Як автоматизувати підтвердження замовлень, поставку та виставлення рахунків в Odoo

🎯 Прихована ціна ручної обробки замовлень в Odoo

Odoo чудово моделює процес продажу — комерційна пропозиція, замовлення на продаж, поставка, рахунок, — але за замовчуванням кожен перехід виконує людина. Помножте чотири-п’ять кліків (плюс рішення, які треба ухвалити) на кожне замовлення щодня — і витрати накопичуються:

• Замовлення чекають на людей: чернетка, підтверджена о 9:00 наступного ранку, — це поставка, яка виїде на день пізніше. Вечірні замовлення та замовлення на вихідних просто стають у чергу.
• Складські рішення ухвалюють імпровізовано: відвантажувати частково доступне замовлення зараз чи чекати? Кому дістануться останні одиниці — найстарішому замовленню чи тому, яке комірник побачить першим?
• Рахунки виставляють із запізненням: завершені, але не виставлені в рахунках поставки — це обіговий капітал, що лежить у вихідному лотку вашого складу. Вручну об’єднувати рахунки за клієнтами настільки марудно, що багато команд цього просто не роблять.
• Кредитний ризик перевіряють непослідовно: щоб зупинити відвантаження клієнту з простроченими рахунками, хтось має щоразу згадати про перевірку.

Жодна з цих дій не потребує рішень, які неможливо описати правилом. Саме це й робить її придатною до автоматизації.

🔍 Звичні підходи — і де вони не спрацьовують

Вбудовані можливості автоматизації Odoo

Odoo пропонує окремі частини цього штатно: політики виставлення рахунків, заплановані дії та правила автоматизації — кожен механізм закриває свій фрагмент. Але зібрати з них цілісний конвеєр — підтвердити, перевірити кредит, відвантажити частково з розумними пріоритетами, виставити зведені рахунки, повідомити клієнта на кожному кроці — означає налаштовувати й підтримувати багато окремих механізмів, а деяка поведінка (наприклад, мінімальна вартість поставки з обходом за часом або пороги для зведених рахунків) потребує власної розробки.

Власні серверні дії та скрипти

Розробник може написати скрипт для будь-чого з цього на Odoo.sh або на власному сервері. Проблема — у постійному супроводі: кожне оновлення версії Odoo, кожна зміна правил («а давайте виставляти рахунки щотижня, а не щодня») стає завданням для розробки. А Odoo Online узагалі забороняє власний код Python.

Конектори у стилі Zapier

Універсальні інструменти робочих процесів можуть запускати прості дії над записами Odoo, але багатокрокова логістична логіка — перевірка наявності на складі, часткове відвантаження за принципом «найстаріше замовлення першим», кредитне блокування, пакетне виставлення рахунків — виходить за межі рецептів «тригер — дія».

⚙️ Автоматизований шлях: конвеєр AutoERP із трьох модулів

Модуль 1 — Підтвердження замовлень: підтверджує чернетки замовлень на продаж і пропозиції, позначені тегом AutoERP (замовлення без тегу ніколи не зачіпаються; тег можна перейменувати). Для клієнтів із передоплатою він виставляє через Odoo рахунок на 100% передоплати, який пізніше віднімається з підсумкового рахунку, а Odoo надсилає підтвердження за вашим власним шаблоном мовою клієнта.

Модуль 2 — Відвантаження: створює та проводить відвантаження в Odoo, коли товар є на складі, — повні відвантаження, коли доступне все, або, з функцією часткового відвантаження, часткові відвантаження доступних позицій, завжди починаючи з найстаріших замовлень. Налаштовувана мінімальна вартість відвантаження запобігає невигідним мікровідвантаженням, а після заданого вами строку очікування спрацьовує автоматичний обхід, щоб ніщо не чекало вічно (позначте замовлення тегом AutoERP_small_ok, щоб відвантажити його одразу). Для замовлень із самовивозом натомість надсилається повідомлення про готовність до видачі. З увімкненою кредитною перевіркою відвантаження затримується, якщо передоплату не внесено або прострочена заборгованість клієнта перевищує ваш поріг.

Модуль 3 — Виставлення рахунків: виставляє рахунки за відвантажене через стандартне виставлення рахунків Odoo — один рахунок на замовлення одразу після відвантаження або один зведений рахунок на клієнта на день, тиждень чи місяць із налаштовуваною мінімальною сумою. Накопичення ввімкнене й за замовчуванням щотижневе; оберіть «Одразу (без накопичення)» в полі «Виставляти рахунки клієнтам», якщо вам потрібен рахунок на кожне відвантаження. З увімкненими податковими документами замовлення з передоплатою, не відвантажені протягом заданої вами кількості днів, отримують свій податковий документ. Odoo надсилає кожен рахунок із PDF поштою.

Налаштування за п’ять кроків

• Крок 1 — Почніть безкоштовний місяць Discovery: Увійдіть на bots4.me/bots, натисніть Почати безкоштовний місяць Discovery на картці AutoERP і один раз прийміть Умови — банківська картка не потрібна.
• Крок 2 — Підключіть Odoo: установіть безкоштовний модуль BOTS4.me Connect (Odoo 13–19). Odoo.sh і власний сервер отримують Python-конектор, що підключається одним кліком і також надає права, потрібні AutoERP. В Odoo Online створіть API-ключ у Settings → Users & Companies → Users → ваш користувач → Account Security (увімкніть режим розробника, якщо вкладку приховано) і вставте його на bots4.me в Налаштування → AutoERP → Access Manager → Додати джерело → ERP → Odoo; для доступу через API Odoo Online потребує тарифу Custom від Odoo, а необов’язковий XML-помічник без коду додає меню BOTS4.me всередині Odoo. Одне підключення обслуговує всі застосунки BOTS4.me, що працюють з Odoo.
• Крок 3 — Оберіть модулі та правила: увімкніть підтвердження, відвантаження та/або виставлення рахунків окремо на вкладці «Керування» і позначте в Odoo замовлення, які може обробляти AutoERP (AutoERP для замовлень повністю, AutoERP_partial для відвантаження за позиціями) — обидва теги створюються в Odoo автоматично. Задайте графіки накопичення, мінімальні суми, кредитні пороги, розклад запуску та робочі години.
• Крок 4 — Позначте одне замовлення й запустіть у режимі DEMO: поставте тег AutoERP на одне замовлення на продаж. У режимі DEMO AutoERP читає ваші реальні замовлення й залишки, але не проводить жодних операцій (записує лише власні теги замовлень) — після наступного запуску ви отримаєте звіт, де точно вказано, що він підтвердив би, відвантажив би і на що виставив би рахунок.
• Крок 5 — Переходьте в робочий режим: Коли звіти DEMO виглядають правильно, встановіть Режим на LIVE на вкладці «Керування» — ця опція стає доступною після першого листа зі звітом DEMO. AutoERP надсилає вам звіт щоразу, коли щось зробив або потребує вашої участі, а вкладка «Журнали» на панелі фіксує кожне рішення.

🧭 Спробуйте в безкоштовний місяць Discovery

Перший місяць AutoERP — безкоштовний місяць Discovery: обсяг використання тарифу Personal, функції «Кредитна перевірка», «Часткове відвантаження» та «Податкові документи» відкриті для спроби, банківська картка не потрібна. AutoERP не потрібна поштова скринька — лише Odoo.

День 1 — Запуск і підключення

• Увійдіть на bots4.me/bots, натисніть Почати безкоштовний місяць Discovery на картці AutoERP і один раз прийміть Умови — банківська картка не потрібна.
• Відкрийте Налаштування (шестірня) → AutoERP → Access Manager → Додати джерело → ERP → Odoo (для AutoERP ваша ERP є джерелом) або встановіть безкоштовний модуль BOTS4.me Connect в Odoo і натисніть Connect. Покроково: Як підключити Odoo до BOTS4.me.
• Для доступу через API Odoo Online потребує тарифу Custom від Odoo.
• У разі використання API-ключа надайте цьому користувачеві Odoo права Sales (Administrator), Contact Creation, Invoicing (Billing) та Inventory (User).

День 1 — Перевірте вкладку «Керування»

• Режим: AutoERP запускається в режимі DEMO, і перший запуск завжди демонстраційний — він надсилає вам поштою, що зробив би, і нічого не записує в Odoo, крім власних тегів замовлень.
• Можливості AutoERP: «Підтвердження замовлень», «Модуль відвантаження», «Модуль виставлення рахунків» і «Звіти електронною поштою» увімкнені. Цифрові товари — для програмного забезпечення та послуг, яким не потрібні складські залишки.
• Перемикачі з позначкою Discovery на вкладці «Керування» входять у ваш безкоштовний місяць і спочатку вимкнені — увімкніть ті, які хочете спробувати.
• Для AutoERP це Кредитна перевірка, Часткове відвантаження та Податкові документи.
• Виставлення рахунків: за замовчуванням відвантаження накопичуються в один рахунок на клієнта раз на тиждень. Для тесту встановіть Виставляти рахунки клієнтам на «Одразу (без накопичення)», щоб побачити рахунок одразу після відвантаження.
• Години: AutoERP працює лише в робочі години (для початку — робочі години в будні), а відвантаження й рахунки мають іще й власні часові вікна. Тримайте вікно виставлення рахунків у межах робочих годин, інакше рахунок не буде створено.

День 1 — Позначте одне замовлення

В Odoo відкрийте пропозицію або замовлення на продаж, товари якого є на складі, і додайте тег AutoERP — він створюється в Odoo автоматично під час налаштування. Після наступного запуску звіт DEMO перелічить, що AutoERP підтвердив би, відвантажив би і на що виставив би рахунок за цим замовленням, а в розділі «Пропущено і чому» — яке налаштування щось затримало, наприклад очікування залишків або сума нижче вашої мінімальної вартості відвантаження. Ті самі рішення відображаються на вкладці Журнали.

Тиждень 1 — Розширте тест, потім переходьте в LIVE

• Спробуйте відвантаження за позиціями: з увімкненим частковим відвантаженням позначте тегом AutoERP_partial замовлення, яке є на складі лише частково, — доступні позиції відвантажуються зараз, а решта чекає в замовленні.
• Спробуйте кредитний контроль: з увімкненою кредитною перевіркою задайте Блокувати при простроченні понад цю суму і Блокувати при простроченні понад стільки днів; замовлення клієнтів, які перевищили ці ліміти, затримуються, а Odoo надсилає клієнтові одне нагадування про оплату.
• Коли звіти DEMO виглядають правильно, встановіть Режим на LIVE на вкладці «Керування» — ця опція стає доступною після першого листа зі звітом DEMO.

📅 Щодня: як це — працювати на автопілоті

Після переходу в робочий режим AutoERP обробляє ваш портфель замовлень за своїм розкладом запуску — у робочі години та в заданих вами вікнах підтвердження, відвантаження й виставлення рахунків; розширте їх і ввімкніть вихідні, якщо замовлення мають рухатися й поза робочим часом. Робота вашої команди змінюється: замість проклацування процесів — читання короткого звіту: що підтверджено, що відвантажено (і що затримано та чому), на що виставлено рахунки та які були помилки. Odoo вчасно надсилає клієнтам листи з підтвердженням, відвантаженням і рахунком — нікому не потрібно про це пам’ятати.

Ви зберігаєте контроль із панелі: «Живлення бота» миттєво вимикає застосунок, кожна функція перемикається окремо, а кредитні правила, пороги й розклади можна змінити будь-коли без коду. Платформа розміщена в ЄС, створена з урахуванням GDPR, підтримує 2FA і надсилає звіти 31 мовою.

🌍 Працює не лише з Odoo

AutoERP наразі працює на Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 і новіші), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero та SAP Business One. Будь-яка інша ERP з API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite та інші — підключається за запитом. Зв’яжіться з нами, якщо потрібна ваша.

📚 Пов’язані посібники з автоматизації Odoo

• Попередній крок: Як автоматично імпортувати замовлення та запити RFQ з електронної пошти в Odoo — Mail2ERP спершу доправляє замовлення в Odoo.
• Наступний крок: Як автоматизувати нагадування про оплату в Odoo — AutoCASH нагадує про рахунки, коли вони стають простроченими.
• Закрийте облік: Як автоматично зіставляти банківські платежі з рахунками в Odoo.
• Загальна картина: Як автоматизувати Odoo від і до: від замовлення поштою до оплаченого рахунка.

🔗 Джерела та додаткові матеріали

Офіційна документація та стандарти, на які посилається цей посібник. Зовнішні посилання відкриваються в новій вкладці.

• Odoo 18 documentation — Customer invoices
• Odoo 18 documentation — Shipping and receiving
• Odoo 18 documentation — Automation rules (Studio)
• Odoo 18 developer reference — External API (XML-RPC / JSON-RPC)