Pay2ERP

🔗 Wie Pay2ERP eine Zahlung zuordnet

Jede Zahlungsbenachrichtigung — eine Bank-E-Mail, eine Zeile von Revolut oder Wise, oder eine Kontoauszugszeile direkt aus Ihrem ERP — wird auf dieselbe Handvoll Fakten reduziert: Betrag, Währung, Wertstellungsdatum und die Referenznummer, die Ihr Kunde beim Bezahlen eingegeben hat. Diese Fakten werden mit Ihren offenen Rechnungen abgeglichen, nicht der Wortlaut der E-Mail.

🔍 Welche E-Mails Pay2ERP liest

Pay2ERP behandelt nicht jede Nachricht in Ihrem Postfach als Zahlung. In Ihrem gewöhnlichen INBOX liest es nur E-Mails von Absendern, die Sie ihm als Bank beigebracht haben — nichts anderes wird geöffnet, extrahiert oder abgerechnet. Eine E-Mail in einem Ordner, den Sie für Zahlungen vorgesehen haben, oder eine, die Sie nach _Pay2ERP/IMPORT verschieben, wird immer gelesen.

Pay2ERP einen Bankabsender beibringen

Verschieben Sie die E-Mail nach _Pay2ERP/IMPORT. Der Absender wird Ihrer Bankliste hinzugefügt und die E-Mail wird von dort gelesen, zusätzlich zu den von Ihnen eingerichteten Bankordnern. Ist ein Absender keine Bank, ziehen Sie eine seiner E-Mails nach _Pay2ERP/NICHT_IMPORTIEREN: Pay2ERP liest seine E-Mails nicht mehr und die E-Mail kehrt in Ihren INBOX zurück. Meinung geändert? Ziehen Sie eine seiner E-Mails nach _Pay2ERP/IMPORT, dann werden seine E-Mails wieder gelesen. Die Ordner werden für Sie angelegt, solange Pay2ERP aktiv ist.

Wenn auf diesem Postfach auch AutoSPAM oder Mail2ERP läuft, werden E-Mails einer angelernten Bank für Sie nach _Pay2ERP/IMPORT verschoben. Ordnernamen erscheinen in der Sprache Ihres Postfachs — zum Beispiel heißt der Importordner auf Slowakisch NA_IMPORT.

🔄 Wie Pay2ERP funktioniert – Visueller Ablauf

Eine Zahlung kann mehrere Rechnungen auf einmal abdecken — etwa wenn ein Kunde einen ganzen Monat mit einer Überweisung begleicht. Pay2ERP prüft die Kombinationen Ihrer offenen Rechnungen durch, bis es die Zusammenstellung findet, die dem gezahlten Betrag entspricht, statt bei der ersten allein nicht passenden Rechnung aufzugeben.

📥 Nicht zugeordnete Zahlungen – Ihr Sicherheitsnetz

Wenn Pay2ERP keine sichere Zuordnung findet, rät es nicht und versteckt die E-Mail nicht. Die E-Mail bleibt dort, wo sie eingegangen ist — in Ihrem INBOX oder Ihrem Bankordner — oder kommt nach _Pay2ERP/MANUELL, wenn sie über _Pay2ERP/IMPORT kam. Sie wird nie als gelesen markiert, und der Laufbericht führt sie mit dem Grund und dem nächsten Schritt auf.

Ist DEMO aus, wird jede E-Mail, deren Zahlungen alle erfasst wurden, sofort nach _Pay2ERP/VERARBEITET verschoben. Im Demo-Modus bleibt Ihr Postfach genau so, wie es ist. Pay2ERP lernt das Layout jeder Bank aus den Zahlungen, die es erfolgreich erfasst, sodass die Formulierungen derselben Bank beim nächsten Mal schneller erkannt werden.

🚀 Erste Schritte

🛡️ DEMO und LIVE

Es gibt einen einzigen Schalter, Modus (DEMO / LIVE). Was Pay2ERP leisten kann, hängt davon ab, was Sie verbinden:

⚙️ Übersicht der Dashboard-Einstellungen

Steuerung

Kernabgleich

Die beiden KI-Einstellungen funktionieren nur, wenn der KI-Modus nicht auf Aus steht.

Gelesene Dokumentformate

Kontoauszugsdateien (MT940/MT942, CAMT.053, BAI2, OFX) werden immer gelesen, unabhängig von den Format-Schaltern.

📊 Den Bericht lesen

Ein Bericht pro verarbeiteter Quelle. Der Betreff beginnt mit ✅, wenn alles durchgelaufen ist, oder nennt die Zahl der Zahlungen, die manuell zu bearbeiten sind.

📨 An uns weiterleiten — keine Postfachverbindung nötig

Sie müssen überhaupt kein Postfach verbinden. Klicken Sie in BOTS4.me/bots → Einstellungen → Pay2ERP auf Quelle hinzufügen und fügen Sie die BOTS4.me Mailbox hinzu — ein Klick, nichts zu verbinden, kein Passwort. Leiten Sie dann die Zahlungsbenachrichtigungen Ihrer Bank an pay2erp@bots4.me weiter. Im DEMO-Modus erhalten Sie eine Vorschau per E-Mail; im LIVE-Modus werden die Zahlungen im Echtbetrieb in Ihrem ERP erfasst. Wir brauchen also nur Zugriff auf Ihr ERP, nie auf Ihr Postfach.

Wer weiterleiten darf: Legen Sie es unter Pay2ERP → Steuerung → An uns weiterleiten – E-Mail akzeptieren von fest. Leer: nur die E-Mail-Adresse Ihres Kontos. Ausgefüllt: genau die Adressen, die Sie eintragen (bis zu 6) — sie ersetzen die Adresse Ihres Kontos, tragen Sie diese also ebenfalls ein, wenn Sie selbst auch weiterleiten.

Im LIVE-Modus erfasst Pay2ERP Zahlungen nur von Banken, die es bereits kennt. Eine Zahlungs-E-Mail von einer Bank, die es noch nicht kennt, wartet auf Ihre Bestätigung mit einem Klick; danach wird die Bank gespeichert.

Dieselbe E-Mail, zweimal weitergeleitet, wird nur einmal verarbeitet. Bei ausgeschaltetem Demo-Modus erhält der Absender nach jeder weitergeleiteten E-Mail eine kurze Bestätigung per E-Mail: verarbeitet, oder nicht verarbeitet und wo er den Grund sehen kann.

📬 Protokoll in Ihrem Postfach

• Wo: Jedes Postfach erhält einen LOGS-Ordner im eigenen Ordner des Bots, zum Beispiel _Pay2ERP/LOGS. Jeder Bot hat seinen eigenen.
• Was: Dieselben Zeilen wie im Tab Protokolle, eine Nachricht pro Zeile. Es wird nichts per E-Mail versendet — die Zeilen werden direkt in den Ordner geschrieben.
• Ungelesen bedeutet Handlungsbedarf: Nur Zeilen, die Ihre Entscheidung brauchen, kommen ungelesen an. Alle anderen Zeilen, Warnungen eingeschlossen, kommen bereits gelesen an.
• Ein-Klick-Schaltflächen: Zeilen zu einer E-Mail tragen dieselben Schaltflächen wie das Dashboard. Eine Schaltfläche, die die E-Mail ablegt, ist nach dem Zielordner benannt, zum Beispiel ZULASSEN oder SPAM. Eine Schaltfläche öffnet eine kurze Bestätigungsseite, ohne Anmeldung, und funktioniert 7 Tage lang. Das Ergebnis erscheint als neue Zeile, mit einer Rückgängig-Schaltfläche, wo es eine gibt.
• Direkt im Protokoll entscheiden: Eine Zeile, die Ihre Entscheidung erfordert, zeigt auch die Namen der Anhänge der E-Mail und ihre ersten Zeilen, sodass Sie die E-Mail selbst nur selten öffnen müssen.
• Aufräumen: Der Ordner behält die neuesten 100 Zeilen für bis zu 30 Tage. Das vollständige Protokoll bleibt in Ihrem Dashboard.
• Von Grund auf sicher: Echte Protokollnachrichten gibt es nur in LOGS-Ordnern, nie in Ihrem Posteingang, und die Bestätigungsseite fragt niemals nach einem Passwort.
• Schalter: Protokoll in Ihrem Postfach, in der Funktionsliste des Bots im Tab Steuerung. Ab dem Tarif Personal standardmäßig eingeschaltet.
• Zahlungen ohne Postfach: Zeilen aus einer Bank-API, einer ERP-Quelle oder der BOTS4.me Mailbox haben kein Postfach von Ihnen, in das sie gehen könnten, und erscheinen daher nur im Dashboard.

❓ Fehlerbehebung

❓ Häufig gestellte Fragen

💡 Ordner, die mit _ beginnen (z. B. _Pay2ERP), legt die App automatisch an — bitte nicht umbenennen oder löschen.

🔒 Was Pay2ERP niemals tut

• Ihre Kunden kontaktieren — das ist die Aufgabe von AutoCASH, nicht von Pay2ERP.
• Eine Zahlung im Demo-Modus erfassen.
• Eine Zahlung einer Rechnung zuordnen, ohne zuvor Betrag und Referenz gegen sie zu prüfen.
• Dieselbe Banktransaktion zweimal erfassen, selbst wenn sie über zwei verschiedene verbundene Quellen eingeht.
• Eine nicht zugeordnete Zahlung vor Ihnen verbergen — sie bleibt dort, wo sie eingegangen ist, oder in _Pay2ERP/MANUELL, und der Bericht führt sie auf.
• Etwas in Ihrem ERP ändern, das über das Erfassen der Zahlung zur passenden Rechnung bzw. zu den passenden Rechnungen und eine kurze Zahlungsnotiz daran hinausgeht.