Mail2KNOW

🔑 Ihr Lern-Token

Format: LEARN-xxxxxxxxxxxx — ein geheimer Code, der nur für Ihr Konto gilt

Wo Sie ihn finden: Im Mail2KNOW Tab Ihres Dashboards unter BOTS4.me/bots — mit praktischer Kopierschaltfläche. Er wird beim ersten Lauf Ihres Abos automatisch erzeugt.

So verwenden Sie ihn: Fügen Sie den Token an beliebiger Stelle im BETREFF einer E-Mail ein, die an Ihre Mail2KNOW-E-Mail-Adresse gesendet (oder weitergeleitet) wird.

Wer etwas beibringen darf: Nur E-Mails von Ihrer registrierten Client-E-Mail-Adresse werden als Lernmaterial akzeptiert — der Token allein genügt nicht (siehe Sicherheit weiter unten).

📎 Was Sie senden können

Jeder Anhang wird als eigenes Dokument verarbeitet:

• Word-Dokumente — Handbücher, Produktbeschreibungen, interne Anleitungen (ab Family Tarif)
• Excel / CSV — Preislisten, Produkttabellen, Parameterblätter (CSV ab Personal, Excel ab Family)
• PDF — Kataloge, Datenblätter, Geschäftsbedingungen (ab Family Tarif); gescannte PDFs per OCR im Business Tarif
• Bilder — abfotografierte Dokumente, Screenshots (Business Tarif)
• HTML- und Textdateien — exportierte Webseiten, Notizen (alle Tarife)
• Der E-Mail-Text selbst — schreiben Sie das Wissen einfach direkt in den E-Mail-Text (alle Tarife)

🗂️ Automatische Kategorien

So funktioniert es: Die AI wandelt jedes Dokument in einen oder mehrere Wissensartikel um und ordnet jeden Artikel einer Kategorie zu (z. B. “Pricing”, “Shipping”, “Product specifications”).

Keine Einrichtung nötig: Kategorien werden automatisch erstellt und zugewiesen — bis zu maximal 15 Kategorien, damit Ihre Wissensdatenbank übersichtlich bleibt.

♻️ Wissen aktualisieren — die neue Version gewinnt

So korrigieren oder aktualisieren Sie: Senden Sie ein aktualisiertes Dokument, das einen Artikel mit dem gleichen Titel in derselben Kategorie erzeugt — der neue Artikel ersetzt die ältere Version automatisch.

Nichts geht verloren: Die alte Version bleibt archiviert, Sie haben also immer die Historie.

Duplikate kosten nichts: Wenn Sie ein unverändertes Dokument erneut senden, erkennt Mail2KNOW es am Inhalts-Hash, überspringt es und berechnet keine Credits.

✉️ Die Bestätigungs-E-Mail

Nach jeder Lern-E-Mail erhalten Sie eine Bestätigung, die genau auflistet, was gelernt wurde: welche Dokumente verarbeitet wurden, welche Artikel erstellt oder aktualisiert wurden und deren Kategorien.

Tipp: Überfliegen Sie die Bestätigung nach jedem Stapel — das ist der schnellste Weg zu prüfen, ob Ihre Wissensdatenbank das enthält, was Sie erwarten.

🌍 In einer Sprache lernen, in 31 antworten

Sie können Mail2KNOW in jeder Sprache etwas beibringen — und Kunden werden in der konfigurierten Antwortsprache (der Einstellung App-Sprache) beantwortet, mit 31 unterstützten Sprachen. Bringen Sie es auf Slowakisch bei, antworten Sie auf Deutsch. Bringen Sie es auf Englisch bei, antworten Sie auf Französisch. Das Wissen wird automatisch übertragen. Schreibt ein Kunde klar in einer anderen Sprache, antwortet Mail2KNOW stattdessen in dieser.

🤖 Wie eine Antwort entsteht

Schritt 1: Die AI liest die Frage des Kunden und wählt die relevanten Wissensartikel aus Ihrer Datenbank aus

Schritt 2: Sie verfasst eine Antwort in Ihrer konfigurierten Antwortsprache (Einstellung language; 31 unterstützt)

Schritt 3: Ist sich die AI sicher, ist die Antwort versandbereit — wie sie gesendet wird, hängt von der Funktion Send answers automatically weiter unten ab

Wenn Wissen fehlt: Kein Raten — stattdessen startet die Rückfrage-Schleife (siehe nächster Abschnitt)

📝 Entwurfsmodus — Sie geben jede Antwort frei (Standard)

Standardverhalten: Die Funktion Send answers automatically ist AUS — nichts erreicht einen Kunden ohne Ihr OK.

Was Sie erhalten: Eine Entwurfs-E-Mail mit [D-xxxx] im Betreff, die die vorgeschlagene Antwort enthält.

Um sie unverändert zu senden: Antworten Sie einfach mit APPROVE — die Antwort geht unverändert an den Kunden.

Um Ihre Version zu senden: Antworten Sie mit bearbeitetem Text — Ihre bearbeitete Version wird stattdessen gesendet.

Um ihn zu verwerfen: Antworten Sie mit REJECT (oder CANCEL) — der Entwurf wird geschlossen, und es wird nichts an den Kunden gesendet.

🚀 Antworten automatisch senden (ab Family Tarif)

Was sie bewirkt: Wenn EIN, werden sichere Antworten sofort an Kunden gesendet — kein Entwurf, kein Warten auf Sie.

Standard: AUS für jedes Abo. Aktivieren Sie sie im Mail2KNOW Tab unter BOTS4.me/bots, sobald Sie den Antworten vertrauen, die Sie im Entwurfsmodus sehen.

Empfehlung: Bleiben Sie die ersten Tage im Entwurfsmodus, geben Sie eine Handvoll Antworten frei und schalten Sie dann den automatischen Versand ein.

✍️ Eigene Signatur (ab Family Tarif)

Professionelle Antworten: Ausgehende Antworten werden mit Ihrem Firmennamen (in den Mail2KNOW Einstellungen hinterlegt) und Ihrer eigenen Signatur unterzeichnet — Kunden sehen eine Antwort von Ihrem Unternehmen, nicht von einem Bot.

ℹ️ Was nie beantwortet wird

Automatisch erzeugte E-Mails werden erkannt und ignoriert: No-Reply-Adressen, Zustellfehler, Mailinglisten und Newsletter. Mail2KNOW gerät nie in eine Mail-Schleife und verschwendet nie Credits damit, Robotern zu antworten.

🙏 Schritt 1 — Der Kunde erhält eine Eingangsbestätigung

Der Kunde erhält sofort eine höfliche E-Mail mit der Bestätigung “wir haben Ihre Frage erhalten”, damit er weiß, dass seine Nachricht nicht im Nichts verschwunden ist.

📨 Schritt 2 — Sie erhalten eine Rückfrage-E-Mail

Betreff: [LEARN-token] [Q-xxxx] — mit einer Beschreibung, welche Information genau fehlt, um dem Kunden zu antworten.

Was zu tun ist: Klicken Sie einfach auf Antworten und schreiben Sie die Information in einfachen Worten — oder hängen Sie Dokumente an, die sie enthalten. Da Ihr Lern-Token bereits im Betreff steht, ist Ihre Antwort automatisch eine Lern-E-Mail.

⚡ Schritt 3 — Lernen UND antworten, automatisch

Ihre Antwort wird in Wissensartikel umgewandelt und die wartende Kundenanfrage wird automatisch beantwortet — Sie müssen dem Kunden nie selbst schreiben.

Dauerhafte Wirkung: Der nächste Kunde, der dasselbe fragt, erhält sofort eine Antwort. Jede Rückfrage macht Ihre Wissensdatenbank klüger.

⏰ Erinnerungen und höfliche Weiterleitung

Nach 2 Tagen ohne Ihre Antwort erhalten Sie eine Erinnerung.

Nach 5 Tagen (konfigurierbar über die Einstellung pending expiry days) erhält der Kunde eine höfliche Weiterleitungs-E-Mail mit dem Vorschlag, Sie direkt zu kontaktieren — so bleibt keine Frage für immer offen.

✅ Lernbestätigung (an Sie)

Wann: Nach jeder Lern-E-Mail, die Sie senden

Enthält: Welche Dokumente verarbeitet und welche Wissensartikel erstellt oder aktualisiert wurden, mit ihren Kategorien

Erforderliche Aktion: Keine — überfliegen Sie sie, um das Lernergebnis zu prüfen

📝 Antwortentwurf [D-xxxx] (an Sie)

Wann: Eine Kundenfrage wurde sicher beantwortet und Send answers automatically ist AUS

Enthält: Die vorgeschlagene Antwort für den Kunden

Erforderliche Aktion: Antworten Sie mit APPROVE, um unverändert zu senden, oder antworten Sie mit bearbeitetem Text, um Ihre Version zu senden

🤔 Rückfrage [LEARN-token] [Q-xxxx] (an Sie)

Wann: Das Wissen zur Beantwortung einer Kundenfrage fehlt

Enthält: Eine Beschreibung, welche Information genau benötigt wird

Erforderliche Aktion: Antworten Sie mit der Information oder hängen Sie Dokumente an — das System lernt sie und beantwortet die Kundenanfrage automatisch

⏰ Erinnerung (an Sie)

Wann: 2 Tage nach einer Rückfrage-E-Mail, die Sie nicht beantwortet haben

Erforderliche Aktion: Antworten Sie auf die ursprüngliche [Q-xxxx]-E-Mail, bevor die offene Frage abläuft

🙏 Eingangsbestätigung und Weiterleitung (an Ihren Kunden)

Eingangsbestätigung: Wird sofort gesendet, wenn eine Frage noch nicht beantwortet werden kann — “wir haben Ihre Frage erhalten”

Weiterleitung: Nach 5 Tagen (konfigurierbar) ohne Ihre Antwort wird der Kunde höflich gebeten, Sie direkt zu kontaktieren

Erforderliche Aktion: Keine — das ist automatische Kundenbetreuung, während Sie beschäftigt sind

📊 Email Reports (an Sie)

Wann: Regelmäßige Verarbeitungsberichte (alle Tarife)

Enthält: Was gelernt wurde, was beantwortet wurde, was offen ist und welche Credits verbraucht wurden

Erforderliche Aktion: Keine — ein kurzer Überblick über Ihre Wissensdatenbank bei der Arbeit

🎯 Kurzanleitung zur Einrichtung

Die Einrichtung von Mail2KNOW dauert nur wenige Minuten:

• Schritt 1: Kaufen oder aktivieren Sie Mail2KNOW unter BOTS4.me/product/mail2know (erster Monat gratis)
• Schritt 2: Fügen Sie Ihr E-Mail-Konto in Team Account Management unter BOTS4.me/bots hinzu — IMAP/SMTP oder OAuth, automatisch validiert
• Schritt 3: Öffnen Sie den Mail2KNOW Tab und kopieren Sie Ihren Lern-Token (wird beim ersten Lauf automatisch erzeugt)
• Schritt 4: Senden Sie eine erste E-Mail mit dem Token im Betreff und einigen angehängten Dokumenten — und prüfen Sie dann die Bestätigungsantwort
• Schritt 5: Senden Sie eine Testfrage von einer anderen Adresse, prüfen Sie die Entwurfs-E-Mail [D-xxxx] und antworten Sie mit APPROVE
• Schritt 6: Wenn Sie den Antworten vertrauen, aktivieren Sie Send answers automatically
• Schritt 7: Veröffentlichen Sie die Adresse für Ihre Kunden (z. B. [email protected])

📧 Konfiguration des E-Mail-Kontos

Ein Konto pro Wissensdatenbank: Mail2KNOW arbeitet mit EINEM E-Mail-Konto, das in Team Account Management hinzugefügt wird, genau wie die E-Mail-Konten aller anderen BOTS4.me Apps.

Unterstützte Anbieter: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange und jeder IMAP/SMTP-Anbieter — Verbindungen werden beim Hinzufügen automatisch validiert.

Zeitplan: Läuft standardmäßig täglich, auch an Wochenenden — im Reiter Steuerung auf wöchentlich oder monatlich umstellbar. Die Betriebszeiten sind konfigurierbar, wenn Sie die Verarbeitung nur zu Geschäftszeiten bevorzugen.

🔧 Mail2KNOW Einstellungen

Konfiguration im: Mail2KNOW Tab unter BOTS4.me/bots

• Answer language: Die Sprache, in der Kunden geantwortet wird (31 unterstützt)
• Client email: Die einzige Adresse, die die Wissensdatenbank lehren und Entwürfe/Rückfragen empfangen darf
• Company name: Wird in den Antwortsignaturen verwendet
• Pending expiry days: Wie lange eine unbeantwortete Rückfrage wartet, bevor der Kunde die höfliche Weiterleitung erhält (Standard 5 Tage)
• Send answers automatically: Standardmäßig AUS — aktivieren Sie sie, wenn Sie sicher sind (ab Family Tarif)

🔒 Sicherheit — doppelt geschütztes Lernen

• Zwei Schlösser beim Lernen: Eine Lern-E-Mail muss Ihren geheimen Token im Betreff enthalten UND von der registrierten Client-E-Mail-Adresse kommen — niemand sonst kann Wissen in Ihre Datenbank einbringen
• Verschlüsselte Speicherung: Ihr Wissen wird verschlüsselt und pro Kunde getrennt gespeichert — niemals geteilt, niemals für die Kunden anderer verwendet
• Schleifenschutz: Automatisch erzeugte E-Mails (No-Reply, Zustellfehler, Mailinglisten) werden nie beantwortet

💳 Credits und Abrechnung

Dasselbe System wie bei allen BOTS4.me Apps: Wählen Sie einen Abo-Tarif und laden Sie jederzeit zusätzliche Credits nach.

• Lernen: Jedes gelernte Dokument kostet Credits (mindestens 2)
• Antworten: Jede beantwortete Frage kostet Credits (mindestens 2)
• Duplikate sind kostenlos: Erneut gesendete unveränderte Dokumente werden am Inhalts-Hash erkannt und nicht berechnet

Mehr über Credits erfahren Sie unter BOTS4.me/credits.

💡 Profi-Tipps

• Beginnen Sie mit Ihren FAQ: Leiten Sie zuerst Ihre vorhandene FAQ-Seite, Preisliste und Geschäftsbedingungen weiter — sie decken die meisten Kundenfragen ab
• Beantworten Sie Rückfragen schnell: Jede [Q-xxxx]-Antwort bringt dem System dauerhaft etwas bei — ein paar Antworten in der ersten Woche sparen später Stunden
• Bleiben Sie zunächst im Entwurfsmodus: Geben Sie eine Handvoll [D-xxxx]-Entwürfe frei, bevor Sie den automatischen Versand aktivieren
• Aktualisieren durch erneutes Senden: Neue Preisliste? Leiten Sie sie einfach erneut weiter — Artikel mit gleichem Titel ersetzen die alte Version automatisch
• Zwei Wissensdatenbanken? Nutzen Sie ein Konto/eine Bestellung für Kunden und ein separates für internes Unternehmenswissen

📋 Was jeder Log-Eintrag zeigt

• Zeitstempel: wann die Verarbeitung stattgefunden hat
• Absender-E-Mail: wer die E-Mail gesendet hat
• Durchgeführte Aktion: gelernt, beantwortet, Entwurf erstellt, Rückfrage gesendet oder ignoriert (automatisch erzeugt)
• Erkannte Dokumente: welche Anhangstypen beim Lernen verarbeitet wurden
• Verbrauchte Credits: was für jedes gelernte Dokument oder jede beantwortete Frage berechnet wurde

⚠️ Was bei Fehlern zu tun ist

• Fehler bei der E-Mail-Verbindung: Prüfen Sie Ihr E-Mail-Konto in Team Account Management unter /bots — validieren Sie die IMAP/SMTP- oder OAuth-Zugangsdaten erneut
• Lern-E-Mail nicht verarbeitet: Prüfen Sie, ob der Token im BETREFF steht und die E-Mail von Ihrer registrierten Client-E-Mail-Adresse gesendet wurde
• Antwort nicht gesendet: Prüfen Sie, ob Send answers automatically AUS ist — die Antwort wartet vermutlich als Entwurf [D-xxxx] in Ihrem Client-Posteingang
• Anhaltende Probleme: Wenden Sie sich an den Support unter BOTS4.me/contact

Filtern Sie die Logs nach Stufe (success, info, warning, error), um schnell zu finden, was Ihre Aufmerksamkeit benötigt.

Woche 1 — Füttern und Trainieren

Leiten Sie Ihre vorhandenen Dokumente stapelweise weiter — FAQ, Preislisten, Geschäftsbedingungen, Produktblätter — und überfliegen Sie jede Bestätigungs-E-Mail. Lassen Sie Send answers automatically AUS: prüfen Sie jeden Entwurf [D-xxxx] und antworten Sie mit APPROVE oder mit Änderungen. Beantworten Sie jede Rückfrage [Q-xxxx] zügig — jede einzelne schließt dauerhaft eine Wissenslücke.

Ab Woche 2 — Autonomer Modus

Sobald die Entwürfe durchgehend richtig aussehen, aktivieren Sie Send answers automatically. Von da an sehen Sie nur noch Rückfragen zu wirklich neuen Fragen und die regelmäßigen E-Mail-Berichte. Aktualisieren Sie Ihr Wissen, sobald sich etwas ändert — leiten Sie einfach das neue Dokument mit Ihrem Token weiter.

🏆 Best Practice

Veröffentlichen Sie die Mail2KNOW-Adresse als Ihre offizielle Support-Adresse (z. B. [email protected]), sobald der autonome Modus aktiv ist. Brauchen Sie eine zweite Wissensdatenbank für internes Firmen-Know-how? Nutzen Sie ein separates Konto und eine separate Bestellung — Wissensdatenbanken sind pro Konto strikt getrennt.