Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/PROPOZYTSIA

Мета: імпорт як запиту на пропозицію (цінової пропозиції в ERP)

Використовуйте, коли: лист автоматично імпортовано як замовлення, хоча насправді це запит на пропозицію. Так система запам’ятає шаблони листів цього відправника.

Результат: Mail2ERP витягує відомості про товари, кількості та дані клієнта і створює комерційну пропозицію у вашій ERP-системі

Призначення: у разі успіху лист переміщується до OBROBLENO; якщо потрібна ручна перевірка, залишається в INBOX. Якщо повторна спроба знову не вдається, лист пересилається нашому адміністратору для розгляду.

📂 _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA

Мета: імпорт як замовлення (замовлення на продаж в ERP)

Використовуйте, коли: лист автоматично імпортовано як запит на пропозицію, хоча насправді це замовлення. Так система запам’ятає шаблони листів цього відправника.

Результат: Mail2ERP витягує дані замовлення, позиції та ціни і створює замовлення на продаж у вашій ERP-системі

Призначення: у разі успіху лист переміщується до OBROBLENO; якщо потрібна ручна перевірка, залишається в INBOX. Якщо повторна спроба знову не вдається, лист пересилається нашому адміністратору для розгляду.

📂 _Mail2ERP/NE_IMPORTUVATI

Мета: вивчити шаблони листів, які потрібно виключити з обробки

Використовуйте, коли: відправник надсилає листи, які виглядають як замовлення чи запити на пропозицію, але обробляти їх не потрібно (розсилки, рекламні листи, автоматичні сповіщення)

Як це працює: Mail2ERP аналізує шаблон листа і вчиться надалі автоматично пропускати схожі листи цього відправника

Важливо: це не те саме, що _Mail2ERP/POSTACHALNIK (або _AutoSPAM/POSTACHALNIK), яка блокує обробку всіх листів відправника. NE_IMPORTUVATI пропускає лише листи, що відповідають вивченому шаблону.

Призначення: лист залишається в INBOX, але шаблон запам’ятовується для подальшої фільтрації

🌍 Будь-який формат. Будь-яка структура. Будь-яка мова.

Листи будь-якими мовами — включно з нелатинськими писемностями (тайська, арабська, японська, китайська, російська, іврит, корейська, гінді). Будь-який формат файлу, будь-яка структура документа. Кожен PDF може виглядати по-своєму. У кожному файлі Excel свої стовпці. Mail2ERP підлаштовується автоматично — шаблони не потрібні.

Інтерфейс застосунку доступний 31 мовою.

Переклад папок: коли ви вибираєте свою мову в Налаштуваннях на BOTS4.me/bots → Налаштування → Платіжні дані → Мова застосунку, усі папки Mail2ERP і папки AutoSPAM автоматично перекладаються вашою мовою. Мову можна змінювати раз на день.

🏭 _Mail2ERP/POSTACHALNIK (або _AutoSPAM/POSTACHALNIK) – повністю виключити відправника

Мета: позначити відправника, щоб його листи НІКОЛИ не оброблялися в Mail2ERP

Використовуйте, коли: ви отримуєте листи від постачальників, які не потрібно імпортувати до ERP

Результат: усі подальші листи цього відправника повністю минають обробку в Mail2ERP

Призначення: листи потрапляють прямо до INBOX без жодної обробки в ERP

Працює: завжди (навіть без підписки AutoSPAM)

ℹ️ Як зняти статус POSTACHALNIK

Перемістіть будь-який лист цього відправника до _AutoSPAM/DOZVOLITI або _Mail2ERP/DOZVOLITI: це знімає статус POSTACHALNIK разом з іншими рішеннями AutoSPAM щодо відправника (спам, VIP, власні списки). Можна також натиснути DOZVOLITI у рядку цього відправника на вкладці «Журнали» на /bots або в _Mail2ERP/LOGS.

⚖️ POSTACHALNIK і NE_IMPORTUVATI — коли що використовувати?

⭐ VIP і розширені функції (потрібен AutoSPAM)

Коли у вас одночасно активні Mail2ERP і AutoSPAM, вам відкриваються ці потужні можливості:

• Пріоритетна маршрутизація VIP: VIP-клієнтам приділяється особлива увага — невдалі імпорти потрапляють до папки _VIP верхнього рівня для негайного розгляду
• Маршрутизація листів не від клієнтів: такі листи за замовчуванням залишаються в INBOX. Увімкніть Separate External у налаштуваннях Mail2ERP, щоб спрямовувати їх до _Mail2ERP/ZOVNISHNIY.
• Розпізнавання спаму за допомогою ШІ: автоматично визначає спам від невідомих відправників, перш ніж він дійде до Mail2ERP
• Фільтрація за частотою: блокує відправників, які надсилають забагато листів надто швидко
• Захист від підроблених відправників: розпізнає та блокує підроблені адреси, що видають себе за чужі
• Розумна маршрутизація: VIP-клієнти отримують пріоритет і в доставці листів, і в обробці для ERP

Примітка: базові функції (DOZVOLITI, SPAM, POSTACHALNIK) працюють і без підписки на AutoSPAM.

🛡️ Чому варто взяти комплект AutoSPAM + Mail2ERP?

Mail2ERP містить базове керування поштою: ручні папки DOZVOLITI, VIDKHILITI та SPAM. Вони працюють і без підписки на AutoSPAM.

Для розумної фільтрації на основі ШІ ДО того, як листи дійдуть до вашої ERP — включно із захистом за частотою надсилання, розпізнаванням підроблених відправників, розумним аналізом тексту, аналізом нових відправників тощо — ми рекомендуємо придбати комплект AutoSPAM + Mail2ERP.

⚠️ Без розумної фільтрації спам або фішингові листи можуть потрапити у вашу ERP-систему у вигляді фальшивих записів.

🎯 Інші папки AutoSPAM, які працюють з Mail2ERP

Ці папки AutoSPAM керують доставкою листів до обробки в Mail2ERP:

• _AutoSPAM/DOZVOLITI або _Mail2ERP/DOZVOLITI: схвалити відправника і скинути всі попередні рішення (VIP, POSTACHALNIK, власні списки). Листи надходять до INBOX і можуть оброблятися Mail2ERP
• _AutoSPAM/VIDKHILITI: позначити як невідомого відправника – листи потрапляють до папки VIDKHILENO для перевірки
• _AutoSPAM/SPAM: заблокувати відправника назавжди – листи одразу потрапляють до _KOSHYK/SPAM і ніколи не обробляються
• _AutoSPAM/VIP: (потрібен AutoSPAM) позначити як VIP — отримує пріоритетну маршрутизацію як у пошті, так і під час обробки в ERP
• Зняти статус VIP: перемістіть будь-який лист цього відправника до _AutoSPAM/DOZVOLITI або _Mail2ERP/DOZVOLITI. Це скидає всі попередні рішення (VIP, POSTACHALNIK, власні списки).

✅ OBROBLENO

Містить: успішно імпортовані листи

Значення: Mail2ERP успішно витягнув усі дані та створив записи в ERP

Потрібна дія: жодної – ці листи повністю оброблено. Час від часу перевіряйте їх на точність.

📥 INBOX (залишено для перевірки)

Містить: листи відомих клієнтів, які Mail2ERP не зміг повністю обробити автоматично

Значення: Mail2ERP не зміг витягти всі потрібні дані або виявив неоднозначності. Лист навмисно залишено в INBOX, щоб він лишався на видноті.

Потрібна дія: перегляньте лист в INBOX і або завершіть запис в ERP вручну, або перетягніть лист до _Mail2ERP/PROPOZYTSIA чи _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA, щоб примусово повторити спробу (корисно після того, як ви додали відсутній товар чи контакт до своєї ERP).

Кеш пропусків: Mail2ERP пам’ятає, що вже намагався, і не обробляє той самий лист під час кожного запуску cron — кеш очищається через 14 днів або миттєво, коли ви перетягуєте лист до папки примусового повтору.

🌐 ZOVNISHNIY (за бажанням)

Містить: листи від відправників, яких немає у вашій базі клієнтів, — лише якщо в налаштуваннях Mail2ERP увімкнено Separate External.

Поведінка за замовчуванням: вимкнено. Листи зовнішніх відправників залишаються в INBOX, щоб нічого не зникало з поля зору.

Потрібна дія: перегляньте і вирішіть, чи це новий клієнт, чи лист слід ігнорувати.

Вмикається в: панель керування → Mail2ERP → Функції → Separate External (доступно з тарифу Family).

⭐ _VIP

Містить: необроблені листи від відправників, позначених як VIP (через _AutoSPAM/VIP).

Значення: пріоритетна папка верхнього рівня — листи VIP обходять правило зберігання в INBOX, щоб ви помітили їх одразу.

Потрібно: AutoSPAM з увімкненим списком VIP.

📥 INBOX

Містить: звичайні листи, схвалених відправників і листи від відправників, позначених як POSTACHALNIK

Значення: звичайна доставка пошти – такі листи обходять обробку в Mail2ERP

З AutoSPAM: листи VIP потрапляють до папки _VIP для пріоритетної уваги

🎯 Короткий посібник із налаштування

Налаштування Mail2ERP займає лише 5 хвилин:

• Крок 1: перейдіть на BOTS4.me/bots та увійдіть
• Крок 2: перейдіть до розділу Налаштування → Mail2ERP
• Крок 3: додайте свої поштові облікові записи та виберіть папку, з якої Mail2ERP має імпортувати
• Крок 4: налаштуйте підключення до вашої ERP (облікові дані API)
• Крок 5: виберіть свою мову для автоматичного перекладу назв папок у платіжних даних
• Крок 6: перевірте, що було імпортовано – за увімкненого Демо-режиму нічого не створюється — вимкніть Демо-режим, коли будете готові перейти в Робочий режим.

📧 Налаштування поштового облікового запису

Підтримувані облікові записи: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP та будь-який поштовий провайдер

Відстеження папок: за замовчуванням Mail2ERP відстежує вашу основну поштову скриньку. Його можна налаштувати на відстеження окремих вкладених папок.

Кілька облікових записів: ви можете підключити кілька поштових облікових записів і обробляти їх усі в одній панелі керування Mail2ERP!

📨 Переслати нам — підключення поштової скриньки не потрібне

Підключати поштову скриньку взагалі не обов’язково. У BOTS4.me/bots → Налаштування → Mail2ERP натисніть Додати джерело і додайте BOTS4.me Mailbox — одним кліком, нічого не потрібно підключати, без пароля. Потім пересилайте листи на mail2erp@bots4.me. Поки увімкнено Демо-режим, ви отримуєте попередній перегляд поштою; після його вимкнення Mail2ERP по-справжньому створює пропозицію або замовлення на продаж у вашій ERP. Тож нам потрібен доступ лише до вашої ERP, але ніколи — до вашої поштової скриньки.

Хто може пересилати: це налаштовується в Mail2ERP → Керування → Переслати нам – приймати листи від. Порожньо: лише електронна адреса вашого облікового запису. Заповнено: саме ті адреси, які ви введете (до 6), — вони замінюють адресу вашого облікового запису, тож додайте і її, якщо теж пересилаєте листи.

Перш ніж щось буде записано у ваш ERP, ми перевіряємо, що лист справді надійшов з вашої адреси (DKIM). Якщо ваш поштовий провайдер не підписує вихідну пошту, ви підтверджуєте лист один раз одним кліком. Кожен переісланий лист видаляється з нашої поштової скриньки одразу після обробки — не пізніше ніж через 7 днів, якщо його не вдалося обробити. Користуйтеся цим, поки оцінюєте нас, або постійно, якщо взагалі не хочете ділитися доступом до поштової скриньки.

Один і той самий лист, пересланий двічі, обробляється лише один раз. Коли Демо-режим вимкнено, відправник після кожного пересланого листа отримує коротке підтвердження поштою: оброблено, або не оброблено і де подивитися причину.

🔧 Інтеграція з ERP — багато підтримуваних ERP-систем

Де налаштовується: доступ до ERP налаштовується на BOTS4.me/bots → Налаштування → Mail2ERP → Access Manager

Підтримувані ERP: Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 і новіші, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero та SAP Business One. Будь-яка інша ERP з API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite та інші — підключається за запитом.

Не бачите своєї ERP? Будь-яка ERP з API підключається за запитом. Зв’яжіться з нами.

🔑 Рівні доступу — почніть безпечно, вмикайте поступово

Ми рекомендуємо почати з рівня 2 (лише доступ до пошти). Вимикайте Демо-режим, лише коли будете впевнені. Перший місяць безкоштовно.

Докладніше: завітайте на BOTS4.me/demo — там посібник із Демо-режиму.

📊 Керування та моніторинг на панелі керування

Повний контроль: налаштовуйте все та керуйте всім із нашої зрозумілої панелі керування на BOTS4.me/bots

Моніторинг у реальному часі:

• Статистика обробки: відстежуйте, скільки листів обробляється за день, тиждень і місяць
• Облік використання: стежте за обсягом обробки відносно місячного ліміту, який входить у вашу підписку
• Частка успішних обробок: дивіться показники точності та визначайте, що можна покращити
• Перемикач ШІ / без ШІ: перемикання між розширеним витягуванням даних за допомогою ШІ та простішими методами обробки
• Сповіщення про помилки: отримуйте попередження, коли листи потребують ручної перевірки або виникають проблеми

💡 Поради професіоналів

• Починайте з малого: почніть лише із запитів на пропозицію або замовлень, а потім додайте інші типи документів
• Переглядайте непрочитані листи в INBOX щогодини: необроблені листи залишаються в INBOX (непрочитаними) — перегляньте їх і або завершіть запис в ERP вручну, або перетягніть до _Mail2ERP/PROPOZYTSIA / _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA, щоб примусово повторити спробу
• Використовуйте NE_IMPORTUVATI розумно: так ШІ вчиться, ЩО не обробляти, і з часом працює точніше
• Використовуйте POSTACHALNIK: так ШІ вчиться, КОГО не обробляти, і з часом працює точніше
• Використовуйте разом із AutoSPAM: найкращий результат досягається за спільного використання обох продуктів для повної автоматизації пошти
• Налаштуйте VIP заздалегідь: позначте найважливіших клієнтів як VIP, щоб їхні листи оброблялися в пріоритетному порядку

📬 Журнал у вашій поштовій скриньці

• Де: у кожній поштовій скриньці з’являється папка LOGS усередині власної папки бота, наприклад _Mail2ERP/LOGS. У кожного бота вона своя.
• Що: ті самі рядки, що й на вкладці «Журнали», по одному повідомленню на рядок. Нічого не надсилається електронною поштою — рядки записуються одразу в папку.
• Непрочитане потребує вашої уваги: непрочитаними надходять лише рядки, щодо яких потрібне ваше рішення. Усі інші рядки, включно з попередженнями, надходять уже прочитаними.
• Кнопки в один клік: рядки про лист містять ті самі кнопки, що й панель керування. Кнопка, яка розкладає лист, названа за папкою, куди він потрапить, наприклад DOZVOLITI або SPAM. Кнопка відкриває коротку сторінку підтвердження, вхід не потрібен, і діє 7 днів. Результат надходить новим рядком, із кнопкою скасування, якщо вона передбачена.
• Вирішуйте прямо з журналу: рядок, що потребує вашого рішення, також показує назви вкладень листа та його перші кілька рядків, тож відкривати сам лист доводиться рідко.
• Порядок у папці: у папці зберігаються останні 100 рядків не довше 30 днів. Повний журнал залишається у вашій панелі керування.
• Безпека за замовчуванням: справжні повідомлення журналу існують лише всередині папок LOGS, ніколи у вхідних, а сторінка підтвердження ніколи не запитує пароль.
• Перемикач: «Журнал у вашій поштовій скриньці», у переліку функцій бота на вкладці «Керування». Увімкнено за замовчуванням починаючи з тарифу Personal.

📋 Що показує кожен запис журналу

• Позначка часу: коли відбулася обробка
• Адреса відправника: хто надіслав лист
• Виконана дія: OBROBLENO, залишено в INBOX, _VIP або ZOVNISHNIY (якщо увімкнено)
• Виявлені формати файлів: які типи вкладень було знайдено
• Статус імпорту в ERP: чи були дані успішно записані до вашої ERP

🔍 Типові повідомлення в журналі

• … imported successfully (items: N) — замовлення або запит записано у вашу ERP
• PROCESSING — лист аналізується, дані витягуються
• … left in INBOX — not a registered customer, nothing imported — відправник не є клієнтом у вашій ERP
• … no product codes found, left for manual review — лист потребує вашої уваги в INBOX
• … was already imported earlier — duplicate create skipped — таке саме замовлення вже було оброблено
• COMPLETED — цикл обробки завершено

⚠️ Що робити в разі помилок

• Помилки підключення до пошти: перевірте облікові дані пошти в /bots → Налаштування
• Помилки підключення до ERP: перевірте параметри підключення до ERP і доступ до API
• Збої імпорту: перевірте, чи вимкнено Демо-режим (за увімкненого Демо-режиму запис до ERP не виконується)
• Постійні проблеми: зверніться до підтримки на BOTS4.me/contact

Фільтруйте журнали за рівнем (успіх, інформація, попередження, помилка), щоб швидко знаходити те, що потребує уваги.

Тиждень 1 — режим навчання

Перевіряйте INBOX (непрочитані) і папку _VIP кілька разів на день — листи, які не вдалося обробити, залишаються в INBOX для перегляду. Переміщуйте неправильно класифіковані листи до відповідних папок Mail2ERP (PROPOZYTSIA/ZAMOVLENNYA/NE_IMPORTUVATI), щоб запустити повторну спробу й навчити систему. Якщо ви також користуєтеся Supplier2ERP, у нього є власна пара папок — _Supplier2ERP/IMPORT і _Supplier2ERP/NE_IMPORTUVATI — для підтверджень від постачальників. Відправників, листи яких не підлягають обробці, позначайте як POSTACHALNIK (_Mail2ERP/POSTACHALNIK). Система вчиться на кожному виправленні.

Тиждень 2+ — режим підтримки

Система вже засвоїла шаблони більшості відправників. Заглядайте до непрочитаних листів в INBOX раз на день, а до _VIP — коли забажаєте: точність постійно зростає в міру навчання.

🏆 Рекомендована практика

Використовуйте разом із AutoSPAM, щоб відфільтрувати спам, перш ніж він дійде до Mail2ERP. Налаштуйте VIP для найважливіших клієнтів — їхні листи обробляються в пріоритетному порядку.