BOTS4.me
Mail2ERP
Kurzreferenz & FAQ
📬 E-Mail nicht auffindbar? Schauen Sie zuerst in _LETZTE-20
Sobald Sie ihn einschalten, enthält der Ordner _LETZTE-20 (_LETZTE-50 in den Tarifen Business und Enterprise) Kopien Ihrer zuletzt empfangenen E-Mails — egal, wohin unsere Apps sie abgelegt haben: Spam, Warteschlange oder ein App-Ordner. Ideal für Bestätigungscodes und „Ist sie angekommen?“-Momente. Verschieben Sie eine Kopie irgendwohin, wird das Original in _PAPIERKORB aufgeräumt; das Löschen einer Kopie berührt das Original nie. Der Ordnername folgt Ihrer App-Sprache. Ein- und ausschalten unter /bots → Allgemeines Dashboard. Gmail braucht ihn nicht: Nutzen Sie dort „Alle Nachrichten“.
| 📂E-Mail verschieben nach | 🎯Aktion/Ergebnis | 📤E-Mail landet in |
|---|---|---|
| 📧 MAIL2ERP-VERARBEITUNG | ||
| 📋_Mail2ERP/ANGEBOT | Als Angebotsanfrage importieren | VERARBEITET (oder bleibt im Posteingang, wenn eine Prüfung nötig ist) |
| 🛒_Mail2ERP/BESTELLUNGEN | Als Kundenauftrag importieren | VERARBEITET (oder bleibt im Posteingang, wenn eine Prüfung nötig ist) |
| 🚫_Mail2ERP/NICHT_IMPORTIEREN | Muster zum Ausschließen lernen | INBOX (Muster wird für die Zukunft gelernt) |
| 🛡️ ABSENDERSTEUERUNG (AutoSPAM-Ordner) | ||
| 🏭_AutoSPAM/LIEFERANT bzw. _Mail2ERP/LIEFERANT | Diesen Absender nie verarbeiten | INBOX (alle E-Mails umgehen Mail2ERP) |
| ⭐ VIP- & SPAM-STEUERUNG (mit AutoSPAM) | ||
| ⭐_AutoSPAM/VIP | Als VIP-Priorität markieren | _VIP (Prioritätsordner auf oberster Ebene) |
| ✅_AutoSPAM/ZULASSEN bzw. _Mail2ERP/ZULASSEN | Absender genehmigen & alle bisherigen Entscheidungen zurücksetzen (VIP, eigene Listen) | INBOX (kann von Mail2ERP verarbeitet werden) |
| ✋_AutoSPAM/ABLEHNEN | Als unbekannten Absender markieren | ABGELEHNT (zur späteren Prüfung) |
| 🗑️_AutoSPAM/SPAM | Absender für immer blockieren | _PAPIERKORB/SPAM (wird nie verarbeitet) |
❓ FAQ
Kann mein Team handeln, ohne sich bei BOTS anzumelden?
Ja. Öffnen Sie den LOGS-Ordner im Ordner des Bots in Ihrem Postfach: Jede Zeile des Protokolls ist dort eine Nachricht, und Zeilen, die eine Entscheidung brauchen, tragen Ein-Klick-Schaltflächen. Ab dem Tarif Personal standardmäßig eingeschaltet.
LIEFERANT vs NICHT_IMPORTIEREN?
LIEFERANT schließt ALLE E-Mails eines Absenders vom Import aus. NICHT_IMPORTIEREN lernt das E-Mail-Muster — es überspringt ähnliche E-Mails, andere E-Mails dieses Absenders werden aber weiterhin importiert.
Wie lässt sich eine Entscheidung rückgängig machen?
Nach _AutoSPAM/ZULASSEN bzw. _Mail2ERP/ZULASSEN verschieben. Setzt die AutoSPAM-Entscheidungen zu diesem Absender zurück (SPAM, VIP, LIEFERANT, eigene Listen).
Welche ERP-Systeme werden unterstützt?
Heute Odoo, ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero und SAP Business One — jedes andere ERP mit API auf Anfrage.
Kann ich sicher testen?
Ja — bei aktiviertem Demo-Modus wird nichts in Ihr ERP geschrieben. Erster Monat kostenlos.
Welche Dateiformate funktionieren?
PDF, Excel, Word, CSV, HTML, Bilder, gescannte PDFs (OCR). Alle Sprachen. Jedes Dokumentlayout.
Brauche ich AutoSPAM?
Basisfilterung ist enthalten. Für vollständige KI-Filterung → AutoSPAM + Mail2ERP-Paket empfohlen.
Wie oft wird verarbeitet?
Nach dem Ausführungsplan, den Sie im Tab Steuerung wählen, innerhalb der von Ihnen festgelegten Betriebszeiten (standardmäßig 07:00-16:00 an Werktagen). Höhere Tarife erlauben schnellere Pläne, bis zu Höchste Priorität.
Wohin gehen fehlgeschlagene E-Mails?
Sie bleiben in Ihrem Posteingang, sodass Sie sie weiterhin sehen. Unbekannte Absender bleiben dort standardmäßig ebenfalls — aktivieren Sie Externe trennen in den Mail2ERP-Einstellungen, um sie nach
_Mail2ERP/EXTERN zu leiten. E-Mails von VIP-Absendern gehen immer in den Ordner _VIP auf oberster Ebene.