So importieren Sie E-Mail-Bestellungen und Angebotsanfragen in SAP Business One

🎯 “Unser halber Vertriebsinnendienst ist Datenerfassung”

Unternehmen mit SAP Business One sind typischerweise Distributoren, Großhändler und Hersteller mit einem stetigen Strom an B2B-Bestellungen. Die meisten dieser Bestellungen kommen noch per E-Mail, und die Lücke zwischen Posteingang und Verkaufsbeleg schließen Menschen:

• Formate ohne Ende: PDFs aus dem ERP des Kunden, Excel-Tabellen mit eigenen Spalten, gescannte Formulare, Artikellisten im E-Mail-Text, in mehreren Sprachen.
• Codes, die nicht passen: Der Kunde schreibt seine eigene Teilenummer oder einen Barcode, und jemand sucht Ihren ItemCode von Hand heraus.
• Angebotsanfragen und Bestellungen vermischt: Jede E-Mail braucht zuerst eine Entscheidung — Verkaufsangebot oder Kundenauftrag —, bevor jemand zu tippen beginnt.
• Langsame Antworten: Preisanfragen, die erst am nächsten Tag beantwortet werden, verlieren gegen schnellere Wettbewerber, und spät am Tag eingegangene Bestellungen werden einen Tag später versandt.

Bei hohem Volumen wird daraus ein ganzes Team. Ein Mail2ERP-Kunde, IMP Kontakt, bearbeitet jeden Monat Tausende per E-Mail gesendete Bestellungen und Angebotsanfragen, ohne sie abzutippen.

🔍 Was Anwender von SAP Business One meist zuerst versuchen

Manuelle Erfassung mit Kopieren und Einfügen

Der Standard. Genau, wenn die Leute Zeit haben, fehleranfällig, wenn nicht, und skalierbar nur durch Neueinstellungen.

Add-ons und von Partnern gebaute Importe

Partner können Importe für das Dateiformat eines Kunden bauen. Sie funktionieren für die Layouts, für die sie gebaut wurden. Jedes neue Kundenlayout, jede Spaltenänderung oder Sprache ist ein neues Projekt, und der Import kann trotzdem keine Preisanfrage von einer Bestellung unterscheiden.

Vorlagenbasierte OCR- und Parsing-Dienste

Dokumentparser können Felder aus einem PDF ziehen, aber Sie müssen das Ergebnis trotzdem Geschäftspartnern und ItemCodes zuordnen, den Belegtyp festlegen und es an SAP Business One senden. Diesen Ansatz vergleichen wir in Parseur, Docparser oder Nanonets vs. Mail2ERP.

⚙️ So arbeitet Mail2ERP mit SAP Business One

Welchen Beleg es anlegt

Eine Preisanfrage wird zum Verkaufsangebot, gültig für 30 Tage, und eine feste Bestellung wird zum Kundenauftrag. In SAP Business One braucht ein offener Kundenauftrag keine separate Bestätigung, daher bleibt er so stehen, wie er angelegt wurde. Die Bestellnummer des Kunden kommt in die Kundenreferenznummer (NumAtCard), das gewünschte Lieferdatum in die Lieferdaten der Zeilen, und der Ansprechpartner, der die E-Mail gesendet hat, wird auf dem Beleg eingetragen.

Kunden, Ansprechpartner und Lieferadressen

Die E-Mail-Adresse des Absenders muss zu einem Geschäftspartner — einem Kunden oder einem Lead — oder zu einem seiner Ansprechpartner gehören. Inaktive Geschäftspartner werden abgelehnt, und Mail2ERP legt nie Kunden an. Nennt die E-Mail eine Lieferadresse, die einer der Lieferadressen des Partners entspricht, wird diese Adresse verwendet; andernfalls bleibt die Standard-Lieferadresse von SAP Business One bestehen.

Artikelzuordnung: ItemCode, Barcodes, Katalognummern

• ItemCode — immer.
• Barcodes — der Barcode des Artikels und die zusätzlichen Barcodes des Artikels (Schalter Barcodes).
• Lieferantencodes — die Katalognummer des Lieferanten am Artikel und die GP-Katalognummern Ihrer Lieferanten (Schalter Lieferantencodes).
• Kundenreferenzen — GP-Katalognummern, die Sie für einen Kunden pflegen, nur für diesen Kunden verwendet (Schalter Kundenreferenzen).

Inaktive Artikel und Artikel, die keine Verkaufsartikel sind, werden abgelehnt, und Mail2ERP legt nie Artikel an. Erkennt Mail2ERP einen eigenen Code des Kunden nicht, kann aber das Produkt vorschlagen, schickt es Ihnen eine E-Mail mit einer Schaltfläche: Sie speichert den Code des Kunden an diesem Produkt in SAP Business One und importiert die E-Mail selbstständig erneut. Ab dann wird der Code automatisch erkannt.

Preise aus SAP Business One

Mail2ERP ermittelt den Nettopreis, den SAP Business One diesem Kunden für diesen Artikel und diese Menge gibt, und greift ersatzweise auf die Standardpreisliste des Artikels zurück. Entspricht der Preis in der E-Mail dem Standardpreis, wird kein Preis gesendet, sodass Ihre Preislisten und Sonderpreise gelten. SAP Business One wendet seine eigenen Steuern an. Der Preis aus der E-Mail wird nur verwendet, wenn SAP Business One keinen Preis hat.

Notizen, Dateien und Genehmigungsverfahren

• Dateien: Die Originalanhänge und der E-Mail-Text (als Textdatei) werden an den Beleg angehängt. Dafür muss der Anlagenordner auf Ihrem SAP-Business-One-Server eingerichtet sein; ohne ihn werden die Dateien übersprungen, und der Beleg wird trotzdem angelegt.
• Genehmigungen: Gelten Genehmigungsverfahren für den BOTS4.me-Benutzer, speichert SAP Business One den Beleg als Entwurf. Mail2ERP meldet ihn als auf Genehmigung wartend und legt ihn nie zweimal an. Nehmen Sie den BOTS4.me-Benutzer aus den Verfahren heraus, wenn Sie das nicht möchten.
• Nichts wird gelöscht: BOTS4.me löscht nie Belege in SAP Business One.

Vom Angebot zum Auftrag, und Duplikate

Mit eingeschalteter Erkennung von Angebotsanfragen wird eine Antwort, die Ihre Angebotsnummer nennt und das Angebot klar bestellt, zu einem Kundenauftrag, der aus diesem Angebot kopiert wird. Ändert der Kunde Mengen für bestimmte Zeilen, werden diese Mengen verwendet; andernfalls wird das gesamte Angebot bestellt und eine Notiz für Ihr Team angehängt. Jeder Beleg trägt die Markierung von Mail2ERP am Anfang der Bemerkungen (oder im Feld U_B4M_ID, wenn Sie es anlegen), sodass ein unterbrochener Lauf oder eine weitergeleitete Kopie nie einen zweiten Beleg anlegt.

🛠️ Einrichtung Schritt für Schritt

• Schritt 1 — Starten Sie Ihren kostenlosen Discovery-Monat: Melden Sie sich bei bots4.me/bots an, klicken Sie auf der Mail2ERP-Karte auf Kostenlosen Discovery-Monat starten und akzeptieren Sie einmalig die Bedingungen. Keine Karte erforderlich.
• Schritt 2 — Postfach verbinden: Einstellungen → Mail2ERP → Access Manager → Quelle hinzufügen. Gmail und Microsoft 365 nutzen Secure Quick Connect; andere Anbieter verbinden sich per IMAP. Siehe Verbindung herstellen. Oder leiten Sie Bestellungen an mail2erp@bots4.me weiter, ohne ein Postfach zu verbinden.
• Schritt 3 — Einen Service-Layer-Benutzer vorbereiten: Legen Sie einen eigenen SAP-Business-One-Benutzer für BOTS4.me an (zum Beispiel B4M_API) mit einer Lizenz, die Service-Layer-Zugriff erlaubt, und geben Sie ihm Geschäftspartner und Artikel (lesen) sowie Verkaufsangebote und Kundenaufträge (anlegen).
• Schritt 4 — Den Service Layer erreichbar machen: Er läuft auf Ihrem SAP-Server, meist auf Port 50000, und muss aus dem Internet über https erreichbar sein — meist über einen Reverse Proxy oder Ihren Hosting-Partner. Private Netzwerkadressen können nicht verwendet werden.
• Schritt 5 — SAP Business One verbinden: Ziel hinzufügen → SAP Business One, dann geben Sie die Service-Layer-Adresse, die Firmendatenbank (wie auf dem Anmeldebildschirm), den Benutzer und das Passwort ein. Das Passwort wird in dem Moment verschlüsselt, in dem Sie speichern. Verwendet der Server ein eigenes Zertifikat, zeigt die Prüfung dessen SHA-256-Fingerabdruck; vergleichen Sie ihn mit dem Ihres Servers und fügen Sie ihn zur Bestätigung ein.
• Schritt 6 — Im DEMO-Modus laufen lassen, dann LIVE gehen: Mail2ERP startet im Demo-Modus und schickt Ihnen per E-Mail, was es anlegen würde. Wenn die Berichte stimmen, stellen Sie Modus auf dem Tab „Steuerung“ auf LIVE.

Unterstützt wird SAP Business One 10.0 oder neuer, auf SQL Server oder SAP HANA. SAP S/4HANA ist ein anderes Produkt und wird auf Anfrage angebunden.

🧭 Ihre erste Woche im Discovery-Monat

• Modus: DEMO liest Ihre E-Mails und SAP-Business-One-Daten und schreibt nichts; Sie erhalten eine E-Mail mit dem Angebot oder Auftrag, der angelegt worden wäre. LIVE wird nach der ersten DEMO-Berichts-E-Mail verfügbar.
• Discovery-Schalter: Schalter mit dem Tag Discovery sind in Ihrem kostenlosen Monat enthalten und starten ausgeschaltet. Unter SAP Business One haben Barcodes, Lieferantencodes, Kundenreferenzen und Erkennung von Angebotsanfragen alle Daten zum Arbeiten — schalten Sie die ein, die Sie nutzen.
• Testbestellung: Senden Sie eine E-Mail von einem Ansprechpartner eines Kunden-Geschäftspartners mit zwei oder drei ItemCodes und Mengen, dann eine zweite E-Mail, die nur nach Preisen fragt. Die DEMO-Berichte zeigen einen Kundenauftrag und ein Verkaufsangebot; die Entscheidungen erscheinen auch im Tab Protokolle und im Ordner _Mail2ERP/LOGS.
• Anlernen: Ziehen Sie eine E-Mail nach _Mail2ERP/ANGEBOT oder _Mail2ERP/BESTELLUNGEN, um sie erneut als diesen Typ zu verarbeiten, oder nach _Mail2ERP/UEBERSPRINGEN, um diese Art E-Mail künftig zu überspringen.

📅 Unklare E-Mails und der laufende Betrieb

Mail2ERP liest PDF, Excel, Word, CSV, HTML, Bilder und gescannte Dokumente mit OCR — in jeder Sprache, ohne Vorlagen, innerhalb der von Ihnen festgelegten Betriebszeiten.

• Importiert: Die E-Mail wird nach _Mail2ERP/VERARBEITET verschoben, und der Beleg liegt in SAP Business One.
• Unklar: Die E-Mail bleibt ungelesen in Ihrem INBOX, mit dem Grund im Protokoll — zum Beispiel ein Absender, der kein Geschäftspartner ist, ein unbekannter Code oder ein Artikel, der kein Verkaufsartikel ist. Beheben Sie die Ursache und ziehen Sie die E-Mail nach _Mail2ERP/ANGEBOT oder _Mail2ERP/BESTELLUNGEN, um sie erneut zu verarbeiten.
• Unsichere Mengen werden nie geraten: Die Zeile wird übersprungen, und Sie werden gebeten, sie von Hand zu ergänzen.
• Wartet auf Genehmigung: Entwürfe, die unter Genehmigungsverfahren angelegt wurden, werden als wartend gemeldet, damit Sie wissen, wo Sie nachsehen müssen.

Die Plattform wird in der EU gehostet, ist für die DSGVO ausgelegt und bietet 2FA; Berichte, Protokolle und Postfachordner gibt es in 31 Sprachen. Dieselbe SAP-Business-One-Verbindung dient auch den anderen BOTS4.me-Apps, etwa AutoERP, das über das benutzerdefinierte Feld U_B4M_AUTOERP erkennt, welche Kundenaufträge es liefern und fakturieren darf.

📚 Weiterführende Artikel

• Funktionen und Tarife: Mail2ERP-Produktseite und der Mail2ERP-Leitfaden.
• Optionen im Vergleich: Parseur, Docparser oder Nanonets vs. Mail2ERP für die Auftragserfassung im ERP.
• Andere ERPs: E-Mail-Bestellungen in Business Central und E-Mail-Bestellungen in Zoho Inventory.
• Ein echtes Beispiel: Fallstudie: IMP Kontakt.
• Sicherheit: wie wir Ihre Daten schützen — Sicherheit.

🔗 Quellen und weiterführende Literatur

In diesem Leitfaden zitierte offizielle Dokumentation. Externe Links öffnen sich in einem neuen Tab.

• SAP Help — Working with SAP Business One Service Layer (PDF)