Як імпортувати замовлення й запити цін із пошти в SAP Business One

🎯 «Половина нашого відділу продажів — це введення даних»

Компанії на SAP Business One — це, як правило, дистриб’ютори, гуртовики й виробники з постійним потоком B2B-замовлень. Більшість цих замовлень досі надходить поштою, і розрив між поштовою скринькою та документом продажу закривають люди:

• Нескінченні формати: PDF з ERP клієнта, таблиці Excel із власними стовпцями, відскановані форми, списки товарів у тексті листа, кількома мовами.
• Коди, які не збігаються: клієнт пише власний номер деталі або штрихкод, а хтось вручну шукає ваш ItemCode.
• Запити цін і замовлення впереміш: щодо кожного листа спершу потрібне рішення — комерційна пропозиція чи замовлення на продаж, — перш ніж хтось почне друкувати.
• Повільні відповіді: запити цін, на які відповідають наступного дня, програють швидшим конкурентам, а замовлення, отримані наприкінці дня, відвантажуються на день пізніше.

За великих обсягів цим займається ціла команда. Один із клієнтів Mail2ERP, IMP Kontakt, обробляє тисячі замовлень і запитів цін із пошти на місяць без передруковування.

🔍 Що користувачі SAP Business One зазвичай пробують спочатку

Ручне введення з копіюванням

Варіант за замовчуванням. Точно, коли в людей є час, схильне до помилок, коли його немає, і масштабується лише наймом.

Надбудови й імпорти від партнерів

Партнери можуть побудувати імпорт під формат файлів клієнта. Він працює для тих макетів, під які створений. Кожен новий макет клієнта, зміна стовпця чи мова — це новий проєкт, а імпорт усе одно не відрізняє запит ціни від замовлення.

OCR на шаблонах і сервіси розбору документів

Парсери документів можуть витягти поля з PDF, але результат усе одно потрібно зіставити з бізнес-партнерами й ItemCode, визначити тип документа й надіслати його в SAP Business One. Ми порівнюємо цей підхід у статті Parseur, Docparser або Nanonets проти Mail2ERP.

⚙️ Як Mail2ERP працює з SAP Business One

Який документ створюється

Запит ціни стає комерційною пропозицією з терміном дії 30 днів, а тверде замовлення — замовленням на продаж. У SAP Business One відкрите замовлення на продаж не потребує окремого підтвердження, тому воно залишається таким, яким його створено. Номер замовлення клієнта потрапляє в номер посилання клієнта (NumAtCard), бажана дата постачання — у дати постачання рядків, а в документі зазначається контактна особа, яка надіслала лист.

Клієнти, контактні особи й адреси доставки

Адреса електронної пошти відправника має належати бізнес-партнеру — клієнту чи ліду — або одній із його контактних осіб. Неактивні бізнес-партнери відхиляються, а Mail2ERP ніколи не створює клієнтів. Якщо в листі вказано адресу доставки, що збігається з однією з адрес доставки партнера, використовується вона; інакше залишається адреса доставки SAP Business One за замовчуванням.

Зіставлення товарів: ItemCode, штрихкоди, каталожні номери

• ItemCode — завжди.
• Штрихкоди — штрихкод товару й додаткові штрихкоди товару (перемикач Штрихкоди).
• Коди постачальника — каталожний номер постачальника в товарі та каталожні номери бізнес-партнерів ваших постачальників (перемикач Коди постачальника).
• Артикули клієнта — каталожні номери бізнес-партнерів, які ви ведете для клієнта, що використовуються лише для цього клієнта (перемикач Артикули клієнта).

Неактивні товари й товари, що не є товарами для продажу, відхиляються, а Mail2ERP ніколи не створює товари. Коли Mail2ERP не розпізнає власний код клієнта, але може запропонувати продукт, він надсилає вам лист з однією кнопкою: вона зберігає код клієнта для цього продукту в SAP Business One і сама повторно імпортує лист. Відтоді код розпізнається автоматично.

Ціни з SAP Business One

Mail2ERP дізнається ціну нетто, яку SAP Business One надає цьому клієнту для цього товару й кількості, а за її відсутності використовує прайс-лист товару за замовчуванням. Коли ціна в листі збігається з ціною за замовчуванням, ціна не передається, тож ваші прайс-листи й спеціальні ціни залишаються чинними. SAP Business One застосовує власні податки. Ціна з листа використовується лише тоді, коли в SAP Business One немає ціни.

Примітки, файли й процедури затвердження

• Файли: оригінальні вкладення й текст листа (у вигляді текстового файлу) додаються до документа. Для цього на сервері SAP Business One має бути налаштовано папку вкладень; без неї файли пропускаються, а документ усе одно створюється.
• Затвердження: якщо до користувача BOTS4.me застосовуються процедури затвердження, SAP Business One зберігає документ як чернетку. Mail2ERP повідомляє про нього як про такий, що очікує затвердження, і ніколи не створює його двічі. Якщо ви цього не хочете, виключіть користувача BOTS4.me з процедур.
• Нічого не видаляється: BOTS4.me ніколи не видаляє документи в SAP Business One.

Із пропозиції — замовлення, і дублікати

З увімкненим перемикачем Виявлення RFQ відповідь, у якій зазначено номер вашої пропозиції і її чітко замовлено, стає замовленням на продаж, скопійованим із цієї пропозиції. Якщо клієнт змінює кількості для конкретних рядків, використовуються ці кількості; інакше замовляється вся пропозиція й додається примітка для вашої команди. Кожен документ має мітку Mail2ERP на початку приміток (або в полі U_B4M_ID, якщо ви його створите), тому перерваний запуск чи переслана копія ніколи не створять другий документ.

🛠️ Покрокове налаштування

• Крок 1 — Почніть безкоштовний місяць Discovery: увійдіть на bots4.me/bots, натисніть Почати безкоштовний місяць Discovery на картці Mail2ERP і один раз прийміть Умови. Банківська картка не потрібна.
• Крок 2 — Підключіть поштову скриньку: Налаштування → Mail2ERP → Access Manager → Додати джерело. Gmail і Microsoft 365 використовують Secure Quick Connect; інші провайдери підключаються через IMAP. Див. посібник з підключення. Або пересилайте замовлення на mail2erp@bots4.me без підключення скриньки.
• Крок 3 — Підготуйте користувача Service Layer: створіть для BOTS4.me окремого користувача SAP Business One (наприклад, B4M_API) з ліцензією, що дає доступ до Service Layer, і надайте йому бізнес-партнерів і товари (читання) та комерційні пропозиції й замовлення на продаж (створення).
• Крок 4 — Зробіть Service Layer доступним: він працює на вашому сервері SAP, зазвичай на порту 50000, і має бути доступним з інтернету через https — зазвичай через зворотний проксі або вашого хостинг-партнера. Приватні мережеві адреси використовувати не можна.
• Крок 5 — Підключіть SAP Business One: Додати призначення → SAP Business One, потім введіть адресу Service Layer, базу даних компанії (як на екрані входу), користувача й пароль. Пароль шифрується в момент збереження. Якщо сервер використовує власний сертифікат, перевірка покаже його відбиток SHA-256; порівняйте його з відбитком вашого сервера й вставте для підтвердження.
• Крок 6 — Запустіть у режимі DEMO, потім перейдіть на LIVE: Mail2ERP починає в демо-режимі й надсилає вам поштою те, що він створив би. Коли звіти виглядають правильно, встановіть Режим на LIVE на вкладці «Керування».

Підтримується SAP Business One 10.0 або новіший, на SQL Server або SAP HANA. SAP S/4HANA — інший продукт, його підключають на запит.

🧭 Перший тиждень у місяці Discovery

• Режим: DEMO читає ваші листи й дані SAP Business One і нічого не записує; ви отримуєте лист із пропозицією чи замовленням, яке було б створено. LIVE стає доступним після першого листа зі звітом DEMO.
• Перемикачі Discovery: перемикачі з позначкою Discovery входять у ваш безкоштовний місяць і спочатку вимкнені. У SAP Business One перемикачі Штрихкоди, Коди постачальника, Артикули клієнта і Виявлення RFQ мають дані для роботи — увімкніть ті, якими користуєтеся.
• Тестове замовлення: надішліть лист від контакту бізнес-партнера-клієнта з двома-трьома ItemCode і кількостями, потім другий лист, у якому запитуються лише ціни. Звіти DEMO покажуть замовлення на продаж і комерційну пропозицію; рішення також з’являться на вкладці Журнали та в папці _Mail2ERP/LOGS.
• Навчання: перетягніть лист до _Mail2ERP/PROPOZYTSIA або _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA, щоб повторити його як цей тип, або до _Mail2ERP/PROPUSTYTY, щоб надалі пропускати такі листи.

📅 Неясні листи й щоденна робота

Mail2ERP читає PDF, Excel, Word, CSV, HTML, зображення та відскановані документи з OCR — будь-якою мовою, без шаблонів, у встановлені вами робочі години.

• Імпортовано: лист переміщується до _Mail2ERP/OBROBLENO, а документ перебуває в SAP Business One.
• Неясно: лист залишається у вашій папці INBOX непрочитаним, із причиною в журналі — наприклад, відправник не є бізнес-партнером, код невідомий або товар не є товаром для продажу. Усуньте причину й перетягніть лист до _Mail2ERP/PROPOZYTSIA або _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA для повторної спроби.
• Невпевнені кількості ніколи не вгадуються: рядок пропускається, і вас просять додати його вручну.
• Очікує затвердження: про чернетки, створені за процедурами затвердження, повідомляється як про такі, що очікують, тож ви знаєте, де шукати.

Платформа розміщена в ЄС, створена з урахуванням GDPR і підтримує 2FA; звіти, журнали й папки поштової скриньки доступні 31 мовою. Те саме підключення до SAP Business One обслуговує й інші застосунки BOTS4.me, наприклад AutoERP, який за користувацьким полем U_B4M_AUTOERP визначає, які замовлення на продаж він може доставити й за якими виставити рахунок.

📚 Читайте також

• Функції та тарифи: сторінка продукту Mail2ERP і посібник з Mail2ERP.
• Порівняння варіантів: Parseur, Docparser або Nanonets проти Mail2ERP для введення замовлень в ERP.
• Інші ERP: Замовлення з пошти в Business Central і Замовлення з пошти в Zoho Inventory.
• Реальний приклад: Кейс: IMP Kontakt.
• Безпека: як ми захищаємо ваші дані — Безпека.

🔗 Джерела та додаткові матеріали

Офіційна документація, на яку посилається цей посібник. Зовнішні посилання відкриваються в новій вкладці.

• SAP Help — Working with SAP Business One Service Layer (PDF)