Як перетворювати замовлення з електронної пошти на замовлення на продаж у Business Central
Досить передруковувати замовлення з PDF і Excel у Dynamics 365 Business Central
Ваші клієнти надсилають замовлення електронною поштою у вигляді PDF, таблиць і сканів, а хтось із вашої команди відкриває кожне й вносить рядки в замовлення на продаж у Business Central. Цей посібник показує, як Mail2ERP виконує цей крок за вас: читає лист і вкладення, знаходить клієнта й товари в Business Central і створює замовлення на продаж для замовлення або комерційну пропозицію для запиту ціни. Поштову скриньку та Business Central online ви підключаєте за кілька хвилин, починаєте в демо-режимі, а перший місяць — безкоштовний місяць Discovery.
🎯 «Ми досі вносимо кожне замовлення з пошти в Business Central вручну»
Цю фразу ми найчастіше чуємо від дистриб’юторів і гуртовиків, що працюють у Business Central. Із самою ERP усе гаразд. Проблема перед нею: замовлення надходять поштою в тому форматі, який видає закупівельна система конкретного клієнта, і ніщо, крім людини, не перетворює ці вкладення на рядки продажу.
- У кожного клієнта свій макет. Один надсилає чистий PDF зі своєї ERP, інший — файл Excel зі своїм порядком стовпців, третій — відскановану форму, а четвертий просто перелічує номери товарів у тексті листа.
- Робота повільна, і в ній легко помилитися. Номери товарів, кількості, номер замовлення клієнта та бажану дату постачання потрібно перенести точно. Переставлена цифра — це хибне відвантаження й подальше коригування.
- Замовлення чекають на людей. Замовлення, що надійшло після робочого дня, лежить, доки хтось не повернеться до столу, а запит ціни, на який відповіли на день пізніше, часто виявляється втраченим.
- Запити цін і замовлення перемішані. Щодо кожного листа хтось має спершу вирішити, чи потрібна комерційна пропозиція, чи замовлення на продаж, перш ніж узагалі почати друкувати.
Обсяг швидко зростає. Один із клієнтів Mail2ERP, IMP Kontakt, отримує поштою тисячі замовлень і запитів цін на місяць — за ручного введення для цього знадобилася б окрема команда операторів.
🔍 Що команди в Business Central зазвичай пробують спочатку
Копіювання з вкладення
Найпоширеніший спосіб — досі найстаріший: PDF на одному екрані, замовлення на продаж на іншому, копіювання рядок за рядком. За п’яти замовлень на день це працює. За п’ятдесяти це стає чиєюсь основною роботою, а кількість помилок зростає разом з обсягом.
Шаблони імпорту й потоки, побудовані під кожного клієнта
Деякі команди будують імпорт або робочий процес під файли своїх найбільших клієнтів. Кожен із них розуміє лише один макет. Коли клієнт змінює шаблон, додає стовпець або з’являється новий клієнт, імпорт ламається, або комусь доводиться будувати ще один.
Функції ШІ всередині Business Central
Microsoft додає ШІ в Business Central, зокрема агента Sales Order Agent. Якщо ви порівнюєте його із зовнішнім інструментом, прочитайте наше порівняння Mail2ERP і Sales Order Agent у Business Central. Цей посібник описує, як сам Mail2ERP працює з Business Central.
⚠️ Що насправді потрібно для цієї роботи
Інструмент, який читає будь-який макет будь-якою мовою без шаблонів, відрізняє запит ціни від замовлення, знаходить потрібного клієнта й номери товарів у вашій компанії Business Central, залишає ціноутворення Business Central і ніколи не створює той самий документ двічі.
⚙️ Як Mail2ERP працює з Business Central
Надходить лист від клієнта
Mail2ERP читає та зіставляє
Замовлення на продаж або комерційна пропозиція в Business Central
Лист переміщено до OBROBLENO
Який документ створюється
Mail2ERP відносить кожен лист до запиту ціни, замовлення або ні до того, ні до іншого. Запит ціни стає комерційною пропозицією, а тверде замовлення — замовленням на продаж: один документ на лист, заголовок і рядки за один крок. В API Business Central немає окремого кроку випуску, тому замовлення на продаж залишається таким, яким його створено.
Як зіставляються клієнти й товари
- Клієнт: адреса електронної пошти відправника має належати клієнту в Business Central або контактній особі, пов’язаній із клієнтом. Mail2ERP ніколи не створює клієнтів і відхиляє заблокованих клієнтів.
- Товари: коди продуктів у листі зіставляються з вашими номерами товарів. З увімкненим перемикачем Штрихкоди зіставляється й GTIN товару. API Business Central не надає перехресних посилань на товари, номерів товарів постачальника чи номерів деталей виробника, тому зіставлення використовує лише номер товару та GTIN. Заблоковані товари відхиляються, а Mail2ERP ніколи не створює товари.
- Кількості: рядок, кількість у якому не можна прочитати впевнено, пропускається, а не вгадується, і ви отримуєте лист із проханням додати його вручну.
Ціни беруться з Business Central
Mail2ERP не копіює ціну клієнта в рядок, якщо вона збігається з ціною одиниці товару. Тоді Business Central сам оцінює рядок, тож ваші ціни для клієнтів і знижки за рядками залишаються чинними, а Business Central застосовує власні податки. Ціна з листа використовується лише тоді, коли товар не має ціни одиниці.
Що ще потрапляє в документ
- Зовнішній № документа: власний номер замовлення клієнта, щоб ваша команда й клієнт говорили про одне й те саме посилання.
- Дата постачання: бажана дата потрапляє в замовлення на продаж як бажана дата постачання й дата відвантаження рядка.
- Примітки й файли: примітка клієнта стає рядками коментаря в документі; текст листа додається як текстовий файл, а оригінальні вкладення — до замовлення на продаж або пропозиції.
- Адреса доставки: залишається адреса доставки клієнта за замовчуванням, оскільки в API немає кодів адрес доставки, з яких можна було б вибрати.
Коли клієнт замовляє за вашою пропозицією
З увімкненим перемикачем Виявлення RFQ відповідь, у якій зазначено номер вашої комерційної пропозиції та чітко сказано «замовляємо», перетворює цю пропозицію на замовлення на продаж дією Business Central «Створити замовлення». Mail2ERP замовляє пропозицію повністю; якщо клієнт змінює кількості, до замовлення додається примітка для вашої команди.
Жодних дублікатів
Перш ніж щось створити, Mail2ERP записує, що збирається створити, а якщо клієнт не вказав номер замовлення, розміщує власну мітку в зовнішньому № документа. Якщо запуск переривається, наступний запуск знаходить документ, а не створює другий. Те саме замовлення, надіслане на дві адреси або переслане повторно, імпортується один раз; з AutoSPAM копія переміщується до _AutoSPAM/DUBLIKATI.
🛠️ Покрокове налаштування
- Крок 1 — Почніть безкоштовний місяць Discovery: увійдіть на bots4.me/bots, натисніть Почати безкоштовний місяць Discovery на картці Mail2ERP і один раз прийміть Умови. Банківська картка не потрібна.
- Крок 2 — Підключіть поштову скриньку: відкрийте Налаштування → Mail2ERP → Access Manager → Додати джерело. Microsoft 365 і Gmail використовують Secure Quick Connect; інші провайдери підключаються через IMAP з паролем застосунку. Подробиці щодо кожного провайдера — у посібнику з підключення. Можна також обійтися без скриньки й пересилати замовлення на mail2erp@bots4.me з адреси свого облікового запису.
- Крок 3 — Підключіть Business Central: натисніть Додати призначення, виберіть плитку Dynamics 365 Business Central і Увійти через Microsoft з робочим обліковим записом, що має ліцензію Business Central. Жодні паролі чи ключі API не зберігаються. BOTS4.me працює з правами цього користувача.
- Крок 4 — Виберіть середовище та компанію: BOTS4.me показує ваші середовища (робоче та пісочниці) і їхні компанії. Якщо компанія одна, її вибрано автоматично; інакше виберіть її на картці Business Central і натисніть Зберегти.
- Крок 5 — Перевірте права: Mail2ERP має читати клієнтів, контакти й товари та створювати комерційні пропозиції й замовлення на продаж. Стандартний набір дозволів D365 BUS FULL ACCESS охоплює всі застосунки BOTS4.me.
- Крок 6 — Запустіть у режимі DEMO, потім перейдіть на LIVE: Mail2ERP починає в демо-режимі й надсилає вам поштою те, що він створив би. Коли звіти виглядають правильно, встановіть Режим на LIVE на вкладці «Керування».
🔐 Якщо Microsoft вимагає адміністратора
У багатьох організаціях схвалювати нові застосунки може лише адміністратор. Натисніть Зверніться до адміністратора Microsoft у формі Business Central і надішліть посилання адміністратору Microsoft 365; одне схвалення діє для всіх у вашій організації. Бухгалтери, які працюють у Business Central клієнта як гості, перед входом вводять домен або ID тенанта клієнта в поле Tenant (домен або ID).
Підтримується Business Central online; локальні (on-premises) інсталяції не підтримуються.
🧭 Перший тиждень: демо-режим, тестове замовлення, LIVE
Перевірте вкладку «Керування»
- Режим: DEMO читає ваші справжні листи й дані Business Central і нічого не записує в Business Central — ви отримуєте лист із пропозицією чи замовленням, яке було б створено. LIVE стає доступним після першого листа зі звітом DEMO.
- Робочі години та вихідні: Mail2ERP працює в ці години, які спочатку відповідають робочому часу в будні. Розширте їх, якщо вечірні замовлення та замовлення у вихідні теж потрібно імпортувати.
- Перемикачі Discovery: перемикачі з позначкою Discovery входять у ваш безкоштовний місяць і спочатку вимкнені. Для Business Central корисні Штрихкоди (зіставлення GTIN), Виявлення RFQ і Відокремлювати зовнішні (невідомі відправники потрапляють до _Mail2ERP/ZOVNISHNIY, а не залишаються у вашій папці INBOX).
Надішліть тестове замовлення
Надішліть лист з адреси, що належить клієнту в Business Central, і вкажіть два-три номери товарів із кількостями — у тексті або у вкладенні PDF чи Excel. Після наступного запуску надійде звіт DEMO, а рішення з’явиться на вкладці Журнали та в папці _Mail2ERP/LOGS вашої скриньки (див. посібник щодо папки LOGS). Надішліть другий лист, у якому запитується лише ціна, і ви побачите комерційну пропозицію.
Виправляйте за допомогою папок, потім переходьте на LIVE
Перетягніть лист до _Mail2ERP/PROPOZYTSIA або _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA, щоб повторити його як пропозицію чи замовлення, або до _Mail2ERP/PROPUSTYTY, щоб надалі пропускати такі листи. Кожне переміщення також навчає Mail2ERP, як поводитися з цим відправником. Коли звіти DEMO виглядають правильно, перемкніться на LIVE.
📅 Коли місяць Discovery закінчиться
Коли місяць закінчується, Mail2ERP сам продовжує роботу на безкоштовному тарифі з невеликим місячним обсягом: коли його вичерпано, нові завдання чекають наступного місяця або доки ви не оберете тариф, а вже розпочате завдання завжди доводиться до кінця. Оберіть тариф, щоб зберегти всі функції, — див. таблицю тарифів на сторінці продукту Mail2ERP.
Безкоштовний тариф читає текст листів, PDF, CSV і HTML; для сканованих PDF, зображень, Excel, Word і перемикачів Discovery потрібен тариф. Ніщо з імпортованого не скасовується.
📅 Неясні листи й щоденна робота
Після запуску Mail2ERP читає PDF, Excel, Word, CSV, HTML, зображення та відскановані документи з OCR — будь-якою мовою, без шаблонів, у встановлені вами робочі години.
- Імпортовані листи переміщуються до _Mail2ERP/OBROBLENO; замовлення на продаж або пропозиція вже в Business Central із доданими оригінальними файлами.
- Неясні листи залишаються у вашій папці INBOX непрочитаними. Рядок журналу пояснює чому — наприклад, відправник не є клієнтом, номер товару не існує або товар заблоковано. Усуньте причину в Business Central і перетягніть лист до _Mail2ERP/PROPOZYTSIA або _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA; його буде оброблено повторно під час наступного запуску.
- Переміщений лист, який і далі не проходить, надсилає у вашу скриньку коротке пояснення причини та наступних кроків. Ваш клієнт його ніколи не отримує.
- Ліміти API: Business Central обмежує виклики API на користувача. BOTS4.me розподіляє свої виклики й чекає, коли Business Central просить сповільнитися.
Платформа розміщена в ЄС, створена з урахуванням GDPR і підтримує 2FA. Звіти, журнали й папки поштової скриньки доступні 31 мовою. Те саме підключення до Business Central обслуговує й інші застосунки BOTS4.me — наприклад, AutoERP, який проводить рахунки за відвантаженими замовленнями (див. Автоматичне виставлення рахунків у Business Central).
❓ Часті запитання
Чи може Business Central створювати замовлення на продаж із PDF-вкладень у листах?
Саме це робить Mail2ERP: читає вкладення PDF, Excel, Word або скан, зіставляє клієнта й номери товарів у вашій компанії Business Central і створює замовлення на продаж через API Business Central. Запити цін натомість стають комерційними пропозиціями.
Чи працює це з Business Central on-premises?
Ні. Mail2ERP підключається до Business Central online через вхід Microsoft. Локальні інсталяції не підтримуються.
Чи використовуватимуться наші ціни та знижки для клієнтів?
Так. Коли ціна в листі збігається з ціною одиниці товару, Mail2ERP узагалі не передає ціну, тож Business Central оцінює рядок за вашими власними цінами для клієнтів і знижками за рядками та застосовує власні податки. Ціна з листа використовується лише тоді, коли товар не має ціни одиниці в Business Central.
Наші клієнти використовують власні номери деталей. Чи може Mail2ERP їх зіставити?
У Business Central Mail2ERP зіставляє ваш номер товару й штрихкод GTIN товару. API не надає перехресних посилань на товари, тому збережені там номери деталей клієнтів не використовуються. Якщо в листі лише власні коди клієнта, він залишається у вашій папці INBOX із причиною в журналі.
Які права Business Central потрібні для підключення?
BOTS4.me діє з правами ліцензованого користувача, який виконує вхід. Для Mail2ERP цей користувач має читати клієнтів, контакти й товари та створювати комерційні пропозиції й замовлення на продаж. D365 BUS FULL ACCESS охоплює всі застосунки BOTS4.me.
Що станеться, якщо те саме замовлення надійде поштою двічі?
Його буде імпортовано один раз. Mail2ERP записує кожен документ перед створенням і знаходить його знову під час наступного запуску, тому перерваний запуск чи переслана копія ніколи не створять друге замовлення на продаж.
Чи можна спробувати, не зачіпаючи нашу робочу компанію?
Так, двома способами. Демо-режим нічого не записує в Business Central і надсилає вам поштою те, що було б створено. Також можна вибрати середовище-пісочницю на картці Business Central і спершу протестувати там.
📚 Читайте також
- Повний перелік функцій: сторінка продукту Mail2ERP і посібник з Mail2ERP.
- Коли замовлення вже в системі: Автоматичне виставлення рахунків у Business Central — AutoERP проводить і надсилає рахунки за відвантаженими замовленнями.
- Порівняння варіантів: Mail2ERP і Sales Order Agent у Business Central та Parseur, Docparser або Nanonets проти Mail2ERP.
- Реальний приклад: Кейс: IMP Kontakt.
- Основи: Що таке системи ERP і CRM.
🔗 Джерела та додаткові матеріали
Офіційна документація, на яку посилається цей посібник. Зовнішні посилання відкриваються в новій вкладці.
Нехай Business Central сам приймає замовлення
Підключіть поштову скриньку та Business Central за кілька хвилин, подивіться, як Mail2ERP працює в демо-режимі, і переходьте в робочий режим лише тоді, коли будете впевнені. Перший місяць — безкоштовний місяць Discovery, банківська картка не потрібна.
Потрібно автоматизувати кілька процесів або вашої ERP немає в нашому списку? We build it for you: book a free call →