Як автоматично імпортувати замовлення та запити RFQ із листів в Odoo

🎯 Чому ручне введення замовлень в Odoo коштує так дорого

Кожне надіслане поштою замовлення виглядає по-своєму. Один клієнт надсилає акуратний PDF, інший — таблицю Excel із власним розташуванням колонок, третій фотографує підписаний бланк і додає знімок. Людині доводиться відкривати кожен лист, знаходити товари, кількості, номери та дати постачання, а потім усе це перенабирати в Odoo. У такого процесу три приховані статті витрат:

• Час: звичайне багаторядкове замовлення можна коректно ввести за кілька хвилин. При десятках замовлень на день це повноцінна робота, яка не створює нічого нового — вона лише переносить дані з одного екрана на інший.
• Помилки: помилка в кількості чи неправильний код товару перетворюються на неправильну поставку, кредит-ноту й незадоволеного клієнта. Помилки ручного введення виявляються пізно, коли виправляти їх найдорожче.
• Затримка: замовлення, отримані у п’ятницю ввечері, лежать без обробки до понеділка. Пропозиція, надіслана на день пізніше, — це пропозиція, віддана швидшим конкурентам.

І обсяги рідко бувають малими. Один реальний клієнт Mail2ERP, IMP Kontakt, отримує поштою тисячі запитів пропозицій і замовлень на місяць — такий обсяг неможливо вводити вручну без окремої команди операторів.

🔍 Що користувачі Odoo зазвичай пробують спершу

Вбудований поштовий шлюз Odoo

Odoo вміє створювати записи з вхідних листів одразу після встановлення. Зі своїм завданням він справляється: лист фіксується, створюється лід або порожня пропозиція. Чого він не робить — так це не читає вкладення. PDF із двадцятьма рядками замовлення прикріплений до запису, а людині все одно доводиться його відкрити й набрати кожен рядок.

Власні скрипти та OCR на основі шаблонів

Деякі компанії створюють парсери для документів своїх найбільших клієнтів. Вони працюють, доки клієнт не змінить макет, не додасть колонку або доки не з’явиться новий клієнт із зовсім іншим форматом. Витягування на основі шаблонів означає постійне обслуговування: кожна варіація документа — це нове завдання для розробника.

Конектори у стилі Zapier

Універсальні платформи автоматизації вміють перенести лист в Odoo, але спотикаються на найскладнішому — на розумінні неструктурованого вкладення з незнайомим макетом і незнайомою мовою, на зіставленні довільних описів товарів із реальними кодами у вашому Odoo та на визначенні того, що перед ними — замовлення чи запит на пропозицію. До того ж вони додають проміжний рівень між вашою поштовою скринькою та вашою ERP.

⚙️ Автоматичний шлях: налаштуйте Mail2ERP для Odoo за 5 хвилин

Ось усе налаштування від початку до кінця:

• Крок 1 — Почніть безкоштовний місяць Discovery: Увійдіть на bots4.me/bots, натисніть Почати безкоштовний місяць Discovery на картці Mail2ERP і один раз прийміть Умови — банківська картка не потрібна.
• Крок 2 — підключіть пошту: скористайтеся Безпечним швидким підключенням. Gmail/Google Workspace і Office 365 підключаються через керований OAuth у два кліки; Yahoo та будь-який інший провайдер працюють через IMAP із паролем застосунку. Між вашою поштовою скринькою і ботом немає проміжного ПЗ.
• Крок 3 — Підключіть Odoo: установіть безкоштовний модуль BOTS4.me Connect (підтримує Odoo 13–19). На Odoo.sh і власному сервері ви отримуєте повноцінний Python-конектор, який встановлюється один раз і підключається одним кліком. Odoo Online забороняє власний Python, тож там ви створюєте API-ключ у Settings → Users & Companies → Users → ваш користувач → Account Security і вставляєте його на bots4.me в Налаштування → Mail2ERP → Access Manager → Додати призначення → ERP → Odoo. Для доступу через API Odoo Online потребує тарифу Custom від Odoo.
• Крок 4 — Почніть у режимі DEMO: Mail2ERP обробляє ваші реальні листи й надсилає вам точний перелік того, що він імпортував би, — але нічого не записує в Odoo. Коли звіти DEMO виглядають правильно, встановіть Режим на LIVE на вкладці «Керування» — ця опція стає доступною після першого листа зі звітом DEMO.
• Крок 5 — підвищуйте рівень доступу: від доступу лише до пошти — до доступу на читання в Odoo (зіставлення з вашими реальними клієнтами й товарами), а далі до повноцінного запису в робочій системі — лише коли будете впевнені.
• Крок 6 — навчіть його ваших винятків: перетягуйте листи в папки _Mail2ERP/PROPOZYTSIA, _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA або _Mail2ERP/NE_IMPORTUVATI у вашій поштовій скриньці. Одне переміщення навчає бота, як надалі поводитися з листами цього відправника.

🧭 Спробуйте в безкоштовний місяць Discovery

Перший місяць Mail2ERP — безкоштовний місяць Discovery: обсяг використання тарифу Personal, функції «Відокремлювати зовнішні», «Розумне зіставлення за кількома кодами» та «Виявлення RFQ» відкриті для спроби, банківська картка не потрібна. Ось як за цей час пройти шлях від нуля до першого імпортованого замовлення.

День 1 — Запуск і підключення

• Увійдіть на bots4.me/bots, натисніть Почати безкоштовний місяць Discovery на картці Mail2ERP і один раз прийміть Умови — банківська картка не потрібна.
• Відкрийте Налаштування (шестірня) → Mail2ERP → Access Manager → Додати джерело, щоб підключити поштову скриньку. Gmail і Microsoft 365 використовують Secure Quick Connect; інші провайдери підключаються через IMAP з паролем застосунку — див. посібник із підключення.
• Або взагалі не підключайте поштову скриньку: натисніть Додати джерело і додайте BOTS4.me Mailbox (один клік, без пароля), потім пересилайте листи із замовленнями на mail2erp@bots4.me з адреси вашого облікового запису. Інших відправників можна дозволити в полі Переслати нам – приймати листи від на вкладці «Керування».
• Підключіть Odoo: у тому самому Access Manager натисніть Додати призначення → ERP → Odoo або встановіть безкоштовний модуль BOTS4.me Connect в Odoo і натисніть Connect. В Odoo Online натомість вставляється API-ключ.
• Для доступу через API Odoo Online потребує тарифу Custom від Odoo.
• У разі використання API-ключа надайте цьому користувачеві Odoo права Sales (Administrator), Contact Creation та Purchase (User).

День 1 — Перевірте вкладку «Керування»

• Режим: Mail2ERP запускається в режимі DEMO. Щодо кожного прочитаного замовлення чи запиту він надсилає вам, що імпортував би, і нічого не записується в Odoo. У режимі LIVE він створює реальні пропозиції та замовлення на продаж.
• Робочі години та вихідні: Mail2ERP працює лише в ці години, які спочатку відповідають робочому часу в будні. Розширте їх і ввімкніть вихідні, якщо вечірні замовлення та замовлення у вихідні теж потрібно імпортувати.
• Режим ШІ: місяць Discovery містить «Базовий ШІ». З вимкненим режимом ШІ коди товарів, кількості та ціни зчитуються лише за правилами, і нічого не передається постачальникові ШІ.
• Можливості Mail2ERP: усі формати файлів, «Звіти електронною поштою» та «Журнал у вашій поштовій скриньці» вже ввімкнені.
• Перемикачі з позначкою Discovery на вкладці «Керування» входять у ваш безкоштовний місяць і спочатку вимкнені — увімкніть ті, які хочете спробувати.
• Для Mail2ERP це Відокремлювати зовнішні (листи від невідомих відправників переносяться в _Mail2ERP/ZOVNISHNIY, а не залишаються у вашій папці INBOX), чотири перемикачі розумного зіставлення за кількома кодами (Коди постачальника, Штрихкоди, Номер деталі виробника, Артикули клієнта) і Виявлення RFQ (перетворює на замовлення відповідь, у якій зазначено номер вашої пропозиції).

День 1 — Надішліть тестове замовлення

Mail2ERP імпортує лише листи від відправників, які є клієнтами в Odoo, і знаходить товари за кодами з вашого каталогу. Для першого тесту надішліть замовлення з адреси, що належить контакту клієнта в Odoo, і вкажіть два-три коди товарів (Internal Reference в Odoo) з кількостями — у тексті листа або у вкладенні PDF чи Excel. Після наступного запуску надійде звіт DEMO, а рішення відобразиться на вкладці Журнали і в папці _Mail2ERP/LOGS вашої поштової скриньки.

Тиждень 1 — Навчіть його, потім переходьте в LIVE

• Зазирайте в папку INBOX кілька разів на день: листи, які Mail2ERP не зміг імпортувати, залишаються там непрочитаними; імпортовані переміщуються в _Mail2ERP/OBROBLENO. Рядок журналу повідомляє причину, наприклад відправник не є клієнтом в Odoo або коди товарів не знайдено.
• Виправляйте за допомогою папок: перетягніть лист у _Mail2ERP/PROPOZYTSIA або _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA, щоб повторити обробку як пропозиції чи замовлення, у _Mail2ERP/NE_IMPORTUVATI, щоб надалі пропускати такі листи, або в _Mail2ERP/POSTACHALNIK, щоб відправника, наприклад постачальника, більше ніколи не імпортувати. Назви папок відповідають мові вашого застосунку.
• Коли звіти DEMO виглядають правильно, встановіть Режим на LIVE на вкладці «Керування» — ця опція стає доступною після першого листа зі звітом DEMO.

📅 Як це виглядає у щоденній роботі

Після переходу в робочий режим Mail2ERP обробляє нову пошту за обраним вами розкладом у задані вами робочі години. Він читає PDF, Excel, Word, CSV, HTML, зображення, а також скановані документи або сфотографовані замовлення через OCR — будь-якою мовою та писемністю, без шаблонів. Кожен лист класифікується як запит пропозиції або замовлення, зіставляється з вашим каталогом Odoo (починаючи з тарифу Family також за штрихкодами, номерами деталей виробника й артикулами клієнта — розумне зіставлення за кількома кодами) і записується в Odoo з повним журналом аудиту.

• Успішно імпортовані листи переміщуються до папки OBROBLENO — пропозиція або замовлення на продаж уже чекає на вас в Odoo.
• Усе неоднозначне залишається у вашій папці INBOX непрочитаним, тож ніщо ніколи не зникає з поля зору. Усуньте причину (наприклад, додайте відсутній товар в Odoo) і перетягніть лист у _Mail2ERP/PROPOZYTSIA або _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA — його буде оброблено повторно під час наступного запуску.
• Виявлення дублікатів запобігає подвійному введенню, коли клієнт пише на дві адреси або двічі пересилає те саме замовлення.
• Звіти та журнали: «Звіти електронною поштою» надсилають вам короткий звіт про кожен документ, імпортований в Odoo, вкладка «Журнали» на панелі показує кожне рішення бота, а ті самі рядки з’являються в папці _Mail2ERP/LOGS вашої поштової скриньки. Кожна функція перемикається окремо, режим ШІ налаштовується від «Вимк.» до рівня, що входить у ваш тариф, а «Живлення бота» миттєво все вимикає.

Платформа розміщена в ЄС, створена з урахуванням GDPR, підтримує 2FA і надає звіти, журнали й папки поштової скриньки 31 мовою. Одне підключення обслуговує всі застосунки BOTS4.me, що працюють з Odoo, тож подальше додавання автоматизації виконання замовлень або платежів не потребує нової інтеграції.

🌍 Працює не лише з Odoo

Цей посібник присвячено Odoo, але Mail2ERP також працює на ERPNext 15 і 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 і новіших, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero та SAP Business One. Будь-яка інша ERP з API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite та інші — підключається за запитом. Якщо вашої системи немає в списку, зверніться до нас.

📚 Пов’язані посібники з автоматизації Odoo

• Наступний крок після імпорту: Як автоматизувати підтвердження замовлень, відвантаження та виставлення рахунків в Odoo — позначте імпортоване замовлення тегом AutoERP, і AutoERP підтвердить його, відвантажить і виставить рахунок.
• Дзеркальний процес у закупівлях: Як автоматично імпортувати підтвердження замовлень від постачальників в Odoo — та сама ідея, застосована до листів ваших постачальників.
• Замкніть грошовий цикл: Як автоматизувати нагадування про оплату в Odoo — нагадування з наростаючою наполегливістю за рахунками, на які перетворюються ці замовлення.
• Докладніше про конектор: Як підключити Odoo до BOTS4.me (Odoo 13–19).
• Загальна картина: Як автоматизувати Odoo від і до: від замовлення поштою до оплаченого рахунка.

🔗 Джерела та додаткові матеріали

Офіційна документація та стандарти, на які посилається цей посібник. Зовнішні посилання відкриваються в новій вкладці.

• Odoo 18 documentation — Sales
• Odoo 18 documentation — Email communication
• Odoo 18 developer reference — External API
• OCA — EDI repository (sale_order_import and related modules)
• Odoo — Supported versions