AutoERP
Benutzerhandbuch – Auftragsbestätigung, Lieferung und Fakturierung auf Autopilot
✅ Das Einzige, was Sie zuerst tun müssen
AutoERP arbeitet nur mit ausdrücklich markierten Aufträgen. Es fasst nie von selbst einen Auftrag an. Es arbeitet ausschließlich mit Aufträgen, die eines von zwei Tags tragen – diese legen wir in Ihrem ERP für Sie an:
| Tag am Auftrag | Was AutoERP damit macht |
|---|---|
AutoERP |
Der ganze Auftrag auf einmal. Bestätigt ihn, wartet, bis jede Position auf Lager ist, erstellt eine Lieferung und berechnet ihn dann. Es wird nichts versandt, bis der Auftrag vollständig versandfähig ist. |
AutoERP_partial |
Position für Position. Liefert, was gerade vollständig auf Lager ist, und belässt den Rest für eine spätere Sendung auf dem Auftrag. Ideal bei langen Lieferzeiten oder Streckengeschäft. Erfordert die Funktion Teilversand (ab Business-Tarif, standardmäßig aus) — ohne sie wird der Auftrag nicht versendet und unter „Manuell zu bearbeiten“ aufgeführt. |
Beide Tags können Sie im Tab AutoERP Ihres Dashboards umbenennen, falls Ihr Team bereits eine andere Konvention nutzt. Ein Auftrag mit BEIDEN Tags wird als vollständiger Auftrag behandelt, niemals doppelt.
Sobald AutoERP einen Auftrag geliefert hat, setzt es ein eigenes Markierungs-Tag: AutoERP fully für einen ganzen Auftrag, AutoERP partially für eine Teillieferung. So sieht Ihr Team auf einen Blick, was AutoERP bereits erledigt hat — lassen Sie diese Tags am Auftrag.
So übergeben Sie in Ihrem ERP einen Auftrag an AutoERP
Odoo und ERPNext verwenden die oben beschriebenen Auftrags-Tags. Die anderen ERPs haben keine Auftrags-Tags, daher liest AutoERP eine andere Markierung am Auftrag:
| ERP | Ganzer Auftrag | Position für Position | Kleiner Auftrag freigegeben | Einmalige Einrichtung |
|---|---|---|---|---|
| Odoo | Tag AutoERP |
Tag AutoERP_partial |
Tag AutoERP_small_ok |
Keine — AutoERP legt die Tags bei seinem ersten Lauf an. |
| ERPNext | Tag AutoERP |
Tag AutoERP_partial |
Tag AutoERP_small_ok |
Keine — AutoERP legt die Tags bei seinem ersten Lauf an. |
| Zoho (Books / Inventory) | Berichts-Tag BOTS4.me = AutoERP |
Berichts-Tag BOTS4.me = AutoERP_partial |
Berichts-Tag BOTS4.me small order OK = Yes |
Keine — AutoERP legt die Berichts-Tags bei seinem ersten Lauf an. Ihr Zoho-Tarif muss Berichts-Tags enthalten (Zoho Books Standard oder höher). |
| Dolibarr | Auftragsfeld BOTS4.me tags enthält AutoERP |
Auftragsfeld BOTS4.me tags enthält AutoERP_partial |
Fügen Sie AutoERP_small_ok durch ein Komma getrennt in dasselbe Feld ein |
Legen Sie das Auftragsfeld einmalig an: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, Bezeichnung BOTS4.me tags, Code b4mtags, Typ String, Länge 255, immer bearbeitbar. |
| Microsoft Dynamics 365 Business Central | Dimension BOTS4ME = FULL |
Dimension BOTS4ME = PARTIAL |
Dimension BOTS4ME = SMALLOK / PARTIAL-SMALLOK (ganzer Auftrag / Position für Position) |
Legen Sie die Dimension einmalig an (Dimensionen lassen sich nicht über die API anlegen): Dimensions → New, Code BOTS4ME, mit den Werten FULL, PARTIAL, SMALLOK und PARTIAL-SMALLOK. Setzen Sie sie im Verkaufsauftrag — ein Wert pro Auftrag. |
| SAP Business One | Feld U_B4M_AUTOERP = FULL |
Feld U_B4M_AUTOERP = PARTIAL |
Feld U_B4M_AUTOERP = SMALLOK / PARTIAL-SMALLOK (ganzer Auftrag / Position für Position) |
Legen Sie das benutzerdefinierte Feld einmalig an: Tools → Customization Tools → User-Defined Fields – Management → Marketing Documents → Title, Name B4M_AUTOERP, Typ Alphanumeric, Größe 15 oder mehr, gültige Werte FULL, PARTIAL, SMALLOK und PARTIAL-SMALLOK. Starten Sie danach den Service Layer neu — er erkennt ein neues Feld erst nach einem Neustart. |
| QuickBooks Online, Xero | Setzen Sie das Angebot auf Accepted. Fakturiert werden nur Belege, die nach dem ersten Lauf von AutoERP im LIVE-Modus angenommen wurden — alles, was davor angenommen wurde, bleibt Ihnen überlassen. | Nicht verfügbar — ein angenommener Auftrag wird auf einmal fakturiert, sobald jede Position auf Lager ist. | Nicht verfügbar — fakturieren Sie ihn von Hand, oder AutoERP fakturiert ihn nach Ablauf der Wartezeit. | Keine — es gibt keine Tags. Es gibt auch keine Lieferbelege: AutoERP fakturiert den angenommenen Auftrag direkt. |
Sie haben die Tags in Ihrem Dashboard umbenannt? Verwenden Sie dann in Odoo, ERPNext, Zoho und Dolibarr Ihre eigenen Namen statt AutoERP und AutoERP_partial. In Business Central und SAP Business One bleiben die Werte FULL, PARTIAL und SMALLOK immer gleich.
🔄 So funktioniert AutoERP – der Ablauf im Bild
den Auftrag
(+ Anzahlung bei Vorkasse)
sobald Ware da ist
nach der Lieferung
+ Bericht an Sie
Jede E-Mail an Ihre Kunden (Auftragsbestätigung, Anzahlungsrechnung, Lieferschein, Rechnung, Abholbenachrichtigung, Zahlungserinnerung) wird von Ihrem eigenen ERP versendet, mit Ihren eigenen Vorlagen, Ihrem eigenen Branding und in der Sprache des Kunden. AutoERP schreibt Ihren Kunden nie im eigenen Namen.
🚀 Verbindung herstellen
- Verbinden Sie Ihr ERP im Dashboard, oder installieren Sie die BOTS4.me-App aus dem Odoo-App-Store und klicken Sie auf Verbinden.
- Schalten Sie AutoERP ein. Es startet im Demo-Modus — es liest Ihr ERP und schreibt nichts außer seinen drei Auftrags-Tags.
- Markieren Sie einen Kundenauftrag mit
AutoERP. - Warten Sie den nächsten Lauf ab und lesen Sie den Vorschaubericht in Ihrem Posteingang.
- Zufrieden? Stellen Sie den Modus im Tab AutoERP von DEMO auf LIVE. Ab diesem Moment schreibt AutoERP in Ihr ERP.
🧭 Die drei Module
Auftragsbestätigung
Macht aus markierten Auftragsentwürfen und Angeboten bestätigte Aufträge. Sehen die Zahlungsbedingungen des Auftrags Vorauskasse vor, stellt es über Ihr ERP außerdem eine 100-%-Anzahlungsrechnung aus, die Ihr ERP dem Kunden per E-Mail sendet. In jedem Tarif enthalten, wie die beiden Module unten.
Lieferungen
Erstellt und bestätigt die Lieferung in Ihrem ERP, sobald Ware verfügbar ist, das Lieferdatum erreicht ist und die Bonität des Kunden in Ordnung ist. Bei einer Teillieferung bleibt der Rest als Rückstand auf dem Auftrag.
Fakturierung
Fakturiert, was tatsächlich geliefert wurde, über die eigene Rechnungsstellung Ihres ERP — entweder eine Rechnung pro Auftrag oder eine Sammelrechnung pro Kunde (und Währung) pro Tag, Woche oder Monat. Eine Anzahlung wird in der Schlussrechnung verrechnet; die gebuchte Anzahlungsrechnung ist zugleich Ihr Steuerbeleg für die erhaltene Anzahlung.
Jedes Modul lässt sich im Dashboard einzeln abschalten. Das Abschalten eines Moduls blockiert nie die anderen — Sie können AutoERP zum Beispiel bestätigen und liefern lassen, während Ihre Buchhaltung weiterhin von Hand fakturiert.
⚙️ Übersicht der Dashboard-Einstellungen
Welche Aufträge AutoERP anfassen darf
| Einstellung | Standard | Funktion |
|---|---|---|
| Tag für vollständige Aufträge | AutoERP | Das Tag, das einen ganzen Auftrag an AutoERP übergibt. |
| Tag für positionsweise Aufträge | AutoERP_partial | Das Tag, das Teillieferungen eines Auftrags erlaubt. |
| Währung der Grenzwerte unten | Leer (Ihre Unternehmenswährung) | Die Währung, in der Ihre Mindestwerte und Kreditgrenzen hinterlegt sind. Leer lassen, um die Unternehmenswährung aus Ihrem ERP zu verwenden. Ein Auftrag in einer anderen Währung wird daran einfach nicht gemessen — wir rechnen nie heimlich um. |
Arbeitszeiten
| Einstellung | Standard | Funktion |
|---|---|---|
| Aufträge bestätigen — von / bis | 00:00 – 23:59 | Wann Aufträge bestätigt werden dürfen. |
| Lieferungen erstellen — von / bis | 06:00 – 16:00 | Üblicherweise die Arbeitszeiten Ihres Lagers, damit nach Feierabend nichts mehr kommissioniert wird. |
| Annahmeschluss für Versand am selben Tag | 14:30 | Aufträge, die nach dieser Uhrzeit eingehen, werden am nächsten Tag versandt. |
| Rechnungen erstellen — von / bis | 13:00 – 17:00 | Wann Rechnungen erstellt werden dürfen. |
| Nicht fakturieren vor | 13:00 | Eine Sicherheitsgrenze, damit ein Auftrag, der morgens noch bearbeitet wird, nicht zu früh berechnet wird. |
Lieferregeln
| Einstellung | Standard | Funktion |
|---|---|---|
| Mindestlieferwert | 25 | Kein Paket unter diesem Wert versenden; auf weitere Positionen warten. 0 bedeutet: immer versenden. |
| … aber trotzdem versenden nach | 14 Tagen | Damit ein kleiner Auftrag nicht ewig wartet. |
| Max. Teillieferungen pro Auftrag | 10 | Verhindert, dass aus einem Auftrag eine Serie von Kleinstpaketen wird. |
Sie wollen einen bestimmten kleinen Auftrag trotzdem rausschicken? Versehen Sie ihn mit dem Tag AutoERP_small_ok, dann wird der Mindestwert für diesen Auftrag ignoriert.
Fakturierungsregeln
| Einstellung | Standard | Funktion |
|---|---|---|
| Lieferungen auf einer Rechnung sammeln | Ein | Ein: eine Rechnung pro Kunde und Zeitraum. Aus: eine Rechnung pro Auftrag. |
| Kunden fakturieren | Einmal wöchentlich | Sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich. |
| Fakturierungstag / Tag im Monat | Freitag / 1. | An welchem Tag die Sammelrechnung hinausgeht. Monatlich ist auf den 28. begrenzt, damit sich jeder Monat gleich verhält. |
| Mindestrechnungsbetrag | 50 | Darunter geht die Rechnung in den nächsten Zeitraum über. |
| Max. Rechnungen pro Lieferung | 1 | Eine Sicherheitsgrenze. AutoERP erlaubt immer eine zusätzliche Schlussrechnung, damit nichts unberechnet bleiben kann. |
| Auf den vollständigen Auftrag warten | 14 Tagen | Wie lange gewartet wird, damit alles auf EINER Rechnung landet. Danach berechnet AutoERP das Versandte und schickt später eine Schlussrechnung. |
| Steuerbeleg nach | 14 Tagen | Wenn ein Kunde im Voraus bezahlt hat, die Ware aber innerhalb dieser Anzahl Tage nicht versandt wurde, wird ein Steuerbeleg ausgestellt — in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben. |
| Feld „Rechnung gewünscht“ | (leer) | Optional. Der technische Name eines Ja/Nein-Feldes in Ihrem ERP, das festhält, ob der Kunde überhaupt eine Rechnung wünscht. Leer lassen, um immer zu berechnen. |
Bonitätskontrolle
| Einstellung | Standard | Funktion |
|---|---|---|
| Bezahlte Proforma verlangen | Ein | Die Lieferung zurückhalten, bis ein Vorkassekunde tatsächlich bezahlt hat. |
| Sperren ab diesem überfälligen Betrag | 300 | Lieferungen an Kunden zurückhalten, die Ihnen mehr als das schulden. |
| Sperren ab so vielen Tagen Überfälligkeit | 14 | Lieferungen zurückhalten, wenn die älteste unbezahlte Rechnung älter als das ist. |
| Lieferungen zurückhalten, wenn die Prüfung fehlschlägt | Ein | Wenn die Bonitätsprüfung selbst nicht laufen kann, lieber zurückhalten als liefern. Empfohlen. |
| Kunden bei Sperrung per E-Mail benachrichtigen | Ein | Sendet beim ersten Zurückhalten eines Auftrags eine Zahlungserinnerung. Einmal pro Auftrag, nie wiederholt. |
🔍 Demo-Modus
Jedes AutoERP-Konto startet im Demo-Modus, und Ihr erster Lauf ist immer eine Demo. Im Demo-Modus liest AutoERP Ihre Aufträge, Ihren Bestand und den Zahlungsstatus Ihrer Kunden und ermittelt genau, was es tun würde — und schickt Ihnen die Liste per E-Mail, statt es zu tun. In Ihrem ERP wird kein einziger Datensatz angefasst.
Sobald Sie mindestens einen Demo-Bericht erhalten haben, wird der LIVE-Schalter im Tab AutoERP freigeschaltet. Sie können jederzeit zu Demo zurückwechseln.
📊 Den Bericht lesen
📋 Zusammenfassung
Wie viele Aufträge bestätigt, geliefert und fakturiert wurden — und wie viele übersprungen, nach Kategorie. Im LIVE-Modus wird ein Bericht nur gesendet, wenn AutoERP etwas getan hat oder ein Auftrag Sie braucht; Aufträge, die Ihr Eingreifen erfordern, stehen ganz oben.
📝 Auftrag für Auftrag
Jede Entscheidung, mit dem Grund in verständlicher Sprache. Im Demo-Modus ist das die vollständige Liste dessen, was passiert wäre.
⚠️ Übersprungen und warum
Der nützlichste Teil. „Wartet auf Bestand“, „unter Ihrem Minimum“, „Kunde überfällig“, „nach Annahmeschluss“ — bei jedem übersprungenen Auftrag steht, welche Einstellung dazu geführt hat.
❓ Fehlerbehebung
| Was Sie sehen | Was es bedeutet |
|---|---|
| „Kein markierter Auftrag brauchte Aufmerksamkeit“ | Kein Auftrag trägt das AutoERP-Tag, oder jeder markierte Auftrag ist bereits vollständig abgearbeitet. Markieren Sie einen Auftrag und warten Sie den nächsten Lauf ab. |
| Aufträge bestätigt, aber nie geliefert | Meist der Bestand: Das Vollauftrags-Tag wartet, bis jede Position verfügbar ist. Prüfen Sie den Grund für das Überspringen — er nennt das Produkt. Es kann auch am Lieferfenster oder am Annahmeschluss liegen. |
| Geliefert, aber nie berechnet | Prüfen Sie, ob sich das Fakturierungsfenster mit Ihren Betriebszeiten überschneidet und die Uhrzeit „Nicht fakturieren vor“ enthält. Bei wöchentlicher Sammelrechnung gehen Rechnungen nur am gewählten Tag hinaus. |
| Alle Aufträge eines Kunden werden zurückgehalten | Bonitätskontrolle. Der Kunde liegt über Ihrem Limit für überfällige Beträge, oder seine Anzahlung ist unbezahlt. Der Bericht nennt den Betrag und die Anzahl der Tage. |
| Eine Dienstleistungsposition wird nie fakturiert | Die Dienstleistung wird nach gelieferten Mengen abgerechnet, und niemand hat ihre gelieferte Menge bisher eingetragen — AutoERP rät sie nie. Der Bericht führt sie einmal unter „Manuell zu bearbeiten“ auf; tragen Sie die Menge am Auftrag ein, und der nächste Lauf fakturiert sie. |
| Kleine Aufträge werden nie versandt | Diese Aufträge liegen unter Ihrem Mindestlieferwert. Sie werden nach Ablauf der Wartezeit automatisch versandt – oder sofort, wenn Sie sie mit AutoERP_small_ok markieren. |
| Die AutoERP-Tags fehlen in Ihrem ERP | Der verbundene Benutzer darf keine Tags anlegen. Geben Sie ihm Vertriebs-Administratorrechte oder legen Sie die beiden Tags von Hand an — AutoERP nutzt sie in jedem Fall. |
| Odoo hat kein Feld „Tags“ in Verkaufsaufträgen | Manche Odoo-Datenbanken ohne die CRM-App haben in Verkaufsaufträgen kein Feld „Tags“, sodass AutoERP keine Aufträge markieren kann. Installieren Sie die CRM-App (sie fügt das Feld „Tags“ hinzu) oder lassen Sie Ihren Odoo-Partner in Verkaufsaufträgen ein Textfeld namens x_autoerp_tags anlegen und tragen Sie den Tag-Namen dort ein — AutoERP liest dann dieses Feld. |
| Keine Aufträge in Business Central, SAP Business One oder Dolibarr gefunden | Die einmalige Einrichtung für Ihr ERP fehlt: die Dimension BOTS4ME (Business Central), das benutzerdefinierte Feld U_B4M_AUTOERP (SAP Business One) oder das Auftragsfeld BOTS4.me tags (Dolibarr). Der Bericht nennt, was fehlt. Führen Sie den Einrichtungsschritt aus der Tabelle unter „So übergeben Sie in Ihrem ERP einen Auftrag an AutoERP“ aus, markieren Sie einen Auftrag und warten Sie den nächsten Lauf ab. |
🔒 Was AutoERP niemals tun wird
- Einen nicht markierten Auftrag anfassen.
- Etwas anderes als seine drei Auftrags-Tags schreiben, solange der Demo-Modus aktiv ist.
- Ihren Kunden im eigenen Namen schreiben — jede Kunden-E-Mail kommt aus Ihrem ERP, mit Ihren Vorlagen und Ihrem Branding.
- Ware an einen Kunden liefern, der über den von Ihnen festgelegten Kreditgrenzen liegt, während die Bonitätsprüfung eingeschaltet ist.
- Dieselbe Ware zweimal berechnen — in Ihrem ERP bereits berechnete Mengen werden nie erneut fakturiert.
- Mehrere Kunden oder mehrere Währungen auf einer Rechnung zusammenfassen.
❓ Häufig gestellte Fragen
Welche ERP-Systeme werden unterstützt?
Heute live: Odoo 13 bis 19 (Community, Enterprise, Odoo.sh, Odoo Online), ERPNext 15 und 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 und neuer, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero und SAP Business One. Jedes andere ERP mit API — SAP S/4HANA, Dynamics 365 Finance / Sales, NetSuite und weitere — wird auf Anfrage angebunden.
Was automatisiert AutoERP?
Drei zentrale Module: Auftragsbestätigungen (bestätigt Aufträge und lässt Ihr ERP bei Vorauskasse-Kunden eine Anzahlungsrechnung ausstellen), Versand (erstellt Lieferungen, sobald die Ware verfügbar ist, für ganze Aufträge oder positionsweise) und Fakturierung (eine Rechnung pro Auftrag oder Sammelrechnungen — täglich, wöchentlich oder monatlich). Jede E-Mail an Kunden versendet Ihr ERP.
Kann ich testen, ohne mein ERP zu beeinflussen?
Ja! Der Demo-Modus liest Ihre Aufträge und Bestände, führt aber keine Transaktionen aus — er generiert nur Berichte, die genau zeigen, was er tun würde. Erster Monat kostenlos.
Kann ich nur einige Module aktivieren?
Ja. Jedes Modul hat seinen eigenen Schalter — aktivieren Sie nur, was Sie benötigen: nur Bestätigungen, nur Versand oder alle drei Module zusammen. Konfigurieren Sie es unter /bots → Steuerung → AutoERP.
Unterstützt es Teillieferungen?
Ja, mit der Funktion Teilversand (ab Business-Tarif). Wenn nicht alle Positionen verfügbar sind, versendet AutoERP die verfügbaren Positionen und erstellt Teillieferungen — älteste Aufträge zuerst. Eine Schutzgrenze beschränkt die Teillieferungen pro Auftrag (Standard 10).
Was ist eine Sammelrechnung?
Anstatt eine Rechnung pro Auftrag zu erstellen, kann AutoERP mehrere Aufträge desselben Kunden zu einer Sammelrechnung bündeln — sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich. Konfigurierbar mit einem Schwellenwert für den Mindestsammelbetrag.
Funktioniert es mit Mail2ERP?
Ja! Mail2ERP importiert Bestellungen aus E-Mails als Aufträge in Ihr ERP. AutoERP bestätigt, versendet und fakturiert diese Aufträge anschließend automatisch. Gemeinsam automatisieren sie den gesamten Zyklus — von der Kunden-E-Mail bis zur bezahlten Rechnung.
Wie funktioniert die Bonitätsprüfung?
Ist die Bonitätsprüfung eingeschaltet (ab Business-Tarif, standardmäßig aus), prüft AutoERP vor dem Versand, ob ein Kunde unbezahlte Proformarechnungen oder überfällige Salden hat. Überschreiten diese Ihre Schwellenwerte (Standard: 300 in Ihrer Unternehmenswährung oder eine Rechnung, die mehr als 14 Tage überfällig ist), wird der Versand zurückgehalten und der Kunde erhält von Ihrem ERP eine Zahlungserinnerung.
Wird dabei KI eingesetzt? Wir dürfen keine verwenden.
Nein. AutoERP enthält in keinem Modus und in keinem Tarif ein KI-Modell, und es werden nie Daten an einen KI-Anbieter gesendet. Jede Aktion folgt Ihren Regeln, dieselbe Eingabe ergibt also immer dasselbe Ergebnis, und jeder Schritt ist im Protokoll nachvollziehbar. Wenn Ihre Compliance-Abteilung das schriftlich braucht, sagen Sie Bescheid, wir bestätigen es für Ihre Unterlagen.