AutoCASH
Benutzerhandbuch – bezahlt werden, ohne von Hand zu mahnen
💰 Die vier Stufen
Jeder überfällige Kunde landet auf genau einer Stufe, bestimmt davon, wie viele Tage seine älteste überfällige Rechnung offen ist. Stufe 0 ist keine Aufforderung — sie ist eine freundliche Aufstellung des Offenen und erledigt die meisten Fälle von selbst.
| Stufe | Was der Kunde erhält | Standardauslöser |
|---|---|---|
| 0 | Eine Liste seiner offenen Rechnungen. Ein Hinweis, keine Aufforderung. | unterhalb von Stufe 1 |
| 1 | Erste Mahnung. | erster Eskalationsschritt |
| 2 | Zweite Mahnung. | einen Lauf später, falls weiterhin offen |
| 3 | Letzte Mahnung. | höchster Schritt, wiederholt sich bis zur Zahlung |
🔄 So funktioniert AutoCASH – der Ablauf im Bild
ist da
aus Ihrem ERP gelesen
erhält eine Stufe
gehen raus
den Bericht
Wo Ihr ERP Mahnungen selbst versenden kann (OFFERIS), erstellt und versendet Ihr eigenes ERP die Schreiben – mit Ihrer Nummerierung, Ihrem Wortlaut und Ihrem Branding. Bei jedem anderen ERP oder wenn Sie Mahnungen von BOTS4.me statt aus Ihrem ERP senden einschalten, versendet AutoCASH sie in der Sprache des Kunden, mit Ihren Zahlungsdaten und Ihrer Signatur: aus Ihrem eigenen Postfach, wenn Sie eines im Access Manager als AutoCASH-Ziel hinzufügen, andernfalls aus dem BOTS4.me-Postfach – Antworten gehen dann an die E-Mail-Adresse Ihres Kontos oder an die von Ihnen festgelegte Reply-To-Adresse. In beiden Fällen entscheidet AutoCASH wer und wann.
🔐 Die Vorschau – Ihr Sicherheitsnetz
In jedem kostenpflichtigen Tarif schickt AutoCASH am Tag vor einem geplanten Lauf Ihnen per E-Mail eine Liste, wer genau kontaktiert werden soll, auf welcher Stufe und über welchen Betrag. Das ist Ihr Zeitfenster, jemanden von der Liste zu nehmen — einen Kunden, der gerade Zahlung zugesagt hat, einen im Streitfall oder ein Konto, über das Ihr Vertrieb verhandelt.
Um jemanden zu entfernen, tragen Sie seine Kundennummer im Dashboard unter Diese Kunden nie mahnen ein. Das wirkt sofort, auch für den morgigen Lauf.
🚀 Erste Schritte
- Verbinden Sie Ihr ERP im Dashboard oder installieren Sie die BOTS4.me-App aus dem Odoo-App-Store.
- Schalten Sie AutoCASH ein. Es startet im Demo-Modus — es liest alles und kontaktiert niemanden.
- Stellen Sie Eskalieren bis höchstens auf 1. Mahnung und lassen Sie es zunächst dabei.
- Prüfen Sie die Lauftage (standardmäßig der 1. und der 15.) und den Mindestbetrag, der Sie interessiert.
- Warten Sie den Bericht ab. Er listet genau auf, wer kontaktiert worden wäre.
- Zufrieden mit der Liste? Stellen Sie den Modus von DEMO auf LIVE. Ab diesem Moment erhalten Ihre Kunden die Schreiben.
⚙️ Übersicht der Dashboard-Einstellungen
Wann es läuft
| Einstellung | Standard | Funktion |
|---|---|---|
| An diesen Tagen ausführen | 1,15 | Die einzigen Tage, an denen AutoCASH jemanden kontaktiert: Tage des Monats und/oder Wochentage, kommagetrennt (zum Beispiel 1,15 oder friday). Vorausgefüllt mit 1,15; leeren Sie das Feld, tut AutoCASH nichts. Ein Tag jenseits des Endes eines kurzen Monats (z. B. 31) fällt auf den letzten Tag zurück, sodass der Februar nie übersprungen wird. Für Wochenendtage muss außerdem unter Betriebszeiten das Kästchen Wochenenden aktiviert sein. |
Wer gemahnt wird
| Einstellung | Standard | Funktion |
|---|---|---|
| Erst mahnen nach | 14 Tagen | Wie weit eine Rechnung über die Fälligkeit hinaus sein muss, damit AutoCASH sie überhaupt berücksichtigt. |
| Forderungen ignorieren unter | 0 | Kunden, deren überfällige Gesamtsumme unter diesem Betrag liegt, nicht mahnen (in der Hauptwährung Ihres ERP) — das ist die Kundenbeziehung selten wert. 0 mahnt jeden. |
| Diese Kunden nie mahnen | (leer) | Kundennummern aus Ihrem ERP, kommagetrennt. Die Konten, die Sie immer persönlich betreuen wollen. |
Gutschriftenschutz
Ein Kunde, dessen offene Gutschriften seine Rechnungen decken, wird nie gemahnt — effektiv schulden Sie ihm etwas, nicht umgekehrt. Immer aktiv, in jedem Tarif, und jede übersprungene Firma steht in Ihrem Bericht.
Wie hart es eskaliert
| Einstellung | Standard | Funktion |
|---|---|---|
| Eskalieren bis höchstens (Family) | 1. Mahnung | Die harte Obergrenze. Niemand wird über diese Stufe hinaus eskaliert, wie überfällig er auch ist. Im Tarif Personal gilt immer der Standardwert. |
| Nur Rechnungen mahnen, die überfällig sind seit mindestens | 14 Tagen | Die Eintrittsschwelle. Darunter wird eine Rechnung vollständig ignoriert. Es gibt keine Tagesgrenzen je Stufe: Jeder geplante Lauf hebt einen Kunden um eine Stufe an, solange eine Rechnung aus seiner letzten Mahnung noch offen ist. |
Wie oft derselbe Kunde gemahnt werden darf
| Einstellung | Standard | Funktion |
|---|---|---|
| Mahnungen wiederholen alle (Family) | 7 Tage | Eine Zahl für alle Stufen: der Mindestabstand, bevor derselbe Kunde erneut kontaktiert wird. Genau das verhindert, dass jemand zweimal für dieselbe Forderung gemahnt wird. Im Tarif Personal gilt immer der Standardwert. |
Was Sie erhalten
| Einstellung | Standard | Funktion |
|---|---|---|
| Wer Berichte und Vorschauen erhält | Ihre Konto-E-Mail | Der nachträgliche Bericht und die Vorschau am Vortag gehen an die E-Mail-Adresse Ihres Kontos und an die E-Mails an die Geschäftsleitung, die im Allgemeinen Dashboard hinterlegt sind. Eine separate Empfängerliste für AutoCASH gibt es nicht. |
🔍 Demo-Modus
Jedes AutoCASH-Konto startet im Demo-Modus, und Ihr erster Lauf ist immer eine Demo. Es liest Ihre Rechnungen, wendet jede Regel an und ermittelt genau, wer auf welcher Stufe kontaktiert würde — und schickt Ihnen dann diese Liste per E-Mail, statt jemanden zu kontaktieren. Kein einziger Kunde bekommt etwas davon mit.
Sobald Sie mindestens einen Demo-Bericht erhalten haben, wird der LIVE-Schalter freigeschaltet. Sie können jederzeit zu Demo zurückkehren — vor einer arbeitsreichen Zeit oder während Sie die Regeln ändern.
📊 Den Bericht lesen
💰 Das Geld
Gesamt offen, gesamt überfällig und wie sich der überfällige Betrag auf die vier Stufen verteilt. Die Altersstruktur Ihrer Forderungen auf einen Blick.
👤 Wer kontaktiert wurde
Jeder Kunde, seine Stufe, der Betrag, die im Schreiben genannten Rechnungen und die Adresse, an die es ging.
⚠️ Wer nicht
Genauso nützlich: ausgeschlossene Konten, Forderungen unter Ihrem Minimum und alle, die noch in ihrem Wiederholungsfenster stecken.
❓ Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Was es bedeutet |
|---|---|
| An einem geplanten Tag passiert nichts | Entweder ist heute keiner Ihrer geplanten Ausführungstage, oder derzeit erfüllt niemand Ihren Mindestbetrag und die Mindesttage nach Fälligkeit. Der Bericht sagt Ihnen, was davon. |
| Ein Kunde wurde nicht gemahnt | Prüfen Sie der Reihe nach: steht er auf der Nie-mahnen-Liste, liegt seine Summe unter Ihrem Minimum, ist er noch im Wiederholungsfenster, und ist seine älteste Rechnung tatsächlich über Ihren Mindesttagen nach Fälligkeit. |
| Alle bleiben auf Stufe 1 stehen | Das ist Eskalieren bis höchstens, das seine Arbeit tut. Ab dem Family-Tarif können Sie es auf 2 oder 3 erhöhen, wenn Sie so weit sind. |
| Es kommt keine Vorschau an | Vorschauen sind ab dem Tarif Personal enthalten, wenn Vorschauen senden eingeschaltet ist. Die Vorschau geht aus dem gewöhnlichen stündlichen Lauf heraus und bleibt an jedem Tag still, der nicht der Vorabend eines Laufs ist, sowie dann, wenn niemand gemahnt würde. |
| Ein Kunde sagt, er habe schon bezahlt | AutoCASH liest, was Ihr ERP als unbezahlt führt. Ist eine Zahlung dort noch nicht erfasst, gilt die Rechnung weiterhin als überfällig — Pay2ERP schließt diese Lücke, indem es Zahlungen automatisch importiert. |
❓ Häufig gestellte Fragen
Welche ERP-Systeme werden unterstützt?
Heute Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 und neuer), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero und SAP Business One. Jedes andere ERP mit API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite und weitere — wird auf Anfrage angebunden.
Wie funktioniert die Abrechnung?
Abonnementbasiert — ein fester Monatspreis mit einem monatlichen Nutzungskontingent, das in jedem Abrechnungszeitraum aufgefüllt wird. Mahnungen werden pro gemahntem Kunden darauf angerechnet, und Sie können jederzeit zusätzliche Nutzung aufladen — siehe die Tariftabelle auf der Produktseite. Ihr erster Monat ist ein kostenloser Discovery-Monat — keine Kreditkarte erforderlich.
Kann ich testen, ohne echte Mahnungen zu versenden?
Ja! Der Demo-Modus liest Ihre Rechnungen, versendet aber keine Mahnungen — Sie erhalten nur Vorschauberichte, die genau zeigen, was passieren würde. Erster Monat gratis.
Welche Eskalationsstufen gibt es?
4 Stufen: Stufe 0 — Rechnungsliste (eine freundliche Liste offener Rechnungen), Stufe 1 — 1. Mahnung, Stufe 2 — 2. Mahnung, Stufe 3 — Letzte Mahnung. Die Eskalation verläuft sequenziell: Jeder geplante Lauf hebt einen Kunden um eine Stufe an, solange eine Rechnung aus seiner letzten Mahnung noch offen ist, und die höchste Stufe wiederholt sich. Die Eintrittsschwelle legen Sie fest; der Wiederholungsabstand und die höchste aktive Stufe sind Einstellungen ab dem Family-Tarif.
Kann ich bestimmte Kunden ausschließen?
Ja. Tragen Sie deren Kundennummern unter „Diese Kunden nie mahnen“ unter /bots → Steuerung → AutoCASH ein, um Key Accounts, Muttergesellschaften oder interne Einheiten zu überspringen.
Funktioniert es mit Pay2ERP?
Ja! AutoCASH und Pay2ERP arbeiten zusammen — sobald Pay2ERP einen Zahlungseingang erkennt, stellt AutoCASH die Mahnungen für diese Rechnung automatisch ein. Ein vollautomatischer Cashflow-Kreislauf.
Wie oft läuft es?
An den Tagen, die Sie unter „An diesen Tagen ausführen“ festlegen (standardmäßig am 1. und 15. jedes Monats, oder an Wochentagen wie jeden Freitag). Leeren Sie das Feld, tut AutoCASH nichts. In jedem kostenpflichtigen Tarif erhalten Sie zusätzlich am Tag vor jedem Lauf eine Vorschau-Mail.
Wie hoch ist der Mindestbetrag für Außenstände?
Frei konfigurierbar — der Standardwert ist 0, es wird also jede überfällige Rechnung gemahnt. Erhöhen Sie ihn, werden Kunden übersprungen, deren überfällige Gesamtsumme unter der Grenze liegt. Zusätzlich können Sie die Mindestzahl an Tagen nach Fälligkeit festlegen (standardmäßig 14 Tage), damit erst kürzlich überfällige Rechnungen nicht gemahnt werden.
Wird dabei KI eingesetzt? Wir dürfen keine verwenden.
Nein. AutoCASH enthält in keinem Modus und in keinem Tarif ein KI-Modell, und es werden nie Kunden- oder Rechnungsdaten an einen KI-Anbieter gesendet. Jede Mahnung folgt Ihren Schwellenwerten, derselbe Stand der offenen Posten ergibt also immer dieselbe Liste. Wenn Ihre Compliance-Abteilung das schriftlich braucht, sagen Sie Bescheid, wir bestätigen es für Ihre Unterlagen.
🔒 Was AutoCASH niemals tun wird
- Jemanden kontaktieren, solange der Demo-Modus aktiv ist.
- Einen Kunden von Ihrer Nie-mahnen-Liste kontaktieren.
- Über die von Ihnen gesetzte Stufe hinaus eskalieren.
- Denselben Kunden innerhalb des von Ihnen gewählten Wiederholungsfensters zweimal für dasselbe mahnen.
- Einen Kunden ohne Ihre Angaben mahnen — jedes Schreiben trägt Ihren Firmennamen, Ihre Zahlungsdaten und Ihre Signatur, ob Ihr ERP oder BOTS4.me es versendet.
- Irgendetwas in Ihrem ERP ändern. AutoCASH liest nur; es bearbeitet nie eine Rechnung und erfasst nie eine Zahlung.