Mail2KNOW

🔑 Váš učicí token

Formát: LEARN-xxxxxxxxxxxx — tajný kód jedinečný pro Váš účet

Kde jej najdete: V záložce Mail2KNOW Vašeho panelu na BOTS4.me/bots — s praktickým tlačítkem pro kopírování. Generuje se automaticky při prvním spuštění Vašeho předplatného.

Jak jej použít: Vložte token kamkoli do PŘEDMĚTU e-mailu odeslaného (nebo přeposlaného) na Vaši e-mailovou adresu Mail2KNOW.

Kdo smí učit: Jako učební materiál se přijímají pouze e-maily přicházející z Vaší registrované klientské e-mailové adresy — samotný token nestačí (viz Zabezpečení níže).

📎 Co můžete poslat

Každá příloha se zpracuje jako samostatný dokument:

• Dokumenty Word — manuály, popisy produktů, interní návody (od úrovně Family)
• Excel / CSV — ceníky, tabulky produktů, parametrové listy (CSV od úrovně Personal, Excel od úrovně Family)
• PDF — katalogy, technické listy, obchodní podmínky (od úrovně Family); naskenovaná PDF přes OCR na úrovni Business
• Obrázky — vyfotografované dokumenty, snímky obrazovky (úroveň Business)
• Soubory HTML a prostý text — exportované webové stránky, poznámky (všechny úrovně)
• Samotné tělo e-mailu — stačí napsat znalosti přímo do textu e-mailu (všechny úrovně)

🗂️ Automatické kategorie

Jak to funguje: AI převede každý dokument na jeden nebo více znalostních článků a každý článek zařadí do kategorie (např. “Ceny”, “Doprava”, “Specifikace produktů”).

Není potřeba nic nastavovat: Kategorie se vytvářejí a přiřazují automaticky — maximálně 15 kategorií, aby Vaše znalostní báze zůstala přehledná.

♻️ Aktualizace znalostí — vítězí nová verze

Jak opravit nebo aktualizovat: Pošlete aktualizovaný dokument, z něhož vznikne článek se stejným názvem ve stejné kategorii — nový článek automaticky nahradí starší verzi.

Nic se neztratí: Stará verze zůstává archivovaná, takže máte vždy k dispozici historii.

Duplicity nic nestojí: Pokud znovu pošlete dokument, který se nezměnil, Mail2KNOW jej rozpozná podle hashe obsahu, přeskočí jej a nestrhne žádné kredity.

✉️ Potvrzovací e-mail

Po každém učicím e-mailu obdržíte potvrzení s přesným výčtem toho, co se systém naučil: které dokumenty byly zpracovány, které články byly vytvořeny nebo aktualizovány a jejich kategorie.

Tip: Po každé dávce potvrzení zběžně projděte — je to nejrychlejší způsob, jak ověřit, že Vaše znalostní báze obsahuje to, co si myslíte.

🌍 Učte v jednom jazyce, odpovídejte v 31

Mail2KNOW můžete učit v jakémkoli jazyce — a zákazníkům se odpovídá v nastaveném jazyce odpovědí (nastavení Jazyk aplikace), přičemž podporováno je 31 jazyků. Učte slovensky, odpovídejte německy. Učte anglicky, odpovídejte francouzsky. Znalosti se přenesou automaticky. Pokud zákazník píše zjevně jiným jazykem, Mail2KNOW odpoví v jeho jazyce.

🤖 Jak vzniká odpověď

Krok 1: AI přečte otázku zákazníka a vybere z Vaší báze relevantní znalostní články

Krok 2: Sestaví odpověď v nastaveném jazyce odpovědí (nastavení language; podporováno je 31 jazyků)

Krok 3: Pokud si je AI jistá, odpověď je připravena k odeslání — způsob odeslání závisí na funkci Send answers automatically níže

Pokud znalost chybí: Žádné vymýšlení — místo toho se spustí smyčka zpětných otázek (viz další sekce)

📝 Režim konceptu — každou odpověď schvalujete Vy (výchozí)

Výchozí chování: Funkce Send answers automatically je VYPNUTÁ — k zákazníkovi se nedostane nic bez Vašeho souhlasu.

Co obdržíte: E-mail s konceptem s označením [D-xxxx] v předmětu, který obsahuje navrhovanou odpověď.

Pro odeslání beze změny: Jednoduše odpovězte APPROVE — odpověď odejde zákazníkovi nezměněná.

Pro odeslání Vaší verze: Odpovězte upraveným textem — místo konceptu se odešle Vaše upravená verze.

Pro zahození: Odpovězte REJECT (nebo CANCEL) — koncept se uzavře a zákazníkovi se nic neodešle.

🚀 Automatické odesílání odpovědí (od úrovně Family)

Co dělá: Když je ZAPNUTO, jisté odpovědi se posílají zákazníkům okamžitě — žádný koncept, žádné čekání na Vás.

Výchozí stav: VYPNUTO u každého předplatného. Zapněte je v záložce Mail2KNOW na BOTS4.me/bots, jakmile budete odpovědím, které vidíte v režimu konceptu, důvěřovat.

Doporučení: Prvních pár dní jeďte v režimu konceptu, schvalte několik odpovědí a poté zapněte automatické odesílání.

✍️ Vlastní podpis (od úrovně Family)

Profesionální odpovědi: Odchozí odpovědi jsou podepsané názvem Vaší firmy (nastaveno v nastavení Mail2KNOW) a Vaším vlastním podpisem — zákazníci vidí odpověď od Vaší firmy, ne od bota.

ℹ️ Na co se nikdy neodpovídá

Automaticky generované e-maily jsou rozpoznány a ignorovány: adresy no-reply, vrácené zprávy, mailing listy a newslettery. Mail2KNOW se nikdy nezasekne v e-mailové smyčce a nikdy neplýtvá kredity odpovídáním robotům.

🙏 Krok 1 — zákazník obdrží potvrzení

Zákazník okamžitě obdrží zdvořilý e-mail “Vaši otázku jsme přijali”, takže ví, že jeho zpráva nezmizela do prázdna.

📨 Krok 2 — obdržíte e-mail se zpětnou otázkou

Předmět: [LEARN-token] [Q-xxxx] — popisuje přesně to, jaká informace chybí k zodpovězení zákazníka.

Co udělat: Stačí kliknout na Odpovědět a napsat informaci vlastními slovy — nebo přiložit dokumenty, které ji obsahují. Protože Váš učicí token už je v předmětu, Vaše odpověď je automaticky učicím e-mailem.

⚡ Krok 3 — naučit se A ZÁROVEŇ odpovědět, automaticky

Vaše odpověď se převede na znalostní články a čekající zákazník automaticky obdrží svou odpověď — nikdy nemusíte zákazníkovi psát sami.

Trvalý efekt: Další zákazník, který se zeptá na totéž, dostane okamžitou odpověď. Každá zpětná otázka dělá Vaši znalostní bázi chytřejší.

⏰ Připomínky a zdvořilé předání

Po 2 dnech bez Vaší odpovědi obdržíte jednu připomínku.

Po 5 dnech (nastavitelné přes nastavení pending expiry days) obdrží zákazník zdvořilý e-mail s předáním a doporučením kontaktovat Vás přímo — žádná otázka tak nezůstane viset navždy.

✅ Potvrzení o učení (Vám)

Kdy: Po každém učicím e-mailu, který pošlete

Obsahuje: Které dokumenty byly zpracovány a které znalostní články byly vytvořeny nebo aktualizovány, včetně jejich kategorií

Potřebná akce: Žádná — zběžně jej projděte a ověřte výsledek učení

📝 Koncept odpovědi [D-xxxx] (Vám)

Kdy: Otázka zákazníka byla s jistotou zodpovězena a Send answers automatically je vypnuto

Obsahuje: Navrhovanou odpověď pro zákazníka

Potřebná akce: Odpovězte APPROVE pro odeslání beze změny, nebo odpovězte upraveným textem pro odeslání Vaší verze

🤔 Zpětná otázka [LEARN-token] [Q-xxxx] (Vám)

Kdy: Chybí znalost k zodpovězení otázky zákazníka

Obsahuje: Popis toho, jaká informace je přesně potřeba

Potřebná akce: Odpovězte s informací nebo přiložte dokumenty — systém se to naučí a automaticky odpoví zákazníkovi

⏰ Připomínka (Vám)

Kdy: 2 dny po e-mailu se zpětnou otázkou, na který jste neodpověděli

Potřebná akce: Odpovězte na původní e-mail [Q-xxxx], než čekající otázka vyprší

🙏 Potvrzení a předání (Vašemu zákazníkovi)

Potvrzení: Odesláno okamžitě, když otázku zatím nelze zodpovědět — “Vaši otázku jsme přijali”

Předání: Po 5 dnech (nastavitelné) bez Vaší odpovědi je zákazník zdvořile požádán, aby Vás kontaktoval přímo

Potřebná akce: Žádná — jde o automatickou péči o zákazníky, zatímco máte práci

📊 Email Reports (Vám)

Kdy: Pravidelné reporty o zpracování (všechny úrovně)

Obsahuje: Co se systém naučil, na co odpověděl, co čeká a kolik kreditů bylo spotřebováno

Potřebná akce: Žádná — rychlý přehled o tom, jak Vaše znalostní báze pracuje

🎯 Rychlý průvodce nastavením

Nastavení Mail2KNOW zabere jen několik minut:

• Krok 1: Kupte si nebo aktivujte Mail2KNOW na BOTS4.me/product/mail2know (první měsíc zdarma)
• Krok 2: Přidejte svůj e-mailový účet v Team Account Management na BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP nebo OAuth, ověřeno automaticky
• Krok 3: Otevřete záložku Mail2KNOW a zkopírujte svůj učicí token (generuje se automaticky při prvním spuštění)
• Krok 4: Pošlete první e-mail s tokenem v předmětu a několika přiloženými dokumenty — poté zkontrolujte potvrzovací odpověď
• Krok 5: Pošlete testovací otázku z jiné adresy, zkontrolujte e-mail s konceptem [D-xxxx] a odpovězte APPROVE
• Krok 6: Až budete odpovědím důvěřovat, zapněte Send answers automatically
• Krok 7: Zveřejněte adresu svým zákazníkům (např. [email protected])

📧 Konfigurace e-mailového účtu

Jeden účet na jednu znalostní bázi: Mail2KNOW pracuje s JEDNÍM e-mailovým účtem, přidaným v Team Account Management stejně jako e-mailové účty všech ostatních aplikací BOTS4.me.

Podporovaní poskytovatelé: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange a jakýkoli poskytovatel IMAP/SMTP — připojení se při přidání automaticky ověřují.

Rozvrh: Ve výchozím nastavení běží denně, včetně víkendů — v záložce Ovládání lze přepnout na týdenní nebo měsíční. Provozní hodiny lze nastavit, pokud preferujete zpracování pouze v pracovní době.

🔧 Nastavení Mail2KNOW

Nastavíte v: záložce Mail2KNOW na BOTS4.me/bots

• Answer language: Jazyk, ve kterém se odpovídá zákazníkům (podporováno je 31 jazyků)
• Client email: Jediná adresa, která smí učit znalostní bázi a dostávat koncepty a zpětné otázky
• Company name: Používá se v podpisech odpovědí
• Pending expiry days: Jak dlouho čeká nezodpovězená zpětná otázka, než zákazník obdrží zdvořilé předání (výchozí hodnota 5 dní)
• Send answers automatically: Ve výchozím nastavení VYPNUTO — zapněte, až si budete jistí (od úrovně Family)

🔒 Zabezpečení — dvojitě chráněné učení

• Dva zámky na učení: Učicí e-mail musí obsahovat Váš tajný token v předmětu A ZÁROVEŇ přijít z registrované klientské e-mailové adresy — nikdo jiný nemůže do Vaší báze vložit znalosti
• Šifrované úložiště: Vaše znalosti jsou uloženy šifrovaně, odděleně pro každého klienta — nikdy se nesdílejí, nikdy se nepoužijí pro zákazníky někoho jiného
• Ochrana proti smyčkám: Na automaticky generované e-maily (no-reply, vrácené zprávy, mailing listy) se nikdy neodpovídá

💳 Kredity a fakturace

Stejný systém jako u všech aplikací BOTS4.me: Vyberte si úroveň předplatného a kdykoli si dokupte další kredity.

• Učení: Každý naučený dokument stojí kredity (minimálně 2)
• Odpovídání: Každá zodpovězená otázka stojí kredity (minimálně 2)
• Duplicity jsou zdarma: Znovu odeslané nezměněné dokumenty se rozpoznají podle hashe obsahu a nejsou zpoplatněny

Více o kreditech se dozvíte na BOTS4.me/credits.

💡 Tipy pro pokročilé

• Začněte svým FAQ: Nejprve přepošlete svou stávající stránku FAQ, ceník a obchodní podmínky — pokrývají většinu otázek zákazníků
• Odpovídejte na zpětné otázky rychle: Každá odpověď [Q-xxxx] naučí systém natrvalo — několik odpovědí v prvním týdnu ušetří hodiny později
• Zůstaňte nejprve v režimu konceptu: Než zapnete automatické odesílání, schvalte několik konceptů [D-xxxx]
• Aktualizujte opětovným odesláním: Nový ceník? Stačí jej znovu přeposlat — články se stejným názvem automaticky nahradí starou verzi
• Dvě znalostní báze? Použijte jeden účet a objednávku pro zákazníky a samostatné pro interní firemní znalosti

📋 Co každý záznam v logu ukazuje

• Časové razítko: kdy zpracování proběhlo
• E-mail odesílatele: kdo e-mail poslal
• Provedená akce: Naučeno, zodpovězeno, koncept vytvořen, zpětná otázka odeslána, nebo ignorováno (automaticky generováno)
• Zjištěné dokumenty: Které typy příloh byly během učení zpracovány
• Spotřebované kredity: Co bylo účtováno za každý naučený dokument nebo zodpovězenou otázku

⚠️ Co dělat při chybách

• Chyby připojení k e-mailu: Zkontrolujte svůj e-mailový účet v Team Account Management na /bots — znovu ověřte přihlašovací údaje IMAP/SMTP nebo OAuth
• Učicí e-mail nebyl zpracován: Ověřte, že je token v PŘEDMĚTU a že e-mail byl odeslán z Vaší registrované klientské e-mailové adresy
• Odpověď nebyla odeslána: Zkontrolujte, zda není Send answers automatically vypnuto — odpověď pravděpodobně čeká jako koncept [D-xxxx] ve Vaší klientské schránce
• Přetrvávající potíže: kontaktujte podporu na BOTS4.me/contact

Filtrujte logy podle úrovně (success, info, warning, error) a rychle najdete, co vyžaduje pozornost.

Týden 1 — plnění a trénink

Přeposílejte své stávající dokumenty po dávkách — FAQ, ceníky, obchodní podmínky, produktové listy — a zběžně projděte každý potvrzovací e-mail. Nechte Send answers automatically VYPNUTÉ: zkontrolujte každý koncept [D-xxxx] a odpovězte APPROVE nebo úpravami. Na každou zpětnou otázku [Q-xxxx] odpovězte neprodleně — každá z nich natrvalo zaplní mezeru ve znalostech.

Týden 2 a dále — autonomní režim

Jakmile budou koncepty trvale vypadat správně, zapněte Send answers automatically. Od té chvíle uvidíte jen zpětné otázky u skutečně nových otázek a pravidelné e-mailové reporty. Znalosti aktualizujte vždy, když se něco změní — stačí přeposlat nový dokument s Vaším tokenem.

🏆 Osvědčený postup

Jakmile je autonomní režim zapnutý, zveřejněte adresu Mail2KNOW jako svou oficiální adresu podpory (např. [email protected]). Potřebujete druhou znalostní bázi pro interní firemní know-how? Použijte samostatný účet a objednávku — znalostní báze jsou přísně oddělené pro každý účet.