Автоматизація ERPNext з пошти: замовлення, підтвердження постачальників і платежі

🎯 Де компанії на ERPNext досі вводять дані вручну

ERPNext чудово справляється з тим, що відбувається після появи документа: цінові правила, резервування запасів, постачання, рахунки й головна книга випливають із правильного замовлення на продаж чи закупівлю. Слабке місце — крок перед цим. Більшість документів починається як лист від когось поза вашою компанією, і ERPNext не може прочитати ці листи за вас.

• Замовлення й запити цін від клієнтів надходять як вкладення PDF, Excel або скани, у кожного клієнта свій макет. Хтось відкриває кожен лист і вносить позиції, кількості й посилання в комерційну пропозицію чи замовлення на продаж.
• Підтвердження замовлень від постачальників повертаються зі зміненими кількостями, новими цінами або пізнішою датою постачання. Хтось порядково порівнює їх із вашим замовленням на закупівлю й оновлює його, або розбіжності просто губляться.
• Вхідні платежі з’являються як банківські сповіщення або файли виписок. Хтось знаходить для кожного платежу потрібний рахунок клієнту й проводить платіжний запис (Payment Entry), часто по годині-дві щодня.

Здебільшого ця робота не потребує судження, але завжди потребує уважності, бо хибна кількість чи платіж, проведений не за тим рахунком, створюють проблеми через тижні. Саме таку роботу беруть на себе три боти нижче.

🤖 Які боти BOTS4.me працюють з ERPNext

Кожен ERP-застосунок BOTS4.me працює на ERPNext 15 і 16. Ця сторінка присвячена трьом, які перетворюють листи на документи ERPNext. Таблиця показує, що кожен із них читає і що записує.

AutoERP (підтвердження, відвантаження й виставлення рахунків за позначеними замовленнями), AutoCASH (нагадування про оплату), Bill2ERP (рахунки постачальників як чернетки рахунків на закупівлю), AutoSTOCK і AutoPURCHASE теж працюють на ERPNext. Одне підключення до ERPNext обслуговує їх усі, тож запуск ще одного бота пізніше не потребує нової інтеграційної роботи.

📧 Mail2ERP: листи клієнтів — у комерційні пропозиції та замовлення на продаж

Mail2ERP читає вашу скриньку продажів і щодо кожного листа вирішує, чи це запит ціни, тверде замовлення, чи ні те, ні інше. За рішення голосують кілька незалежних сигналів, і ваше ручне коригування завжди перемагає. Потім він читає рядки товарів із тексту листа й усіх вкладень, без шаблонів, і зіставляє кожен код із вашими позиціями в ERPNext.

Що він створює в ERPNext

• Запит → чернетка комерційної пропозиції. Ваш відділ продажів перевіряє її, коригує й надсилає як завжди.
• Тверде замовлення → замовлення на продаж, проведене. Mail2ERP спершу створює замовлення як чернетку, а потім проводить його (submit), тож власна логіка цін і статусів ERPNext спрацьовує так само, як для замовлення, введеного людиною.
• Відповідь на вашу пропозицію → замовлення на продаж. З увімкненим «Виявленням RFQ» відповідь клієнта, у якій зазначено номер однієї з ваших пропозицій і прохання продовжити, перетворює цю пропозицію на проведене замовлення на продаж.
• Файли й контекст: оригінальні вкладення клієнта додаються до документа, а текст листа — як коментар, тож будь-хто, хто відкриє пропозицію чи замовлення на продаж, бачить, звідки вони взялися.
• Жодного подвійного введення: якщо інтеграційному користувачу дозволено додавати користувацькі поля, Mail2ERP позначає кожен створений документ вихідним листом, тож те саме замовлення, переслане двічі чи надіслане на дві адреси, створюється один раз.

Чого він ніколи не робить

Mail2ERP ніколи не створює клієнта чи позицію в ERPNext. Відправник має належати наявному клієнту, а кожен рядок — збігатися з позицією вашого каталогу. Рядок, кількість у якому не можна прочитати впевнено, пропускається, а не вгадується, і ви отримуєте лист із проханням додати його вручну. Зі Smart Multi-Code Matching рядки можна зіставляти також за кодами постачальника, штрихкодами, номерами деталей виробника та власними кодами позицій ваших клієнтів, які ERPNext зберігає як коди позицій клієнта.

📦 Supplier2ERP: підтвердження записуються у ваші замовлення на закупівлю

Supplier2ERP — дзеркальне відображення Mail2ERP на боці закупівель. Він читає підтвердження й повідомлення про постачання від ваших постачальників і записує підтверджене у відповідне замовлення на закупівлю в ERPNext.

• Лише відправники, яких ви його навчили. Supplier2ERP читає пошту від відправників із вашого списку постачальників. Постачальника можна додати, перемістивши один із його листів до папки _AutoSPAM/POSTACHALNIK; доки список порожній, нічого не відфільтровується.
• Пошук потрібного замовлення. Якщо в листі зазначено номер вашого замовлення на закупівлю, перемагає цей номер. Якщо ні, Supplier2ERP порівнює коди товарів у листі з вашими відкритими замовленнями на закупівлю в цього постачальника. Якщо два замовлення підходять однаково, нічого не записується, і ви отримуєте звіт.
• Перевірки перед кожним записом: дані мають бути правдоподібними, а кількість рядків, що різняться, кожна окрема розбіжність у ціні й кожна окрема розбіжність у кількості мають залишатися в заданих вами межах. Якщо одна перевірка не пройдена, замість оновлення ви отримуєте звіт.
• Як оновлюється ERPNext: чернетка замовлення на закупівлю зберігається з новими значеннями. Проведене замовлення на закупівлю змінюється власною функцією ERPNext Update Items з повним списком рядків, а підтверджена дата стає також очікуваною датою постачання. Закриті, виконані й скасовані замовлення не зачіпаються.
• Вирішують ваші правила: автоматичне оновлення кількостей і цін має окремий перемикач для кожного. Постачальник, який підтвердив рівно те, що ви замовили, реєструється як такий, що підтвердив, без жодних змін.

Оброблені підтвердження переміщуються до папки _Supplier2ERP/OBROBLENO вашої скриньки; усе, що потребує людини, залишається непрочитаним у папці INBOX.

💶 Pay2ERP: вхідні платежі проводяться за потрібними рахунками

Pay2ERP читає вхідні платежі, визначає, який із ваших відкритих рахунків клієнтам погашає кожен із них, і реєструє платіж в ERPNext. Він працює лише з надходженнями; вихідні платежі ігноруються.

Звідки беруться платежі

• Банківські листи: сповіщення або виписки, які ваш банк уже надсилає. Структуровані файли, як-от MT940, MT942, CAMT.053, BAI2 і OFX, читаються запис за записом; решта листів читається за текстом.
• Підключення до банку й платіжних сервісів: наприклад Revolut, Wise, Qonto, Mercury, Stripe, PayPal або Square.
• Банківські транзакції ERPNext: вхідні, ще не звірені транзакції вибраних вами банківських рахунків ERPNext.

Як платіж зіставляється і проводиться

Pay2ERP спершу шукає посилання на рахунок разом із сумою. Якщо платіж не має придатного посилання, він шукає платника серед вивчених назв компаній і перевіряє, яка комбінація відкритих рахунків цього клієнта дає в сумі потрібну величину. Кожне успішне зіставлення чогось його навчає, тому другий місяць потребує набагато менше уваги, ніж перший.

Для кожного оплаченого рахунку він створює й проводить один платіжний запис через власне зіставлення ERPNext, ніколи не оплачуючи більше, ніж ще відкрито. Якщо платіж надійшов із банківської транзакції ERPNext, транзакція звіряється з цими записами. Платежі, які не вдається зіставити, перелічуються в окремому листі з доданим оригінальним повідомленням, щоб їх можна було провести вручну.

⚙️ Покрокове налаштування для ERPNext

• Крок 1 — Почніть безкоштовний місяць Discovery: увійдіть на bots4.me/bots і натисніть Почати безкоштовний місяць Discovery на картці потрібного бота, наприклад Mail2ERP. Банківська картка не потрібна.
• Крок 2 — Створіть інтеграційного користувача в ERPNext: у розділі Users створіть користувача, наприклад “BOTS4.me Integration”, з ролями Sales User, Purchase User, Stock User, Accounts User, Sales Master Manager і Purchase Master Manager. Без двох ролей Master Manager ERPNext приховує ціни від API.
• Крок 3 — Згенеруйте ключ і секрет API: відкрийте користувача, перейдіть на вкладку Settings → API Access → Generate Keys. Скопіюйте секрет API, який показується лише один раз, і ключ API.
• Крок 4 — Підключіть ERPNext на bots4.me: у Налаштуваннях → бот → Access Manager → Додати призначення → ERP → ERPNext введіть URL вашого сайту ERPNext, ключ API і секрет API. Повний опис — у посібнику з підключення.
• Крок 5 — Підключіть поштову скриньку: Gmail і Microsoft 365 підключаються через Secure Quick Connect; інші провайдери — через IMAP з паролем застосунку. Для Mail2ERP і Supplier2ERP можна взагалі не підключати скриньку: додайте BOTS4.me Mailbox як джерело й пересилайте листи туди.
• Крок 6 — Прочитайте демо-звіти, потім перейдіть на LIVE: кожен бот починає в демо-режимі й надсилає вам поштою те, що він записав би. Коли звіти виглядають правильно, встановіть «Режим» на LIVE на вкладці «Керування».

🧪 Демо-режим і листи, з якими боти не справляються

Кожен бот починає в демо-режимі. Він читає ваші справжні листи й справжні дані ERPNext і надсилає вам звіт про те, що саме він створив би чи змінив, але нічого не записує. LIVE відкривається після першого демо-звіту. Як це працює загалом, показано на сторінці Демо-режим; можна також спершу пройтися живим демо панелі з прикладами даних.

Що відбувається з неясними листами

• Ніщо не зникає: лист, який бот не зміг обробити, залишається непрочитаним у папці INBOX. Імпортовані листи переміщуються до папки OBROBLENO відповідного бота.
• Кожне рішення журналюється на вкладці «Журнали» панелі та в папці LOGS вашої скриньки, із причиною, наприклад відправник не є клієнтом в ERPNext або коду позиції не існує. Див. посібник щодо папки LOGS.
• Коригуйте Mail2ERP папками: перетягніть лист до _Mail2ERP/PROPOZYTSIA або _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA, щоб повторити його як пропозицію чи замовлення, або до _Mail2ERP/PROPUSTYTY, щоб надалі пропускати такі листи. Коригування запам’ятовується для цього відправника.
• Незіставлені платежі надходять вам поштою з оригінальним банківським повідомленням, а підтвердження постачальників поза вашими лімітами залишаються в папці INBOX, доки їх хтось не перевірить.

📅 Безкоштовний місяць Discovery і безкоштовний тариф

Перший місяць кожного бота — безкоштовний місяць Discovery без банківської картки. Перемикачі з позначкою Discovery на вкладці «Керування» входять у цей місяць і спочатку вимкнені, тож ви самі вирішуєте, що спробувати.

📚 Читайте також

• Продукти: Mail2ERP, Supplier2ERP і Pay2ERP.
• Посібники: посібник з Mail2ERP, посібник з Supplier2ERP, посібник з Pay2ERP і посібник з підключення.
• Ще одна ERP з відкритим кодом: Автоматизація Dolibarr: замовлення з пошти, виставлення рахунків і нагадування про оплату.
• Порівняння підходів: Parseur, Docparser або Nanonets проти Mail2ERP для введення замовлень в ERP.
• Інші ERP: Business Central, SAP Business One, Zoho Inventory і Zoho Books та Odoo.
• Основи: Що таке системи ERP і CRM і реальні цифри в кейсі IMP Kontakt.