Автоматичне виставлення рахунків у Business Central: проведення й надсилання рахунків за відвантаженими замовленнями

🎯 «Відвантажили вчора, рахунок досі не виставлено»

У більшості компаній на Business Central виставлення рахунків — радше ручна звичка, ніж процес. Склад проводить відвантаження, а рахунок залежить від того, чи згадає хтось в офісі завершити замовлення. Результат скрізь однаковий:

• Відвантажено, але не виставлено: замовлення лежать із відвантаженими кількостями, на які ще ніхто не виставив рахунок. Кожен день очікування — це на день пізніша оплата від клієнта.
• Повторювані кліки: відкрити замовлення, перевірити кількості до виставлення, провести, знайти проведений рахунок, надіслати його поштою — для кожного замовлення, щодня.
• Забуті рядки послуг: рядки, за якими нічого відвантажувати, як-от послуги чи доставку, легко пропустити, коли решту замовлення обробляє склад.
• Непостійні терміни: одні клієнти отримують рахунок того ж дня, інші — за тиждень, залежно від того, хто в офісі.

Ніщо з цього не потребує судження. «Виставити рахунок на відвантажене й надіслати клієнту» — це правило, а правило може виконуватися саме.

🔍 Що Business Central пропонує сам по собі

Проведення замовлення за замовленням

Стандартний спосіб — відкрити кожне замовлення на продаж і провести його. Це надійно, але робить це людина, тоді, коли має час. Лист із рахунком — ще один крок зверху.

Пакетне проведення та заплановані завдання

Business Central може провести кілька замовлень на продаж одним пакетом, а партнери можуть планувати завдання. Але хтось усе одно має вибирати, які замовлення потраплять у пакет, підтримувати правильні фільтри й стежити, щоб рахунки справді доходили до клієнтів. Зміна правила — «для цієї групи збирати рахунки щотижня» — зазвичай означає звернення до партнера.

⚙️ Як AutoERP працює в Business Central

Вимір BOTS4ME замість тегів

В інших ERP замовлення передається AutoERP за допомогою тегу. У Business Central немає тегів замовлень, тому AutoERP читає вимір BOTS4ME у заголовку замовлення на продаж. Вимір створюється один раз, із чотирма значеннями, і одне з них встановлюється на кожному замовленні, яке AutoERP може обробляти:

• FULL — AutoERP обробляє все замовлення.
• PARTIAL — часткові постачання дозволено.
• SMALLOK — усе замовлення обробляється навіть нижче вашого порогу малого замовлення.
• PARTIAL-SMALLOK — часткові постачання дозволено, навіть нижче вашого порогу малого замовлення.

Замовлення без виміру ніколи не зачіпаються. Як і будь-який вимір, значення потрапляє й до операцій головної книги проведених документів, тому рахунки AutoERP легко знайти у звітах. Значення залишаються FULL, PARTIAL і SMALLOK, навіть якщо ви перейменували теги на своїй панелі.

Що проводить AutoERP

• Відвантажено, але ще не виставлено: у складських рядках AutoERP виставляє рахунок рівно на ту кількість, яку відвантажено й ще не виставлено, використовуючи власне проведення Business Central.
• Рядки, за якими нічого відвантажувати: послуги та інші нескладські рядки відвантажуються й виставляються разом, щоб вони не залишилися позаду.
• Одразу або накопичувально: виставляйте рахунок за кожним замовленням одразу після відвантаження або збирайте замовлення клієнта за день, тиждень чи місяць із мінімальною сумою. API Business Central розміщує одне замовлення в одному рахунку, тому накопичувальне виставлення проводить в один момент по одному рахунку на кожне замовлення.
• Замовлення на затвердженні (що очікують схвалення) пропускаються, доки ваш процес затвердження їх не випустить.

Лист клієнту

Дія надсилання в Business Central не може передати формулювання AutoERP, тому лист із рахунком надсилає сам BOTS4.me, із доданим PDF рахунку з Business Central. Якщо ви підключите до AutoERP поштову скриньку, лист іде з вашої власної адреси; інакше він надходить із системної скриньки BOTS4.me, а відповіді спрямовуються вам. API Business Central не зберігає мову клієнта, тому лист пишеться мовою вашого облікового запису.

Чого AutoERP поки не робить у Business Central

• Відвантаження без виставлення рахунку: API Business Central відвантажує й виставляє рахунок однією дією. AutoERP відвантажуватиме без виставлення рахунку лише після перевірки цього з Business Central; доти він залишає відвантаження вам, позначає його у своєму звіті й виставляє рахунок за замовленням, щойно ви проведете відвантаження.
• Рахунки на передоплату: в API немає рахунку на передоплату, тому замовлення, що потребують авансу, залишаються за вами.
• Коригування: коригувальні документи до проведених рахунків ви створюєте в Business Central самі.

Ніколи двічі

Перед проведенням AutoERP записує, що збирається провести. Якщо запуск переривається після того, як Business Central провів рахунок, наступний запуск знаходить цей рахунок і не проводить ще один. Власні позначки про перебіг роботи AutoERP зберігаються на боці BOTS4.me і ніколи не записуються у ваші замовлення.

🛠️ Покрокове налаштування

• Крок 1 — Почніть безкоштовний місяць Discovery: увійдіть на bots4.me/bots, натисніть Почати безкоштовний місяць Discovery на картці AutoERP і один раз прийміть Умови. Банківська картка не потрібна.
• Крок 2 — Підключіть Business Central: відкрийте Налаштування → AutoERP → Access Manager → Додати джерело (для AutoERP джерелом є ваша ERP), виберіть плитку Dynamics 365 Business Central і Увійти через Microsoft ліцензованим користувачем. Якщо їх кілька, виберіть середовище й компанію. Повний опис, зокрема схвалення адміністратором, — у посібнику з підключення.
• Крок 3 — Надайте користувачу потрібні права: AutoERP має редагувати й проводити замовлення на продаж і читати виміри. Стандартний набір дозволів D365 BUS FULL ACCESS охоплює всі застосунки BOTS4.me.
• Крок 4 — Один раз створіть вимір: у Business Central відкрийте Виміри → Створити, код BOTS4ME, зі значеннями FULL, PARTIAL, SMALLOK і PARTIAL-SMALLOK. Виміри не можна створити через API, тому цей єдиний крок за вами. Якщо виміру немає, звіт AutoERP про це повідомить.
• Крок 5 — Позначте одне замовлення й запустіть у режимі DEMO: встановіть BOTS4ME = FULL на замовленні на продаж, яке відвантажено, але ще не виставлено. У режимі DEMO AutoERP читає ваші замовлення й нічого не записує в Business Central; після наступного запуску його звіт покаже, на що він виставив би рахунок і чому щось було затримано.
• Крок 6 — Перейдіть на LIVE: коли звіти DEMO виглядають правильно, встановіть Режим на LIVE на вкладці «Керування» — він стає доступним після першого листа зі звітом DEMO.

🧭 Спробуйте в безкоштовний місяць Discovery

Перевірте вкладку «Керування»

• Модуль виставлення рахунків і Звіти електронною поштою увімкнено. Для першого тесту встановіть Виставляти рахунки клієнтам на Одразу (без накопичення), щоб побачити рахунок одразу після відвантаження; за замовчуванням рахунки збираються щотижня.
• Години: AutoERP працює лише в робочі години (для початку — робочий час у будні), а виставлення рахунків має власне вікно. Тримайте вікно виставлення рахунків у межах робочих годин, інакше рахунок не буде створено.
• Цифрові товари — для програм і послуг, яким не потрібен склад.
• Перемикачі з позначкою Discovery входять у ваш безкоштовний місяць і спочатку вимкнені — увімкніть ті, які хочете спробувати.

Тиждень 1 — розширте тест, потім переходьте на LIVE

Позначте ще кілька відвантажених замовлень, зокрема одне з рядком послуги, і одного клієнта, чиї замовлення ви хочете збирати щотижня. Читайте кожен звіт: на що виставлено рахунок, що пропущено й чому. Ті самі рішення з’являються на вкладці Журнали. Коли все збігається з тим, що ви зробили б вручну, перемкніться на LIVE.

📅 Щодня: що змінюється для вашої команди

Після запуску завдання вашої команди — позначати замовлення й проводити відвантаження, як і раніше. Рахунки йдуть за розкладом запусків AutoERP, у межах ваших годин, і клієнт отримує кожен поштою з доданим PDF. Короткий звіт надходить щоразу, коли AutoERP щось зробив або потребує вас, а «Живлення бота» вимикає все одразу.

• Позначайте під час введення: встановлюйте значення BOTS4ME під час створення замовлення або доручіть це процесу приймання замовлень. Замовлення, які Mail2ERP імпортував із пошти, отримують те саме значення від вашої команди.
• Читайте рядки «пропущено»: вони кажуть, яке замовлення на що чекає — ще не проведеного відвантаження, затвердження чи вікна поза вашими годинами.
• Ліміти API: Business Central обмежує виклики API на користувача. BOTS4.me розподіляє свої виклики й чекає, коли Business Central просить сповільнитися; ліміт спільний з іншими вашими інтеграціями, що використовують того самого користувача.

У поєднанні з Mail2ERP для Business Central шлях від надісланого поштою замовлення клієнта до відправленого рахунку потребує участі людини лише для відвантаження.

📚 Читайте також

• Усі налаштування з поясненнями: посібник з AutoERP і сторінка продукту AutoERP.
• Попередній крок: Як перетворювати замовлення з електронної пошти на замовлення на продаж у Business Central.
• Порівняння варіантів: Mail2ERP і Sales Order Agent у Business Central.
• Та сама ідея в Odoo: Як автоматизувати підтвердження замовлень, доставку й виставлення рахунків в Odoo.
• Отримання оплати: посібник з AutoCASH описує нагадування про оплату за рахунками, які проводить AutoERP.

🔗 Джерела та додаткові матеріали

Офіційна документація, на яку посилається цей посібник. Зовнішні посилання відкриваються в новій вкладці.

• Microsoft Learn — Work with dimensions in Business Central
• Microsoft Learn — Invoice sales in Business Central
• Microsoft Learn — Business Central API v2.0