ERPNext per E-Mail automatisieren: Bestellungen, Lieferantenbestätigungen und Zahlungen

🎯 Wo ERPNext-Unternehmen noch von Hand tippen

ERPNext ist sehr gut in dem, was passiert, nachdem ein Beleg existiert: Preisregeln, Lagerreservierungen, Lieferungen, Rechnungen und das Hauptbuch folgen alle aus einem korrekten Kunden- oder Lieferantenauftrag. Die Schwachstelle ist der Schritt davor. Die meisten Belege beginnen als E-Mail von jemandem außerhalb Ihres Unternehmens, und ERPNext kann diese E-Mails nicht für Sie lesen.

• Kundenbestellungen und Angebotsanfragen kommen als PDF-, Excel- oder gescannte Anhänge, jeder Kunde mit seinem eigenen Layout. Jemand öffnet jede E-Mail und tippt Artikel, Mengen und Referenzen in ein Angebot oder einen Kundenauftrag.
• Auftragsbestätigungen von Lieferanten kommen mit geänderten Mengen, neuen Preisen oder einem späteren Liefertermin zurück. Jemand vergleicht sie Zeile für Zeile mit Ihrem Lieferantenauftrag und aktualisiert ihn, oder die Abweichungen gehen einfach unter.
• Eingehende Zahlungen erscheinen als Bankbenachrichtigungen oder Kontoauszugsdateien. Jemand sucht für jede Zahlung die richtige Ausgangsrechnung und bucht einen Zahlungseintrag, oft ein bis zwei Stunden am Tag.

Nichts davon erfordert meistens ein Urteil, aber alles erfordert Sorgfalt, denn eine falsche Menge oder eine gegen die falsche Rechnung gebuchte Zahlung verursacht Wochen später Probleme. Genau diese Art Arbeit übernehmen die drei Bots unten.

🤖 Welche BOTS4.me-Bots mit ERPNext arbeiten

Jede ERP-App von BOTS4.me läuft auf ERPNext 15 und 16. Diese Seite konzentriert sich auf die drei, die aus E-Mails ERPNext-Belege machen. Die Tabelle zeigt, was jede liest und was sie schreibt.

AutoERP (markierte Aufträge bestätigen, liefern und fakturieren), AutoCASH (Zahlungserinnerungen), Bill2ERP (Lieferantenrechnungen als Eingangsrechnungsentwürfe), AutoSTOCK und AutoPURCHASE laufen ebenfalls auf ERPNext. Eine ERPNext-Verbindung bedient alle, sodass ein weiterer Bot später keine neue Integrationsarbeit erfordert.

📧 Mail2ERP: Kunden-E-Mails zu Angeboten und Kundenaufträgen

Mail2ERP liest Ihr Vertriebspostfach und entscheidet für jede E-Mail, ob sie eine Angebotsanfrage, eine feste Bestellung oder keines von beiden ist. Mehrere unabhängige Signale stimmen über diese Entscheidung ab, und eine manuelle Korrektur durch Sie gewinnt immer. Dann liest es die Produktzeilen aus dem E-Mail-Text und jedem Anhang, ohne Vorlagen, und gleicht jeden Code mit Ihren ERPNext-Artikeln ab.

Was es in ERPNext anlegt

• Anfrage → Angebotsentwurf. Ihr Vertriebsteam prüft ihn, passt ihn an und versendet ihn wie gewohnt.
• Feste Bestellung → Kundenauftrag, gebucht. Mail2ERP legt den Auftrag zuerst als Entwurf an und bucht ihn dann, sodass die eigene Preis- und Statuslogik von ERPNext genau so läuft wie bei einem von Hand erfassten Auftrag.
• Antwort auf Ihr Angebot → Kundenauftrag. Mit eingeschalteter Erkennung von Angebotsanfragen macht eine Kundenantwort, die eine Ihrer Angebotsnummern nennt und um Ausführung bittet, aus diesem Angebot einen gebuchten Kundenauftrag.
• Dateien und Kontext: Die Originalanhänge des Kunden werden an den Beleg angehängt, und der E-Mail-Text wird als Kommentar hinzugefügt, sodass jeder, der das Angebot oder den Kundenauftrag öffnet, sieht, woher er stammt.
• Keine Doppelerfassung: Wenn der Integrationsbenutzer benutzerdefinierte Felder anlegen darf, kennzeichnet Mail2ERP jeden angelegten Beleg mit der Quell-E-Mail, sodass dieselbe Bestellung, zweimal weitergeleitet oder an zwei Adressen gesendet, einmal angelegt wird.

Was es nie tut

Mail2ERP legt in ERPNext nie einen Kunden oder Artikel an. Der Absender muss zu einem bestehenden Kunden gehören, und jede Zeile muss zu einem Artikel in Ihrem Katalog passen. Eine Zeile, deren Menge nicht sicher gelesen werden kann, wird übersprungen statt geraten, und Sie erhalten eine E-Mail mit der Bitte, sie von Hand zu ergänzen. Mit der intelligenten Mehrfachcode-Zuordnung lassen sich Zeilen auch über Lieferantencodes, Barcodes, Herstellerartikelnummern und die eigenen Artikelcodes Ihrer Kunden zuordnen, die ERPNext als Kundenartikelcodes speichert.

📦 Supplier2ERP: Bestätigungen direkt in Ihre Lieferantenaufträge

Supplier2ERP ist das Spiegelbild von Mail2ERP auf der Einkaufsseite. Es liest die Bestätigungen und Lieferavis Ihrer Lieferanten und schreibt das Bestätigte in den passenden ERPNext-Lieferantenauftrag.

• Nur Absender, die Sie ihm beigebracht haben. Supplier2ERP liest Mails von Absendern auf Ihrer Lieferantenliste. Sie fügen einen Lieferanten hinzu, indem Sie eine seiner E-Mails in den Ordner _AutoSPAM/LIEFERANT ziehen; solange die Liste leer ist, wird nichts herausgefiltert.
• Den richtigen Auftrag finden. Nennt die E-Mail Ihre Bestellnummer, gewinnt diese Nummer. Andernfalls vergleicht Supplier2ERP die Produktcodes in der E-Mail mit Ihren offenen Lieferantenaufträgen bei diesem Lieferanten. Passen zwei Aufträge gleich gut, wird nichts geschrieben und Sie erhalten einen Bericht.
• Prüfungen vor jedem Schreiben: Die Daten müssen plausibel sein, und die Anzahl abweichender Zeilen, jede einzelne Preisabweichung und jede einzelne Mengenabweichung müssen innerhalb der von Ihnen festgelegten Grenzen bleiben. Schlägt eine Prüfung fehl, erhalten Sie einen Bericht statt einer Aktualisierung.
• Wie ERPNext aktualisiert wird: Ein Lieferantenauftrag im Entwurf wird mit den neuen Werten gespeichert. Ein gebuchter Lieferantenauftrag wird über die ERPNext-eigene Funktion Update Items mit der vollständigen Zeilenliste geändert, und ein bestätigtes Datum wird auch zum erwarteten Liefertermin. Geschlossene, abgeschlossene und stornierte Aufträge bleiben unberührt.
• Ihre Regeln bestimmen: Automatische Mengen- und Preisaktualisierungen haben jeweils einen eigenen Schalter. Ein Lieferant, der genau das bestätigt, was Sie bestellt haben, wird als bestätigt protokolliert, ohne dass etwas zu ändern ist.

Verarbeitete Bestätigungen wandern in den Ordner _Supplier2ERP/VERARBEITET Ihres Postfachs; alles, was einen Menschen braucht, bleibt ungelesen in Ihrem INBOX.

💶 Pay2ERP: Eingehende Zahlungen gegen die richtigen Rechnungen gebucht

Pay2ERP liest eingehende Zahlungen, ermittelt, welche Ihrer offenen Ausgangsrechnungen jede davon begleicht, und verbucht die Zahlung in ERPNext. Es arbeitet nur mit eingehendem Geld; ausgehende Zahlungen werden ignoriert.

Woher die Zahlungen kommen

• Bank-E-Mails: die Benachrichtigungen oder Auszüge, die Ihre Bank bereits sendet. Strukturierte Dateien wie MT940, MT942, CAMT.053, BAI2 und OFX werden Posten für Posten gelesen; andere E-Mails werden aus ihrem Text gelesen.
• Bank- und Zahlungsverbindungen: zum Beispiel Revolut, Wise, Qonto, Mercury, Stripe, PayPal oder Square.
• ERPNext-Banktransaktionen: die eingehenden, noch nicht abgeglichenen Transaktionen der von Ihnen gewählten ERPNext-Bankkonten.

Wie eine Zahlung zugeordnet und gebucht wird

Pay2ERP sucht zuerst nach Rechnungsreferenz und Betrag zusammen. Trägt die Zahlung keine brauchbare Referenz, sucht es den Zahler unter den gelernten Firmennamen und prüft, welche Kombination offener Rechnungen dieses Kunden den Betrag ergibt. Jede erfolgreiche Zuordnung lehrt es etwas, weshalb der zweite Monat weit weniger Aufmerksamkeit braucht als der erste.

Für jede bezahlte Rechnung legt es über das ERPNext-eigene Mapping einen Zahlungseintrag an und bucht ihn, ohne je mehr zu zahlen, als noch offen ist. Stammt die Zahlung aus einer ERPNext-Banktransaktion, wird die Transaktion mit diesen Einträgen abgeglichen. Zahlungen, die es nicht zuordnen kann, werden in einer separaten E-Mail mit der Originalnachricht im Anhang aufgelistet, damit sie von Hand gebucht werden können.

⚙️ Einrichtung für ERPNext Schritt für Schritt

• Schritt 1 — Starten Sie Ihren kostenlosen Discovery-Monat: Melden Sie sich bei bots4.me/bots an und klicken Sie auf der Karte des gewünschten Bots, zum Beispiel Mail2ERP, auf Kostenlosen Discovery-Monat starten. Keine Karte erforderlich.
• Schritt 2 — Einen Integrationsbenutzer in ERPNext anlegen: Legen Sie unter Benutzer einen Benutzer wie “BOTS4.me Integration” mit den Rollen Sales User, Purchase User, Stock User, Accounts User, Sales Master Manager und Purchase Master Manager an. Ohne die beiden Master-Manager-Rollen verbirgt ERPNext Preise vor der API.
• Schritt 3 — API-Schlüssel und Secret erzeugen: Öffnen Sie den Benutzer, gehen Sie zum Tab Settings → API Access → Generate Keys. Kopieren Sie das API-Secret, das nur einmal angezeigt wird, und den API-Schlüssel.
• Schritt 4 — ERPNext bei bots4.me verbinden: Geben Sie unter Einstellungen → der Bot → Access Manager → Ziel hinzufügen → ERP → ERPNext die URL Ihrer ERPNext-Site, den API-Schlüssel und das API-Secret ein. Die vollständige Anleitung finden Sie unter Verbindung herstellen.
• Schritt 5 — Postfach verbinden: Gmail und Microsoft 365 verbinden sich mit Secure Quick Connect; andere Anbieter per IMAP mit einem App-Passwort. Für Mail2ERP und Supplier2ERP können Sie auch gar kein Postfach verbinden: Fügen Sie das BOTS4.me-Postfach als Quelle hinzu und leiten Sie E-Mails dorthin weiter.
• Schritt 6 — Demo-Berichte lesen, dann LIVE gehen: Jeder Bot startet im Demo-Modus und schickt Ihnen per E-Mail, was er geschrieben hätte. Wenn die Berichte stimmen, stellen Sie Modus auf dem Tab „Steuerung“ auf LIVE.

🧪 Demo-Modus und E-Mails, die die Bots nicht verarbeiten können

Jeder Bot startet im Demo-Modus. Er liest Ihre echten E-Mails und Ihre echten ERPNext-Daten und schickt Ihnen einen Bericht darüber, was er genau angelegt oder geändert hätte, schreibt aber nichts. LIVE wird nach dem ersten Demo-Bericht freigeschaltet. Wie das allgemein funktioniert, sehen Sie auf der Seite Demo-Modus, oder klicken Sie sich zuerst durch die Live-Demo des Dashboards mit Beispieldaten.

Was mit unklaren E-Mails passiert

• Nichts verschwindet: Eine E-Mail, die ein Bot nicht verarbeiten konnte, bleibt ungelesen in Ihrem INBOX. Importierte E-Mails wandern in den VERARBEITET-Ordner des Bots.
• Jede Entscheidung wird protokolliert im Tab „Protokolle“ des Dashboards und im LOGS-Ordner Ihres Postfachs, mit dem Grund, zum Beispiel ein Absender, der in ERPNext kein Kunde ist, oder ein Artikelcode, der nicht existiert. Siehe den Leitfaden zum LOGS-Ordner.
• Mail2ERP mit Ordnern korrigieren: Ziehen Sie eine E-Mail nach _Mail2ERP/ANGEBOT oder _Mail2ERP/BESTELLUNGEN, um sie erneut als Angebot oder Bestellung zu verarbeiten, oder nach _Mail2ERP/UEBERSPRINGEN, um diese Art E-Mail künftig zu überspringen. Die Korrektur wird für diesen Absender gespeichert.
• Nicht zugeordnete Zahlungen werden Ihnen mit der Original-Banknachricht per E-Mail geschickt, und Lieferantenbestätigungen außerhalb Ihrer Grenzen bleiben im INBOX, bis jemand sie prüft.

📅 Der kostenlose Discovery-Monat und der kostenlose Tarif

Der erste Monat jedes Bots ist ein kostenloser Discovery-Monat ohne Karte. Mit Discovery gekennzeichnete Schalter auf dem Tab „Steuerung“ sind in diesem Monat enthalten und starten ausgeschaltet, sodass Sie entscheiden, was Sie ausprobieren.

📚 Weiterführende Artikel

• Produkte: Mail2ERP, Supplier2ERP und Pay2ERP.
• Leitfäden: Mail2ERP-Leitfaden, Supplier2ERP-Leitfaden, Pay2ERP-Leitfaden und Verbindung herstellen.
• Ein weiteres Open-Source-ERP: Dolibarr automatisieren: E-Mail-Bestellungen, Fakturierung und Zahlungserinnerungen.
• Ansätze im Vergleich: Parseur, Docparser oder Nanonets vs. Mail2ERP für die Auftragserfassung im ERP.
• Andere ERPs: Business Central, SAP Business One, Zoho Inventory und Zoho Books und Odoo.
• Hintergrund: ERP- und CRM-Systeme verstehen und die echten Zahlen in der Fallstudie IMP Kontakt.