Mail2KNOW

🔑 Państwa token uczący

Format: LEARN-xxxxxxxxxxxx — tajny kod unikalny dla Państwa konta

Gdzie go znaleźć: w zakładce Mail2KNOW w panelu pod adresem BOTS4.me/bots — wraz z wygodnym przyciskiem kopiowania. Jest generowany automatycznie przy pierwszym uruchomieniu subskrypcji.

Jak go używać: prosimy umieścić token w dowolnym miejscu TEMATU e-maila wysłanego (lub przesłanego dalej) na Państwa adres Mail2KNOW.

Kto może uczyć: jako materiał do nauki przyjmowane są wyłącznie e-maile pochodzące z zarejestrowanego adresu client email — sam token nie wystarczy (patrz Bezpieczeństwo poniżej).

📎 Co można wysyłać

Każdy załącznik jest przetwarzany jako osobny dokument:

• Dokumenty Word — instrukcje, opisy produktów, wewnętrzne poradniki (od planu Family)
• Excel / CSV — cenniki, tabele produktów, karty parametrów (CSV od planu Personal, Excel od planu Family)
• PDF — katalogi, karty katalogowe, regulaminy (od planu Family); skany PDF dzięki OCR w planie Business
• Obrazy — sfotografowane dokumenty, zrzuty ekranu (plan Business)
• Pliki HTML i zwykły tekst — wyeksportowane strony internetowe, notatki (wszystkie plany)
• Sama treść e-maila — wystarczy wpisać wiedzę bezpośrednio w tekście e-maila (wszystkie plany)

🗂️ Automatyczne kategorie

Jak to działa: AI przekształca każdy dokument w jeden lub kilka artykułów wiedzy i przypisuje każdy artykuł do kategorii (np. “Ceny”, “Wysyłka”, “Specyfikacje produktów”).

Bez konfiguracji: kategorie są tworzone i przypisywane automatycznie — maksymalnie 15 kategorii, dzięki czemu baza wiedzy pozostaje uporządkowana.

♻️ Aktualizacja wiedzy — nowa wersja wygrywa

Jak poprawić lub zaktualizować: prosimy wysłać zaktualizowany dokument, z którego powstanie artykuł o tym samym tytule w tej samej kategorii — nowy artykuł automatycznie zastąpi starszą wersję.

Nic nie ginie: stara wersja pozostaje w archiwum, więc zawsze mają Państwo historię.

Duplikaty nic nie kosztują: jeśli wyślą Państwo ponownie niezmieniony dokument, Mail2KNOW wykryje go po skrócie treści, pominie i nie naliczy kredytów.

✉️ E-mail potwierdzający

Po każdym e-mailu uczącym otrzymują Państwo potwierdzenie wyszczególniające dokładnie to, czego system się nauczył: które dokumenty zostały przetworzone, które artykuły utworzono lub zaktualizowano oraz jakie mają kategorie.

Wskazówka: warto przejrzeć potwierdzenie po każdej partii — to najszybszy sposób sprawdzenia, czy baza wiedzy zawiera to, co Państwo zakładają.

🌍 Uczenie w jednym języku, odpowiedzi w 31

Mogą Państwo uczyć Mail2KNOW w dowolnym języku — a klienci otrzymują odpowiedzi w skonfigurowanym języku odpowiedzi (ustawienie Język aplikacji), przy czym obsługiwanych jest 31 języków. Uczenie po słowacku, odpowiedzi po niemiecku. Uczenie po angielsku, odpowiedzi po francusku. Wiedza przenosi się automatycznie. Jeśli klient pisze wyraźnie w innym języku, Mail2KNOW odpowiada w jego języku.

🤖 Jak powstaje odpowiedź

Krok 1: AI czyta pytanie klienta i wybiera z Państwa bazy istotne artykuły wiedzy

Krok 2: układa odpowiedź w skonfigurowanym języku odpowiedzi (ustawienie language; obsługiwanych 31)

Krok 3: jeśli AI jest pewne, odpowiedź jest gotowa do wysyłki — sposób wysyłki zależy od funkcji Send answers automatically opisanej poniżej

Jeśli brakuje wiedzy: żadnego zgadywania — zamiast tego uruchamia się pętla pytań zwrotnych (patrz następna sekcja)

📝 Tryb wersji roboczej — zatwierdzają Państwo każdą odpowiedź (domyślnie)

Zachowanie domyślne: funkcja Send answers automatically jest WYŁĄCZONA — nic nie trafi do klienta bez Państwa zgody.

Co Państwo otrzymują: e-mail z wersją roboczą, z oznaczeniem [D-xxxx] w temacie, zawierający proponowaną odpowiedź.

Aby wysłać bez zmian: wystarczy odpowiedzieć APPROVE — odpowiedź trafi do klienta w niezmienionej postaci.

Aby wysłać własną wersję: prosimy odpowiedzieć poprawionym tekstem — zamiast niej zostanie wysłana Państwa wersja.

Aby ją odrzucić: Proszę odpowiedzieć REJECT (lub CANCEL) — wersja robocza zostaje zamknięta i nic nie jest wysyłane do klienta.

🚀 Automatyczne wysyłanie odpowiedzi (od planu Family)

Co robi: po włączeniu pewne odpowiedzi są wysyłane do klientów natychmiast — bez wersji roboczej, bez czekania na Państwa.

Domyślnie: WYŁĄCZONE dla każdej subskrypcji. Prosimy włączyć tę funkcję w zakładce Mail2KNOW pod adresem BOTS4.me/bots, gdy nabiorą Państwo zaufania do odpowiedzi widzianych w trybie wersji roboczej.

Zalecenie: przez pierwsze dni warto pracować w trybie wersji roboczej, zatwierdzić kilka odpowiedzi, a potem włączyć wysyłkę automatyczną.

✍️ Własny podpis (od planu Family)

Profesjonalne odpowiedzi: wychodzące odpowiedzi są podpisane nazwą Państwa firmy (ustawianą w ustawieniach Mail2KNOW) oraz Państwa własnym podpisem — klienci widzą odpowiedź od Państwa firmy, a nie od bota.

ℹ️ Na co system nigdy nie odpowiada

E-maile generowane automatycznie są wykrywane i ignorowane: adresy no-reply, powiadomienia o niedostarczeniu, listy mailingowe i newslettery. Mail2KNOW nigdy nie utknie w pętli pocztowej i nigdy nie marnuje kredytów na odpowiadanie robotom.

🙏 Krok 1 — klient otrzymuje potwierdzenie

Klient natychmiast otrzymuje uprzejmy e-mail “otrzymaliśmy Państwa pytanie”, dzięki czemu wie, że jego wiadomość nie zniknęła w próżni.

📨 Krok 2 — otrzymują Państwo e-mail z pytaniem zwrotnym

Temat: [LEARN-token] [Q-xxxx] — opisujący dokładnie, jakiej informacji brakuje, aby odpowiedzieć klientowi.

Co zrobić: wystarczy kliknąć Odpowiedz i wpisać informację zwykłymi słowami — albo załączyć dokumenty, które ją zawierają. Ponieważ Państwa token uczący jest już w temacie, odpowiedź automatycznie staje się e-mailem uczącym.

⚡ Krok 3 — nauka ORAZ odpowiedź, automatycznie

Państwa odpowiedź jest przekształcana w artykuły wiedzy, a czekający klient otrzymuje swoją odpowiedź automatycznie — nigdy nie muszą Państwo sami pisać do klienta.

Trwały efekt: kolejny klient pytający o to samo otrzyma natychmiastową odpowiedź. Każde pytanie zwrotne czyni Państwa bazę wiedzy mądrzejszą.

⏰ Przypomnienia i uprzejme przekierowanie

Po 2 dniach bez Państwa odpowiedzi otrzymają Państwo jedno przypomnienie.

Po 5 dniach (konfigurowalne ustawieniem pending expiry days) klient otrzymuje uprzejmy e-mail z sugestią bezpośredniego kontaktu z Państwem — dzięki temu żadne pytanie nie pozostaje bez rozstrzygnięcia na zawsze.

✅ Potwierdzenie nauki (do Państwa)

Kiedy: po każdym wysłanym przez Państwa e-mailu uczącym

Zawiera: które dokumenty zostały przetworzone oraz które artykuły wiedzy utworzono lub zaktualizowano, wraz z kategoriami

Wymagane działanie: żadne — wystarczy przejrzeć, aby zweryfikować wynik nauki

📝 Wersja robocza odpowiedzi [D-xxxx] (do Państwa)

Kiedy: na pytanie klienta udzielono pewnej odpowiedzi, a funkcja Send answers automatically jest WYŁĄCZONA

Zawiera: proponowaną odpowiedź dla klienta

Wymagane działanie: odpowiedź APPROVE wysyła treść bez zmian, a odpowiedź z poprawionym tekstem wysyła Państwa wersję

🤔 Pytanie zwrotne [LEARN-token] [Q-xxxx] (do Państwa)

Kiedy: brakuje wiedzy potrzebnej do odpowiedzi na pytanie klienta

Zawiera: opis tego, jaka dokładnie informacja jest potrzebna

Wymagane działanie: prosimy odpowiedzieć informacją lub załączyć dokumenty — system nauczy się jej i automatycznie odpowie klientowi

⏰ Przypomnienie (do Państwa)

Kiedy: 2 dni po e-mailu z pytaniem zwrotnym, na który nie udzielili Państwo odpowiedzi

Wymagane działanie: prosimy odpowiedzieć na pierwotny e-mail [Q-xxxx], zanim oczekujące pytanie wygaśnie

🙏 Potwierdzenie i przekierowanie (do Państwa klienta)

Potwierdzenie: wysyłane natychmiast, gdy na pytanie nie można jeszcze odpowiedzieć — “otrzymaliśmy Państwa pytanie”

Przekierowanie: po 5 dniach (konfigurowalne) bez Państwa odpowiedzi klient jest uprzejmie proszony o bezpośredni kontakt z Państwem

Wymagane działanie: żadne — to automatyczna obsługa klienta, gdy są Państwo zajęci

📊 Email Reports (do Państwa)

Kiedy: regularne raporty z przetwarzania (wszystkie plany)

Zawiera: czego system się nauczył, na co odpowiedział, co oczekuje oraz ile kredytów wykorzystano

Wymagane działanie: żadne — to szybki przegląd pracy Państwa bazy wiedzy

🎯 Szybki przewodnik po konfiguracji

Konfiguracja Mail2KNOW zajmuje tylko kilka minut:

• Krok 1: prosimy kupić lub aktywować Mail2KNOW pod adresem BOTS4.me/product/mail2know (pierwszy miesiąc gratis)
• Krok 2: prosimy dodać konto e-mail w Team Account Management pod adresem BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP lub OAuth, weryfikowane automatycznie
• Krok 3: prosimy otworzyć zakładkę Mail2KNOW i skopiować token uczący (generowany automatycznie przy pierwszym uruchomieniu)
• Krok 4: prosimy wysłać pierwszy e-mail z tokenem w temacie i kilkoma załączonymi dokumentami — a następnie sprawdzić potwierdzenie
• Krok 5: prosimy wysłać testowe pytanie z innego adresu, sprawdzić e-mail z wersją roboczą [D-xxxx] i odpowiedzieć APPROVE
• Krok 6: gdy nabiorą Państwo pewności co do odpowiedzi, prosimy włączyć Send answers automatically
• Krok 7: prosimy udostępnić adres klientom (np. [email protected])

📧 Konfiguracja konta e-mail

Jedno konto na jedną bazę wiedzy: Mail2KNOW działa z JEDNYM kontem e-mail, dodanym w Team Account Management tak jak konta e-mail wszystkich pozostałych aplikacji BOTS4.me.

Obsługiwani dostawcy: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange oraz dowolny dostawca IMAP/SMTP — połączenia są weryfikowane automatycznie przy dodawaniu.

Harmonogram: domyślnie uruchamia się codziennie, także w weekendy — w zakładce Sterowanie mogą Państwo przełączyć na tygodniowy lub miesięczny. Godziny pracy można skonfigurować, jeśli wolą Państwo przetwarzanie tylko w godzinach roboczych.

🔧 Ustawienia Mail2KNOW

Konfiguracja w: zakładce Mail2KNOW pod adresem BOTS4.me/bots

• Answer language: język, w którym udzielane są odpowiedzi klientom (obsługiwanych 31)
• Client email: jedyny adres uprawniony do uczenia bazy wiedzy oraz odbierania wersji roboczych i pytań zwrotnych
• Company name: używana w podpisach odpowiedzi
• Pending expiry days: jak długo czeka pytanie zwrotne bez odpowiedzi, zanim klient otrzyma uprzejme przekierowanie (domyślnie 5 dni)
• Send answers automatically: domyślnie WYŁĄCZONE — prosimy włączyć, gdy nabiorą Państwo pewności (od planu Family)

🔒 Bezpieczeństwo — podwójnie chroniona nauka

• Dwa zabezpieczenia uczenia: e-mail uczący musi zawierać Państwa tajny token w temacie ORAZ pochodzić z zarejestrowanego adresu client email — nikt inny nie umieści wiedzy w Państwa bazie
• Szyfrowane przechowywanie: Państwa wiedza jest przechowywana w postaci zaszyfrowanej, oddzielnie dla każdego klienta — nigdy nie jest udostępniana ani wykorzystywana dla klientów innych firm
• Ochrona przed pętlą: e-maile generowane automatycznie (no-reply, powiadomienia o niedostarczeniu, listy mailingowe) nigdy nie otrzymują odpowiedzi

💳 Kredyty i rozliczenia

Ten sam system co we wszystkich aplikacjach BOTS4.me: prosimy wybrać plan subskrypcji i w dowolnej chwili doładować dodatkowe kredyty.

• Nauka: każdy nauczony dokument kosztuje kredyty (minimum 2)
• Odpowiadanie: każde pytanie z odpowiedzią kosztuje kredyty (minimum 2)
• Duplikaty są bezpłatne: ponownie wysłane niezmienione dokumenty są wykrywane po skrócie treści i nie są naliczane

Więcej o kredytach na BOTS4.me/credits.

💡 Wskazówki dla zaawansowanych

• Prosimy zacząć od FAQ: najpierw warto przesłać istniejącą stronę FAQ, cennik i regulamin — pokrywają one większość pytań klientów
• Prosimy szybko odpowiadać na pytania zwrotne: każda odpowiedź na [Q-xxxx] trwale uczy system — kilka odpowiedzi w pierwszym tygodniu oszczędza godziny później
• Na początku warto pozostać w trybie wersji roboczej: prosimy zatwierdzić kilka wersji roboczych [D-xxxx] przed włączeniem wysyłki automatycznej
• Aktualizacja przez ponowne wysłanie: nowy cennik? Wystarczy przesłać go ponownie — artykuły o tym samym tytule automatycznie zastąpią starą wersję
• Dwie bazy wiedzy? Prosimy użyć jednego konta/zamówienia dla klientów i osobnego dla wewnętrznej wiedzy firmowej

📋 Co pokazuje każdy wpis w logu

• Znacznik czasu: kiedy nastąpiło przetwarzanie
• E-mail nadawcy: kto wysłał e-mail
• Podjęte działanie: nauczono, odpowiedziano, utworzono wersję roboczą, wysłano pytanie zwrotne lub zignorowano (wiadomość generowana automatycznie)
• Wykryte dokumenty: które typy załączników zostały przetworzone podczas nauki
• Wykorzystane kredyty: ile naliczono za każdy nauczony dokument lub pytanie z odpowiedzią

⚠️ Co robić w razie błędów

• Błędy połączenia e-mail: prosimy sprawdzić konto e-mail w Team Account Management na /bots — i ponownie zweryfikować dane IMAP/SMTP lub OAuth
• E-mail uczący nieprzetworzony: prosimy sprawdzić, czy token znajduje się w TEMACIE i czy e-mail został wysłany z zarejestrowanego adresu client email
• Odpowiedź niewysłana: prosimy sprawdzić, czy funkcja Send answers automatically jest WYŁĄCZONA — odpowiedź prawdopodobnie czeka jako wersja robocza [D-xxxx] w Państwa skrzynce client email
• Utrzymujące się problemy: prosimy skontaktować się ze wsparciem na BOTS4.me/contact

Prosimy filtrować logi według poziomu (success, info, warning, error), aby szybko znaleźć to, co wymaga uwagi.

Tydzień 1 — zasilanie i trenowanie

Prosimy przesyłać istniejące dokumenty partiami — FAQ, cenniki, regulaminy, karty produktów — i przeglądać każdy e-mail potwierdzający. Funkcję Send answers automatically warto pozostawić WYŁĄCZONĄ: prosimy sprawdzać każdą wersję roboczą [D-xxxx] i odpowiadać APPROVE lub poprawkami. Prosimy niezwłocznie odpowiadać na każde pytanie zwrotne [Q-xxxx] — każde z nich trwale wypełnia lukę w wiedzy.

Tydzień 2 i kolejne — tryb autonomiczny

Gdy wersje robocze konsekwentnie wyglądają poprawnie, prosimy włączyć Send answers automatically. Od tej chwili widzą Państwo już tylko pytania zwrotne dotyczące naprawdę nowych kwestii oraz regularne raporty e-mailowe. Wiedzę prosimy aktualizować zawsze, gdy coś się zmieni — wystarczy przesłać nowy dokument z Państwa tokenem.

🏆 Sprawdzona praktyka

Prosimy udostępnić adres Mail2KNOW jako oficjalny adres wsparcia (np. [email protected]), gdy tryb autonomiczny będzie już włączony. Potrzebują Państwo drugiej bazy wiedzy dla wewnętrznego know-how firmy? Prosimy użyć osobnego konta i zamówienia — bazy wiedzy są ściśle rozdzielone dla każdego konta.