Mail2KNOW

🔑 Uw leertoken

Formaat: LEARN-xxxxxxxxxxxx — een geheime code die uniek is voor uw account

Waar u het vindt: In het Mail2KNOW tabblad van uw dashboard op BOTS4.me/bots — met een handige kopieerknop. Het wordt automatisch gegenereerd bij de eerste run van uw abonnement.

Zo gebruikt u het: Zet het token ergens in het onderwerp, of in de tekst die u typt, van een e-mail die u naar uw Mail2KNOW-adres stuurt (of doorstuurt). In een mailbox die ook Mail2ERP leest, zet u het in het onderwerp — of gebruikt u de map LEARN.

Wie mag aanleren: E-mails van de adressen onder Goedkeuringen & rapporten naar en van collega’s van het eigen domein van uw bedrijf (geverifieerde afzender) worden als leermateriaal geaccepteerd. Een adres buiten uw domein mag alleen aanleren als u het opgeeft in Wie mag trainen en vragen stellen — het token alleen is niet genoeg (zie Beveiliging hieronder).

📥 De map _Mail2KNOW/LEARN

Elke gekoppelde mailbox krijgt de map INBOX/_Mail2KNOW/LEARN. Sleep er een willekeurige e-mail in — een prijslijst van een leverancier, een goed antwoord van een collega — en Mail2KNOW leert die, bijlagen inbegrepen. Geen token nodig.

Eenmaal geleerd gaat de e-mail naar LEARN/DONE, zodat u ziet wat is overgenomen. Geen e-mail wordt twee keer geleerd.

🔐 Het token blijft geheim

Mail2KNOW verstuurt uw leertoken nooit in een e-mail — niet in concepten, niet in [Q-xxxx]-e-mails, niet in bevestigingen. Een antwoord op een [Q-xxxx]-e-mail leert het ook zonder token.

Duikt het token op in een e-mail van iemand die niets mag aanleren, dan wordt er niets geleerd en wordt het token automatisch vervangen. U krijgt daarover een e-mail — het nieuwe token staat nooit in een e-mail: kopieer het uit uw dashboard.

Druk op Nieuw token naast het token op het tabblad Mail2KNOW om het op elk moment te vervangen.

📎 Wat u kunt versturen

Elke bijlage wordt als apart document verwerkt:

• Word-documenten — handleidingen, productbeschrijvingen, interne instructies (vanaf Personal-abonnement)
• Excel / CSV — prijslijsten, producttabellen, parameterbladen (vanaf Personal-abonnement)
• PDF — catalogi, datasheets, algemene voorwaarden, inclusief gescande PDF’s via OCR (vanaf Personal-abonnement)
• Afbeeldingen — gefotografeerde documenten, schermafbeeldingen (vanaf Personal-abonnement, schakel eerst Afbeeldingen in)
• HTML-bestanden — geëxporteerde webpagina’s (alle abonnementen)
• De e-mailtekst zelf — schrijf de kennis gewoon rechtstreeks in de e-mailtekst (alle abonnementen)

🗂️ Automatische categorieën

Zo werkt het: de AI zet elk document om in een of meer kennisartikelen en wijst elk artikel toe aan een categorie (bijv. “Pricing”, “Shipping”, “Product specifications”).

Geen instellingen nodig: categorieën worden automatisch aangemaakt en toegewezen — tot een maximum van 15 categorieën, zodat uw kennisbank overzichtelijk blijft.

♻️ Kennis bijwerken — de nieuwe versie wint

Zo corrigeert of werkt u bij: stuur een bijgewerkt document dat een artikel oplevert met dezelfde titel in dezelfde categorie — het nieuwe artikel vervangt automatisch de oudere versie.

Niets gaat verloren: de oude versie blijft gearchiveerd, zodat u altijd de historie heeft.

Duplicaten worden overgeslagen: als u een document opnieuw verstuurt dat niet is gewijzigd, herkent Mail2KNOW het aan de inhouds-hash en slaat het over — uw kennisbank blijft overzichtelijk, zonder dubbele artikelen.

✉️ De bevestigings-e-mail

Na elke leer-e-mail ontvangt u een bevestiging met een exacte lijst van wat er is geleerd: welke documenten zijn verwerkt, welke artikelen zijn aangemaakt of bijgewerkt, en hun categorieën.

Tip: loop de bevestiging na elke batch snel door — dat is de snelste manier om te controleren of uw kennisbank bevat wat u denkt dat erin zit.

🌍 Leer in één taal aan, beantwoord in 31

U kunt Mail2KNOW in elke taal iets aanleren — en elke klant krijgt antwoord in de taal waarin hij schreef, met 31 ondersteunde talen. Leer aan in het Slowaaks, antwoord in het Duits. Leer aan in het Engels, antwoord in het Frans. De kennis wordt automatisch overgedragen. Kan de taal van de klant niet worden herkend, dan komt het antwoord in uw app-taal.

📁 De map _Mail2KNOW — een e-mail overdragen

Stap 1: In een mailbox die ook Mail2ERP, Supplier2ERP of Pay2ERP leest, sleept u de e-mail van de klant naar INBOX/_Mail2KNOW — of drukt u op Beantwoorden met Mail2KNOW bij de LOGS-notitie. Dat is de hele opdracht: ‘AI, handel dit af’. Op een telefoon, op een laptop, in elk mailprogramma.

Stap 2: Binnen enkele minuten is het antwoord klaar. In LIVE gaat het naar de klant; in DEMO, of wanneer de AI twijfelt, komt het concept binnen: als e-mail aan u, als notitie in _Mail2KNOW/LOGS en in de Logboeken van uw dashboard — het voorgestelde antwoord, met knoppen.

Stap 3: Antwoord versturen — één klik en de klant heeft het antwoord. Bewerken — opent een beveiligde pagina op bots4.me waar u de tekst corrigeert; uw versie wordt verstuurd. Afwijzen — er wordt niets verstuurd. Het antwoord gaat vanuit die mailbox naar de oorspronkelijke klant, in hetzelfde gesprek — ook als de verplaatste e-mail een doorgestuurd bericht van een collega is. Een e-mail in deze map wordt altijd als klantvraag behandeld.

Als kennis ontbreekt: er wordt niets verzonden — in plaats daarvan start de terugvraaglus (zie hieronder).

🤖 Hoe een antwoord tot stand komt

Stap 1: de AI leest de vraag van de klant en selecteert de relevante kennisartikelen uit uw kennisbank

Stap 2: Het stelt een antwoord op in de taal waarin de klant schreef (31 ondersteund)

Stap 3: Is de AI zeker, dan is het antwoord klaar om te versturen — hoe het wordt verstuurd, hangt af van de schakelaar DEMO / LIVE hieronder

Als kennis ontbreekt: geen giswerk — in plaats daarvan start de terugvraaglus (zie volgende sectie)

📝 DEMO — u keurt elk antwoord goed (standaard)

Standaardgedrag: Elk nieuw abonnement start in DEMO — zonder uw akkoord bereikt niets een klant: geen automatisch antwoord, geen ontvangstbevestiging, geen doorverwijzing.

Wat u ontvangt: Een [D-xxxx]-concept-e-mail met het voorgestelde antwoord en de gebruikte kennisartikelen, plus hetzelfde concept als notitie in _Mail2KNOW/LOGS en in de Logboeken van uw dashboard.

Ongewijzigd versturen: Klik op Antwoord versturen (of beantwoord de concept-e-mail met APPROVE) — het antwoord gaat ongewijzigd naar de klant.

Uw eigen versie versturen: Klik op Bewerken — een beveiligde bots4.me-pagina toont het voorgestelde antwoord; corrigeer het en verstuur het. De concept-e-mail beantwoorden met uw bewerkte tekst werkt ook.

Verwerpen: Klik op Afwijzen (of antwoord REJECT) — het concept wordt gesloten en er wordt niets naar de klant verstuurd. Bij een concept telt alleen de eerst ingedrukte knop.

Naar LIVE: Het eerste concept telt als uw demorapport — daarna kunt u Mail2KNOW op LIVE zetten.

🚀 LIVE — automatische antwoorden

Wat het doet: In LIVE worden zekere antwoorden op basis van uw kennisartikelen direct naar klanten verstuurd — geen concept, geen wachten op u. U krijgt nog steeds een concept wanneer de AI twijfelt, geen kennisartikel aanhaalt of live ERP-gegevens niet kan bevestigen, en, in een mailbox die ook uw andere bots lezen, bij prijsvragen zolang Prijzen in antwoorden opnemen uit staat.

Waar: de schakelaar DEMO / LIVE op het tabblad Besturing van Mail2KNOW op BOTS4.me/bots. Schakel over naar LIVE zodra u de concepten vertrouwt die u in DEMO ziet.

Aanbeveling: Blijf de eerste dagen in DEMO, verstuur een handvol concepten en schakel dan over naar LIVE.

✍️ Antwoorden ondertekenen met uw bedrijfsnaam (vanaf Personal-abonnement)

Professionele antwoorden: met Antwoorden ondertekenen met uw bedrijfsnaam ingeschakeld eindigen uitgaande antwoorden met uw bedrijfsnaam (ingesteld in de Mail2KNOW-instellingen) — klanten zien een antwoord van uw bedrijf, niet van een bot.

ℹ️ Wat nooit wordt beantwoord

Automatisch gegenereerde e-mails worden herkend en genegeerd: no-reply-adressen, bezorgfouten, mailinglijsten en nieuwsbrieven. Mail2KNOW raakt nooit vast in een mail-lus en beantwoordt nooit robots.

🏢 Wie geldt als collega

• Het eigen domein van uw bedrijf — een adres van het domein van uw bedrijf
• Opgegeven collega’s — elk adres in Wie mag trainen en vragen stellen
• Geverifieerde afzender — de ontvangende mailserver heeft gecontroleerd dat de e-mail echt van dat adres komt (DKIM, SPF of DMARC). Een vervalste afzender wordt niet vertrouwd.
• Gericht aan Mail2KNOW — de Mail2KNOW-mailbox moet in Aan staan, niet alleen in Cc of Bcc

⚡ Wat een collega krijgt

• Het antwoord rechtstreeks terug — geen concept, geen ontvangstbevestiging, geen doorverwijzing. Onder het antwoord: de kennisartikelen waarop het is gebaseerd.
• Interne gegevens — met Antwoorden met actuele ERP-gegevens aan krijgen collega’s ook voorraadcijfers inclusief onderweg zijnde en bestelde aantallen, en de status van de order van elke klant op basis van het ordernummer.
• Als kennis ontbreekt — de [Q-xxxx]-e-mail gaat naar de collega die de vraag stelde, niet naar u. Zijn antwoord leert Mail2KNOW bij en hij krijgt het antwoord. Nog steeds niet genoeg? De [Q-xxxx]-e-mail komt opnieuw, met wat er nu nog ontbreekt. Eén herinnering na 1 dag; daarna wordt de vraag gesloten zonder bericht aan iemand anders.
• Lusbeveiliging — maximaal 30 automatische antwoorden per collega per dag.

📋 De vier gevallen in één oogopslag

ℹ️ In een mailbox die ook uw andere bots lezen

Daar worden alleen de e-mails beantwoord die iemand naar _Mail2KNOW verplaatst — en zo’n e-mail wordt altijd als klantvraag behandeld, ook als een collega hem doorstuurde. Dan krijgt de oorspronkelijke klant het antwoord.

🙏 Stap 1 — de klant krijgt een ontvangstbevestiging

De klant krijgt meteen een vriendelijke e-mail ‘we hebben uw vraag ontvangen’ in zijn eigen taal, zodat hij weet dat zijn bericht niet in het niets is verdwenen.

📨 Stap 2 — u ontvangt een terugvraag-e-mail

Onderwerp: [Q-xxxx] — beschrijft precies welke informatie ontbreekt om de klant te antwoorden.

Wat te doen: Klik gewoon op Beantwoorden en schrijf de informatie in gewone woorden — of voeg documenten toe die haar bevatten. Uw antwoord leert Mail2KNOW iets zonder token. Of klik op Bewerken (Leren en antwoorden) en typ het antwoord op een beveiligde bots4.me-pagina. Sluiten stuurt de klant meteen de beleefde overdracht.

⚡ Stap 3 — automatisch leren ÉN antwoorden

Uw antwoord wordt omgezet in kennisartikelen en de wachtende klant ontvangt automatisch zijn antwoord — u hoeft de klant nooit zelf te schrijven.

Blijvend effect: de volgende klant die hetzelfde vraagt, krijgt direct antwoord. Elke terugvraag maakt uw kennisbank slimmer.

⏰ Herinneringen en beleefde doorverwijzing

Na 1 dag zonder uw antwoord krijgt u één herinnering.

Na 2 dagen (instelbaar via de instelling Openstaande verzoeken vervallen na) krijgt de klant een vriendelijke doorverwijsmail met het voorstel rechtstreeks contact met u op te nemen via de mailbox waarnaar hij schreef — zo blijft er nooit een vraag eeuwig openstaan.

✅ Leerbevestiging (aan u)

Wanneer: na elke leer-e-mail die u verstuurt

Bevat: welke documenten zijn verwerkt en welke kennisartikelen zijn aangemaakt of bijgewerkt, met hun categorieën

Vereiste actie: geen — loop de e-mail door om het leerresultaat te controleren

📝 Antwoordconcept [D-xxxx] (aan u)

Wanneer: Op een klantvraag is een antwoord voorbereid in DEMO — of in LIVE wanneer de AI twijfelt, geen kennisartikel aanhaalt of live ERP-gegevens niet kan bevestigen

Inhoud: De vraag van de klant, het voorgestelde antwoord en de kennisartikelen waarop het is gebaseerd

Wat te doen: Klik op Antwoord versturen, Bewerken of Afwijzen — in de e-mail, bij de LOGS-notitie of in uw dashboard — of antwoord APPROVE of met uw bewerkte tekst

🤔 Terugvraag [Q-xxxx] (aan u)

Wanneer: Er ontbreekt kennis om een klantvraag te beantwoorden (bij de vraag van een collega gaat deze e-mail naar de collega die de vraag stelde)

Bevat: Een beschrijving van precies welke informatie nodig is

Wat te doen: Antwoord met de informatie of voeg documenten toe, of klik op Bewerken (Aanleren en antwoorden) — het systeem leert het en beantwoordt de klant automatisch

⏰ Herinnering (aan u)

Wanneer: 1 dag na een terugvraag-e-mail die u niet hebt beantwoord

Actie vereist: Beantwoord de oorspronkelijke [Q-xxxx]-e-mail voordat de openstaande vraag verloopt

Ook voor conceptantwoorden: 1 dag na een [D-xxxx]-concept dat u niet hebt verstuurd, krijgt u één herinnering met dezelfde knoppen Antwoord versturen, Bewerken en Afwijzen en het tijdstip waarop uw klant anders wordt gevraagd rechtstreeks contact met u op te nemen

👍 Klanten beoordelen elk antwoord

Onder elk antwoord vindt de vraagsteller twee links, 👍 Ja en 👎 Nee, en kan een kort bericht toevoegen.

Elke beoordeling verschijnt als regel in INBOX/_Mail2KNOW/FEEDBACK van uw mailbox en in de Logs van uw dashboard. Een 👎-regel heeft Bewerken en opnieuw versturen: corrigeer het antwoord, dan gaat het opnieuw naar de klant en wordt het geleerd.

⏱️ Knoppen werken binnen enkele minuten

Een klik op elke knop — Antwoord versturen, Bewerken, Afwijzen, Vergeten, Bewerken en opnieuw versturen — wordt binnen enkele minuten uitgevoerd, ook buiten uw bedrijfsuren. Bedrijfsuren beperken alleen de automatische antwoorden.

🙏 Bevestiging en overdracht (aan uw klant)

Ontvangstbevestiging: “We hebben uw vraag ontvangen”, in de taal van de klant — alleen in LIVE: meteen verstuurd als kennis ontbreekt, en bij een concept alleen als u het niet binnen een uur hebt goedgekeurd

Doorverwijzing: Na 2 dagen (instelbaar) zonder uw antwoord, of wanneer u op Sluiten klikt, wordt de klant vriendelijk gevraagd rechtstreeks contact met u op te nemen — alleen in LIVE; in DEMO krijgt de klant uit zichzelf niets

Actie vereist: Geen — dit is automatische klantenzorg terwijl u bezig bent

📊 Waar u ziet wat er gebeurd is

Wanneer: Altijd — elke week krijgt u een e-mail met wat Mail2KNOW die week heeft geleerd, met de knoppen Bewerken en Vergeten bij elk nieuw artikel, en eenmaal per maand een overzicht van uw kennisbank (elk artikel met zijn ID, en de hele kennisbank als bijlage). Stuur een e-mail met [LIST] in het onderwerp om het op verzoek te krijgen.

Waar: het tabblad Logboeken van uw dashboard toont alles wat er geleerd en beantwoord is en wat er nog openstaat

Wat te doen: Niets — gebruik Vergeten bij een geleerd artikel, of [FORGET A0007] in een onderwerp, om er een te verwijderen

🎯 Snelle installatiehandleiding

Mail2KNOW instellen duurt slechts een paar minuten:

• Stap 1: Koop of activeer Mail2KNOW op BOTS4.me/product/mail2know (eerste maand gratis)
• Stap 2: Voeg uw e-mailaccount toe in de Access Manager op BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP of OAuth, automatisch gevalideerd
• Stap 3: Open het Mail2KNOW tabblad en kopieer uw Leer-token (automatisch gegenereerd bij de eerste run)
• Stap 4: Stuur een eerste e-mail met het token in het onderwerp en een paar bijgevoegde documenten — of sleep er een naar _Mail2KNOW/LEARN — en controleer daarna het bevestigingsantwoord
• Stap 5: Stuur een testvraag naar de mailbox (of verplaats, in een mailbox die ook uw andere bots lezen, een test-e-mail naar de map _Mail2KNOW), open het concept en klik op Antwoord versturen
• Stap 6: Vertrouwt u de antwoorden, zet Mail2KNOW dan op het tabblad Besturing van DEMO op LIVE
• Stap 7: Publiceer het adres naar uw klanten (bijv. support@your-company.com)

📧 Configuratie van het e-mailaccount

Eigen of gedeelde kennisbank: elk e-mailaccount dat u voor Mail2KNOW toevoegt in de Access Manager, heeft een eigen kennisbank. Onder Kennisbanken op het tabblad Mail2KNOW kunnen meerdere mailboxen er een delen: wat de ene leert, gebruiken ze allemaal om te antwoorden. Een mailbox die zich aansluit, brengt zijn artikelen mee; een mailbox die vertrekt, houdt een kopie. U leert een mailbox iets door de leer-e-mail naar die mailbox te sturen.

Ondersteunde providers: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange en elke IMAP/SMTP-provider — verbindingen worden automatisch gevalideerd wanneer u ze toevoegt.

Schema: Draait om de paar minuten, rond de klok, ook in het weekend — er is geen instelling voor de uitvoeringsfrequentie die u kunt wijzigen. De bedrijfsuren zijn instelbaar als u liever alleen tijdens kantooruren verwerkt.

🔧 Mail2KNOW-instellingen

Configureer in: het Mail2KNOW tabblad op BOTS4.me/bots

• Goedkeuringen & rapporten naar: Een of meer e-mailadressen, gescheiden door komma’s (maximaal 5). Elk concept, elke wedervraag, elke bevestiging en elk rapport gaat naar alle adressen, en elk van deze adressen mag concepten goedkeuren en de kennisbank iets aanleren. Leeg = het e-mailadres van uw account
• Wie mag trainen en vragen stellen: Alleen nodig voor adressen buiten het domein van uw bedrijf (tot 20) — collega’s van uw eigen domein mogen al aanleren en vragen stellen. Opgegeven adressen mogen aanleren, concepten goedkeuren en kennis intrekken; hun vragen worden rechtstreeks aan hen beantwoord. Uw accountadres mag het altijd. U en de opgegeven adressen kunnen ook doorsturen naar onze mailbox — zie Doorsturen naar ons hieronder
• Company name: Wordt gebruikt in antwoordhandtekeningen
• Openstaande verzoeken vervallen na: Hoe lang een concept of een onbeantwoorde terugvraag openstaat voordat die wordt gesloten — in LIVE krijgt de klant dan de vriendelijke doorverwijzing (standaard 2 dagen)
• DEMO / LIVE: De modusschakelaar op het tabblad Besturing — DEMO (standaard) stuurt u elk antwoord aan klanten als concept, LIVE beantwoordt klanten automatisch
• Leren van goedgekeurde antwoorden: Standaard AAN — elk antwoord dat u goedkeurt of corrigeert, wordt opgeslagen als vraag-en-antwoordartikel (nooit antwoorden met actuele voorraad- of ordergegevens)
• Antwoorden met actuele ERP-gegevens: Standaard AAN vanaf het Business-abonnement — vragen over voorraad en levering worden vanuit uw ERP beantwoord; de orderstatus alleen aan een afzender die aantoonbaar bij die klant hoort
• Prijzen in antwoorden opnemen: Standaard UIT — prijsvragen komen als concept bij u

📨 Doorsturen naar ons — geen postvakkoppeling nodig

Klik op BOTS4.me/bots → Instellingen → Mail2KNOW op Bron toevoegen en voeg de BOTS4.me Mailbox toe — één klik, niets te koppelen, geen wachtwoord. Daarna worden e-mails die u of de collega’s vermeld bij Wie mag trainen en vragen stellen doorsturen naar mail2know@bots4.me verwerkt zonder postvakkoppeling. Met het LEARN-token in het onderwerp leert de e-mail iets aan de kennisbank; zonder het token is het een interne vraag die aan de afzender wordt beantwoord — bijvoorbeeld: hoe hebben we een claim als deze eerder afgehandeld? Niemand anders kan Mail2KNOW bereiken via ons postvak, dus voor het beantwoorden van uw klanten is nog steeds een gekoppeld postvak nodig.

Voordat een doorgestuurde e-mail wordt geleerd of beantwoord (in DEMO en in LIVE), controleren wij of deze afkomstig is van uw adres of een vermeld adres (DKIM); als uw e-mailprovider uitgaande e-mail niet ondertekent, bevestigt u dit eenmalig met één klik. Elke doorgestuurde e-mail wordt meteen na verwerking uit ons postvak verwijderd — uiterlijk na 7 dagen als deze niet kon worden verwerkt. Dezelfde e-mail die twee keer wordt doorgestuurd, wordt maar één keer verwerkt.

🔒 Beveiliging — dubbel beveiligd leren

• Twee sloten op het aanleren: Een leer-e-mail moet uw geheime token bevatten EN komen van een adres onder ‘Goedkeuringen & rapporten naar’, een geverifieerde collega van uw eigen domein of een adres dat u hebt opgegeven — niemand anders kan kennis in uw kennisbank zetten. Het token wordt nooit in een e-mail verstuurd; duikt het op in een e-mail van iemand anders, dan wordt het automatisch vervangen
• Versleutelde opslag: Uw kennis wordt versleuteld opgeslagen, apart per klant en per mailbox (of per gedeelde kennisbank die u instelt) — nooit gedeeld met andere klanten, nooit gebruikt voor klanten van anderen
• Lusbeveiliging: Automatisch gegenereerde e-mails (no-reply, bounces, mailinglijsten) worden nooit beantwoord

💳 Abonnementen en facturering

Hetzelfde systeem als alle BOTS4.me-apps: kies het abonnement dat past bij uw volume en stap op elk moment over op een groter abonnement.

• Leren en beantwoorden: beide maken deel uit van uw abonnement — zonder aparte inrichting of uitbreiding
• Duplicaten worden overgeslagen: opnieuw verzonden ongewijzigde documenten worden herkend aan de inhouds-hash en niet opnieuw verwerkt
• Eerste maand gratis: elke nieuwe klant begint met een gratis Discovery-maand

Bekijk de abonnementen op de productpagina van Mail2KNOW.

💡 Pro-tips

• Begin met uw FAQ: Stuur eerst uw bestaande FAQ-pagina, prijslijst en voorwaarden door — die dekken de meeste klantvragen
• Beantwoord terugvragen snel: Elk antwoord op [Q-xxxx] leert het systeem iets blijvends — een paar antwoorden in de eerste week besparen later uren
• Blijf eerst in DEMO: Verstuur een handvol [D-xxxx]-concepten voordat u overschakelt naar LIVE
• Bijwerken door opnieuw te versturen: Nieuwe prijslijst? Stuur deze gewoon opnieuw door — artikelen met dezelfde titel vervangen automatisch de oude versie
• Twee kennisbanken? Koppel een tweede mailbox — elke mailbox heeft een eigen kennisbank, bijvoorbeeld één voor klanten en één voor interne bedrijfskennis

📬 Logboek in uw postvak

• Waar: elk postvak krijgt een LOGS-map in de eigen map van de bot, bijvoorbeeld _Mail2ERP/LOGS. Elke bot houdt zijn eigen map bij.
• Wat: dezelfde regels als in het tabblad Logboeken, één bericht per regel. Er wordt niets per e-mail verzonden — de regels worden rechtstreeks in de map geschreven.
• Ongelezen betekent dat er actie nodig is: alleen regels die uw beslissing vragen komen ongelezen binnen. Alle andere regels, waarschuwingen inbegrepen, komen al gelezen binnen.
• Opruimen: de map bewaart de nieuwste 100 regels tot 30 dagen. Het volledige logboek blijft in uw dashboard.
• Veilig van opzet: echte logberichten staan alleen in LOGS-mappen, nooit in uw Postvak IN, en de bevestigingspagina vraagt nooit om een wachtwoord.
• Schakelaar: Logboek in uw postvak, in de functielijst van de bot in het tabblad Besturing. Vanaf het Personal-abonnement standaard aan.
• Mail2KNOW-knoppen: concepten hebben Antwoord versturen, Bewerken en Afwijzen; open vragen Bewerken (Aanleren en antwoorden) en Sluiten; geleerde artikelen Vergeten. Dezelfde knoppen staan in de concept-e-mails en in de Logboeken van uw dashboard.

📋 Wat elke logboekvermelding laat zien

• Tijdstempel: wanneer de verwerking plaatsvond
• E-mailadres afzender: wie de e-mail heeft verzonden
• Ondernomen actie: geleerd, beantwoord, concept aangemaakt, terugvraag verzonden of genegeerd (automatisch gegenereerd)
• Gedetecteerde documenten: welke bijlagetypen zijn verwerkt tijdens het leren

⚠️ Wat te doen bij fouten

• E-mailverbindingsfouten: Controleer uw e-mailaccount in de Access Manager op /bots — valideer de IMAP/SMTP- of OAuth-gegevens opnieuw
• Leer-e-mail niet verwerkt: Controleer of het token in het onderwerp of in de tekst staat (in een mailbox die ook Mail2ERP leest: in het onderwerp) en of de e-mail is verstuurd vanaf een adres onder ‘Goedkeuringen & rapporten naar’, door een collega van uw eigen domein of vanaf een adres in Wie mag trainen en vragen stellen. Stuurt u door naar mail2know@bots4.me, controleer dan ook of de BOTS4.me-mailbox aan Mail2KNOW is toegevoegd.
• Antwoord niet verstuurd: Controleer of Mail2KNOW in DEMO staat — het antwoord wacht dan waarschijnlijk als [D-xxxx]-concept in uw klantinbox. In LIVE komt er ook een concept wanneer de AI twijfelt, geen kennisartikel aanhaalt of live ERP-gegevens niet kan bevestigen. De vraag van een collega heeft de Mail2KNOW-mailbox in Aan nodig, niet alleen in Cc. In een mailbox die ook Mail2ERP, Supplier2ERP of Pay2ERP leest, worden alleen e-mails in de map _Mail2KNOW beantwoord, tenzij Ook e-mail beantwoorden die Mail2ERP niet heeft geïmporteerd aan staat.
• Aanhoudende problemen: neem contact op met de support via BOTS4.me/contact

Filter logboeken op niveau (success, info, warning, error) om snel te vinden wat aandacht nodig heeft.

Week 1 — voeden en trainen

Stuur uw bestaande documenten in porties door — FAQ, prijslijsten, voorwaarden, productbladen — en loop elke bevestigingsmail even door. Blijf in DEMO: controleer elk [D-xxxx]-concept en klik op Antwoord versturen of Bewerken. Beantwoord elke [Q-xxxx]-terugvraag snel — elke vraag vult blijvend een kennisgat.

Vanaf week 2 — autonome modus

Zodra de concepten steeds kloppen, schakelt u over naar LIVE. Vanaf dan ziet u alleen nog concepten waarover de AI twijfelt en terugvragen bij echt nieuwe vragen; al het andere staat in de logboeken van het dashboard. Werk de kennis bij zodra er iets verandert — stuur gewoon het nieuwe document door met uw token.

🏆 Best practice

Publiceer het Mail2KNOW-adres als uw officiële supportadres (bijv. support@your-company.com) zodra de autonome modus aan staat. Een tweede kennisbank nodig voor interne bedrijfsknowhow? Koppel een tweede mailbox — elke mailbox heeft een eigen, strikt gescheiden kennisbank.