Mail2KNOW

🔑 Ваш токен навчання

Формат: LEARN-xxxxxxxxxxxx — секретний код, унікальний для вашого облікового запису

Де його знайти: на вкладці Mail2KNOW вашої панелі керування на BOTS4.me/bots — із зручною кнопкою копіювання. Він створюється автоматично під час першого запуску вашої підписки.

Як його використовувати: вставте токен у будь-яке місце ТЕМИ листа, надісланого (або пересланого) на вашу адресу Mail2KNOW.

Хто може навчати: як навчальний матеріал приймаються лише листи, надіслані з вашої зареєстрованої клієнтської адреси електронної пошти — самого лише токена недостатньо (див. розділ «Безпека» нижче).

📎 Що можна надсилати

Кожне вкладення обробляється як окремий документ:

• Документи Word — інструкції, описи товарів, внутрішні настанови (тариф Family і вище)
• Excel / CSV — прайс-листи, таблиці товарів, специфікації параметрів (CSV з тарифу Personal, Excel з тарифу Family)
• PDF — каталоги, технічні описи, умови та положення (тариф Family і вище); скановані PDF через OCR на тарифі Business
• Зображення — сфотографовані документи, знімки екрана (тариф Business)
• Файли HTML і звичайного тексту — експортовані вебсторінки, нотатки (усі тарифи)
• Сам текст листа — просто напишіть знання прямо в тексті листа (усі тарифи)

🗂️ Автоматичні категорії

Як це працює: ШІ перетворює кожен документ на одну або кілька статей бази знань і відносить кожну статтю до категорії (наприклад, «Ціни», «Доставка», «Характеристики товарів»).

Налаштування не потрібне: категорії створюються та призначаються автоматично — щонайбільше 15 категорій, щоб ваша база знань лишалася впорядкованою.

♻️ Оновлення знань — перемагає нова версія

Як виправити або оновити: надішліть оновлений документ, з якого утвориться стаття з тією самою назвою в тій самій категорії — нова стаття автоматично замінює попередню версію.

Нічого не втрачається: стара версія зберігається в архіві, тож у вас завжди є історія.

Дублікати нічого не коштують: якщо ви повторно надішлете незмінений документ, Mail2KNOW розпізнає його за хешем вмісту, пропустить і не спише кредити.

✉️ Лист-підтвердження

Після кожного навчального листа ви отримуєте підтвердження з точним переліком засвоєного: які документи було оброблено, які статті створено чи оновлено та до яких категорій вони належать.

Порада: переглядайте підтвердження після кожної партії — це найшвидший спосіб переконатися, що у вашій базі знань є саме те, що ви думаєте.

🌍 Навчайте однією мовою, відповідайте 31

Ви можете навчати Mail2KNOW будь-якою мовою — а клієнти отримують відповіді налаштованою мовою відповідей (параметр Мова застосунку), причому підтримується 31 мова. Навчайте словацькою, відповідайте німецькою. Навчайте англійською, відповідайте французькою. Знання переносяться автоматично. Якщо клієнт явно пише іншою мовою, Mail2KNOW відповідає його мовою.

🤖 Як формується відповідь

Крок 1: ШІ читає запитання клієнта й добирає з вашої бази відповідні статті знань

Крок 2: він складає відповідь налаштованою вами мовою відповідей (параметр мова; підтримується 31)

Крок 3: якщо ШІ впевнений, відповідь готова до надсилання — спосіб надсилання залежить від функції Надсилати відповіді автоматично, описаної нижче

Якщо знань бракує: жодних здогадів — натомість запускається Цикл зустрічних запитань (див. наступний розділ)

📝 Режим чернеток — кожну відповідь затверджуєте ви (за замовчуванням)

Поведінка за замовчуванням: функцію Надсилати відповіді автоматично вимкнено — без вашого схвалення клієнту нічого не надходить.

Що ви отримуєте: лист-чернетку з [D-xxxx] у темі, що містить запропоновану відповідь.

Щоб надіслати без змін: просто відповідайте APPROVE — відповідь піде клієнту без змін.

Щоб надіслати свою версію: відповідайте відредагованим текстом — замість чернетки буде надіслано вашу версію.

Щоб відхилити: Відповідайте REJECT (або CANCEL) — чернетку буде закрито, і клієнту нічого не надсилається.

🚀 Надсилати відповіді автоматично (тариф Family і вище)

Що робить: коли УВІМКНЕНО, впевнені відповіді надсилаються клієнтам одразу — без чернетки й без очікування на вас.

За замовчуванням: ВИМКНЕНО для кожної підписки. Увімкніть її на вкладці Mail2KNOW на BOTS4.me/bots, коли почнете довіряти відповідям, які бачите в режимі чернеток.

Рекомендація: перші дні працюйте в режимі чернеток, затвердіть кілька відповідей, а потім увімкніть автоматичне надсилання.

✍️ Власний підпис (тариф Family і вище)

Професійні відповіді: вихідні відповіді підписуються назвою вашої компанії (задається в налаштуваннях Mail2KNOW) і вашим власним підписом — клієнти бачать відповідь від вашої компанії, а не від бота.

ℹ️ На що ніколи не надходить відповідь

Автоматично згенеровані листи розпізнаються та ігноруються: адреси no-reply, повідомлення про недоставку, розсилки та новинні листи. Mail2KNOW ніколи не застрягає в поштовій петлі і ніколи не витрачає кредити на відповіді роботам.

🙏 Крок 1 — клієнт отримує підтвердження отримання

Клієнт одразу отримує ввічливий лист «ми отримали ваше запитання», тож він знає, що його повідомлення не зникло в порожнечі.

📨 Крок 2 — ви отримуєте лист із зустрічним запитанням

Тема: [LEARN-token] [Q-xxxx] — з описом того, якої саме інформації бракує, щоб відповісти клієнту.

Що робити: просто натисніть Відповісти і напишіть інформацію звичайними словами — або долучіть документи, які її містять. Оскільки ваш токен навчання вже стоїть у темі, ваша відповідь автоматично стає навчальним листом.

⚡ Крок 3 — навчання І відповідь, автоматично

Ваша відповідь перетворюється на статті бази знань, а клієнт, який чекає, автоматично отримує свою відповідь — вам ніколи не доводиться писати клієнту самостійно.

Тривалий ефект: наступний клієнт із таким самим запитанням отримає миттєву відповідь. Кожне зустрічне запитання робить вашу базу знань розумнішою.

⏰ Нагадування і ввічливе перенаправлення до людини

Через 2 дні без вашої відповіді ви отримуєте одне нагадування.

Через 5 днів (налаштовується параметром термін очікування відповіді) клієнт отримує ввічливий лист із пропозицією звернутися до вас напряму — тож жодне запитання не залишається без уваги назавжди.

✅ Підтвердження навчання (вам)

Коли: після кожного надісланого вами навчального листа

Містить: які документи було оброблено і які статті бази знань було створено чи оновлено, разом з їхніми категоріями

Потрібна дія: жодної — перегляньте його, щоб перевірити результат навчання

📝 Чернетка відповіді [D-xxxx] (вам)

Коли: на запитання клієнта отримано впевнену відповідь, а Надсилати відповіді автоматично вимкнено

Містить: запропоновану відповідь для клієнта

Потрібна дія: відповідайте APPROVE, щоб надіслати без змін, або відповідайте відредагованим текстом, щоб надіслати свою версію

🤔 Зустрічне запитання [LEARN-token] [Q-xxxx] (вам)

Коли: бракує знань, щоб відповісти на запитання клієнта

Містить: опис того, яка саме інформація потрібна

Потрібна дія: відповідайте потрібною інформацією або долучіть документи — система засвоїть їх і автоматично відповість клієнту

⏰ Нагадування (вам)

Коли: через 2 дні після листа із зустрічним запитанням, на який ви не відповіли

Потрібна дія: відповідайте на початковий лист [Q-xxxx], поки не минув термін очікування запитання

🙏 Підтвердження отримання і перенаправлення до людини (вашому клієнту)

Підтвердження отримання: надсилається одразу, коли на запитання поки що неможливо відповісти — «ми отримали ваше запитання»

Перенаправлення до людини: якщо через 5 днів (значення налаштовується) вашої відповіді немає, клієнта ввічливо просять звернутися до вас напряму

Потрібна дія: жодної — це автоматична турбота про клієнта, поки ви зайняті

📊 Звіти електронною поштою (вам)

Коли: регулярні звіти про обробку (усі тарифи)

Містить: що було засвоєно, на що дано відповідь, що очікує на рішення і скільки кредитів витрачено

Потрібна дія: жодної — це стислий огляд роботи вашої бази знань

🎯 Короткий посібник із налаштування

Налаштування Mail2KNOW займе лише кілька хвилин:

• Крок 1: придбайте або активуйте Mail2KNOW на BOTS4.me/product/mail2know (перший місяць безкоштовно)
• Крок 2: додайте свій поштовий обліковий запис у Team Account Management на BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP або OAuth, перевіряється автоматично
• Крок 3: відкрийте вкладку Mail2KNOW і скопіюйте свій токен навчання (створюється автоматично під час першого запуску)
• Крок 4: надішліть перший лист із токеном у темі та кількома вкладеними документами — після цього перевірте лист-підтвердження
• Крок 5: надішліть тестове запитання з іншої адреси, перегляньте лист-чернетку [D-xxxx] і відповідайте APPROVE
• Крок 6: коли ви будете впевнені у відповідях, увімкніть Надсилати відповіді автоматично
• Крок 7: повідомте цю адресу своїм клієнтам (наприклад, [email protected])

📧 Налаштування поштового облікового запису

Один обліковий запис на одну базу знань: Mail2KNOW працює з ОДНИМ поштовим обліковим записом, доданим у Team Account Management так само, як поштові облікові записи всіх інших застосунків BOTS4.me.

Підтримувані провайдери: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange і будь-який провайдер IMAP/SMTP — підключення перевіряються автоматично під час додавання.

Розклад: за замовчуванням запускається щодня, включно з вихідними — на вкладці Керування можна перемкнути на щотижневий або щомісячний запуск. Робочі години налаштовуються, якщо ви віддаєте перевагу обробці лише в робочий час.

🔧 Налаштування Mail2KNOW

Де налаштувати: вкладка Mail2KNOW на BOTS4.me/bots

• Мова відповідей: мова, якою відповідають клієнтам (підтримується 31)
• Клієнтська адреса: єдина адреса, якій дозволено навчати базу знань і отримувати чернетки та зустрічні запитання
• Назва компанії: використовується в підписах до відповідей
• Термін очікування відповіді (днів): скільки зустрічне запитання без відповіді чекає, перш ніж клієнт отримає ввічливе перенаправлення до людини (за замовчуванням 5 днів)
• Надсилати відповіді автоматично: за замовчуванням вимкнено — увімкніть, коли будете впевнені (тариф Family і вище)

🔒 Безпека — подвійний захист навчання

• Два замки на навчанні: навчальний лист має містити ваш секретний токен у темі І надходити із зареєстрованої клієнтської адреси — ніхто інший не зможе додати знання до вашої бази
• Зашифроване зберігання: ваші знання зберігаються в зашифрованому вигляді, окремо для кожного клієнта — ніколи не передаються і ніколи не використовуються для чужих клієнтів
• Захист від зациклення: на автоматично згенеровані листи (no-reply, повідомлення про недоставку, розсилки) відповіді ніколи не надсилаються

💳 Кредити та оплата

Та сама система, що й у всіх застосунках BOTS4.me: оберіть тариф підписки й будь-коли докуповуйте додаткові кредити.

• Навчання: кожен засвоєний документ коштує кредити (мінімум 2)
• Відповіді: кожна відповідь на запитання коштує кредити (мінімум 2)
• Дублікати безкоштовні: повторно надіслані незмінені документи розпізнаються за хешем вмісту і не тарифікуються

Докладніше про кредити — на BOTS4.me/credits.

💡 Поради професіоналів

• Почніть зі свого FAQ: спершу перешліть наявну сторінку FAQ, прайс-лист і умови — вони охоплюють більшість запитань клієнтів
• Швидко відповідайте на зустрічні запитання: кожна відповідь [Q-xxxx] навчає систему назавжди — кілька відповідей першого тижня заощадять години згодом
• Спершу залишайтеся в режимі чернеток: затвердіть кілька чернеток [D-xxxx], перш ніж вмикати автоматичне надсилання
• Оновлення повторним надсиланням: новий прайс-лист? Просто перешліть його знову — статті з тією самою назвою автоматично замінюють стару версію
• Дві бази знань? Використовуйте один обліковий запис або замовлення для клієнтів і окремий — для внутрішніх знань компанії

📋 Що показує кожен запис журналу

• Позначка часу: коли відбулася обробка
• Адреса відправника: хто надіслав лист
• Виконана дія: засвоєно, надано відповідь, створено чернетку, надіслано зустрічне запитання або проігноровано (генерується автоматично)
• Виявлені документи: які типи вкладень було оброблено під час навчання
• Використані кредити: скільки списано за кожен засвоєний документ або кожну відповідь на запитання

⚠️ Що робити в разі помилок

• Помилки підключення до пошти: перевірте свій поштовий обліковий запис у Team Account Management на /bots — повторно перевірте облікові дані IMAP/SMTP або OAuth
• Навчальний лист не оброблено: переконайтеся, що токен указано в ТЕМІ, а лист надіслано з вашої зареєстрованої клієнтської адреси електронної пошти
• Відповідь не надіслано: перевірте, чи не вимкнено Надсилати відповіді автоматично — імовірно, відповідь чекає у вигляді чернетки [D-xxxx] у вашій клієнтській поштовій скриньці
• Постійні проблеми: зверніться до підтримки на BOTS4.me/contact

Фільтруйте журнали за рівнем (успіх, інформація, попередження, помилка), щоб швидко знаходити те, що потребує уваги.

Тиждень 1 — наповнення та навчання

Пересилайте наявні документи партіями — FAQ, прайс-листи, умови, специфікації товарів — і переглядайте кожен лист-підтвердження. Тримайте Надсилати відповіді автоматично вимкненим: перевіряйте кожну чернетку [D-xxxx] і відповідайте APPROVE або з правками. Оперативно відповідайте на кожне зустрічне запитання [Q-xxxx] — кожне з них назавжди закриває прогалину в знаннях.

Тиждень 2 і далі — автономний режим

Коли чернетки почнуть стабільно виглядати правильно, увімкніть Надсилати відповіді автоматично. Відтоді ви бачитимете лише зустрічні запитання щодо справді нових тем і регулярні звіти електронною поштою. Оновлюйте знання щоразу, коли щось змінюється — просто перешліть новий документ зі своїм токеном.

🏆 Рекомендована практика

Повідомте адресу Mail2KNOW своїм клієнтам як офіційну адресу підтримки (наприклад, [email protected]), коли автономний режим буде ввімкнено. Потрібна друга база знань для внутрішніх знань компанії? Скористайтеся окремим обліковим записом і окремим замовленням — бази знань строго розділені за обліковими записами.