So automatisieren Sie Auftragsbestätigung, Lieferung und Rechnungsstellung in Odoo
Schluss mit dem Klicken auf Bestätigen → Validieren → Rechnung erstellen bei jedem einzelnen Verkauf
Ein Auftrag in Odoo ist nicht erledigt, wenn er erfasst ist — jemand muss ihn noch bestätigen, die Lieferung anlegen, sobald der Bestand es erlaubt, die Rechnung erzeugen und den Kunden in jeder Phase per E-Mail informieren. Diese Anleitung zeigt, wie Sie die Auftragsabwicklung in Odoo mit AutoERP durchgängig automatisieren: Die Aufträge, die Sie markieren, werden bestätigt, Lieferungen vollständig oder teilweise angelegt, Rechnungen einzeln oder in Sammelläufen erstellt — automatisch, nach dem Zeitplan und zu den Zeiten, die Sie festlegen. Die Einrichtung dauert etwa fünf Minuten, und der erste Monat ist ein kostenloser Discovery-Monat.
🎯 Die versteckten Kosten der manuellen Auftragsabwicklung in Odoo
Odoo bildet den Verkaufsablauf wunderbar ab — Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Rechnung — doch standardmäßig steuert ein Mensch jeden Übergang. Multiplizieren Sie vier oder fünf Klicks (plus die Ermessensentscheidungen) mit jeder Bestellung, jeden Tag, und die Kosten summieren sich:
- Aufträge warten auf Menschen: Ein am nächsten Morgen um 9:00 bestätigter Entwurf ist eine Lieferung, die einen Tag später hinausgeht. Abend- und Wochenendbestellungen reihen sich einfach in die Warteschlange.
- Bestandsentscheidungen werden ad hoc getroffen: Soll ein teilweise verfügbarer Auftrag jetzt versendet werden oder warten? Welcher Auftrag erhält die letzten Einheiten — der älteste oder der, den ein Kommissionierer zuerst sieht?
- Die Fakturierung hinkt hinterher: Erledigte, aber nicht fakturierte Lieferungen sind Betriebskapital, das im Warenausgang Ihres Lagers festsitzt. Rechnungen pro Kunde von Hand zu bündeln ist so mühsam, dass viele Teams darauf verzichten.
- Das Kreditrisiko wird uneinheitlich geprüft: Damit keine Sendung an einen Kunden mit überfälligen Rechnungen hinausgeht, muss jedes Mal jemand daran denken nachzusehen.
Keine dieser Aufgaben erfordert ein Urteilsvermögen, das sich nicht als Regel niederschreiben lässt. Genau das macht sie automatisierbar.
🔍 Die üblichen Ansätze — und wo sie an ihre Grenzen stoßen
Odoos integrierte Automatisierungsoptionen
Odoo bietet Teile davon nativ: Fakturierungsrichtlinien, geplante Aktionen und Automatisierungsregeln können jeweils einen Ausschnitt abdecken. Aber sie zu einer schlüssigen Pipeline zusammenzufügen — bestätigen, Bonität prüfen, mit sinnvollen Prioritäten teilweise versenden, Sammelrechnungen erstellen, den Kunden bei jedem Schritt benachrichtigen — bedeutet, viele separate Mechanismen zu konfigurieren und zu warten, und einige Verhaltensweisen (etwa ein Mindestlieferwert mit zeitbasierter Umgehung oder Schwellenwerte für die Sammelrechnungsstellung) erfordern individuelle Entwicklung.
Individuelle Serveraktionen und Skripte
Ein Entwickler kann all dies auf Odoo.sh oder On-Premise skripten. Der Haken ist die laufende Verantwortung: jedes Odoo-Versions-Upgrade, jede Regeländerung („eigentlich sollten wir wöchentlich fakturieren, nicht täglich“) ist eine Entwicklungsaufgabe. Und Odoo Online lässt überhaupt keinen eigenen Python-Code zu.
Konnektoren im Zapier-Stil
Generische Workflow-Tools können einfache Aktionen an Odoo-Datensätzen auslösen, aber mehrstufige Logistiklogik — Prüfung der Bestandsverfügbarkeit, Teillieferungen nach dem Prinzip „älteste Aufträge zuerst“, Liefersperre bei Kreditrisiko, Sammelfakturierung — geht über Trigger-Aktion-Rezepte hinaus.
⚠️ Was eine echte Lösung braucht
Die Automatisierung der Auftragsabwicklung muss regelbasiert, ohne Code konfigurierbar und sicher testbar sein — Sie müssen genau sehen, was sie mit Ihrer produktiven Datenbank tun würde, bevor Sie sie etwas schreiben lassen. AutoERP wurde genau darauf ausgelegt: jede Funktion umschaltbar, jeder Lauf protokolliert und ein Demo-Modus, der keinerlei Transaktionen ausführt.
⚙️ Der automatisierte Weg: die Drei-Module-Pipeline von AutoERP
Auftragsentwurf bestätigt, Proformarechnung & E-Mail versendet
Lieferung erstellt, wenn Bestand & Bonität es zulassen
Rechnung erstellt — sofort oder als Sammelrechnung
Der Laufbericht landet in Ihrem Posteingang
Modul 1 — Auftragsbestätigung: bestätigt die Verkaufsauftragsentwürfe und Angebote, die Sie mit AutoERP markieren (nicht markierte Aufträge werden nie angefasst; Sie können den Tag umbenennen). Für Kunden mit Vorauszahlung stellt es über Odoo eine Anzahlungsrechnung über 100 % aus, die später von der Schlussrechnung abgezogen wird, und Odoo sendet die Bestätigung mit Ihrer eigenen Vorlage in der Sprache des Kunden.
Modul 2 — Versand: legt die Lieferung in Odoo an und validiert sie, wenn die Artikel auf Lager sind — vollständige Lieferungen, wenn alles verfügbar ist, oder mit Teilversand Teillieferungen für die verfügbaren Positionen, wobei stets die ältesten Aufträge zuerst bedient werden. Ein konfigurierbarer Mindestlieferwert verhindert unwirtschaftliche Kleinstsendungen, mit einer automatischen Umgehung nach der von Ihnen festgelegten Wartezeit, damit nichts ewig wartet (markieren Sie einen Auftrag mit AutoERP_small_ok, um ihn sofort zu versenden). Abholaufträge erhalten stattdessen eine Abholbenachrichtigung. Mit eingeschalteter Bonitätsprüfung wird die Sendung zurückgehalten, wenn die Anzahlung unbezahlt ist oder der überfällige Saldo des Kunden Ihren Schwellenwert übersteigt.
Modul 3 — Rechnungsstellung: stellt das Gelieferte über die Odoo-eigene Rechnungsstellung in Rechnung — eine Rechnung pro Auftrag direkt nach der Lieferung oder eine Sammelrechnung pro Kunde und Tag, Woche oder Monat, mit einem konfigurierbaren Mindestbetrag. Das Sammeln ist standardmäßig eingeschaltet und wöchentlich; wählen Sie unter „Kunden fakturieren“ die Option „Sofort (ohne Sammeln)“, wenn Sie eine Rechnung pro Lieferung möchten. Mit eingeschalteten Steuerbelegen erhalten vorausbezahlte Aufträge, die nicht innerhalb der von Ihnen festgelegten Tage versandt wurden, ihren Steuerbeleg. Odoo sendet jede Rechnung mit ihrem PDF per E-Mail.
Einrichtung in fünf Schritten
- Schritt 1 — Kostenlosen Discovery-Monat starten: Melden Sie sich unter bots4.me/bots an, klicken Sie auf der AutoERP-Karte auf Kostenlosen Discovery-Monat starten und akzeptieren Sie einmalig die Bedingungen — keine Kreditkarte erforderlich.
- Schritt 2 — Odoo verbinden: Installieren Sie das kostenlose Modul BOTS4.me Connect (Odoo 13–19). Odoo.sh und On-Premise erhalten einen Python-Connector mit einem Klick, der auch die Rechte vergibt, die AutoERP braucht. Unter Odoo Online erstellen Sie einen API-Schlüssel unter Einstellungen → Benutzer & Unternehmen → Benutzer → Ihr Benutzer → Kontosicherheit (aktivieren Sie den Entwicklermodus, falls der Tab ausgeblendet ist) und fügen ihn bei bots4.me unter Einstellungen → AutoERP → Access Manager → Quelle hinzufügen → ERP → Odoo ein; Odoo Online benötigt für den API-Zugang den Custom-Tarif von Odoo, und ein optionaler XML-Helfer ohne Code fügt in Odoo ein BOTS4.me-Menü hinzu. Eine Verbindung bedient jede BOTS4.me-App, die mit Odoo arbeitet.
- Schritt 3 — Module und Regeln wählen: Aktivieren Sie Bestätigung, Versand und/oder Rechnungsstellung einzeln im Tab „Steuerung“ und markieren Sie in Odoo die Aufträge, die AutoERP bearbeiten darf (AutoERP für ganze Aufträge, AutoERP_partial für positionsweisen Versand) — beide Tags werden für Sie in Odoo angelegt. Legen Sie Sammelrhythmus, Mindestwerte, Kreditschwellen, den Ausführungsplan und die Betriebszeiten fest.
- Schritt 4 — Einen Auftrag markieren und im DEMO-Modus ausführen: Versehen Sie einen Verkaufsauftrag mit dem Tag AutoERP. Im DEMO-Modus liest AutoERP Ihre echten Aufträge und Bestände, führt aber keine Transaktionen aus (es schreibt nur seine eigenen Auftrags-Tags) — nach dem nächsten Lauf erhalten Sie einen Bericht, der genau zeigt, was es bestätigt, versandt und in Rechnung gestellt hätte.
- Schritt 5 — Live gehen: Wenn die DEMO-Berichte stimmen, stellen Sie Modus auf dem Tab „Steuerung“ auf LIVE — das wird nach der ersten DEMO-Berichts-E-Mail freigeschaltet. AutoERP sendet Ihnen einen Bericht, sobald es etwas getan hat oder Sie braucht, und der Tab „Protokolle“ im Dashboard hält jede Entscheidung fest.
🧭 Testen Sie es in Ihrem kostenlosen Discovery-Monat
Ihr erster Monat mit AutoERP ist ein kostenloser Discovery-Monat: das Nutzungskontingent des Personal-Tarifs, mit Bonitätsprüfung, Teilversand und Steuerbelegen zum Testen freigeschaltet, und keine Kreditkarte erforderlich. AutoERP braucht kein Postfach — nur Odoo.
Tag 1 — Starten und verbinden
- Melden Sie sich unter bots4.me/bots an, klicken Sie auf der AutoERP-Karte auf Kostenlosen Discovery-Monat starten und akzeptieren Sie einmalig die Bedingungen — keine Kreditkarte erforderlich.
- Öffnen Sie Einstellungen (Zahnrad) → AutoERP → Access Manager → Quelle hinzufügen → ERP → Odoo (für AutoERP ist Ihr ERP die Quelle) oder installieren Sie das kostenlose Modul BOTS4.me Connect in Odoo und klicken Sie auf „Verbinden“. Schritt für Schritt: So verbinden Sie Odoo mit BOTS4.me.
- Odoo Online benötigt für den API-Zugang den Custom-Tarif von Odoo.
- Geben Sie diesem Odoo-Benutzer bei Verwendung eines API-Schlüssels die Rechte Verkauf (Administrator), Kontakterstellung, Rechnungsstellung (Abrechnung) und Lager (Benutzer).
Tag 1 — Den Tab „Steuerung“ prüfen
- Modus: AutoERP startet im DEMO-Modus, und Ihr erster Lauf ist immer eine Demo — es teilt Ihnen per E-Mail mit, was es tun würde, und schreibt außer seinen eigenen Auftrags-Tags nichts in Odoo.
- AutoERP-Funktionen: Auftragsbestätigungen, Versandmodul, Rechnungsmodul und E-Mail-Berichte sind eingeschaltet. Digitale Produkte ist für Software und Dienstleistungen gedacht, die keinen Bestand benötigen.
- Schalter mit einem Discovery-Tag auf dem Tab „Steuerung“ sind in Ihrem kostenlosen Monat enthalten und starten ausgeschaltet — schalten Sie diejenigen ein, die Sie testen möchten.
- Für AutoERP sind das Bonitätsprüfung, Teilversand und Steuerbelege.
- Rechnungsstellung: Standardmäßig werden Lieferungen einmal pro Woche auf einer Rechnung pro Kunde gesammelt. Stellen Sie für Ihren Test Kunden fakturieren auf „Sofort (ohne Sammeln)“, damit Sie direkt nach der Lieferung eine Rechnung sehen.
- Zeiten: AutoERP läuft nur innerhalb der Betriebszeiten (zu Beginn die Bürozeiten an Werktagen), und Lieferungen und Rechnungen haben zusätzlich eigene Zeitfenster. Halten Sie das Rechnungsfenster innerhalb der Betriebszeiten, sonst wird keine Rechnung erstellt.
Tag 1 — Einen Auftrag markieren
Öffnen Sie in Odoo ein Angebot oder einen Verkaufsauftrag, dessen Produkte auf Lager sind, und fügen Sie den Tag AutoERP hinzu — er wird bei der Einrichtung für Sie in Odoo angelegt. Nach dem nächsten Lauf listet der DEMO-Bericht auf, was AutoERP für diesen Auftrag bestätigen, liefern und in Rechnung stellen würde, und unter „Übersprungen und warum“, welche Einstellung etwas zurückgehalten hat, zum Beispiel das Warten auf Bestand oder ein Wert unter Ihrem Mindestlieferwert. Dieselben Entscheidungen erscheinen im Tab Protokolle.
Woche 1 — Den Test ausweiten, dann LIVE gehen
- Positionsweisen Versand testen: Markieren Sie bei eingeschaltetem Teilversand einen Auftrag, der nur teilweise auf Lager ist, mit AutoERP_partial — die verfügbaren Positionen werden jetzt versandt, der Rest wartet im Auftrag.
- Kreditkontrolle testen: Legen Sie bei eingeschalteter Bonitätsprüfung Sperren ab diesem überfälligen Betrag und Sperren ab so vielen Tagen Überfälligkeit fest; Aufträge von Kunden über diesen Grenzen werden zurückgehalten, und Odoo sendet dem Kunden eine Zahlungserinnerung.
- Wenn die DEMO-Berichte stimmen, stellen Sie Modus auf dem Tab „Steuerung“ auf LIVE — das wird nach der ersten DEMO-Berichts-E-Mail freigeschaltet.
📅 Wenn der Discovery-Monat endet
Wenn der Monat endet, läuft AutoERP von selbst im kostenlosen Tarif weiter, mit einem kleinen monatlichen Kontingent: Ist es aufgebraucht, warten neue Vorgänge bis zum nächsten Monat oder bis Sie einen Tarif wählen, und ein bereits begonnener Vorgang wird immer abgeschlossen. Wählen Sie einen Tarif, um alle Funktionen zu behalten — siehe die Tariftabelle auf der AutoERP-Produktseite.
Im kostenlosen Tarif funktionieren Bestätigung, Versand und Rechnungsstellung weiter; Bonitätsprüfung, Teilversand und Steuerbelege benötigen den Business-Tarif. Nichts, was AutoERP getan hat, wird rückgängig gemacht.
📅 Der Alltag im Autopilot-Betrieb
Nach dem Go-live arbeitet AutoERP Ihren Auftragsbestand nach seinem Ausführungsplan ab, innerhalb der Betriebszeiten und der Bestätigungs-, Liefer- und Rechnungsfenster, die Sie festlegen — erweitern Sie diese und schalten Sie „Wochenenden“ ein, wenn Aufträge auch außerhalb der Bürozeiten weiterlaufen sollen. Die Aufgabe Ihres Teams ändert sich vom Durchklicken von Workflows zum Lesen eines kurzen Berichts: was bestätigt wurde, was versandt wurde (und was zurückgehalten wurde und warum), was in Rechnung gestellt wurde und etwaige Fehler. Odoo sendet Kunden rechtzeitig Bestätigungs-, Versand- und Rechnungs-E-Mails, ohne dass jemand daran denken muss.
Sie behalten die Kontrolle über das Dashboard: Bot-Betrieb schaltet die App sofort aus, jede Funktion lässt sich einzeln umschalten, und Kreditregeln, Schwellenwerte und Zeitpläne können jederzeit ohne Code geändert werden. Die Plattform ist in der EU gehostet, für die DSGVO konzipiert, bietet 2FA und sendet ihre Berichte in 31 Sprachen.
🔗 Ideal in Kombination mit Mail2ERP und AutoCASH
AutoERP startet, sobald ein Auftrag in Odoo existiert und seinen Tag trägt. Wenn Ihre Bestellungen per E-Mail eintreffen, importiert Mail2ERP sie automatisch — markieren Sie den importierten Auftrag mit AutoERP, und zusammen decken beide den Weg von der Kunden-E-Mail bis zur versendeten Rechnung ab, ohne dass eine Zeile abgetippt wird. Und wenn Rechnungen überfällig werden, mahnt AutoCASH sie mit gestaffelten Zahlungserinnerungen an.
🌍 Funktioniert auch über Odoo hinaus
AutoERP läuft heute mit Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 und neuer), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero und SAP Business One. Jedes andere ERP mit API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite und weitere — wird auf Anfrage angebunden. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Ihres benötigen.
❓ Häufig gestellte Fragen
Kann Odoo Kundenaufträge automatisch bestätigen?
Nicht als vollständige Pipeline von Haus aus — Entwürfe zu bestätigen, Anzahlungsrechnungen für Kunden mit Vorauszahlung auszustellen und Bestätigungs-E-Mails zu versenden erfordert normalerweise manuelle Klicks oder individuelle Entwicklung. Das Modul Auftragsbestätigung von AutoERP erledigt alle drei automatisch für die Aufträge, die Sie mit AutoERP markieren, wobei Odoo die E-Mails mit Ihren eigenen Vorlagen in der Sprache des Kunden sendet.
Wie erstelle ich in Odoo automatisch Rechnungen, wenn eine Lieferung erledigt ist?
Lassen Sie das Rechnungsmodul von AutoERP eingeschaltet und stellen Sie „Kunden fakturieren“ auf „Sofort (ohne Sammeln)“: Die Rechnung wird dann über die Odoo-eigene Rechnungsstellung erstellt, sobald die Lieferung erfolgt ist. Standardmäßig sammelt AutoERP die Lieferungen eines Kunden auf einer Rechnung pro Woche; Sie können auch täglich oder monatlich wählen. Odoo sendet jede Rechnung mit ihrem PDF per E-Mail. Mit eingeschalteten Steuerbelegen erhalten vorausbezahlte Aufträge, die nicht innerhalb der von Ihnen festgelegten Tage versandt wurden, automatisch ihren Steuerbeleg.
Kann AutoERP Teillieferungen erstellen, wenn nur einige Artikel auf Lager sind?
Ja. Bei Aufträgen mit dem Tag AutoERP_partial erstellt AutoERP eine Teillieferung für die verfügbaren Positionen, wenn eine vollständige Lieferung nicht möglich ist, wobei stets die ältesten Aufträge zuerst bedient werden. Ein konfigurierbarer Mindestlieferwert verhindert unwirtschaftliche Kleinstsendungen, und eine Umgehung nach einer festgelegten Anzahl von Tagen sorgt dafür, dass selbst kleine Restmengen schließlich versendet werden. Ein Schutzmechanismus begrenzt die Anzahl der Teillieferungen pro Auftrag. Teilversand ist ab dem Business-Tarif enthalten, und Sie können ihn während Ihres kostenlosen Discovery-Monats testen — schalten Sie ihn im Tab „Steuerung“ ein.
Was ist eine Sammelrechnung, und kann Odoo sie automatisch erstellen?
Die Sammelrechnungsstellung fasst mehrere Aufträge eines Kunden zu einer einzigen Rechnung zusammen — im B2B üblich, wo Kunden eine wöchentliche oder monatliche Rechnung zehn kleinen vorziehen. Mit AutoERP wählen Sie den Rhythmus (sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich) und einen Mindest-Sammelbetrag, und Sie legen fest, wie lange es auf den Rest eines Auftrags wartet, damit alles auf einer Rechnung landet. Es fasst nie verschiedene Kunden oder Währungen auf einer Rechnung zusammen, und es ist keine individuelle Odoo-Entwicklung erforderlich.
Wie stoppt die Bonitätsprüfung Sendungen an Kunden mit überfälligen Rechnungen?
Bevor AutoERP eine Lieferung anlegt, prüft es, ob der Kunde eine unbezahlte Anzahlung oder einen überfälligen Saldo über Ihren konfigurierten Schwellenwerten hat. Wenn ja, wird die Sendung automatisch zurückgehalten, und Odoo sendet dem Kunden eine Zahlungserinnerung — keine Sendung geht an einen Kunden, der keine erhalten sollte, und niemand muss daran denken, das zu prüfen. Die Bonitätsprüfung ist ab dem Business-Tarif enthalten, und Sie können sie während Ihres kostenlosen Discovery-Monats testen.
Kann ich nur die Rechnungsstellung automatisieren und Aufträge weiterhin manuell bestätigen?
Ja. Jedes der drei Module von AutoERP hat einen eigenen Schalter, und das Ausschalten eines Moduls blockiert nie die anderen. Aktivieren Sie nur die Rechnungsstellung, nur den Versand, nur die Bestätigungen — oder eine beliebige Kombination — unter bots4.me/bots → Steuerung → AutoERP → AutoERP-Funktionen; Sie können das jederzeit wieder ändern.
Ist es sicher, die Auftragsautomatisierung an einer produktiven Odoo-Datenbank zu testen?
Ja — genau dafür gibt es DEMO. AutoERP liest Ihre echten Aufträge und Bestände, führt aber keine Transaktionen aus; abgesehen von seinen eigenen Auftrags-Tags schreibt es nichts und sendet nur Berichte, die genau beschreiben, was es bestätigt, versandt und in Rechnung gestellt hätte. Außerdem fasst es nur Aufträge an, die Sie markiert haben. Sobald der erste Demo-Bericht eingetroffen ist, können Sie „Modus“ auf LIVE stellen. Der erste Monat ist ein kostenloser Discovery-Monat.
📚 Verwandte Leitfäden zur Odoo-Automatisierung
- Der Schritt davor: Wie Sie E-Mail-Bestellungen und Angebotsanfragen automatisch in Odoo importieren — Mail2ERP bringt die Bestellung überhaupt erst in Odoo.
- Der Schritt danach: Wie Sie Zahlungserinnerungen in Odoo automatisieren — AutoCASH hakt nach, wenn diese Rechnungen überfällig werden.
- Für den Buchhaltungsabschluss: Wie Sie Bankzahlungen automatisch Rechnungen in Odoo zuordnen.
- Das große Ganze: Wie Sie Odoo durchgängig automatisieren: von der E-Mail-Bestellung bis zur bezahlten Rechnung.
🔗 Quellen und weiterführende Literatur
Offizielle Dokumentation und Standards, auf die sich dieser Leitfaden bezieht. Externe Links öffnen sich in einem neuen Tab.
Aufträge bestätigen, versenden und fakturieren — per Autopilot
Verbinden Sie Odoo in fünf Minuten, sehen Sie sich die Berichte von AutoERP im Demo-Modus an und schalten Sie die Live-Automatisierung ein, wenn Sie dem vertrauen, was Sie sehen. Der erste Monat ist ein kostenloser Discovery-Monat, ohne Kreditkarte.