Dolibarr automatisieren: E-Mail-Bestellungen, Fakturierung und Zahlungserinnerungen

🎯 Die Schritte von der Bestellung bis zum Zahlungseingang, die Dolibarr Ihnen überlässt

Dolibarr hat alle Belege, die ein Handelsunternehmen braucht: Angebote, Kundenaufträge, Lieferungen, Rechnungen und Zahlungen. Was fehlt, ist jemand, der jeden Auftrag von einem Beleg zum nächsten bewegt. In den meisten Dolibarr-Unternehmen ist das noch ein Mensch, und dieselben wenigen Schritte wiederholen sich bei jedem Auftrag:

• Auftragserfassung: Ein Kunde mailt eine PDF- oder Excel-Bestellung, und jemand tippt Produkte und Mengen in ein Angebot oder einen Auftrag.
• Freigabe und Versand: Jemand gibt den Auftrag frei, prüft den Bestand, legt die Lieferung an und gibt sie frei.
• Fakturierung: Jemand erstellt die Rechnung aus dem Auftrag, achtet darauf, dass nur gelieferte Ware berechnet wird, und schickt sie an den Kunden.
• Mahnwesen: Am Monatsende geht jemand die unbezahlten Rechnungen durch und schreibt Erinnerungen, oder kommt nicht dazu.

Jeder Schritt ist für sich schnell erledigt. Zusammen und bei jedem Auftrag wiederholt kosten sie Stunden pro Woche, und der vergessene Schritt ist meist der teure: eine Rechnung, die nie verschickt wird, oder eine Erinnerung, die einen Monat zu spät rausgeht.

🤖 Welche BOTS4.me-Bots mit Dolibarr arbeiten

Jede ERP-App von BOTS4.me läuft auf Dolibarr 23 und neuer. Diese Seite behandelt die drei, die zusammen den Vertrieb von der E-Mail bis zur Zahlung abwickeln.

Supplier2ERP, Pay2ERP, Bill2ERP, AutoSTOCK und AutoPURCHASE laufen ebenfalls auf Dolibarr, und Pay2ERP kann die eigenen Bankbuchungen von Dolibarr als Eingabe nutzen. Eine Dolibarr-Verbindung bedient jeden Bot, den Sie starten.

📧 Mail2ERP: Per E-Mail gesendete Bestellungen zu Angeboten und Kundenaufträgen

Mail2ERP liest Ihr Vertriebspostfach, entscheidet, ob jede E-Mail eine Angebotsanfrage, eine feste Bestellung oder keines von beiden ist, und liest die Produktzeilen aus dem E-Mail-Text und jedem Anhang: PDF, Excel, Word, CSV, HTML, Bilder und gescannte Dokumente, in jedem Layout und jeder Sprache, ohne Vorlagen. Jeder Produktcode wird mit den Produktreferenzen in Ihrem Dolibarr-Katalog abgeglichen.

• Anfrage → Angebotsentwurf, bereit für Ihr Vertriebsteam zum Bepreisen, Anpassen und Versenden.
• Feste Bestellung → Kundenauftrag, als Entwurf angelegt und dann freigegeben.
• Kontakte: Die Person, die die E-Mail geschrieben hat, wird zum Kundenkontakt des Belegs, und eine in der E-Mail genannte Lieferadresse wird zum Versandkontakt.
• Dateien: Die Anhänge des Kunden werden an das Angebot oder den Auftrag angehängt.
• Keine Duplikate: Jeder Beleg wird im Feld für die externe Referenz von Dolibarr mit seiner Quell-E-Mail gekennzeichnet, sodass dieselbe zweimal gesendete Bestellung einmal angelegt wird.

Mail2ERP legt nie Geschäftspartner oder Produkte an. Der Absender muss zu einem bestehenden Kunden gehören, und jede Zeile muss zu einem bestehenden Produkt passen. Eine E-Mail, die nicht importiert werden kann, bleibt ungelesen in Ihrem INBOX, und das Protokoll nennt den Grund.

🐙 AutoERP: Markierte Aufträge freigeben, liefern und fakturieren

AutoERP übernimmt die Routineschritte nach dem Auftrag. Es arbeitet nur an Aufträgen, die Sie ihm übergeben, und die Übergabe erfolgt über ein Feld, nicht durch Raten.

Wie Sie AutoERP einen Auftrag übergeben

Dolibarr lässt andere Programme die Tags eines Kundenauftrags nicht lesen, daher nutzt AutoERP ein Auftragsfeld namens BOTS4.me tags (Code b4mtags). Ist der Integrationsbenutzer Administrator, legt AutoERP das Feld selbst an. Andernfalls legen Sie es einmal an: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, Bezeichnung BOTS4.me tags, Code b4mtags, Typ String (1 line), Länge 255, immer bearbeitbar. Tragen Sie dann AutoERP in das Feld ein, um den ganzen Auftrag zu verarbeiten, oder AutoERP_partial, um ihn Zeile für Zeile zu verarbeiten. AutoERP ergänzt im selben Feld seine eigenen Fortschritts-Tags.

Was bei jedem Lauf passiert

• Bestätigung: Ein markierter Auftragsentwurf wird freigegeben. Verlangt die Zahlungsbedingung des Auftrags Vorauszahlung, zum Beispiel “Due on order” oder eine 100-%-Anzahlung, stellt AutoERP zusätzlich eine freigegebene Anzahlungsrechnung über den gesamten Auftrag aus, mit ihm verknüpft.
• Versand: Sobald der Bestand da ist und das Lieferdatum erreicht ist, legt AutoERP aus dem Auftrag eine freigegebene Lieferung mit den Mengen an, die rausgehen können. Dolibarr bucht den Bestand bei der Freigabe, wenn Ihre Einstellungen des Lagermoduls das vorsehen. Bei Teillieferungen bleibt der Rest im Auftrag.
• Fakturierung: AutoERP erstellt aus dem Auftrag eine freigegebene Rechnung, berechnet Lagerprodukte nach den tatsächlich gelieferten Mengen und Dienstleistungen nach den bestellten Mengen und zieht bezahlte Anzahlungen ab. Sie können auch eine Sammelrechnung pro Kunde und Tag, Woche oder Monat wählen.

Im Business-Tarif kann AutoERP außerdem Lieferungen an Kunden mit überfälligen Rechnungen zurückhalten, sie einmal erinnern und Aufträge in Teilen liefern. Alle Optionen finden Sie im AutoERP-Leitfaden.

💰 AutoCASH: Zahlungserinnerungen für überfällige Dolibarr-Rechnungen

An den Tagen im Monat, die Sie wählen, liest AutoCASH Ihre unbezahlten Kundenrechnungen aus Dolibarr, gruppiert sie nach Kunde und ermittelt, wie überfällig jeder Kunde ist. Die Eskalation ist standardmäßig schrittweise:

• Sanft beginnen: Sie können nur Stufe 1 einschalten, damit leben und die Stufen 2 und 3 später aktivieren.
• Nie zweimal für dasselbe: Dieselbe Stufe wird erst nach einer Wartezeit wiederholt, und ein Lauf, der auf halbem Weg stoppt, kann keine Erinnerung zweimal senden.
• Filter: ein Mindestbetrag, eine Mindestanzahl überfälliger Tage und eine Liste von Kunden, die nie automatisch gemahnt werden sollen.
• Zwei E-Mails für Sie: eine Vorschau am Vortag mit der Liste, wer erinnert wird, und danach ein Bericht, wer kontaktiert wurde, auf welcher Stufe und für welche Rechnungen.
• Versendet von BOTS4.me: Da Dolibarr über seine API keine E-Mails senden kann, versendet BOTS4.me die Erinnerungen, in der Sprache des Kunden. Die eigenen Anzahlungsrechnungen von AutoERP für vorausbezahlte Aufträge mahnt AutoCASH nicht.

⚙️ Einrichtung für Dolibarr Schritt für Schritt

• Schritt 1 — Starten Sie Ihren kostenlosen Discovery-Monat: Melden Sie sich bei bots4.me/bots an und klicken Sie auf der Karte des gewünschten Bots auf Kostenlosen Discovery-Monat starten. Keine Karte erforderlich.
• Schritt 2 — Die REST-API in Dolibarr aktivieren: Home → Setup → Modules/Applications → API REST (server) aktivieren.
• Schritt 3 — Einen Integrationsbenutzer anlegen: Legen Sie unter Users & Groups einen Benutzer wie “BOTS4.me Integration” an und geben Sie ihm die Rechte der Bots, die Sie nutzen: Mail2ERP — Geschäftspartner, Produkte, Angebote, Kundenaufträge; AutoERP — Kundenaufträge, Lieferungen, Kundenrechnungen, Lager; AutoCASH — Kundenrechnungen, Zahlungen, Banken. Jeder Bot braucht außerdem Lesezugriff auf Banken und auf seine eigene Benutzerkarte.
• Schritt 4 — Den API-Schlüssel erzeugen: Öffnen Sie die Benutzerkarte → Modify → Feld API key → erzeugen → Save, und kopieren Sie den Schlüssel.
• Schritt 5 — Dolibarr bei bots4.me verbinden: Geben Sie die URL Ihrer Dolibarr-Site und den API-Schlüssel ein, dazu die Entitätsnummer, wenn Sie das Multicompany-Modul nutzen. Die vollständige Anleitung finden Sie unter Verbindung herstellen.
• Schritt 6 — Nur AutoERP: Legen Sie das Auftragsfeld BOTS4.me tags wie oben beschrieben an, es sei denn, der Integrationsbenutzer ist Administrator.
• Schritt 7 — Verbinden Sie Ihr Postfach für Mail2ERP (Gmail und Microsoft 365 mit Secure Quick Connect, andere per IMAP mit einem App-Passwort), oder leiten Sie Bestellungen stattdessen an das BOTS4.me-Postfach weiter.

🧪 Demo-Modus, unklare E-Mails und Fehler

Jeder Bot startet im Demo-Modus. Mail2ERP schickt Ihnen per E-Mail das Angebot oder den Auftrag, den es angelegt hätte, AutoERP meldet, welche Aufträge es freigegeben, geliefert und fakturiert hätte, und AutoCASH schickt Ihnen die vollständige Liste der Kunden, die es erinnert hätte, ohne einen davon zu kontaktieren. Nichts wird in Dolibarr geschrieben, bis Sie Modus auf LIVE stellen, was nach dem ersten Demo-Bericht freigeschaltet wird. Die Seite Demo-Modus erklärt die Idee, und die Live-Demo des Dashboards zeigt jede Einstellung mit Beispieldaten.

• E-Mails, die Mail2ERP nicht importieren konnte, bleiben ungelesen in Ihrem INBOX. Importierte wandern nach _Mail2ERP/VERARBEITET.
• Der Grund wird immer protokolliert im Tab „Protokolle“ und im LOGS-Ordner Ihres Postfachs, zum Beispiel ein Absender, der in Dolibarr kein Kunde ist, oder eine Produktreferenz, die nicht existiert. Siehe den Leitfaden zum LOGS-Ordner.
• Mit Ordnern korrigieren: Ziehen Sie eine E-Mail nach _Mail2ERP/ANGEBOT oder _Mail2ERP/BESTELLUNGEN, um sie erneut als Angebot oder Auftrag zu verarbeiten, oder nach _Mail2ERP/UEBERSPRINGEN, um diese Art E-Mail künftig zu überspringen.
• Einrichtungsprobleme bei AutoERP, etwa ein fehlendes Feld BOTS4.me tags oder ein ausgeschaltetes Liefermodul, werden im Laufbericht benannt, sodass Sie genau wissen, was zu beheben ist.

📅 Der kostenlose Discovery-Monat und der kostenlose Tarif

Der erste Monat jedes Bots ist ein kostenloser Discovery-Monat ohne Karte. Mit Discovery gekennzeichnete Schalter auf dem Tab „Steuerung“ sind enthalten und starten ausgeschaltet, sodass Sie wählen, was Sie ausprobieren.

📚 Weiterführende Artikel

• Produkte: Mail2ERP, AutoERP und AutoCASH.
• Leitfäden: Mail2ERP-Leitfaden, AutoERP-Leitfaden, AutoCASH-Leitfaden und Verbindung herstellen.
• Ein weiteres Open-Source-ERP: ERPNext per E-Mail automatisieren: Bestellungen, Lieferantenbestätigungen und Zahlungen.
• Ansätze im Vergleich: Parseur, Docparser oder Nanonets vs. Mail2ERP für die Auftragserfassung im ERP.
• Dieselben Schritte in anderen ERPs: Business-Central-Aufträge automatisch liefern und fakturieren und So automatisieren Sie Auftragsbestätigung, Lieferung und Fakturierung in Odoo.
• Hintergrund: ERP- und CRM-Systeme verstehen und warum wir BOTS4.me gebaut haben.