Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/ANGEBOT

Zweck: Import als Angebotsanfrage (Preisangebot im ERP)

Verwenden, wenn: eine E-Mail automatisch als Bestellung importiert wurde, tatsächlich aber eine Angebotsanfrage ist. So lernt das System, sich die Muster dieses Absenders zu merken.

Ergebnis: Mail2ERP extrahiert Produktdetails, Mengen und Kundendaten und erstellt ein Angebot in Ihrem ERP-System

Ziel: wird bei Erfolg nach VERARBEITET verschoben; bleibt im INBOX, wenn eine manuelle Prüfung nötig ist. Schlägt auch der erneute Versuch fehl, wird die E-Mail zur Untersuchung an unseren Administrator weitergeleitet.

📂 _Mail2ERP/BESTELLUNGEN

Zweck: Import als Bestellung (Kundenauftrag im ERP)

Verwenden, wenn: eine E-Mail automatisch als Angebotsanfrage importiert wurde, tatsächlich aber eine Bestellung ist. So lernt das System, sich die Muster dieses Absenders zu merken.

Ergebnis: Mail2ERP extrahiert Bestelldetails, Positionen und Preise und erstellt einen Kundenauftrag in Ihrem ERP-System

Ziel: wird bei Erfolg nach VERARBEITET verschoben; bleibt im INBOX, wenn eine manuelle Prüfung nötig ist. Schlägt auch der erneute Versuch fehl, wird die E-Mail zur Untersuchung an unseren Administrator weitergeleitet.

📂 _Mail2ERP/NICHT_IMPORTIEREN

Zweck: E-Mail-Muster lernen, die von der Verarbeitung ausgeschlossen werden sollen

Verwenden, wenn: ein Absender E-Mails sendet, die wie Bestellungen/Anfragen aussehen, aber nicht verarbeitet werden sollen (Newsletter, Werbe-E-Mails, automatische Benachrichtigungen)

So funktioniert es: Mail2ERP analysiert das E-Mail-Muster und lernt, ähnliche E-Mails dieses Absenders künftig automatisch zu überspringen

Wichtig: Das unterscheidet sich vom Ordner _Mail2ERP/LIEFERANT (bzw. _AutoSPAM/LIEFERANT), der die Verarbeitung aller E-Mails eines Absenders blockiert. NICHT_IMPORTIEREN überspringt nur E-Mails, die dem gelernten Muster entsprechen.

Ziel: Die E-Mail bleibt im INBOX, aber das Muster wird für die künftige Filterung gelernt

🌍 Jedes Format. Jedes Layout. Jede Sprache.

E-Mails in allen Sprachen — einschließlich nicht-lateinischer Schriften (Thai, Arabisch, Japanisch, Chinesisch, Russisch, Hebräisch, Koreanisch, Hindi). Jedes Dateiformat, jedes Dokumentlayout. Jedes PDF kann anders aussehen. Jede Excel-Datei hat andere Spalten. Mail2ERP passt sich automatisch an — keine Vorlagen erforderlich.

App-Oberfläche in 31 Sprachen verfügbar.

Ordner-Übersetzung: Wenn Sie Ihre Sprache in den Einstellungen unter BOTS4.me/bots → Einstellungen → Rechnungsdaten → App-Sprache auswählen, werden alle Mail2ERP-Ordner und AutoSPAM-Ordner automatisch in Ihre Sprache übersetzt. Die Sprache kann einmal pro Tag geändert werden.

🏭 _Mail2ERP/LIEFERANT (oder _AutoSPAM/LIEFERANT) – Absender vollständig ausschließen

Zweck: einen Absender so markieren, dass seine E-Mails NIEMALS von Mail2ERP verarbeitet werden

Verwenden, wenn: Sie E-Mails von Lieferanten erhalten, die Sie nicht in Ihr ERP importieren möchten

Ergebnis: Alle künftigen E-Mails dieses Absenders umgehen die Mail2ERP-Verarbeitung vollständig

Ziel: E-Mails gehen direkt in den Posteingang, ohne jede ERP-Verarbeitung

Funktioniert: immer (auch ohne AutoSPAM-Abonnement)

ℹ️ So entfernen Sie den Status LIEFERANT

Verschieben Sie eine beliebige E-Mail dieses Absenders nach _AutoSPAM/ZULASSEN bzw. _Mail2ERP/ZULASSEN: Damit werden der Status LIEFERANT und die übrigen AutoSPAM-Entscheidungen für diesen Absender (Spam, VIP, eigene Listen) entfernt. Sie können auch in der Zeile dieses Absenders im Tab Protokolle unter /bots oder in _Mail2ERP/LOGS auf ZULASSEN drücken.

⚖️ LIEFERANT vs. NICHT_IMPORTIEREN — wann verwenden Sie was?

⭐ VIP und erweiterte Funktionen (erfordert AutoSPAM)

Wenn Sie sowohl Mail2ERP als auch AutoSPAM aktiv haben, schalten Sie diese leistungsstarken Funktionen frei:

• VIP-Prioritätsrouting: VIP-Kunden werden besonders behandelt — nicht erfolgreiche Importe gehen in den Ordner _VIP auf oberster Ebene, damit Sie sich sofort darum kümmern können
• Routing von Nicht-Kunden: Nicht-Kunden bleiben standardmäßig in Ihrem INBOX. Aktivieren Sie Externe trennen in den Mail2ERP-Einstellungen, damit sie stattdessen nach _Mail2ERP/EXTERN geleitet werden.
• KI-Spam-Erkennung: erkennt automatisch Spam von unbekannten Absendern, bevor er Mail2ERP erreicht
• Häufigkeitsfilter: blockiert Absender, die zu viele E-Mails zu schnell senden
• Schutz vor gefälschten Absendern: erkennt und blockiert gefälschte Adressen, die sich als jemand anderes ausgeben
• Intelligentes Routing: VIP-Kunden erhalten Priorität sowohl bei der E-Mail-Zustellung als auch bei der ERP-Verarbeitung

Hinweis: Grundfunktionen (ZULASSEN, SPAM, LIEFERANT) funktionieren auch ohne AutoSPAM-Abonnement.

🛡️ Warum das AutoSPAM + Mail2ERP Bundle?

Mail2ERP enthält eine grundlegende E-Mail-Kontrolle: die manuellen Ordner ZULASSEN, ABLEHNEN und SPAM. Diese funktionieren ohne AutoSPAM-Abonnement.

Für intelligente KI-gestützte Filterung, BEVOR E-Mails Ihr ERP erreichen — einschließlich Häufigkeitsfilter, Erkennung gefälschter Absender, intelligenter Textanalyse, Analyse neuer Absender und mehr — empfehlen wir den Kauf des AutoSPAM + Mail2ERP Bundles.

⚠️ Ohne intelligente Filterung könnten Spam- oder Phishing-E-Mails als falsche Einträge in Ihrem ERP-System landen.

🎯 Weitere AutoSPAM-Ordner, die mit Mail2ERP zusammenarbeiten

Diese AutoSPAM-Ordner steuern die E-Mail-Zustellung vor der Mail2ERP-Verarbeitung:

• _AutoSPAM/ZULASSEN bzw. _Mail2ERP/ZULASSEN: Absender zulassen & alle bisherigen Entscheidungen zurücksetzen (VIP, LIEFERANT, eigene Listen). E-Mails gehen in den INBOX und können von Mail2ERP verarbeitet werden
• _AutoSPAM/ABLEHNEN: als unbekannten Absender markieren – E-Mails gehen zur Prüfung in den Ordner ABGELEHNT
• _AutoSPAM/SPAM: Absender für immer blockieren – E-Mails gehen direkt nach _PAPIERKORB/SPAM und werden nie verarbeitet
• _AutoSPAM/VIP: (erfordert AutoSPAM) als VIP markieren — erhält Prioritätsrouting sowohl bei E-Mails als auch bei der ERP-Verarbeitung
• VIP-Status entfernen: Verschieben Sie eine beliebige E-Mail dieses Absenders nach _AutoSPAM/ZULASSEN bzw. _Mail2ERP/ZULASSEN. Dadurch werden alle bisherigen Entscheidungen zurückgesetzt (VIP, LIEFERANT, eigene Listen).

✅ VERARBEITET

Enthält: erfolgreich importierte E-Mails

Bedeutung: Mail2ERP hat alle Daten erfolgreich extrahiert und ERP-Einträge erstellt

Erforderliche Aktion: keine – diese sind vollständig verarbeitet. Prüfen Sie gelegentlich die Richtigkeit.

📥 INBOX (zur Prüfung belassen)

Enthält: E-Mails bekannter Kunden, die Mail2ERP nicht vollständig automatisch verarbeiten konnte

Bedeutung: Mail2ERP konnte nicht alle erforderlichen Daten extrahieren oder hat Unklarheiten gefunden. Die E-Mail bleibt bewusst in Ihrem INBOX, damit sie sichtbar bleibt.

Erforderliche Aktion: Prüfen Sie die E-Mail in Ihrem INBOX und vervollständigen Sie entweder den ERP-Eintrag manuell oder ziehen Sie die E-Mail nach _Mail2ERP/ANGEBOT oder _Mail2ERP/BESTELLUNGEN, um einen erneuten Versuch zu erzwingen (nützlich, nachdem Sie das fehlende Produkt bzw. den fehlenden Kontakt in Ihrem ERP ergänzt haben).

Skip-Cache: Mail2ERP merkt sich, dass es den Versuch bereits unternommen hat, und verarbeitet dieselbe E-Mail nicht bei jedem Lauf erneut — der Cache vergisst nach 14 Tagen oder sofort, wenn Sie die E-Mail in einen Ordner für den erzwungenen erneuten Versuch ziehen.

🌐 EXTERN (optional)

Enthält: E-Mails von Absendern, die nicht in Ihrer Kundendatenbank sind — nur wenn Externe trennen in den Mail2ERP-Einstellungen aktiviert ist.

Standardverhalten: aus. E-Mails externer Absender bleiben in Ihrem INBOX, damit nichts aus dem Blickfeld verschwindet.

Erforderliche Aktion: Prüfen und entscheiden Sie, ob es sich um einen neuen Kunden handelt oder ob die E-Mail ignoriert werden soll.

Aktivieren unter: Dashboard → Mail2ERP → Funktionen → Externe trennen (verfügbar ab dem Tarif Family).

⭐ _VIP

Enthält: fehlgeschlagene E-Mails von Absendern, die als VIP markiert sind (über _AutoSPAM/VIP).

Bedeutung: Prioritätsordner auf oberster Ebene — VIP-E-Mails umgehen die Regel, im INBOX zu bleiben, damit Sie sie sofort bemerken.

Erfordert: AutoSPAM mit aktivierter VIP-Liste.

📥 INBOX

Enthält: normale E-Mails, zugelassene Absender und E-Mails von Absendern, die als LIEFERANT markiert sind

Bedeutung: normale E-Mail-Zustellung – diese umgehen die Mail2ERP-Verarbeitung

Mit AutoSPAM: VIP-E-Mails gehen zur vorrangigen Bearbeitung in den Ordner _VIP

🎯 Kurzanleitung zur Einrichtung

Die Einrichtung von Mail2ERP dauert nur 5 Minuten:

• Schritt 1: Gehen Sie zu BOTS4.me/bots und melden Sie sich an
• Schritt 2: Navigieren Sie zu Einstellungen → Mail2ERP
• Schritt 3: Fügen Sie Ihre E-Mail-Konten hinzu und wählen Sie den Ordner, aus dem Mail2ERP importieren soll
• Schritt 4: Konfigurieren Sie Ihre ERP-Verbindung (API-Zugangsdaten)
• Schritt 5: Wählen Sie Ihre Sprache für die automatische Ordner-Übersetzung in den Rechnungsdaten
• Schritt 6: Prüfen Sie, was importiert wurde – bei aktiviertem Demo-Modus wird nichts angelegt — deaktivieren Sie den Demo-Modus, wenn Sie bereit für den Live-Betrieb sind.

📧 Konfiguration des E-Mail-Kontos

Unterstützte Konten: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP und jeder E-Mail-Anbieter

Ordner-Überwachung: Standardmäßig überwacht Mail2ERP Ihren Haupt-Posteingang. Sie können es so konfigurieren, dass bestimmte Unterordner überwacht werden.

Mehrere Konten: Sie können mehrere E-Mail-Konten verbinden und alle über ein einziges Mail2ERP-Dashboard verarbeiten!

📨 An uns weiterleiten — keine Postfachverbindung nötig

Sie müssen überhaupt kein Postfach verbinden. Klicken Sie unter BOTS4.me/bots → Einstellungen → Mail2ERP auf Quelle hinzufügen und fügen Sie die BOTS4.me Mailbox hinzu — ein Klick, nichts zu verbinden, kein Passwort. Leiten Sie dann E-Mails an mail2erp@bots4.me weiter. Solange der Demo-Modus eingeschaltet ist, erhalten Sie eine Vorschau per E-Mail; sobald Sie ihn ausschalten, erstellt Mail2ERP das Angebot oder den Verkaufsauftrag im Echtbetrieb in Ihrem ERP. Wir brauchen also nur Zugriff auf Ihr ERP, nie auf Ihr Postfach.

Wer weiterleiten darf: Legen Sie es unter Mail2ERP → Steuerung → An uns weiterleiten – E-Mail akzeptieren von fest. Leer: nur die E-Mail-Adresse Ihres Kontos. Ausgefüllt: genau die Adressen, die Sie eintragen (bis zu 6) — sie ersetzen die Adresse Ihres Kontos, tragen Sie diese also ebenfalls ein, wenn Sie selbst auch weiterleiten.

Bevor irgendetwas in Ihr ERP geschrieben wird, prüfen wir, dass die E-Mail wirklich von Ihrer Adresse stammt (DKIM). Signiert Ihr E-Mail-Anbieter ausgehende Post nicht, bestätigen Sie die E-Mail einmalig mit einem Klick. Jede weitergeleitete E-Mail wird direkt nach der Verarbeitung aus unserem Postfach gelöscht — spätestens nach 7 Tagen, falls sie nicht verarbeitet werden konnte. Nutzen Sie es während der Testphase oder dauerhaft, wenn Sie niemals Postfachzugriff teilen möchten.

Dieselbe E-Mail, zweimal weitergeleitet, wird nur einmal verarbeitet. Bei ausgeschaltetem Demo-Modus erhält der Absender nach jeder weitergeleiteten E-Mail eine kurze Bestätigung per E-Mail: verarbeitet, oder nicht verarbeitet und wo er den Grund sehen kann.

🔧 ERP-Integration — viele unterstützte ERP-Systeme

Einrichtungsort: Der ERP-Zugang wird konfiguriert unter BOTS4.me/bots → Einstellungen → Mail2ERP → Access Manager

Unterstützte ERP-Systeme: Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 und neuer, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero und SAP Business One. Jedes andere ERP mit API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite und weitere — wird auf Anfrage angebunden.

Ihr ERP ist nicht dabei? Jedes ERP mit API wird auf Anfrage angebunden. Kontaktieren Sie uns.

🔑 Zugriffsebenen — sicher starten, schrittweise freischalten

Wir empfehlen, mit Stufe 2 (nur E-Mail-Zugriff) zu beginnen. Deaktivieren Sie den Demo-Modus erst, wenn Sie sicher sind. Der erste Monat ist kostenlos.

Mehr erfahren: Besuchen Sie BOTS4.me/demo für die Anleitung zum Demo-Modus.

📊 Dashboard-Steuerung und Überwachung

Vollständige Kontrolle: Richten Sie alles über unser intuitives Dashboard unter BOTS4.me/bots ein und verwalten Sie es dort

Überwachung in Echtzeit:

• Verarbeitungsstatistik: Verfolgen Sie, wie viele E-Mails täglich, wöchentlich und monatlich verarbeitet werden
• Nutzungsverfolgung: Überwachen Sie Ihr Verarbeitungsvolumen gegenüber dem monatlichen Kontingent Ihres Abonnements
• Erfolgsquoten: Sehen Sie Genauigkeitskennzahlen und erkennen Sie Verbesserungspotenzial
• KI/Nicht-KI-Schalter: Wechseln Sie zwischen fortschrittlicher KI-Extraktion und einfacheren Verarbeitungsmethoden
• Fehlerbenachrichtigungen: Erhalten Sie Hinweise, wenn E-Mails eine manuelle Prüfung benötigen oder wenn Probleme auftreten

💡 Profi-Tipps

• Klein anfangen: Beginnen Sie nur mit Anfragen oder Bestellungen und erweitern Sie dann auf weitere Dokumenttypen
• Ungelesene E-Mails im INBOX stündlich prüfen: Fehlgeschlagene E-Mails bleiben im INBOX (ungelesen) — prüfen Sie sie und vervollständigen Sie entweder den ERP-Eintrag manuell oder ziehen Sie sie nach _Mail2ERP/ANGEBOT / _Mail2ERP/BESTELLUNGEN, um einen erneuten Versuch zu erzwingen
• NICHT_IMPORTIEREN klug einsetzen: Das hilft der KI zu lernen, WAS nicht verarbeitet werden soll, und verbessert die Genauigkeit mit der Zeit
• LIEFERANT verwenden: Das hilft der KI zu lernen, WEN sie nicht verarbeiten soll, und verbessert die Genauigkeit mit der Zeit
• Mit AutoSPAM kombinieren: Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie beide Produkte gemeinsam für eine vollständige E-Mail-Automatisierung nutzen
• VIPs frühzeitig einrichten: Markieren Sie Ihre wichtigsten Kunden als VIP, damit ihre E-Mails vorrangig behandelt werden

📬 Protokoll in Ihrem Postfach

• Wo: Jedes Postfach erhält einen LOGS-Ordner im eigenen Ordner des Bots, zum Beispiel _Mail2ERP/LOGS. Jeder Bot hat seinen eigenen.
• Was: Dieselben Zeilen wie im Tab Protokolle, eine Nachricht pro Zeile. Es wird nichts per E-Mail versendet — die Zeilen werden direkt in den Ordner geschrieben.
• Ungelesen bedeutet Handlungsbedarf: Nur Zeilen, die Ihre Entscheidung brauchen, kommen ungelesen an. Alle anderen Zeilen, Warnungen eingeschlossen, kommen bereits gelesen an.
• Ein-Klick-Schaltflächen: Zeilen zu einer E-Mail tragen dieselben Schaltflächen wie das Dashboard. Eine Schaltfläche, die die E-Mail ablegt, ist nach dem Zielordner benannt, zum Beispiel ZULASSEN oder SPAM. Eine Schaltfläche öffnet eine kurze Bestätigungsseite, ohne Anmeldung, und funktioniert 7 Tage lang. Das Ergebnis erscheint als neue Zeile, mit einer Rückgängig-Schaltfläche, wo es eine gibt.
• Direkt im Protokoll entscheiden: Eine Zeile, die Ihre Entscheidung erfordert, zeigt auch die Namen der Anhänge der E-Mail und ihre ersten Zeilen, sodass Sie die E-Mail selbst nur selten öffnen müssen.
• Aufräumen: Der Ordner behält die neuesten 100 Zeilen für bis zu 30 Tage. Das vollständige Protokoll bleibt in Ihrem Dashboard.
• Von Grund auf sicher: Echte Protokollnachrichten gibt es nur in LOGS-Ordnern, nie in Ihrem Posteingang, und die Bestätigungsseite fragt niemals nach einem Passwort.
• Schalter: Protokoll in Ihrem Postfach, in der Funktionsliste des Bots im Tab Steuerung. Ab dem Tarif Personal standardmäßig eingeschaltet.

📋 Was jeder Protokolleintrag zeigt

• Zeitstempel: wann die Verarbeitung stattgefunden hat
• Absender-E-Mail: wer die E-Mail gesendet hat
• Durchgeführte Aktion: VERARBEITET, im INBOX belassen, _VIP oder EXTERN (falls aktiviert)
• Erkannte Dateiformate: welche Anhangstypen gefunden wurden
• ERP-Importstatus: ob die Daten erfolgreich in Ihr ERP geschrieben wurden

🔍 Häufige Protokollmeldungen

• … erfolgreich importiert (Positionen: N) — die Bestellung oder Anfrage wurde in Ihr ERP geschrieben
• PROCESSING — E-Mail wird analysiert und extrahiert
• … im INBOX belassen — kein registrierter Kunde, nichts importiert — der Absender ist kein Kunde in Ihrem ERP
• … keine Artikelnummern gefunden, zur manuellen Prüfung belassen — die E-Mail benötigt Ihre Aufmerksamkeit in Ihrem INBOX
• … wurde bereits früher importiert — doppelte Anlage übersprungen — dieselbe Bestellung wurde bereits verarbeitet
• COMPLETED — Verarbeitungszyklus abgeschlossen

⚠️ Was bei Fehlern zu tun ist

• Fehler bei der E-Mail-Verbindung: Prüfen Sie Ihre E-Mail-Zugangsdaten unter /bots → Einstellungen
• Fehler bei der ERP-Verbindung: Überprüfen Sie Ihre ERP-Verbindungsdaten und den API-Zugang
• Fehlgeschlagene Importe: Prüfen Sie, ob der Demo-Modus deaktiviert ist (ein aktiver Demo-Modus verhindert Schreibvorgänge im ERP)
• Anhaltende Probleme: Wenden Sie sich an den Support unter BOTS4.me/contact

Filtern Sie die Protokolle nach Stufe (success, info, warning, error), um schnell zu finden, was Ihre Aufmerksamkeit benötigt.

Woche 1 — Trainingsmodus

Prüfen Sie Ihren INBOX (ungelesen) und den Ordner _VIP mehrmals täglich — fehlgeschlagene E-Mails bleiben zur Prüfung im INBOX. Verschieben Sie falsch eingeordnete E-Mails in die richtigen Mail2ERP-Ordner (ANGEBOT/BESTELLUNGEN/NICHT_IMPORTIEREN), um einen erneuten Versuch zu erzwingen und das System zu trainieren. Wenn Sie auch Supplier2ERP nutzen, hat es sein eigenes Paar — _Supplier2ERP/IMPORT und _Supplier2ERP/NICHT_IMPORTIEREN — für Lieferantenbestätigungen. Markieren Sie nicht verarbeitbare Absender als LIEFERANT (_Mail2ERP/LIEFERANT). Das System lernt aus jeder Korrektur.

Ab Woche 2 — Wartungsmodus

Das System hat die meisten Absendermuster gelernt. Werfen Sie einmal täglich einen Blick auf die ungelesenen E-Mails im INBOX und auf _VIP, wann immer Sie möchten — die Genauigkeit verbessert sich fortlaufend, während das System lernt.

🏆 Best Practice

Kombinieren Sie es mit AutoSPAM, um Spam zu filtern, bevor er Mail2ERP erreicht. Richten Sie VIP für Ihre wichtigsten Kunden ein — deren E-Mails werden vorrangig behandelt.