Кейс: як IMP Kontakt обробляє 4 700 замовлень і запитів цінових пропозицій з пошти на місяць, не передруковуючи жодного
B2B-дистриб’ютор з обігом 3,5 млн євро: почав із шести ботів BOTS4.me у травні 2024 року, а сьогодні використовує 32 — у робочому режимі щодня
IMP Kontakt spol. s r.o. — європейський B2B-дистриб’ютор промислових комплектувальних. Його клієнти замовляють так само, як більшість B2B-клієнтів: електронною поштою, з вкладеннями PDF, Excel і сканами, кількома мовами. З травня 2024 року їх спершу читає бот, а люди займаються лише тим, чого він не може вирішити сам. Ось як виглядає налаштування, що воно обробляє щомісяця і що команда досі робить вручну.
📊 У цифрах
📥 Проблема: повна скринька — це ще не замовлення клієнта
Дистриб’ютор живе з невеликих частих замовлень. Кожне надходило вкладенням: PDF з ERP одного клієнта, таблиця Excel від іншого, сфотографований бланк замовлення від третього. Кожен рядок треба було прочитати, кожен код товару зіставити з каталогом, кожну кількість і ціну ввести в ERP. Запити цін надходили в ту саму скриньку й потребували тієї самої роботи, перш ніж хтось міг на них відповісти.
Та сама картина повторювалася в закупівлях (підтвердження постачальників, які треба звірити з відкритими замовленнями на закупівлю), у бухгалтерії (банківські виписки, які треба зіставити з рахунками) і в стягненні боргів (прострочені рахунки, за якими треба нагадувати). Нічого з цього не було складним. Усе це був обсяг, а саме з обсягу виникають помилки й затримки.
Компанія працює на ERP OFFERIS, а не на Odoo. Це важливо з однієї причини: описані тут боти працюють через шар ERP-конекторів, тож те саме налаштування підходить для Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho, Dolibarr 23+, Business Central online, QuickBooks Online, Xero, SAP Business One і кожної ERP, яку BOTS4.me додасть надалі.
⚙️ З чого все почалося: шість ботів на одній поштовій скриньці
Компанія почала з цих шести ботів. Кожен бот стежить за поштовою скринькою компанії та виконує одне завдання від початку до кінця. Їх запускали по одному, кожного спочатку в Демо-режимі, і переводили в робочий режим, коли звіти «що було б зроблено» збігалися з очікуваннями команди. Сьогодні IMP Kontakt використовує 32 боти BOTS4.me.
- Mail2ERP — читає кожне вхідне вкладення із замовленням або запитом ціни, зіставляє коди клієнтів і товарів з каталогом ERP, виявляє дублікати та створює замовлення чи пропозицію в ERP з повним журналом аудиту. Листи, які він не може вирішити, залишаються в скриньці для людини.Близько 4 700 запитів цін і замовлень на місяць.
- Supplier2ERP — читає підтвердження замовлень від постачальників і оновлює кількості, ціни та терміни поставки у відповідних замовленнях на закупівлю; затримані й часткові підтвердження позначаються, а не приймаються мовчки.Замикає цикл від складу до постачальника.
- Pay2ERP — щодня зіставляє вхідні банківські платежі з відкритими рахунками та проводить їх в ERP; до бухгалтерії потрапляють лише незіставлені платежі.Сотні платежів на день, винятки перевіряються вручну.
- AutoCASH — знаходить прострочені рахунки та надсилає дедалі наполегливіші нагадування за графіком компанії, мовою клієнта, без ШІ.
- AutoSPAM — підтримує спільну скриньку в чистоті, щоб інші боти й відділ продажів бачили лише справжню пошту від клієнтів і постачальників.
- Mail2CLOUD — створює зашифровану резервну копію кожного листа й вкладення у власному хмарному сховищі компанії як копію для аудиту.
👥 Що команда досі робить вручну
Автоматизація не прибрала людей із процесу; вона змінила те, на що вони дивляться. Відділ продажів перевіряє листи, які Mail2ERP не зміг вирішити, — зазвичай це нові клієнти, незвичні коди товарів або замовлення, яке містить ще й запитання. Бухгалтерія перевіряє платежі, які Pay2ERP не зміг зіставити. Відділ закупівель бачить підтвердження постачальників, що відрізняються від замовлення. Усе інше працює саме, а кожен запуск завершується листом-звітом зі списком зробленого.
Виправлення повертаються в систему: переміщення листа в потрібну папку скриньки вчить ботів, як наступного разу поводитися з цим відправником або шаблоном, тож список винятків щомісяця коротшає.
🧭 Що для цього знадобилося
- Жодної розробки на замовлення. Боти підключаються до ERP через шар конекторів BOTS4.me, а до поштової скриньки — через IMAP або OAuth; налаштування виконується на панелі керування за адресою bots4.me/bots.
- Спершу Демо-режим. Кожен бот якийсь час формував звіти «що б він зробив», перш ніж йому дозволили записувати в ERP.
- По одному боту. Першим був Mail2ERP, бо замовлення з пошти були найбільшою статтею витрат; боти для закупівель, платежів і нагадувань про борги з’явилися, коли він себе виправдав.
- Зворотний зв’язок через папки. Команда навчає ботів, переміщуючи листи, а не редагуючи правила.
📚 Читайте також
Подивіться, що він зробив би з вашою скринькою — перший місяць безкоштовно
Увімкніть Mail2ERP у Демо-режимі на власній поштовій скриньці та прочитайте звіт про те, що він створив би цього тижня. Нічого не записується, доки ви не вирішите.