Mail2KNOW

🔑 Ваш обучающий токен

Формат: LEARN-xxxxxxxxxxxx — секретный код, уникальный для вашей учётной записи

Где его найти: на вкладке Mail2KNOW в вашей панели управления на BOTS4.me/bots — с удобной кнопкой копирования. Он создаётся автоматически при первом запуске вашей подписки.

Как его использовать: вставьте токен в любое место ТЕМЫ письма, отправленного (или пересланного) на ваш адрес Mail2KNOW.

Кто может обучать: в качестве учебного материала принимаются только письма, отправленные с вашего зарегистрированного клиентского адреса электронной почты — одного токена недостаточно (см. раздел «Безопасность» ниже).

📎 Что можно отправлять

Каждое вложение обрабатывается как отдельный документ:

• Документы Word — руководства, описания продуктов, внутренние инструкции (тариф Family и выше)
• Excel / CSV — прайс-листы, товарные таблицы, спецификации параметров (CSV с тарифа Personal, Excel с тарифа Family)
• PDF — каталоги, технические описания, условия и положения (тариф Family и выше); отсканированные PDF через OCR на тарифе Business
• Изображения — сфотографированные документы, снимки экрана (тариф Business)
• Файлы HTML и простого текста — экспортированные веб-страницы, заметки (все тарифы)
• Сам текст письма — просто напишите знания прямо в тексте письма (все тарифы)

🗂️ Автоматические категории

Как это работает: ИИ превращает каждый документ в одну или несколько статей базы знаний и относит каждую статью к категории (например, «Цены», «Доставка», «Характеристики товаров»).

Настройка не требуется: категории создаются и назначаются автоматически — не более 15 категорий, чтобы ваша база знаний оставалась аккуратной.

♻️ Обновление знаний — побеждает новая версия

Как исправить или обновить: отправьте обновлённый документ, из которого получится статья с тем же заголовком в той же категории — новая статья автоматически заменит прежнюю версию.

Ничего не теряется: старая версия сохраняется в архиве, поэтому у вас всегда есть история.

Дубликаты ничего не стоят: если вы повторно отправите неизменённый документ, Mail2KNOW распознает его по хешу содержимого, пропустит и не спишет кредиты.

✉️ Письмо-подтверждение

После каждого обучающего письма вы получаете подтверждение с точным перечнем того, чему бот научился: какие документы были обработаны, какие статьи были созданы или обновлены и к каким категориям они относятся.

Совет: просматривайте подтверждение после каждой партии — это самый быстрый способ убедиться, что в вашей базе знаний есть именно то, что вы думаете.

🌍 Обучайте на одном языке, отвечайте на 31

Вы можете обучать Mail2KNOW на любом языке — а клиенты получают ответы на настроенном языке ответов (настройка Язык приложения), при этом поддерживается 31 язык. Обучайте на словацком, отвечайте на немецком. Обучайте на английском, отвечайте на французском. Знания переносятся автоматически. Если клиент явно пишет на другом языке, Mail2KNOW отвечает на его языке.

🤖 Как формируется ответ

Шаг 1: ИИ читает вопрос клиента и выбирает из вашей базы подходящие статьи знаний

Шаг 2: он составляет ответ на настроенном вами языке ответов (настройка язык; поддерживается 31)

Шаг 3: если ИИ уверен, ответ готов к отправке — способ отправки зависит от функции Автоматическая отправка ответов, описанной ниже

Если знаний не хватает: никаких догадок — вместо этого запускается цикл встречных вопросов (см. следующий раздел)

📝 Режим черновиков — каждый ответ утверждаете вы (по умолчанию)

Поведение по умолчанию: функция Автоматическая отправка ответов выключена — без вашего согласия клиенту ничего не уходит.

Что вы получаете: черновик письма с [D-xxxx] в теме, содержащий предлагаемый ответ.

Чтобы отправить как есть: просто ответьте APPROVE — ответ уйдёт клиенту без изменений.

Чтобы отправить свою версию: ответьте отредактированным текстом — вместо черновика будет отправлена ваша версия.

Чтобы отклонить: Ответьте REJECT (или CANCEL) — черновик закрывается, и клиенту ничего не отправляется.

🚀 Автоматическая отправка ответов (тариф Family и выше)

Что делает: когда ВКЛЮЧЕНО, уверенные ответы отправляются клиентам сразу — без черновика и без ожидания вас.

По умолчанию: ОТКЛЮЧЕНО для каждой подписки. Включите её на вкладке Mail2KNOW на BOTS4.me/bots, когда начнёте доверять ответам, которые видите в режиме черновиков.

Рекомендация: первые дни работайте в режиме черновиков, утвердите несколько ответов, а затем включите автоматическую отправку.

✍️ Собственная подпись (тариф Family и выше)

Профессиональные ответы: исходящие ответы подписываются названием вашей компании (задаётся в настройках Mail2KNOW) и вашей собственной подписью — клиенты видят ответ от вашей компании, а не от бота.

ℹ️ На что никогда не отвечает

Автоматически сгенерированные письма распознаются и игнорируются: адреса no-reply, уведомления о недоставке, рассылки и новостные письма. Mail2KNOW никогда не застревает в почтовой петле и никогда не тратит кредиты на ответы роботам.

🙏 Шаг 1 — клиент получает подтверждение получения

Клиент сразу получает вежливое письмо «мы получили ваш вопрос», поэтому он знает, что его сообщение не исчезло в пустоте.

📨 Шаг 2 — вы получаете письмо со встречным вопросом

Тема: [LEARN-token] [Q-xxxx] — с описанием того, какой именно информации не хватает для ответа клиенту.

Что делать: просто нажмите Ответить и напишите информацию обычными словами — или приложите документы, которые её содержат. Поскольку ваш обучающий токен уже стоит в теме, ваш ответ автоматически становится обучающим письмом.

⚡ Шаг 3 — обучение И ответ, автоматически

Ваш ответ превращается в статьи базы знаний, и ожидающий клиент автоматически получает свой ответ — вам никогда не приходится писать клиенту самостоятельно.

Долговременный эффект: следующий клиент, задавший тот же вопрос, получит мгновенный ответ. Каждый встречный вопрос делает вашу базу знаний умнее.

⏰ Напоминания и вежливая передача обращения

Через 2 дня без вашего ответа вы получаете одно напоминание.

Через 5 дней (настраивается параметром срок ожидания ответа) клиент получает вежливое письмо с предложением связаться с вами напрямую — так ни один вопрос не остаётся без внимания навсегда.

✅ Подтверждение обучения (вам)

Когда: после каждого отправленного вами обучающего письма

Содержит: какие документы были обработаны и какие статьи базы знаний были созданы или обновлены, вместе с их категориями

Требуется действие: ничего — просмотрите его, чтобы проверить результат обучения

📝 Черновик ответа [D-xxxx] (вам)

Когда: на вопрос клиента получен уверенный ответ, а Автоматическая отправка ответов выключена

Содержит: предлагаемый ответ для клиента

Требуется действие: ответьте APPROVE, чтобы отправить как есть, или ответьте отредактированным текстом, чтобы отправить свою версию

🤔 Встречный вопрос [LEARN-token] [Q-xxxx] (вам)

Когда: не хватает знаний, чтобы ответить на вопрос клиента

Содержит: описание того, какая именно информация требуется

Требуется действие: ответьте нужной информацией или приложите документы — система запомнит их и автоматически ответит клиенту

⏰ Напоминание (вам)

Когда: через 2 дня после встречного вопроса, на который вы не ответили

Требуется действие: ответьте на исходное письмо [Q-xxxx] до того, как истечёт срок ожидания вопроса

🙏 Подтверждение получения и передача обращения (вашему клиенту)

Подтверждение получения: отправляется сразу, когда на вопрос пока нельзя ответить — «мы получили ваш вопрос»

Передача обращения: если через 5 дней (значение настраивается) ответа от вас нет, клиенту вежливо предлагают связаться с вами напрямую

Требуется действие: ничего — это автоматическая забота о клиенте, пока вы заняты

📊 Отчёты по электронной почте (вам)

Когда: регулярные отчёты об обработке (все тарифы)

Содержит: что было усвоено, на что дан ответ, что ожидает решения и сколько кредитов израсходовано

Требуется действие: ничего — это краткий обзор работы вашей базы знаний

🎯 Краткое руководство по настройке

Настройка Mail2KNOW займёт всего несколько минут:

• Шаг 1: купите или активируйте Mail2KNOW на BOTS4.me/product/mail2know (первый месяц бесплатно)
• Шаг 2: добавьте свой почтовый ящик в Team Account Management на BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP или OAuth, проверяется автоматически
• Шаг 3: откройте вкладку Mail2KNOW и скопируйте свой обучающий токен (создаётся автоматически при первом запуске)
• Шаг 4: отправьте первое письмо с токеном в теме и несколькими вложенными документами — затем проверьте ответное подтверждение
• Шаг 5: отправьте тестовый вопрос с другого адреса, просмотрите черновик письма [D-xxxx] и ответьте APPROVE
• Шаг 6: когда вы будете уверены в ответах, включите Автоматическую отправку ответов
• Шаг 7: сообщите этот адрес своим клиентам (например, [email protected])

📧 Настройка почтового ящика

Одна учётная запись на одну базу знаний: Mail2KNOW работает с ОДНИМ почтовым ящиком, добавленным в Team Account Management так же, как почтовые ящики всех остальных приложений BOTS4.me.

Поддерживаемые провайдеры: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange и любой провайдер IMAP/SMTP — подключения проверяются автоматически при добавлении.

Расписание: по умолчанию запускается ежедневно, включая выходные — на вкладке Управление можно переключить на еженедельный или ежемесячный запуск. Часы работы настраиваются, если вы предпочитаете обработку только в рабочее время.

🔧 Настройки Mail2KNOW

Где настроить: вкладка Mail2KNOW на BOTS4.me/bots

• Язык ответов: язык, на котором отвечают клиентам (поддерживается 31)
• Клиентский адрес: единственный адрес, которому разрешено обучать базу знаний и получать черновики и встречные вопросы
• Название компании: используется в подписях к ответам
• Срок ожидания ответа в днях: сколько ждёт встречный вопрос без ответа, прежде чем клиент получит вежливое предложение обратиться к вам (по умолчанию 5 дней)
• Автоматическая отправка ответов: по умолчанию выключена — включите, когда будете уверены (тариф Family и выше)

🔒 Безопасность — двойная защита обучения

• Два замка на обучении: учебное письмо должно содержать ваш секретный токен в теме И приходить с зарегистрированного клиентского адреса — никто другой не сможет добавить знания в вашу базу
• Зашифрованное хранение: ваши знания хранятся в зашифрованном виде, отдельно по каждому клиенту — никогда не передаются и никогда не используются для чужих клиентов
• Защита от зацикливания: на автоматически сгенерированные письма (no-reply, уведомления о недоставке, рассылки) ответы никогда не отправляются

💳 Кредиты и оплата

Та же система, что и во всех приложениях BOTS4.me: выберите тариф подписки и в любой момент докупайте дополнительные кредиты.

• Обучение: каждый изученный документ стоит кредиты (минимум 2)
• Ответы: каждый отвеченный вопрос стоит кредиты (минимум 2)
• Дубликаты бесплатны: повторно отправленные неизменённые документы распознаются по хешу содержимого и не тарифицируются

Подробнее о кредитах — на BOTS4.me/credits.

💡 Полезные советы

• Начните со своего FAQ: сначала перешлите существующую страницу FAQ, прайс-лист и условия — они покрывают большинство вопросов клиентов
• Отвечайте на встречные вопросы быстро: каждый ответ [Q-xxxx] обучает систему навсегда — несколько ответов в первую неделю сэкономят часы в дальнейшем
• Сначала оставайтесь в режиме черновиков: утвердите несколько черновиков [D-xxxx], прежде чем включать автоматическую отправку
• Обновление повторной отправкой: новый прайс-лист? Просто перешлите его снова — статьи с тем же заголовком автоматически заменяют прежнюю версию
• Две базы знаний? Используйте один аккаунт или заказ для клиентов и отдельный — для внутренних знаний компании

📋 Что показывает каждая запись журнала

• Отметка времени: когда произошла обработка
• Адрес отправителя: кто отправил письмо
• Выполненное действие: изучено, дан ответ, создан черновик, отправлен встречный вопрос или проигнорировано (создаётся автоматически)
• Обнаруженные документы: какие типы вложений были обработаны при обучении
• Списанные кредиты: сколько было списано за каждый изученный документ или отвеченный вопрос

⚠️ Что делать при ошибках

• Ошибки подключения к почте: проверьте почтовый ящик в Team Account Management на /bots — заново проверьте учётные данные IMAP/SMTP или OAuth
• Обучающее письмо не обработано: убедитесь, что токен указан в ТЕМЕ и письмо отправлено с вашего зарегистрированного клиентского адреса электронной почты
• Ответ не отправлен: проверьте, не выключена ли Автоматическая отправка ответов — вероятно, ответ ждёт в виде черновика [D-xxxx] в вашем клиентском почтовом ящике
• Постоянные проблемы: обратитесь в поддержку на BOTS4.me/contact

Фильтруйте журналы по уровню (успех, информация, предупреждение, ошибка), чтобы быстро находить то, что требует внимания.

Неделя 1 — наполнение и обучение

Пересылайте имеющиеся документы партиями — FAQ, прайс-листы, условия, спецификации продуктов — и просматривайте каждое письмо-подтверждение. Держите Автоматическую отправку ответов выключенной: проверяйте каждый черновик [D-xxxx] и отвечайте APPROVE или с правками. Отвечайте на каждый встречный вопрос [Q-xxxx] оперативно — каждый из них навсегда закрывает пробел в знаниях.

Неделя 2 и далее — автономный режим

Когда черновики начнут стабильно выглядеть правильно, включите Автоматическую отправку ответов. С этого момента вы будете видеть только встречные вопросы по действительно новым темам и регулярные отчёты по электронной почте. Обновляйте знания всякий раз, когда что-то меняется — просто перешлите новый документ со своим токеном.

🏆 Рекомендуемая практика

Сообщите адрес Mail2KNOW клиентам как официальный адрес поддержки (например, [email protected]), когда автономный режим будет включён. Нужна вторая база знаний для внутренних знаний компании? Используйте отдельную учётную запись и отдельный заказ — базы знаний строго разделены по учётным записям.