Mail2KNOW

🔑 Váš Learning token

Formát: LEARN-xxxxxxxxxxxx — tajný kód jedinečný pre váš účet

Kde ho nájdete: V záložke Mail2KNOW vo vašom dashboarde na BOTS4.me/bots — s praktickým tlačidlom na kopírovanie. Generuje sa automaticky pri prvom spustení vášho predplatného.

Ako ho použiť: Vložte token kdekoľvek do PREDMETU emailu, ktorý pošlete (alebo prepošlete) na vašu Mail2KNOW emailovú adresu.

Kto môže učiť: Ako učiaci materiál sa prijímajú iba emaily z vašej registrovanej klientskej emailovej adresy — samotný token nestačí (pozrite Bezpečnosť nižšie).

📎 Čo môžete posielať

Každá príloha sa spracuje ako samostatný dokument:

• Word dokumenty — manuály, popisy produktov, interné postupy (od Family tarify)
• Excel / CSV — cenníky, tabuľky produktov, parametre (CSV od Personal, Excel od Family)
• PDF — katalógy, technické listy, obchodné podmienky (od Family tarify); naskenované PDF cez OCR v Business tarife
• Obrázky — odfotené dokumenty, screenshoty (Business tarifa)
• HTML a textové súbory — exportované webstránky, poznámky (všetky tarify)
• Samotný text emailu — znalosti môžete napísať priamo do tela emailu (všetky tarify)

🗂️ Automatické kategórie

Ako to funguje: AI prevedie každý dokument na jeden alebo viac znalostných článkov a každý článok zaradí do kategórie (napr. “Ceny”, “Doprava”, “Špecifikácie produktov”).

Bez nastavovania: Kategórie sa vytvárajú a priraďujú automaticky — maximálne 15 kategórií, aby vaša znalostná databáza ostala prehľadná.

♻️ Aktualizácia znalostí — nová verzia vyhráva

Ako opraviť alebo aktualizovať: Pošlite aktualizovaný dokument, z ktorého vznikne článok s rovnakým názvom v rovnakej kategórii — nový článok automaticky nahradí staršiu verziu.

Nič sa nestratí: Stará verzia ostáva archivovaná, takže máte vždy históriu.

Duplikáty sú zadarmo: Ak znovu pošlete nezmenený dokument, Mail2KNOW ho rozpozná podľa obsahového hashu, preskočí ho a neúčtuje kredity.

✉️ Potvrdzovací email

Po každom učiacom emaile dostanete potvrdenie s presným zoznamom, čo sa systém naučil: ktoré dokumenty boli spracované, ktoré články boli vytvorené alebo aktualizované a ich kategórie.

Tip: Po každej dávke si potvrdenie prebehnite — je to najrýchlejší spôsob, ako si overiť, že znalostná databáza obsahuje to, čo si myslíte.

🌍 Učte v jednom jazyku, odpovedajte v 31

Mail2KNOW môžete učiť v akomkoľvek jazyku — a zákazníkom odpovedá v nastavenom jazyku odpovedí (nastavenie Jazyk aplikácie), pričom podporovaných je 31 jazykov. Učte po slovensky, odpovedajte po nemecky. Učte po anglicky, odpovedajte po francúzsky. Znalosti sa prenesú automaticky. Ak zákazník píše zjavne iným jazykom, Mail2KNOW odpovie v jeho jazyku.

🤖 Ako vzniká odpoveď

Krok 1: AI prečíta otázku zákazníka a vyberie relevantné znalostné články z vašej databázy

Krok 2: Zostaví odpoveď v nastavenom jazyku odpovedí (nastavenie language; 31 podporovaných jazykov)

Krok 3: Ak si je AI istá, odpoveď je pripravená na odoslanie — spôsob odoslania závisí od funkcie Send answers automatically nižšie

Ak znalosti chýbajú: Žiadne hádanie — namiesto toho sa spustí ask-back slučka (pozrite ďalšiu sekciu)

📝 Režim konceptov — každú odpoveď schvaľujete vy (predvolené)

Predvolené správanie: Funkcia Send answers automatically je VYPNUTÁ — k zákazníkovi sa nedostane nič bez vášho súhlasu.

Čo dostanete: Koncept emailu s [D-xxxx] v predmete, ktorý obsahuje navrhovanú odpoveď.

Odoslať tak, ako je: Jednoducho odpovedzte APPROVE — odpoveď odíde zákazníkovi bez zmeny.

Odoslať vlastnú verziu: Odpovedzte upraveným textom — namiesto konceptu sa odošle vaša verzia.

Zahodiť koncept: Odpovedzte REJECT (alebo CANCEL) — koncept sa uzavrie a zákazníkovi sa nič neodošle.

🚀 Automatické odosielanie odpovedí (od Family tarify)

Čo robí: Keď je ZAPNUTÉ, isté odpovede sa posielajú zákazníkom okamžite — žiadny koncept, žiadne čakanie na vás.

Predvolené: VYPNUTÉ pre každé predplatné. Zapnete ho v záložke Mail2KNOW na BOTS4.me/bots, keď začnete odpovediam z režimu konceptov dôverovať.

Odporúčanie: Prvé dni nechajte režim konceptov, schváľte zopár odpovedí a až potom zapnite automatické odosielanie.

✍️ Vlastný podpis (od Family tarify)

Profesionálne odpovede: Odchádzajúce odpovede sú podpísané názvom vašej firmy (nastavíte v nastaveniach Mail2KNOW) a vaším vlastným podpisom — zákazníci vidia odpoveď od vašej firmy, nie od robota.

ℹ️ Na čo sa nikdy neodpovedá

Automaticky generované emaily sú rozpoznané a ignorované: no-reply adresy, nedoručenky (bounce) a mailing listy. Mail2KNOW sa nikdy nezacyklí v emailovej slučke a nikdy nemíňa kredity na odpovede robotom.

🙏 Krok 1 — Zákazník dostane potvrdenie

Zákazník okamžite dostane zdvorilý email “vašu otázku sme prijali”, takže vie, že jeho správa nezmizla do prázdna.

📨 Krok 2 — Vy dostanete ask-back email

Predmet: [LEARN-token] [Q-xxxx] — s popisom, aká informácia presne chýba na zodpovedanie otázky zákazníka.

Čo urobiť: Stačí stlačiť Odpovedať a napísať informáciu vlastnými slovami — alebo priložiť dokumenty, ktoré ju obsahujú. Keďže váš Learning token je už v predmete, vaša odpoveď je automaticky učiacim emailom.

⚡ Krok 3 — Naučí sa A odpovie, automaticky

Vaša odpoveď sa prevedie na znalostné články a zároveň čakajúci zákazník automaticky dostane svoju odpoveď — zákazníkovi nemusíte písať vy.

Trvalý efekt: Ďalší zákazník s rovnakou otázkou dostane odpoveď okamžite. Každý ask-back robí vašu znalostnú databázu múdrejšou.

⏰ Pripomienky a zdvorilé odovzdanie

Po 2 dňoch bez vašej odpovede dostanete jednu pripomienku.

Po 5 dňoch (nastaviteľné cez nastavenie pending expiry days) dostane zákazník zdvorilý email s odporúčaním kontaktovať vás priamo — žiadna otázka tak neostane visieť navždy.

✅ Potvrdenie o naučení (pre vás)

Kedy: Po každom učiacom emaile, ktorý pošlete

Obsahuje: Ktoré dokumenty boli spracované a ktoré znalostné články boli vytvorené alebo aktualizované, vrátane kategórií

Potrebná akcia: Žiadna — prebehnite ho na overenie výsledku učenia

📝 Koncept odpovede [D-xxxx] (pre vás)

Kedy: Otázka zákazníka bola s istotou zodpovedaná a Send answers automatically je vypnuté

Obsahuje: Navrhovanú odpoveď pre zákazníka

Potrebná akcia: Odpovedzte APPROVE na odoslanie bez zmeny, alebo odpovedzte upraveným textom na odoslanie vašej verzie

🤔 Ask-back [LEARN-token] [Q-xxxx] (pre vás)

Kedy: Chýbajú znalosti na zodpovedanie otázky zákazníka

Obsahuje: Popis presne tej informácie, ktorá je potrebná

Potrebná akcia: Odpovedzte informáciou alebo priložte dokumenty — systém sa ich naučí a zákazníkovi odpovie automaticky

⏰ Pripomienka (pre vás)

Kedy: 2 dni po ask-back emaile, na ktorý ste neodpovedali

Potrebná akcia: Odpovedzte na pôvodný [Q-xxxx] email skôr, ako čakajúca otázka vyprší

🙏 Potvrdenie a odovzdanie (pre vášho zákazníka)

Potvrdenie: Odosiela sa okamžite, keď otázku zatiaľ nie je možné zodpovedať — “vašu otázku sme prijali”

Odovzdanie: Po 5 dňoch (nastaviteľné) bez vašej odpovede je zákazník zdvorilo požiadaný, aby vás kontaktoval priamo

Potrebná akcia: Žiadna — je to automatická starostlivosť o zákazníka, kým máte plné ruky práce

📊 Emailové reporty (pre vás)

Kedy: Pravidelné reporty o spracovaní (všetky tarify)

Obsahuje: Čo sa systém naučil, čo zodpovedal, čo čaká a koľko kreditov sa použilo

Potrebná akcia: Žiadna — rýchly prehľad o práci vašej znalostnej databázy

🎯 Rýchly sprievodca nastavením

Nastavenie Mail2KNOW trvá len pár minút:

• Krok 1: Kúpte alebo aktivujte Mail2KNOW na BOTS4.me/product/mail2know (prvý mesiac zadarmo)
• Krok 2: Pridajte svoj emailový účet v Team Account Management (správa emailových účtov) na BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP alebo OAuth, overí sa automaticky
• Krok 3: Otvorte záložku Mail2KNOW a skopírujte svoj Learning token (generuje sa automaticky pri prvom spustení)
• Krok 4: Pošlite prvý email s tokenom v predmete a niekoľkými priloženými dokumentmi — potom skontrolujte potvrdzovaciu odpoveď
• Krok 5: Pošlite testovaciu otázku z inej adresy, skontrolujte koncept [D-xxxx] a odpovedzte APPROVE
• Krok 6: Keď odpovediam dôverujete, zapnite Send answers automatically (automatické odosielanie odpovedí)
• Krok 7: Zverejnite adresu zákazníkom (napr. [email protected])

📧 Konfigurácia emailového účtu

Jeden účet na znalostnú databázu: Mail2KNOW pracuje s JEDNÝM emailovým účtom, ktorý pridáte v Team Account Management rovnako ako emailové účty ostatných BOTS4.me aplikácií.

Podporovaní poskytovatelia: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange a akýkoľvek IMAP/SMTP poskytovateľ — pripojenie sa pri pridaní overí automaticky.

Harmonogram: Predvolene beží denne, vrátane víkendov — v záložke Ovládanie môžete prepnúť na týždenný alebo mesačný. Prevádzkové hodiny sa dajú nastaviť, ak chcete spracovanie iba počas pracovného času.

🔧 Nastavenia Mail2KNOW

Nastavíte v: záložke Mail2KNOW na BOTS4.me/bots

• Jazyk odpovedí (language): Jazyk, v ktorom sa odpovedá zákazníkom (31 podporovaných)
• Klientský email (client email): Jediná adresa, ktorá smie učiť znalostnú databázu a dostáva koncepty/ask-backy
• Názov firmy (company name): Používa sa v podpisoch odpovedí
• Pending expiry days: Ako dlho čaká nezodpovedaný ask-back, kým zákazník dostane zdvorilé odovzdanie (predvolene 5 dní)
• Send answers automatically: Predvolene VYPNUTÉ — zapnite, keď ste si istí (od Family tarify)

🔒 Bezpečnosť — dvojito chránené učenie

• Dva zámky na učení: Učiaci email musí obsahovať váš tajný token v predmete A ZÁROVEŇ prísť z registrovanej klientskej emailovej adresy — nikto iný nemôže do vašej databázy vložiť znalosti
• Šifrované úložisko: Vaše znalosti sú uložené šifrovane, oddelene pre každého klienta — nikdy sa nezdieľajú a nikdy sa nepoužijú pre zákazníkov niekoho iného
• Ochrana pred slučkami: Na automaticky generované emaily (no-reply, nedoručenky, mailing listy) sa nikdy neodpovedá

💳 Kredity a platby

Rovnaký systém ako všetky BOTS4.me aplikácie: Vyberte si tarifu predplatného, kredity si kedykoľvek dokúpite.

• Učenie: Každý naučený dokument stojí kredity (minimálne 2)
• Odpovedanie: Každá zodpovedaná otázka stojí kredity (minimálne 2)
• Duplikáty sú zadarmo: Opätovne poslané nezmenené dokumenty sa rozpoznajú podľa obsahového hashu a neúčtujú sa

Viac o kreditoch na BOTS4.me/credits.

💡 Profesionálne tipy

• Začnite svojím FAQ: Najprv prepošlite existujúcu stránku s často kladenými otázkami, cenník a obchodné podmienky — pokryjú väčšinu otázok zákazníkov
• Na ask-backy odpovedajte rýchlo: Každá odpoveď na [Q-xxxx] naučí systém natrvalo — pár odpovedí v prvom týždni ušetrí hodiny neskôr
• Najprv ostaňte v režime konceptov: Pred zapnutím automatického odosielania schváľte zopár [D-xxxx] konceptov
• Aktualizujte opätovným poslaním: Nový cenník? Jednoducho ho prepošlite znova — články s rovnakým názvom automaticky nahradia staré verzie
• Dve znalostné databázy? Použite jeden účet/objednávku pre zákazníkov a samostatný pre interné firemné znalosti

📋 Čo ukazuje každý záznam v logu

• Časová pečiatka: Kedy spracovanie prebehlo
• Email odosielateľa: Kto email poslal
• Vykonaná akcia: Naučené, zodpovedané, vytvorený koncept, odoslaný ask-back alebo ignorované (automaticky generované)
• Rozpoznané dokumenty: Ktoré typy príloh boli pri učení spracované
• Použité kredity: Čo bolo účtované za každý naučený dokument alebo zodpovedanú otázku

⚠️ Čo robiť pri chybách

• Chyby pripojenia emailu: Skontrolujte svoj emailový účet v Team Account Management na /bots — znovu overte IMAP/SMTP alebo OAuth prihlasovacie údaje
• Učiaci email sa nespracoval: Overte, že token je v PREDMETE a email bol poslaný z vašej registrovanej klientskej adresy
• Odpoveď sa neodoslala: Skontrolujte, či nie je Send answers automatically vypnuté — odpoveď pravdepodobne čaká ako koncept [D-xxxx] vo vašej klientskej schránke
• Pretrvávajúce problémy: Kontaktujte podporu na BOTS4.me/contact

Filtrujte logy podľa úrovne (success, info, warning, error), aby ste rýchlo našli, čo si vyžaduje pozornosť.

1. týždeň — kŕmenie a tréning

Preposielajte existujúce dokumenty po dávkach — FAQ, cenníky, obchodné podmienky, produktové listy — a prebehnite si každý potvrdzovací email. Nechajte Send answers automatically VYPNUTÉ: kontrolujte každý koncept [D-xxxx] a odpovedajte APPROVE alebo upraveným textom. Na každý ask-back [Q-xxxx] odpovedzte čo najskôr — každý natrvalo zaplní medzeru v znalostiach.

2. týždeň a ďalej — autonómny režim

Keď koncepty vyzerajú konzistentne správne, zapnite Send answers automatically. Odteraz uvidíte len ask-backy pri skutočne nových otázkach a pravidelné emailové reporty. Znalosti aktualizujte vždy, keď sa niečo zmení — jednoducho prepošlite nový dokument s vaším tokenom.

🏆 Osvedčený postup

Keď je autonómny režim zapnutý, zverejnite Mail2KNOW adresu ako oficiálnu adresu podpory (napr. [email protected]). Potrebujete druhú znalostnú databázu pre interné firemné know-how? Použite samostatný účet a objednávku — znalostné databázy sú prísne oddelené podľa účtu.