So werden per E-Mail gesendete Bestellungen zu Verkaufsaufträgen in Business Central
Schluss mit dem Abtippen von PDF- und Excel-Bestellungen in Dynamics 365 Business Central
Ihre Kunden senden ihre Bestellungen per E-Mail als PDFs, Tabellen und Scans, und jemand in Ihrem Team öffnet jede einzelne und tippt die Positionen in einen Verkaufsauftrag in Business Central. Dieser Leitfaden zeigt, wie Mail2ERP diesen Schritt für Sie übernimmt: Es liest die E-Mail und ihre Anhänge, findet den Kunden und die Artikel in Business Central und legt für eine Bestellung einen Verkaufsauftrag oder für eine Preisanfrage ein Verkaufsangebot an. Sie verbinden Ihr Postfach und Business Central online in wenigen Minuten, starten im Demo-Modus, und der erste Monat ist ein kostenloser Discovery-Monat.
🎯 “Wir tippen immer noch jede per E-Mail erhaltene Bestellung in Business Central ab”
Diesen Satz hören wir von Distributoren und Großhändlern mit Business Central am häufigsten. Das ERP selbst ist in Ordnung. Das Problem liegt davor: Bestellungen kommen per E-Mail, in dem Format, das das Einkaufssystem des jeweiligen Kunden erzeugt, und nichts außer einem Menschen macht aus diesen Anhängen Verkaufszeilen.
- Jeder Kunde hat ein anderes Layout. Einer sendet ein sauberes PDF aus seinem ERP, einer eine Excel-Datei mit eigener Spaltenreihenfolge, einer ein gescanntes Formular, und einer listet einfach Artikelnummern im E-Mail-Text auf.
- Die Arbeit ist langsam und fehleranfällig. Artikelnummern, Mengen, die Bestellnummer des Kunden und das gewünschte Lieferdatum müssen alle korrekt übernommen werden. Ein Zahlendreher wird zu einer falschen Lieferung und später zu einer Korrektur.
- Bestellungen warten auf Menschen. Eine Bestellung, die nach Feierabend eintrifft, bleibt liegen, bis jemand wieder am Schreibtisch sitzt, und eine Preisanfrage, die einen Tag zu spät beantwortet wird, ist oft eine verlorene Preisanfrage.
- Preisanfragen und Bestellungen sind vermischt. Für jede E-Mail muss jemand entscheiden, ob sie ein Verkaufsangebot oder einen Verkaufsauftrag braucht, bevor überhaupt getippt wird.
Das Volumen summiert sich schnell. Ein Mail2ERP-Kunde, IMP Kontakt, erhält jeden Monat Tausende Bestellungen und Angebotsanfragen per E-Mail — ein Arbeitsaufwand, der ein eigenes Erfassungsteam erfordern würde, wenn alles von Hand getippt würde.
🔍 Was Business-Central-Teams meist zuerst versuchen
Kopieren und Einfügen aus dem Anhang
Die häufigste Methode ist immer noch die älteste: das PDF auf einem Bildschirm, den Verkaufsauftrag auf dem anderen, und Zeile für Zeile kopieren. Das funktioniert bei fünf Bestellungen am Tag. Bei fünfzig wird es zur Vollzeitaufgabe einer Person, und die Fehlerquote wächst mit dem Volumen.
Importvorlagen und Workflows pro Kunde
Manche Teams bauen einen Import oder einen Workflow für die Dateien ihrer größten Kunden. Jeder davon versteht nur ein Layout. Ändert der Kunde seine Vorlage, kommt eine Spalte hinzu oder ein neuer Kunde dazu, bricht der Import oder jemand muss einen weiteren bauen.
KI-Funktionen in Business Central
Microsoft ergänzt Business Central um KI, darunter einen Sales Order Agent. Wenn Sie ihn mit einem externen Tool vergleichen, lesen Sie unseren Vergleich Mail2ERP vs. Sales Order Agent von Business Central. Dieser Leitfaden beschreibt, wie Mail2ERP selbst mit Business Central arbeitet.
⚠️ Was die Aufgabe wirklich erfordert
Ein Tool, das jedes Layout in jeder Sprache ohne Vorlagen liest, eine Preisanfrage von einer Bestellung unterscheidet, den richtigen Kunden und die richtigen Artikelnummern in Ihrem Business-Central-Mandanten findet, die Preisfindung Business Central überlässt und nie denselben Beleg zweimal anlegt.
⚙️ So arbeitet Mail2ERP mit Business Central
Kunden-E-Mail trifft ein
Mail2ERP liest und ordnet zu
Verkaufsauftrag oder Verkaufsangebot in Business Central
E-Mail in VERARBEITET abgelegt
Welchen Beleg es anlegt
Mail2ERP ordnet jede E-Mail als Preisanfrage, Bestellung oder keines von beiden ein. Eine Preisanfrage wird zum Verkaufsangebot, und eine feste Bestellung wird zum Verkaufsauftrag — ein Beleg pro E-Mail, Kopf und Zeilen in einem Schritt. Die API von Business Central kennt keinen separaten Freigabeschritt, daher bleibt der Verkaufsauftrag so stehen, wie er angelegt wurde.
Wie Kunden und Artikel zugeordnet werden
- Kunde: Die E-Mail-Adresse des Absenders muss zu einem Debitor in Business Central gehören oder zu einer Kontaktperson, die mit einem Debitor verknüpft ist. Mail2ERP legt nie Kunden an und lehnt gesperrte Debitoren ab.
- Artikel: Produktcodes in der E-Mail werden Ihren Artikelnummern zugeordnet. Mit eingeschaltetem Schalter Barcodes wird auch die GTIN des Artikels abgeglichen. Die API von Business Central bietet keine Artikelreferenzen, Kreditoren-Artikelnummern oder Herstellerteilenummern, daher erfolgt die Zuordnung nur über Artikelnummer und GTIN. Gesperrte Artikel werden abgelehnt, und Mail2ERP legt nie Artikel an.
- Mengen: Eine Zeile, deren Menge nicht sicher gelesen werden kann, wird übersprungen, nicht geraten, und Sie erhalten eine E-Mail mit der Bitte, sie von Hand zu ergänzen.
Preise kommen aus Business Central
Mail2ERP übernimmt den Preis des Kunden nicht in die Zeile, wenn er dem VK-Preis des Artikels entspricht. Business Central ermittelt den Zeilenpreis dann selbst, sodass Ihre Kundenpreise und Zeilenrabatte gelten, und Business Central wendet seine eigenen Steuern an. Der Preis aus der E-Mail wird nur verwendet, wenn der Artikel keinen VK-Preis hat.
Was sonst noch auf dem Beleg landet
- Externe Belegnummer: die eigene Bestellnummer des Kunden, damit Ihr Team und der Kunde über dieselbe Referenz sprechen.
- Lieferdatum: Das gewünschte Datum wird im Verkaufsauftrag als gewünschtes Lieferdatum und als Warenausgangsdatum der Zeile eingetragen.
- Notizen und Dateien: Eine Notiz des Kunden wird zu Bemerkungszeilen auf dem Beleg; der E-Mail-Text wird als Textdatei angehängt, und die Originalanhänge werden an den Verkaufsauftrag oder das Angebot angehängt.
- Lieferadresse: Die Standard-Lieferadresse des Kunden bleibt bestehen, weil die API keine Lief.-an-Codes zur Auswahl bietet.
Wenn der Kunde auf Ihr Angebot hin bestellt
Mit eingeschalteter Erkennung von Angebotsanfragen wird eine Antwort, die die Nummer Ihres Verkaufsangebots nennt und klar “Bestellung” sagt, mit der Business-Central-Aktion Auftrag erstellen in einen Verkaufsauftrag umgewandelt. Mail2ERP bestellt das gesamte Angebot; ändert der Kunde Mengen, wird dem Auftrag eine Notiz für Ihr Team angehängt.
Keine Duplikate
Bevor es etwas anlegt, vermerkt Mail2ERP, was es anlegen wird, und trägt eine eigene Markierung in die Externe Belegnummer ein, wenn der Kunde keine Bestellnummer angibt. Wird ein Lauf unterbrochen, findet der nächste Lauf den Beleg, statt einen zweiten anzulegen. Dieselbe Bestellung, die an zwei Adressen gesendet oder erneut weitergeleitet wird, wird einmal importiert; mit AutoSPAM wandert die Kopie nach _AutoSPAM/DUPLIKATE.
🛠️ Einrichtung Schritt für Schritt
- Schritt 1 — Starten Sie Ihren kostenlosen Discovery-Monat: Melden Sie sich bei bots4.me/bots an, klicken Sie auf der Mail2ERP-Karte auf Kostenlosen Discovery-Monat starten und akzeptieren Sie einmalig die Bedingungen. Keine Karte erforderlich.
- Schritt 2 — Postfach verbinden: Öffnen Sie Einstellungen → Mail2ERP → Access Manager → Quelle hinzufügen. Microsoft 365 und Gmail nutzen Secure Quick Connect; andere Anbieter verbinden sich per IMAP mit einem App-Passwort. Details zu jedem Anbieter finden Sie unter Verbindung herstellen. Sie können das Postfach auch weglassen und Bestellungen von Ihrer Kontoadresse an mail2erp@bots4.me weiterleiten.
- Schritt 3 — Business Central verbinden: Klicken Sie auf Ziel hinzufügen, wählen Sie die Kachel Dynamics 365 Business Central und Mit Microsoft anmelden mit einem Geschäftskonto, das eine Business-Central-Lizenz hat. Es werden keine Passwörter oder API-Schlüssel gespeichert. BOTS4.me arbeitet mit den Berechtigungen dieses Benutzers.
- Schritt 4 — Umgebung und Mandant wählen: BOTS4.me listet Ihre Umgebungen (Produktion und Sandboxes) und deren Mandanten auf. Bei nur einem Mandanten wird er automatisch gewählt; andernfalls wählen Sie ihn auf der Business-Central-Karte und klicken auf Speichern.
- Schritt 5 — Berechtigungen prüfen: Mail2ERP muss Debitoren, Kontakte und Artikel lesen sowie Verkaufsangebote und Verkaufsaufträge anlegen können. Der Standard-Berechtigungssatz D365 BUS FULL ACCESS deckt alle BOTS4.me-Apps ab.
- Schritt 6 — Im DEMO-Modus laufen lassen, dann LIVE gehen: Mail2ERP startet im Demo-Modus und schickt Ihnen per E-Mail, was es anlegen würde. Wenn die Berichte stimmen, stellen Sie Modus auf dem Tab „Steuerung“ auf LIVE.
🔐 Wenn Microsoft nach einem Administrator fragt
Viele Organisationen lassen neue Apps nur von einem Administrator genehmigen. Klicken Sie im Business-Central-Formular auf Ihren Microsoft-Admin fragen und senden Sie den Link an Ihren Microsoft-365-Administrator; eine Genehmigung gilt für alle in Ihrer Organisation. Buchhalter, die als Gast im Business Central eines Mandanten arbeiten, geben vor der Anmeldung die Domain oder Tenant ID des Mandanten in Tenant (Domain oder ID) ein.
Business Central online wird unterstützt; On-Premises-Installationen nicht.
🧭 Ihre erste Woche: Demo-Modus, Testbestellung, LIVE
Prüfen Sie den Tab „Steuerung“
- Modus: DEMO liest Ihre echten E-Mails und Business-Central-Daten und schreibt nichts in Business Central — Sie erhalten eine E-Mail mit dem Angebot oder Auftrag, der angelegt worden wäre. LIVE wird nach der ersten DEMO-Berichts-E-Mail verfügbar.
- Betriebszeiten und Wochenenden: Mail2ERP läuft innerhalb dieser Zeiten, die zunächst den Bürozeiten an Werktagen entsprechen. Erweitern Sie sie, wenn auch Bestellungen vom Abend und Wochenende importiert werden sollen.
- Discovery-Schalter: Schalter mit dem Tag Discovery sind in Ihrem kostenlosen Monat enthalten und starten ausgeschaltet. Für Business Central sind Barcodes (GTIN-Abgleich), Erkennung von Angebotsanfragen und Externe trennen (unbekannte Absender landen in _Mail2ERP/EXTERN, statt in Ihrem INBOX zu bleiben) die nützlichen.
Testbestellung senden
Senden Sie eine E-Mail von einer Adresse, die zu einem Debitor in Business Central gehört, und nennen Sie zwei oder drei Artikelnummern mit Mengen — im Text oder als PDF- oder Excel-Anhang. Nach dem nächsten Lauf kommt der DEMO-Bericht, und die Entscheidung erscheint im Tab Protokolle und im Ordner _Mail2ERP/LOGS Ihres Postfachs (siehe den Leitfaden zum LOGS-Ordner). Senden Sie eine zweite E-Mail, die nur nach einem Preis fragt, um ein Verkaufsangebot zu sehen.
Mit Ordnern korrigieren, dann LIVE gehen
Ziehen Sie eine E-Mail nach _Mail2ERP/ANGEBOT oder _Mail2ERP/BESTELLUNGEN, um sie erneut als Angebot oder Bestellung zu verarbeiten, oder nach _Mail2ERP/UEBERSPRINGEN, um diese Art E-Mail künftig zu überspringen. Jede Verschiebung zeigt Mail2ERP außerdem, wie es mit diesem Absender umgehen soll. Wenn die DEMO-Berichte stimmen, schalten Sie auf LIVE.
📅 Wenn der Discovery-Monat endet
Wenn der Monat endet, läuft Mail2ERP von selbst im kostenlosen Tarif weiter, mit einem kleinen monatlichen Kontingent: Ist es aufgebraucht, warten neue Vorgänge bis zum nächsten Monat oder bis Sie einen Tarif wählen, und ein bereits begonnener Vorgang wird immer abgeschlossen. Wählen Sie einen Tarif, um alle Funktionen zu behalten — siehe die Tariftabelle auf der Mail2ERP-Produktseite.
Der kostenlose Tarif liest E-Mail-Text, PDF, CSV und HTML; gescannte PDFs, Bilder, Excel, Word und die Discovery-Schalter benötigen einen Tarif. Nichts, was Sie importiert haben, wird rückgängig gemacht.
📅 Unklare E-Mails und der laufende Betrieb
Im LIVE-Betrieb liest Mail2ERP PDF, Excel, Word, CSV, HTML, Bilder und gescannte Dokumente mit OCR — in jeder Sprache, ohne Vorlagen, innerhalb der von Ihnen festgelegten Betriebszeiten.
- Importierte E-Mails werden nach _Mail2ERP/VERARBEITET verschoben; der Verkaufsauftrag oder das Angebot liegt bereits in Business Central, mit den Originaldateien im Anhang.
- Unklare E-Mails bleiben in Ihrem INBOX, ungelesen. Die Protokollzeile nennt den Grund — zum Beispiel ein Absender, der kein Kunde ist, eine Artikelnummer, die nicht existiert, oder ein gesperrter Artikel. Beheben Sie die Ursache in Business Central und ziehen Sie die E-Mail nach _Mail2ERP/ANGEBOT oder _Mail2ERP/BESTELLUNGEN; sie wird beim nächsten Lauf erneut verarbeitet.
- Eine verschobene E-Mail, die weiterhin scheitert, schickt Ihrem Postfach eine kurze Erklärung, warum und was als Nächstes zu tun ist. Ihr Kunde erhält sie nie.
- API-Limits: Business Central begrenzt API-Aufrufe pro Benutzer. BOTS4.me verteilt seine Aufrufe und wartet, wenn Business Central um eine Verlangsamung bittet.
Die Plattform wird in der EU gehostet, ist für die DSGVO ausgelegt und bietet 2FA. Berichte, Protokolle und Postfachordner gibt es in 31 Sprachen. Dieselbe Business-Central-Verbindung dient auch den anderen BOTS4.me-Apps — zum Beispiel AutoERP, das die Rechnungen für gelieferte Aufträge bucht (siehe Automatische Fakturierung in Business Central).
❓ Häufig gestellte Fragen
Kann Business Central Verkaufsaufträge aus PDF-Anhängen in E-Mails anlegen?
Genau das macht Mail2ERP: Es liest den PDF-, Excel-, Word- oder gescannten Anhang, ordnet den Kunden und die Artikelnummern in Ihrem Business-Central-Mandanten zu und legt den Verkaufsauftrag über die API von Business Central an. Preisanfragen werden stattdessen zu Verkaufsangeboten.
Funktioniert es mit Business Central On-Premises?
Nein. Mail2ERP verbindet sich über die Microsoft-Anmeldung mit Business Central online. On-Premises-Installationen werden nicht unterstützt.
Werden unsere Kundenpreise und Rabatte verwendet?
Ja. Wenn der Preis in der E-Mail dem VK-Preis des Artikels entspricht, sendet Mail2ERP gar keinen Preis, sodass Business Central die Zeile mit Ihren eigenen Kundenpreisen und Zeilenrabatten bepreist und seine eigenen Steuern anwendet. Der Preis aus der E-Mail wird nur verwendet, wenn der Artikel in Business Central keinen VK-Preis hat.
Unsere Kunden verwenden eigene Artikelnummern. Kann Mail2ERP diese zuordnen?
In Business Central gleicht Mail2ERP Ihre Artikelnummer und den GTIN-Barcode des Artikels ab. Die API stellt keine Artikelreferenzen bereit, daher werden dort hinterlegte Kundenartikelnummern nicht verwendet. Enthält eine E-Mail nur die eigenen Codes des Kunden, bleibt sie mit dem Grund im Protokoll in Ihrem INBOX.
Welche Business-Central-Berechtigungen braucht die Verbindung?
BOTS4.me handelt mit den Berechtigungen des lizenzierten Benutzers, der sich anmeldet. Für Mail2ERP muss dieser Benutzer Debitoren, Kontakte und Artikel lesen sowie Verkaufsangebote und Verkaufsaufträge anlegen können. D365 BUS FULL ACCESS deckt alle BOTS4.me-Apps ab.
Was passiert, wenn dieselbe Bestellung zweimal per E-Mail kommt?
Sie wird einmal importiert. Mail2ERP vermerkt jeden Beleg, bevor es ihn anlegt, und findet ihn beim nächsten Lauf wieder, sodass ein unterbrochener Lauf oder eine weitergeleitete Kopie nie einen zweiten Verkaufsauftrag erzeugt.
Kann ich es testen, ohne unseren Live-Mandanten anzufassen?
Ja, auf zwei Arten. Der Demo-Modus schreibt nichts in Business Central und schickt Ihnen per E-Mail, was angelegt würde. Sie können auch auf der Business-Central-Karte eine Sandbox-Umgebung wählen und zuerst dort testen.
📚 Weiterführende Artikel
- Die vollständige Funktionsliste: Mail2ERP-Produktseite und der Mail2ERP-Leitfaden.
- Wenn die Bestellung erfasst ist: Automatische Fakturierung in Business Central — AutoERP bucht und versendet die Rechnungen für gelieferte Aufträge.
- Optionen im Vergleich: Mail2ERP vs. Sales Order Agent von Business Central und Parseur, Docparser oder Nanonets vs. Mail2ERP.
- Ein echtes Beispiel: Fallstudie: IMP Kontakt.
- Hintergrund: ERP- und CRM-Systeme verstehen.
🔗 Quellen und weiterführende Literatur
In diesem Leitfaden zitierte offizielle Dokumentation. Externe Links öffnen sich in einem neuen Tab.
Lassen Sie Business Central seine Bestellungen selbst empfangen
Verbinden Sie Ihr Postfach und Business Central in wenigen Minuten, sehen Sie Mail2ERP im Demo-Modus bei der Arbeit zu und gehen Sie erst live, wenn Sie sicher sind. Der erste Monat ist ein kostenloser Discovery-Monat, ohne Karte.
Mehr als einen Ablauf zu automatisieren oder ein ERP, das nicht auf unserer Liste steht? We build it for you: book a free call →