Як автоматично імпортувати підтвердження замовлень від постачальників в Odoo

💸 У що насправді обходиться ручне введення підтверджень

Підтвердження замовлення від постачальника виглядає нешкідливо — доки не помножити його на всі надіслані вами замовлення. Кожне підтвердження треба відкрити, прочитати й порівняти із замовленням на закупівлю в Odoo. Чи підтвердив постачальник усю кількість? Чи змінилася ціна за одиницю? Чи не зсунулася дата постачання на два тижні? Кожна відповідь означає кліки й перенабирання в застосунку Purchase.

Шкода від пропущеної роботи гірша за саму роботу. Коли підтвердження не вносять, Odoo непомітно показує хибну картину:

• Хибні дати надходження: Odoo досі чекає на товар у початкову дату, тож ваші планові надходження, обіцянки клієнтам і планування поповнення побудовані на застарілих даних.
• Хибні ціни: надходить рахунок постачальника, він не збігається із замовленням, і бухгалтерія просить у закупівель пояснень через тижні після того, як про це замовлення хтось пам’ятав.
• Мовчазні недопоставки: постачальник підтвердив 60 зі 100 одиниць, ніхто не оновив рядок, і дефіцит спливає лише тоді, коли замовлення клієнта неможливо відвантажити.
• Втрачені години кваліфікованої праці: фахівці із закупівель цілий день переносять цифри з PDF у вкладку браузера замість того, щоб вести переговори чи розв’язувати проблеми з постачанням.

Це завдання — чисте порівняння та введення даних, тобто саме те, що має робити програма, і саме те, що люди роблять найгірше, коли їм нудно.

🔧 Як команди зазвичай намагаються це вирішити

1. Продовжувати робити це вручну

Працює при п’яти замовленнях на тиждень. При п’ятдесяти підтвердження накопичуються непрочитаними, а ті, що все ж вносять, вносять поспіхом. Ручне порівняння — це також джерело переставлених цифр і пропущених рядків.

2. Вбудований поштовий шлюз Odoo

Вхідний поштовий шлюз Odoo чудово прикріплює лист до запису — він може зафіксувати підтвердження в обговоренні замовлення на закупівлю. Але він не читає PDF, не порівнює підтверджені значення з рядками вашого замовлення й не оновлює кількості, ціни та дати. Документ підшито; робота залишилася.

3. Універсальні OCR-інструменти та конектори у стилі Zapier

OCR-інструменти на шаблонах уміють витягти поля з документа — після того, як ви створите й підтримуватимете шаблон під макет кожного постачальника. Постачальники змінюють формати без попередження, а конектор, який просто витягнув текст, усе одно не відповідає на головне питання: чи збігається це з моїм відкритим замовленням на закупівлю в Odoo і чи вкладається розбіжність у допуск? Витягування без зіставлення з ERP лише зсуває ручне порівняння на крок далі.

4. Власні скрипти

Розробник може написати скрипт для ідеального сценарію ваших трьох найбільших постачальників. Потім постачальник номер чотири надсилає скановане зображення, макет змінюється, розробник іде з компанії, і скрипт стає ще однією річчю, якої ніхто не наважується торкатися.

🤖 Автоматичний шлях: Supplier2ERP

Supplier2ERP — це бот BOTS4.me, який стежить за вашою поштовою скринькою, читає підтвердження постачальників у будь-якому форматі, зіставляє їх із відкритими замовленнями на закупівлю в Odoo та оновлює строки поставки, кількості й — починаючи з тарифу Business — ціни відповідно до заданих вами правил допусків.

Налаштування приблизно за п’ять хвилин

• Крок 1 — Почніть безкоштовний місяць Discovery: Увійдіть на bots4.me/bots, натисніть Почати безкоштовний місяць Discovery на картці Supplier2ERP і один раз прийміть Умови — банківська картка не потрібна.
• Крок 2 — підключіть поштову скриньку: скористайтеся Безпечним швидким підключенням (OAuth для Gmail, Office 365; підтримується будь-який провайдер IMAP). Без проміжного ПЗ і без правил пересилання.
• Крок 3 — Підключіть Odoo: установіть безкоштовний модуль BOTS4.me Connect (Odoo 13–19). Odoo.sh і власний сервер отримують Python-конектор, який встановлюється один раз і підключається одним кліком. Користувачі Odoo Online створюють API-ключ у Settings → Users & Companies → Users → ваш користувач → Account Security і вставляють його на bots4.me в Налаштування → Supplier2ERP → Access Manager → Додати призначення → ERP → Odoo (необов’язковий XML-помічник без коду додає меню BOTS4.me всередині Odoo). Для доступу через API Odoo Online потребує тарифу Custom від Odoo. Одне підключення обслуговує всі застосунки BOTS4.me, що працюють з Odoo.
• Крок 4 — Вкажіть своїх постачальників і допуски: після підключення Odoo Supplier2ERP підхоплює постачальників із відкритими замовленнями на закупівлю й надсилає вам їхній список; будь-якого іншого постачальника можна додати, перетягнувши одне з його підтверджень у _Supplier2ERP/IMPORT, а виключити — за допомогою _Supplier2ERP/NE_IMPORTUVATI. На вкладці «Керування» параметри Макс. зміна ціни/кількості і Макс. розбіжностей за позиціями визначають, наскільки великою може бути розбіжність, перш ніж підтвердження буде позначено для перевірки, а не застосовано.
• Крок 5 — Почніть у режимі DEMO: бот читає реальні підтвердження, зіставляє їх із вашими реальними замовленнями на закупівлю й надсилає вам точний перелік того, що він оновив би, — нічого не записуючи. Коли звіти DEMO виглядають правильно, встановіть Режим на LIVE на вкладці «Керування» — ця опція стає доступною після першого листа зі звітом DEMO.

🧭 Спробуйте в безкоштовний місяць Discovery

Перший місяць Supplier2ERP — безкоштовний місяць Discovery: обсяг використання тарифу Personal, функції «Автооновлення кількостей» і «Попередня обробка» відкриті для спроби, банківська картка не потрібна. Ось як отримати перше замовлення на закупівлю, оновлене за реальним підтвердженням постачальника.

День 1 — Запуск і підключення

• Увійдіть на bots4.me/bots, натисніть Почати безкоштовний місяць Discovery на картці Supplier2ERP і один раз прийміть Умови — банківська картка не потрібна.
• Відкрийте Налаштування (шестірня) → Supplier2ERP → Access Manager → Додати джерело, щоб підключити поштову скриньку (Secure Quick Connect для Gmail і Microsoft 365, IMAP з паролем застосунку для інших провайдерів). Або додайте BOTS4.me Mailbox (один клік, без пароля) і пересилайте підтвердження на supplier2erp@bots4.me з адреси вашого облікового запису.
• Підключіть Odoo: натисніть Додати призначення → ERP → Odoo або встановіть безкоштовний модуль BOTS4.me Connect в Odoo і натисніть Connect. В Odoo Online натомість вставляється API-ключ.
• Для доступу через API Odoo Online потребує тарифу Custom від Odoo.
• У разі використання API-ключа надайте цьому користувачеві Odoo права Purchase (User) та Contact Creation.

День 1 — Вкажіть своїх постачальників

• Постачальники з відкритими замовленнями на закупівлю: після підключення Odoo Supplier2ERP підхоплює їх автоматично й надсилає вам список постачальників, листи яких він читатиме.
• Будь-який інший постачальник: перетягніть одне з його підтверджень у _Supplier2ERP/IMPORT. Його буде прочитано під час наступного запуску, а відтепер — і кожне підтвердження від цього відправника. Відправника також позначено як постачальника, тож Mail2ERP не імпортує його листи як замовлення клієнта.
• Відправник, якого потрібно ігнорувати: перетягніть один із його листів у _Supplier2ERP/NE_IMPORTUVATI. Папки з’являються після першого запуску, і їхні назви відповідають мові вашого застосунку.

День 1 — Перевірте вкладку «Керування»

• Режим: Supplier2ERP запускається в режимі DEMO — він зіставляє реальні підтвердження з реальними замовленнями на закупівлю й надсилає вам поштою, що змінив би, нічого не записуючи.
• Можливості Supplier2ERP: «Зіставлення з ERP», «Оновлення в ERP», «Вилучення за шаблонами», «Резервне вилучення за допомогою ШІ» та «Журнал у вашій поштовій скриньці» увімкнені. Увімкніть Скановані файли PDF, якщо постачальники надсилають скани або фотографії у форматі PDF.
• Перемикачі з позначкою Discovery на вкладці «Керування» входять у ваш безкоштовний місяць і спочатку вимкнені — увімкніть ті, які хочете спробувати.
• Для Supplier2ERP варто ввімкнути Автооновлення кількостей, щоб підтверджені зміни кількостей застосовувалися, а не лише потрапляли у звіт (для Попередня обробка також потрібен AutoSPAM). Для «Автооновлення цін» потрібен тариф Business; доти про розбіжності в цінах вам повідомляється у звіті.
• Допуски: Макс. зміна ціни/кількості — найбільша зміна за рядком, яку може бути застосовано, а Макс. розбіжностей за позиціями — скільки рядків може відрізнятися, перш ніж усе замовлення буде передано вам на перевірку.
• Звіти: оберіть у полі Звіти на пошту, чи отримувати повідомлення про чисті підтвердження після кожного, один раз за запуск або у вигляді щоденного чи щотижневого підсумку. Додатково: Щоденні сповіщення про затримки надсилають вам поставки, які запізнюються або ризикують запізнитися.
• Робочі години та розклад запуску: Supplier2ERP працює лише в робочі години, які спочатку відповідають робочому часу в будні.

Тиждень 1 — Перевірте, потім переходьте в LIVE

• Протестуйте на реальному підтвердженні: у ньому має бути вказано номер вашого замовлення на закупівлю в Odoo, або воно має надійти з адреси, вказаної в постачальника в Odoo, і містити коди ваших товарів. Кожен звіт DEMO порядково показує, що зіставлено і що змінилося б.
• Подивіться, куди потрапляють результати: застосовані підтвердження переміщуються в _Supplier2ERP/OBROBLENO; позначені або нечитабельні залишаються непрочитаними у вашій папці INBOX або в _Supplier2ERP/VRUCHNU, якщо вони надійшли через IMPORT. Вкладка «Журнали» і папка _Supplier2ERP/LOGS пояснюють причину. Пропущене підтвердження можна перетягнути в _Supplier2ERP/IMPORT, щоб спробувати ще раз.
• Коли звіти DEMO виглядають правильно, встановіть Режим на LIVE на вкладці «Керування» — ця опція стає доступною після першого листа зі звітом DEMO.

📅 Як це виглядає у щоденній роботі

Після переходу в робочий режим Supplier2ERP працює за обраним вами розкладом запуску в задані вами робочі години. Кожен запуск обробляє нові листи постачальників і вкладення:

• У межах допуску: підтверджені строки поставки записуються у відповідні рядки замовлення на закупівлю в Odoo разом із підтвердженими кількостями (з увімкненим «Автооновлення кількостей», починаючи з тарифу Family) і цінами за одиницю (з увімкненим «Автооновлення цін», починаючи з тарифу Business); оброблений лист розкладається в _Supplier2ERP/OBROBLENO. Без цих перемикачів розбіжності не застосовуються, а лише потрапляють у ваш звіт.
• Поза межами допуску: великі розбіжності позначаються у вашому звіті, а лист залишається непрочитаним — у вашій папці INBOX або в _Supplier2ERP/VRUCHNU, якщо він надійшов через _Supplier2ERP/IMPORT, — і замовлення на закупівлю не змінюється, доки ви його не перевірите. Ніщо не губиться.
• Повна прозорість: звіт про розбіжності показує, що видобуто, що зіставлено, що змінено, що пропущено й чому, — після кожного підтвердження, один раз за запуск або у вигляді щоденного чи щотижневого підсумку, як ви оберете в полі «Звіти на пошту». Підтвердження, що потребують вашої участі, завжди надходять одразу. Вкладка «Журнали» на панелі та папка _Supplier2ERP/LOGS у вашій поштовій скриньці зберігають історію рішень.
• Повний контроль: увімкнення й вимкнення живлення бота, перемикачі для кожної функції та режим ШІ від «Вимк.» до рівня, що входить у ваш тариф, — усе на вкладці «Керування» на bots4.me/bots. Розміщення в ЄС, створено з урахуванням GDPR, необов’язкова 2FA, звіти 31 мовою.

🔄 Відсутня ланка складського циклу Odoo

Supplier2ERP замикає цикл, який відкривають два споріднені боти. AutoSTOCK обчислює оптимальні цільові запаси за вашою реальною історією продажів і записує їх як нативні правила поповнення Odoo. AutoPURCHASE перетворює ці цілі на чернетки замовлень на закупівлю, згруповані за постачальниками з урахуванням мінімумів. Коли ваші постачальники підтверджують ці замовлення, Supplier2ERP читає підтвердження й тримає кожне замовлення чесним — підтверджені ціни, кількості та дати автоматично повертаються в Odoo.

Разом три боти ведуть вас від запитання «скільки нам тримати на складі?» до «товар підтверджено, і Odoo про це знає» майже без ручної роботи із закупівель.

🌍 Працює не лише з Odoo

Цей посібник присвячено Odoo (версії 13–19, зокрема Odoo Online, Odoo.sh і локальне встановлення), але Supplier2ERP також працює з ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero та SAP Business One, кожна зі своєю стратегією оновлення, розрахованою на цю систему. Використовуєте щось інше? Зверніться до нас — будь-яка інша ERP з API підключається за запитом.

📚 Пов’язані посібники

• Хаб: Як автоматизувати Odoo від і до: від замовлення поштою до оплаченого рахунка
• Крок перед цим: Як автоматизувати закупівлі в Odoo: чернетки замовлень за реальною потребою
• Звідки беруться цілі: Як задати оптимальні точки замовлення в Odoo за реальною історією продажів
• Продажний бік вашої скриньки: Як автоматично імпортувати замовлення та запити RFQ із листів в Odoo
• Налаштування конектора: Як підключити Odoo до BOTS4.me (Odoo 13–19)

🔗 Джерела та додаткові матеріали

Офіційна документація та стандарти, на які посилається цей посібник. Зовнішні посилання відкриваються в новій вкладці.

• Odoo 18 documentation — Purchase
• Odoo 18 documentation — Bill control (3-way matching)
• Odoo 18 documentation — Shipping and receiving
• Odoo 18 developer reference — External API