailbox. Elke bijlage wordt gelezen en omgezet in gestructureerde kennisartikelen.
Kennisbronnen
E-mailproviders
Toepassingen
Eén e-mailaccount, geen ERP nodig — ingesteld in enkele minuten, ook voor niet-technische gebruikers.
Dezelfde vragen. Elke dag opnieuw.
Uw team beantwoordt keer op keer dezelfde klantvragen — levertijden, productspecificaties, retourvoorwaarden. De kennis zit verspreid in documenten en in de hoofden van uw medewerkers. Elk antwoord kost tijd, en elke vertraging kost klanten.
Zonder Mail2KNOW
- ❌ Dezelfde vragen handmatig beantwoord
- ❌ Kennis verspreid over bestanden en hoofden
- ❌ Trage antwoorden, verloren klanten
- ❌ Taalbarrières met klanten
Met Mail2KNOW
- ✅ Klanten de klok rond beantwoord — in LIVE automatisch, in DEMO als concepten ter goedkeuring
- ✅ Eén gestructureerde AI-kennisbank
- ✅ Antwoorden in de eigen taal van elke klant — 31 talen
- ✅ De kennisbank bouwt zichzelf op
Stuur een document door. Krijg een kennisartikel.
Elk document dat u met uw geheime leertoken doorstuurt, wordt een gestructureerd, doorzoekbaar kennisartikel — automatisch getiteld, gecategoriseerd en klaar om klantvragen te beantwoorden.
Uw kennisbank
Elk formaat wordt overzichtelijke, gestructureerde kennis — zonder handmatig schrijfwerk!
Hoe het werkt
Postvak verbinden
Koppel uw e-mail (IMAP/O365) op BOTS4.me/bots en ontvang uw geheime leertoken. Kost slechts enkele minuten — geen ERP, geen technische kennis.
Kennis doorsturen met uw token
Stuur documenten door — Word, Excel, PDF, scans, afbeeldingen of platte tekst — met uw token in het onderwerp of in de tekst, of sleep ze naar _Mail2KNOW/LEARN. Mail2KNOW zet alles om in gestructureerde kennisartikelen.
Het beantwoordt uw klanten
Klanten mailen een vraag — Mail2KNOW antwoordt vanuit uw kennis, in de taal waarin de klant schreef. U keurt elk concept met één klik goed totdat u overschakelt naar LIVE. Collega’s krijgen hun antwoorden rechtstreeks terug.
Krachtige functies
Alles wat u nodig heeft om uw bedrijfskennis om te zetten in een autonome supportmedewerker
Leren uit elk formaat
Stuur Word, Excel, PDF, gescande bestanden, afbeeldingen of eenvoudige e-mailtekst door met uw geheime leertoken — Mail2KNOW zet alles automatisch om in gestructureerde kennisartikelen. Geen handmatig schrijfwerk, geen kopiëren en plakken. (Elk formaat, inclusief gescande bestanden & afbeeldingen via OCR, in elk betaald abonnement vanaf Personal.)
31 talen
Elke vraag wordt beantwoord in de taal waarin ze is gesteld — met kennis die u in uw eigen taal hebt aangeleerd. Kan een taal niet worden herkend, dan komt het antwoord in uw app-taal. Klanten uit elk land worden vanuit dezelfde kennis bediend.
Terugvraaglus
Weet het iets niet, dan vraagt het U om de ontbrekende informatie — beantwoord de e-mail of druk op Aanleren en antwoorden —, leert die en beantwoordt daarna de klant. Na een dag krijgt u één herinnering; na 2 dagen (instelbaar) wordt de klant vriendelijk gevraagd rechtstreeks contact met u op te nemen.
Beantwoordt ook uw collega’s
Een vraag uit uw eigen bedrijf — van een geverifieerd adres van het domein van uw bedrijf of van een collega die u hebt opgegeven — wordt rechtstreeks beantwoord, in DEMO en in LIVE, met de kennisartikelen waarop het antwoord is gebaseerd. Ontbreekt kennis, dan vraagt Mail2KNOW het aan de collega die de vraag stelde, en diens antwoord leert het bij.
Uw hele team leert het bij
Ook collega’s van het eigen domein van uw bedrijf kunnen Mail2KNOW iets leren — met het leertoken in het onderwerp of in de tekst, of door een willekeurige e-mail naar de map _Mail2KNOW/LEARN te slepen; eenmaal geleerd gaat die naar LEARN/DONE. De lijst Wie mag trainen en vragen stellen is alleen nodig voor externe adressen. Een antwoord op een [Q-xxxx]-vraag leert het zonder token.
Klanten beoordelen elk antwoord
Onder elk antwoord vindt de vraagsteller 👍 en 👎. Elke beoordeling verschijnt in de map _Mail2KNOW/FEEDBACK van uw mailbox en in uw dashboard. Bij een 👎 hoort Bewerken en opnieuw versturen: corrigeer het antwoord en de klant krijgt het opnieuw — en Mail2KNOW leert het.
Gedeelde kennisbanken
Meerdere mailboxen — bijvoorbeeld sales@ en support@ — kunnen één kennisbank delen: wat de ene leert, gebruiken ze allemaal om te antwoorden. Een mailbox die zich aansluit, brengt zijn artikelen mee; een mailbox die vertrekt, houdt een kopie.
Een token dat geheim blijft
Uw leertoken wordt nooit in een e-mail verstuurd. Duikt het op in een e-mail van iemand die het niets mag leren, dan wordt er niets geleerd en wordt het token automatisch vervangen — het nieuwe kopieert u uit uw dashboard. Met de knop Nieuw token vervangt u het wanneer u wilt.
Conceptgoedkeuringsmodus
Elk nieuw abonnement start in DEMO: zonder uw akkoord bereikt niets een klant. Elk antwoord begint als concept met knoppen voor één klik — Antwoord versturen, Bewerken, Afwijzen — in de concept-e-mail, in de LOGS-map van uw mailbox en in uw dashboard. Het concept toont welke kennisartikelen het gebruikte. In LIVE komt er nog steeds een concept wanneer de AI twijfelt, en de klant krijgt een kort bericht dat de vraag is ontvangen als u het concept niet binnen een uur hebt goedgekeurd. Elke klik wordt binnen enkele minuten uitgevoerd, ook buiten uw bedrijfsuren.
Werkt naast Mail2ERP
In een mailbox die ook Mail2ERP, Supplier2ERP of Pay2ERP leest, beantwoordt Mail2KNOW alleen de e-mails die u eraan overdraagt: sleep er een naar de map _Mail2KNOW of druk op Beantwoorden met Mail2KNOW bij de LOGS-notitie. Het antwoord gaat vanuit die mailbox naar de oorspronkelijke klant. Een mailbox die alleen voor Mail2KNOW wordt gebruikt, beantwoordt elke binnenkomende vraag.
Leert van uw goedgekeurde antwoorden
Elk antwoord dat u goedkeurt of corrigeert, wordt opgeslagen als vraag-en-antwoordartikel, zodat dezelfde vraag de volgende keer daaruit wordt beantwoord. Antwoorden met actuele voorraad- of ordergegevens worden nooit opgeslagen. Elke week krijgt u een e-mail met wat er is geleerd, met de knoppen Bewerken en Vergeten bij elk nieuw artikel; eenmaal per maand komt een volledig overzicht, en een e-mail met [LIST] in het onderwerp levert het op elk moment.
Actuele voorraad, levering & orderstatus
Met een gekoppeld ERP worden vragen over voorraad en levertijden beantwoord met de cijfers die uw ERP op dat moment heeft. De orderstatus wordt alleen gegeven aan een afzender die aantoonbaar bij die klant hoort. Prijzen blijven buiten de antwoorden tenzij u ze inschakelt. In LIVE gaat zo’n antwoord alleen vanzelf de deur uit als elk cijfer is bevestigd en het ook een kennisartikel aanhaalt; anders komt het als concept bij u. Uw collega’s kunnen ook vragen naar de voorraad inclusief onderweg zijnde en bestelde aantallen, en naar de status van elke order op basis van het nummer. (Vanaf het Business-abonnement.)
Demomodus — kijk mee voordat u live gaat
Elk nieuw abonnement start in DEMO. Mail2KNOW leest de echte vragen die in uw mailbox binnenkomen en schrijft het volledige antwoord vanuit uw kennisbank — als concept voor u. Niets bereikt de vraagsteller uit zichzelf: geen antwoord, geen ontvangstbevestiging, geen doorverwijzing. Eén klik op Antwoord versturen verstuurt het. Het aanleren blijft werken, dus u kunt de kennisbank opbouwen terwijl u de antwoorden beoordeelt. Schakel over naar LIVE als u overtuigd bent.
Veilige, versleutelde opslag
Elke mailbox die u koppelt, heeft zijn eigen kennisbank — of deelt er een met uw andere mailboxen, als u dat kiest — versleuteld opgeslagen. De knowhow van uw bedrijf wordt nooit gedeeld met andere klanten, nooit met die van hen vermengd en nooit gebruikt om klanten van anderen te beantwoorden.
Logboek in uw postvak
Alles wat de bot doet, verschijnt ook als bericht in een LOGS-map binnen zijn eigen map in uw mailbox, zodat uw hele team het kan volgen zonder in BOTS in te loggen. Concepten en open vragen komen ongelezen binnen, met hun knoppen voor één klik; al het andere, waarschuwingen inbegrepen, komt al gelezen binnen. Er wordt niets per e-mail verstuurd en de map bewaart de laatste 100 regels van de afgelopen 30 dagen. Inbegrepen vanaf het Personal-abonnement.
Eenvoudige abonnementsprijzen
Hetzelfde abonnementsmodel als elke BOTS4.me-app: kies het abonnement dat past bij uw volume en stap op elk moment over op een groter abonnement. Eerste maand gratis.
📦 Wat elk abonnement bevat
Eerste maand gratis — op elk moment opzegbaar
- ✅ Dashboardtoegang & logboeken
- ✅ Leert van doorgestuurde e-mailtekst, HTML en CSV
- ✅ Terugvraaglus
- ✅ DEMO: u keurt elk antwoord goed — LIVE: automatische antwoorden
- ✅ Start in DEMO — concepten komen bij u, niets gaat uit zichzelf naar de klant
Personal • Family • Business • Enterprise
- + Leren uit PDF / Word / Excel, leren uit gescande PDF’s en afbeeldingen via OCR, eigen handtekening, logboek in uw postvak (Personal)
- + Premium AI-antwoorden en actuele antwoorden uit uw ERP: voorraad, levering, orderstatus (Business)
- + Meer documenten en antwoorden bij elk hoger niveau
- + Ondersteuning: e-mail bij Personal en Family, prioritair bij Business, VIP bij Enterprise
De limiet van uw abonnement bereiken is veilig: uw kennisbank en elk goedgekeurd antwoord blijven behouden. Nieuwe vragen wachten tot de volgende factureringsperiode begint of tot u overstapt op een groter abonnement; een vraag die al is gestart, wordt altijd beantwoord. Op het gratis abonnement bereidt Mail2KNOW ongeveer 12 antwoorden per maand voor: in DEMO keurt u elk antwoord goed; in LIVE antwoordt het vanzelf.
Veilig starten — autonoom worden wanneer u er klaar voor bent
Elk Mail2KNOW-abonnement start in DEMO — u controleert elk antwoord aan een klant voordat het de deur uitgaat.
Conceptgoedkeuringsmodus
Mail2KNOW stelt elk klantantwoord op als concept en stuurt dit naar u ter goedkeuring. Niets bereikt een klant zonder uw goedkeuring. Perfect om vertrouwen in de antwoorden op te bouwen.
Standaard — u keurt alles goed (of af)Automatische verzendmodus
Schakel over naar LIVE als u zeker bent. Klanten krijgen 24/7 direct antwoord, en u grijpt alleen in wanneer de AI twijfelt of de terugvraaglus ontbrekende kennis nodig heeft. Uw eerste maand is gratis.
Zet de schakelaar om wanneer u zover bentSchakel tussen DEMO en LIVE op het tabblad Besturing van Mail2KNOW op BOTS4.me/bots. Vragen van uw collega’s worden in beide modi direct beantwoord.
Werkt uitstekend samen met andere BOTS4.me apps
Mail2KNOW bewaakt hetzelfde zakelijke postvak als uw andere BOTS4.me apps — elke app doet waar hij het beste in is.
Nog niet klaar om te beslissen? Start met uw gratis Discovery-maand — eerste maand gratis. Nog vragen? Neem contact met ons op.
Uw gegevens blijven van u — en in Europa
Mail2KNOW draait op EU-servers onder de AVG. Uw kennisbank wordt per klant apart en versleuteld opgeslagen — deze wordt nooit gedeeld, nooit vermengd met andere klanten en nooit gebruikt om de klanten van iemand anders te beantwoorden.
📚 Handleidingen & instructies
Stapsgewijze artikelen van de BOTS4.me-blog
Nu kopen: Mail2KNOW
Uw AI-kennisbank die klanten via e-mail beantwoordt
Geen abonnement na de gratis maand? Mail2KNOW gaat verder op het gratis abonnement: ongeveer 12 antwoorden per maand — in DEMO keurt u elk antwoord goed, in LIVE antwoordt het vanzelf.
Nog geen toegang willen koppelen? Probeer de Sandbox-demo — test met voorbeeld-e-mails, zonder dat toegang nodig is. Demo proberen →
Heeft u vragen? Neem contact met ons op → Wij antwoorden binnen één werkdag.
Ondersteuning: naar beste vermogen bij het gratis abonnement, e-mailondersteuning bij Personal en Family, prioritaire ondersteuning bij Business, VIP-ondersteuning bij Enterprise (SLA of een vast aanspreekpunt op aanvraag).
Klaar om te stoppen met het beantwoorden van dezelfde vragen?
Volgende stappen: Koppel na het abonneren uw postvak in het tabblad Instellingen van BOTS4.me/bots en kopieer uw geheime leertoken uit het tabblad Mail2KNOW-besturing. Stuur uw eerste documenten door en zie uw kennisbank groeien — Mail2KNOW start in DEMO en stuurt u elk antwoord aan klanten als concept totdat u overschakelt naar LIVE!
Hulp nodig? Neem contact op met support@bots4.me
Uw privacy staat voorop. Meer over onze beveiligingsmaatregelen leest u op onze pagina Toegangsniveaus