Automatische Fakturierung in Business Central: Rechnungen für gelieferte Aufträge buchen und versenden
Schluss mit dem manuellen Buchen und Versenden jeder Business-Central-Rechnung
Die Ware hat das Lager verlassen, die Lieferung ist gebucht — und die Rechnung wartet noch, bis jemand den Verkaufsauftrag öffnet, ihn bucht und das PDF an den Kunden schickt. Dieser Leitfaden zeigt, wie AutoERP diesen Schritt in Dynamics 365 Business Central übernimmt: Sie kennzeichnen die Verkaufsaufträge, die es bearbeiten darf, mit der Dimension BOTS4ME, und AutoERP bucht die Rechnung für alles, was geliefert und noch nicht fakturiert ist, und schickt sie per E-Mail an Ihren Kunden. Sie starten im Demo-Modus, und der erste Monat ist ein kostenloser Discovery-Monat.
🎯 “Gestern geliefert, immer noch nicht fakturiert”
In den meisten Business-Central-Mandanten ist die Fakturierung eher eine manuelle Gewohnheit als ein Prozess. Das Lager bucht die Lieferung, und die Rechnung hängt davon ab, dass jemand im Büro daran denkt, den Auftrag abzuschließen. Das Ergebnis sieht überall gleich aus:
- Geliefert, aber nicht fakturiert: Aufträge mit gelieferten Mengen, die noch niemand fakturiert hat. Jeder Tag Wartezeit ist ein Tag, um den der Kunde später zahlt.
- Wiederkehrende Klicks: Auftrag öffnen, die zu fakturierenden Mengen prüfen, buchen, die gebuchte Rechnung suchen, per E-Mail versenden — für jeden Auftrag, jeden Tag.
- Vergessene Dienstleistungszeilen: Zeilen ohne Lieferung, etwa Dienstleistungen oder Fracht, werden leicht übersehen, wenn der Rest des Auftrags vom Lager abgewickelt wird.
- Uneinheitlicher Zeitpunkt: Manche Kunden erhalten die Rechnung am selben Tag, andere eine Woche später, je nachdem, wer im Büro ist.
Nichts davon erfordert Ermessen. “Fakturiere, was geliefert wurde, und schicke es an den Kunden” ist eine Regel, und eine Regel kann von selbst laufen.
🔍 Was Business Central von sich aus bietet
Buchen Auftrag für Auftrag
Der Standardweg ist, jeden Verkaufsauftrag zu öffnen und zu buchen. Das ist zuverlässig, aber es erledigt ein Mensch, dann, wenn dieser Mensch Zeit hat. Die Rechnungs-E-Mail ist ein weiterer Schritt obendrauf.
Stapelbuchung und geplante Aufgaben
Business Central kann mehrere Verkaufsaufträge in einem Stapel buchen, und Partner können Aufgaben planen. Trotzdem muss jemand auswählen, welche Aufträge in den Stapel kommen, die Filter aktuell halten und sicherstellen, dass die Rechnungen die Kunden tatsächlich erreichen. Eine Regel zu ändern — “für diese Gruppe Rechnungen wöchentlich sammeln” — heißt meist, einen Partner zu beauftragen.
⚠️ Was eine echte Lösung braucht
Rechnungsautomatisierung muss pro Auftrag freiwillig, ohne Code konfigurierbar und gefahrlos testbar sein. Sie müssen sehen, was gebucht würde, bevor etwas gebucht wird, und Sie müssen alles mit einem Schalter stoppen können. Genau darauf ist AutoERP ausgelegt.
⚙️ So arbeitet AutoERP in Business Central
Auftrag trägt BOTS4ME
Lieferung in Business Central gebucht
AutoERP bucht die Rechnung
Rechnung per E-Mail an den Kunden
Die Dimension BOTS4ME statt Tags
In anderen ERPs übergeben Sie AutoERP einen Auftrag mit einem Tag. Business Central kennt keine Auftrags-Tags, daher liest AutoERP die Dimension BOTS4ME im Kopf des Verkaufsauftrags. Sie legen die Dimension einmal mit vier Werten an und setzen einen davon auf jeden Auftrag, den AutoERP bearbeiten darf:
- FULL — AutoERP verarbeitet den gesamten Auftrag.
- PARTIAL — Teillieferungen sind erlaubt.
- SMALLOK — der gesamte Auftrag wird verarbeitet, auch unterhalb Ihrer Kleinauftragsgrenze.
- PARTIAL-SMALLOK — Teillieferungen sind erlaubt, auch unterhalb Ihrer Kleinauftragsgrenze.
Aufträge ohne die Dimension werden nie angefasst. Wie jede Dimension fließt der Wert auch in die Sachposten der gebuchten Belege ein, sodass sich die Rechnungen von AutoERP in Berichten leicht finden lassen. Die Werte bleiben FULL, PARTIAL und SMALLOK, auch wenn Sie die Tags in Ihrem Dashboard umbenannt haben.
Was AutoERP bucht
- Geliefert, noch nicht fakturiert: Bei Lagerzeilen fakturiert AutoERP genau die Menge, die geliefert und noch nicht fakturiert wurde, mit der eigenen Buchung von Business Central.
- Zeilen ohne Lieferung: Dienstleistungen und andere Nicht-Lagerzeilen werden zusammen geliefert und fakturiert, damit sie nicht liegen bleiben.
- Sofort oder gesammelt: Fakturieren Sie jeden Auftrag direkt nach seiner Lieferung oder sammeln Sie die Aufträge eines Kunden pro Tag, Woche oder Monat mit einem Mindestbetrag. Die API von Business Central setzt einen Auftrag auf eine Rechnung, daher bucht eine Sammlung zur selben Zeit eine Rechnung pro Auftrag.
- Aufträge in Prüfung (die auf Genehmigung warten) werden ausgelassen, bis sie durch Ihren Genehmigungsprozess freigegeben sind.
Die E-Mail an den Kunden
Die Sendeaktion von Business Central kann den Text von AutoERP nicht übernehmen, daher versendet BOTS4.me die Rechnungs-E-Mail selbst, mit dem Rechnungs-PDF von Business Central im Anhang. Wenn Sie ein Postfach mit AutoERP verbinden, geht die E-Mail von Ihrer eigenen Adresse aus; andernfalls kommt sie aus dem Systempostfach von BOTS4.me, und Antworten gehen an Sie. Die API von Business Central enthält keine Kundensprache, daher wird die E-Mail in der Sprache Ihres Kontos verfasst.
Was AutoERP in Business Central heute nicht tut
- Liefern ohne Fakturieren: Die API von Business Central liefert und fakturiert in einer Aktion. AutoERP liefert erst dann ohne Fakturierung, wenn dies mit Business Central verifiziert ist; bis dahin überlässt es die Lieferung Ihnen, vermerkt sie in seinem Bericht und fakturiert den Auftrag, sobald Sie die Lieferung gebucht haben.
- Vorauszahlungsrechnungen: Die API kennt keine Vorauszahlungsrechnung, daher bleiben Aufträge, die eine Anzahlung erfordern, bei Ihnen.
- Korrekturen: Korrekturbelege für gebuchte Rechnungen erstellen Sie selbst in Business Central.
Nie doppelt
Bevor es bucht, vermerkt AutoERP, was es buchen wird. Wird ein Lauf unterbrochen, nachdem Business Central die Rechnung gebucht hat, findet der nächste Lauf diese Rechnung und bucht keine weitere. Die eigenen Fortschrittsmarkierungen von AutoERP werden auf der Seite von BOTS4.me gespeichert und nie in Ihre Aufträge geschrieben.
🛠️ Einrichtung Schritt für Schritt
- Schritt 1 — Starten Sie Ihren kostenlosen Discovery-Monat: Melden Sie sich bei bots4.me/bots an, klicken Sie auf der AutoERP-Karte auf Kostenlosen Discovery-Monat starten und akzeptieren Sie einmalig die Bedingungen. Keine Karte erforderlich.
- Schritt 2 — Business Central verbinden: Öffnen Sie Einstellungen → AutoERP → Access Manager → Quelle hinzufügen (für AutoERP ist Ihr ERP die Quelle), wählen Sie die Kachel Dynamics 365 Business Central und Mit Microsoft anmelden mit einem lizenzierten Benutzer. Wählen Sie die Umgebung und den Mandanten, falls Sie mehrere haben. Die vollständige Anleitung, einschließlich der Administratorgenehmigung, finden Sie unter Verbindung herstellen.
- Schritt 3 — Dem Benutzer die richtigen Berechtigungen geben: AutoERP muss Verkaufsaufträge bearbeiten und buchen sowie Dimensionen lesen können. Der Standard-Berechtigungssatz D365 BUS FULL ACCESS deckt alle BOTS4.me-Apps ab.
- Schritt 4 — Die Dimension einmal anlegen: Öffnen Sie in Business Central Dimensionen → Neu, Code BOTS4ME, mit den Werten FULL, PARTIAL, SMALLOK und PARTIAL-SMALLOK. Dimensionen lassen sich nicht über die API anlegen, daher ist dieser eine Schritt Ihre Aufgabe. Fehlt sie, meldet es Ihnen der Bericht von AutoERP.
- Schritt 5 — Einen Auftrag kennzeichnen und im DEMO-Modus laufen lassen: Setzen Sie BOTS4ME = FULL auf einen Verkaufsauftrag, der geliefert, aber noch nicht fakturiert ist. Im DEMO-Modus liest AutoERP Ihre Aufträge und schreibt nichts in Business Central; nach dem nächsten Lauf zeigt sein Bericht, was es fakturiert hätte und warum etwas zurückgehalten wurde.
- Schritt 6 — LIVE gehen: Wenn die DEMO-Berichte stimmen, stellen Sie Modus auf dem Tab „Steuerung“ auf LIVE — das wird nach der ersten DEMO-Berichts-E-Mail verfügbar.
🧭 Testen Sie es in Ihrem kostenlosen Discovery-Monat
Prüfen Sie den Tab „Steuerung“
- Rechnungsmodul und E-Mail-Berichte sind eingeschaltet. Stellen Sie für Ihren ersten Test Kunden fakturieren auf Sofort (ohne Sammeln), damit Sie direkt nach der Lieferung eine Rechnung sehen; standardmäßig werden Rechnungen wöchentlich gesammelt.
- Zeiten: AutoERP läuft nur innerhalb der Betriebszeiten (zu Beginn die Bürozeiten an Werktagen), und die Fakturierung hat ein eigenes Zeitfenster. Halten Sie das Fakturierungsfenster innerhalb der Betriebszeiten, sonst wird keine Rechnung erstellt.
- Digitale Produkte ist für Software und Dienstleistungen gedacht, die keinen Lagerbestand brauchen.
- Schalter mit dem Tag Discovery sind in Ihrem kostenlosen Monat enthalten und starten ausgeschaltet — schalten Sie die ein, die Sie ausprobieren möchten.
Woche 1 — den Test erweitern, dann LIVE gehen
Kennzeichnen Sie einige weitere gelieferte Aufträge, darunter einen mit einer Dienstleistungszeile, und einen Kunden, dessen Aufträge wöchentlich gesammelt werden sollen. Lesen Sie jeden Bericht: was fakturiert wurde, was übersprungen wurde und warum. Dieselben Entscheidungen erscheinen im Tab Protokolle. Wenn alles dem entspricht, was Sie von Hand getan hätten, schalten Sie auf LIVE.
📅 Wenn der Discovery-Monat endet
Wenn der Monat endet, läuft AutoERP von selbst im kostenlosen Tarif weiter, mit einem kleinen monatlichen Kontingent: Ist es aufgebraucht, warten neue Vorgänge bis zum nächsten Monat oder bis Sie einen Tarif wählen, und ein bereits begonnener Vorgang wird immer abgeschlossen. Wählen Sie einen Tarif, um alle Funktionen zu behalten — siehe die Tariftabelle auf der AutoERP-Produktseite.
Im kostenlosen Tarif läuft die Fakturierung weiter; Teilversand und die anderen Schalter des Business-Tarifs benötigen einen Tarif. Nichts, was AutoERP gebucht hat, wird rückgängig gemacht.
📅 Im Alltag: Was sich für Ihr Team ändert
Nach dem Go-live besteht die Aufgabe Ihres Teams darin, Aufträge zu kennzeichnen und Lieferungen zu buchen, wie bisher. Rechnungen folgen nach dem Laufplan von AutoERP, innerhalb Ihrer Zeiten, und der Kunde erhält jede per E-Mail mit dem PDF im Anhang. Ein kurzer Bericht erreicht Sie, sobald AutoERP etwas getan hat oder Sie braucht, und der Bot-Betrieb schaltet alles auf einmal ab.
- Bei der Erfassung kennzeichnen: Setzen Sie den BOTS4ME-Wert, wenn der Auftrag angelegt wird, oder lassen Sie das Ihre Auftragserfassung erledigen. Aufträge, die Mail2ERP aus E-Mails importiert hat, erhalten denselben Wert von Ihrem Team.
- Lesen Sie die “übersprungen”-Zeilen: Sie zeigen, welcher Auftrag worauf wartet — eine noch nicht gebuchte Lieferung, einen Auftrag in Prüfung oder ein Zeitfenster außerhalb Ihrer Zeiten.
- API-Limits: Business Central begrenzt API-Aufrufe pro Benutzer. BOTS4.me verteilt seine Aufrufe und wartet, wenn Business Central um eine Verlangsamung bittet; das Limit teilen Sie mit Ihren anderen Integrationen, die denselben Benutzer verwenden.
Zusammen mit Mail2ERP für Business Central braucht der Weg von der per E-Mail gesendeten Bestellung eines Kunden bis zur versendeten Rechnung nur noch für die Lieferung einen Menschen.
❓ Häufig gestellte Fragen
Kann Business Central gelieferte Aufträge automatisch fakturieren?
Mit AutoERP ja. Jeder Verkaufsauftrag mit der Dimension BOTS4ME wird bei jedem Lauf geprüft, und was geliefert und noch nicht fakturiert ist, wird als Rechnung gebucht und per E-Mail an den Kunden geschickt — sofort oder gesammelt pro Tag, Woche oder Monat.
Warum eine Dimension und kein Tag?
Business Central kennt keine Auftrags-Tags. Eine Dimension im Auftragskopf erfüllt denselben Zweck, kann von jedem gesetzt werden, der Aufträge erfasst, und erscheint außerdem in den Sachposten der gebuchten Rechnung.
Bucht AutoERP auch die Lieferung?
Noch nicht. Die API von Business Central liefert und fakturiert in einer Aktion, und AutoERP liefert erst dann ohne Fakturierung, wenn dies mit Business Central verifiziert ist. Bis dahin buchen Sie die Lieferung, und AutoERP fakturiert sie; Zeilen ohne Lieferung, etwa Dienstleistungen, werden zusammen geliefert und fakturiert.
Kann es mehrere Aufträge auf eine Rechnung setzen?
Die API von Business Central bucht eine Rechnung pro Auftrag. Mit eingeschalteter Sammlung fakturiert AutoERP die Aufträge eines Kunden gemeinsam zum Sammelzeitpunkt, eine Rechnung pro Auftrag, und nur Aufträge desselben Kunden und derselben Währung.
Wer schickt die Rechnungs-E-Mail an den Kunden?
BOTS4.me, mit dem Rechnungs-PDF von Business Central im Anhang — aus Ihrem eigenen Postfach, wenn Sie eines mit AutoERP verbinden, andernfalls aus unserem Systempostfach, wobei Antworten an Sie gehen.
Was ist mit Aufträgen, die eine Vorauszahlung erfordern?
Die API von Business Central kann keine Vorauszahlungsrechnungen anlegen, daher überlässt AutoERP diese Ihnen in Business Central.
Kann ich es gefahrlos in unserem Live-Mandanten testen?
Ja. AutoERP startet im Demo-Modus und schreibt nichts in Business Central, bis Sie auf LIVE schalten, und es betrachtet nur Aufträge, die Sie mit BOTS4ME gekennzeichnet haben. Sie können auch zuerst eine Sandbox-Umgebung verbinden.
📚 Weiterführende Artikel
- Jede Einstellung erklärt: AutoERP-Leitfaden und die AutoERP-Produktseite.
- Der Schritt davor: So werden per E-Mail gesendete Bestellungen zu Verkaufsaufträgen in Business Central.
- Optionen im Vergleich: Mail2ERP vs. Sales Order Agent von Business Central.
- Dieselbe Idee in Odoo: So automatisieren Sie Auftragsbestätigung, Lieferung und Fakturierung in Odoo.
- Bezahlt werden: Der AutoCASH-Leitfaden beschreibt Zahlungserinnerungen für die Rechnungen, die AutoERP bucht.
🔗 Quellen und weiterführende Literatur
In diesem Leitfaden zitierte offizielle Dokumentation. Externe Links öffnen sich in einem neuen Tab.
Lassen Sie jeden gelieferten Auftrag zur Rechnung werden
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