Fallstudie: Wie IMP Kontakt 4.700 per E-Mail eingehende Bestellungen und Anfragen im Monat verarbeitet, ohne eine einzige abzutippen
Ein B2B-Distributor mit 3,5 Mio. EUR Umsatz, der im Mai 2024 mit sechs BOTS4.me-Bots begann und heute 32 betreibt — an jedem Arbeitstag live
IMP Kontakt spol. s r.o. ist ein europäischer B2B-Distributor für Industriekomponenten. Seine Kunden bestellen so wie die meisten B2B-Kunden: per E-Mail, mit PDF-, Excel- und gescannten Anhängen, in mehreren Sprachen. Seit Mai 2024 liest ein Bot sie zuerst, und Mitarbeitende bearbeiten nur, was er nicht selbst lösen kann. Hier sehen Sie, wie das Setup aussieht, was es jeden Monat bewältigt und was das Team weiterhin von Hand erledigt.
📊 Die Zahlen
📥 Das Problem: Ein volles Postfach ist noch kein Kundenauftrag
Ein Distributor lebt von kleinen, häufigen Bestellungen. Jede kam als Anhang: ein PDF aus dem ERP des einen Kunden, eine Excel-Tabelle vom nächsten, ein abfotografiertes Bestellformular vom dritten. Jede Zeile musste gelesen, jeder Produktcode dem Katalog zugeordnet, jede Menge und jeder Preis ins ERP eingetippt werden. Angebotsanfragen kamen über dasselbe Postfach und erforderten dieselbe Arbeit, bevor jemand sie beantworten konnte.
Dasselbe Muster wiederholte sich im Einkauf (Lieferantenbestätigungen, die mit offenen Bestellungen abzugleichen sind), in der Buchhaltung (Kontoauszüge, die Rechnungen zuzuordnen sind) und im Forderungsmanagement (überfällige Rechnungen, die anzumahnen sind). Nichts davon war schwierig. Alles davon war Menge – und aus Menge entstehen Fehler und Verzögerungen.
Das Unternehmen nutzt das ERP OFFERIS, nicht Odoo. Das ist aus einem Grund wichtig: Die hier beschriebenen Bots arbeiten über eine ERP-Connector-Schicht, daher gilt dasselbe Setup für Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho, Dolibarr 23+, Business Central online, QuickBooks Online, Xero, SAP Business One und jedes weitere ERP, das BOTS4.me als Nächstes hinzufügt.
⚙️ Der Anfang: Sechs Bots an einem Postfach
Das Unternehmen begann mit diesen sechs Bots. Jeder Bot überwacht das Firmenpostfach und erledigt eine Aufgabe von Anfang bis Ende. Sie gingen einzeln live, jeder zuerst im Demo-Modus, und wurden in den Produktivbetrieb geschaltet, sobald die Berichte „was er getan hätte“ den Erwartungen des Teams entsprachen. Heute betreibt IMP Kontakt 32 Bots von BOTS4.me.
- Mail2ERP — liest jeden eingehenden Bestell- oder Anfrage-Anhang, gleicht Kunden- und Produktcodes mit dem ERP-Katalog ab, erkennt Duplikate und legt den Auftrag oder das Angebot mit vollständigem Audit-Trail im ERP an. E-Mails, die er nicht klären kann, bleiben für einen Menschen im Posteingang.Rund 4.700 Anfragen und Bestellungen pro Monat.
- Supplier2ERP — liest Auftragsbestätigungen von Lieferanten und aktualisiert Mengen, Preise und Liefertermine in den passenden Bestellungen; verspätete und Teilbestätigungen werden markiert statt stillschweigend übernommen.Schließt den Kreislauf vom Lager zum Lieferanten.
- Pay2ERP — ordnet eingehende Bankzahlungen täglich offenen Rechnungen zu und verbucht sie im ERP; nur nicht zugeordnete Zahlungen landen bei der Buchhaltung.Hunderte Zahlungen pro Tag, Ausnahmen werden von Hand geprüft.
- AutoCASH — findet überfällige Rechnungen und versendet eskalierende Mahnungen nach dem Zeitplan des Unternehmens, in der Sprache des Kunden, ohne KI.
- AutoSPAM — hält das gemeinsame Postfach sauber, damit die anderen Bots und der Vertrieb nur echte Kunden- und Lieferantenpost sehen.
- Mail2CLOUD — sichert jede E-Mail und jeden Anhang verschlüsselt im eigenen Cloud-Speicher des Unternehmens, als Revisionskopie.
👥 Was das Team weiterhin von Hand erledigt
Die Automatisierung hat die Menschen nicht aus dem Prozess entfernt; sie hat verändert, worauf sie schauen. Der Vertrieb prüft die E-Mails, die Mail2ERP nicht klären konnte – typischerweise Neukunden, ungewöhnliche Produktcodes oder eine Bestellung, die zugleich eine Frage enthält. Die Buchhaltung prüft die Zahlungen, die Pay2ERP nicht zuordnen konnte. Der Einkauf sieht die Lieferantenbestätigungen, die von der Bestellung abweichen. Alles andere läuft, und jeder Lauf endet mit einer Bericht-E-Mail, die auflistet, was erledigt wurde.
Korrekturen fließen ins System zurück: Wird eine E-Mail in den richtigen Ordner im Postfach verschoben, lernen die Bots, wie sie diesen Absender oder dieses Muster beim nächsten Mal behandeln sollen – so wird die Ausnahmeliste von Monat zu Monat kürzer.
🧭 Was es dafür brauchte
- Keine Individualentwicklung. Die Bots verbinden sich über die BOTS4.me-Connector-Schicht mit dem ERP und per IMAP oder OAuth mit dem Postfach; die Konfiguration erfolgt im Dashboard unter bots4.me/bots.
- Zuerst der Demo-Modus. Jeder Bot erstellte eine Zeit lang Berichte „was er getan hätte“, bevor er ins ERP schreiben durfte.
- Ein Bot nach dem anderen. Mail2ERP kam zuerst, weil E-Mail-Bestellungen der größte Kostenfaktor waren; die Bots für Einkauf, Zahlungen und Mahnwesen folgten, sobald er sich bewährt hatte.
- Feedback per Ordner. Das Team trainiert die Bots, indem es E-Mails verschiebt, nicht indem es Regeln bearbeitet.
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