AutoERP
Посібник користувача — підтвердження замовлень, поставка та виставлення рахунків на автопілоті
✅ Єдине, що потрібно зробити насамперед
AutoERP працює лише за вашим вибором для кожного замовлення. Він ніколи не візьме замовлення сам. Він працює тільки із замовленнями, що мають один із двох тегів, які ми створюємо у вашій ERP за вас:
| Тег на замовленні | Що AutoERP із ним робить |
|---|---|
AutoERP |
Усе замовлення цілком. Підтверджує його, чекає, доки всі позиції з’являться на складі, створює одну поставку, потім виставляє рахунок. Нічого не відвантажується, доки замовлення не можна відвантажити повністю. |
AutoERP_partial |
Рядок за рядком. Відвантажує те, що повністю є на складі зараз, а решту залишає в замовленні для пізнішого відвантаження. Найкраще для довгих термінів постачання або дропшипінгу. Потрібна функція Часткове відвантаження (тариф Business і вище, за замовчуванням вимкнено) — без неї замовлення не відвантажується й потрапляє до списку «потрібна допомога». |
Обидва теги можна перейменувати на вкладці AutoERP вашої панелі керування, якщо у вашій команді вже прийнято іншу конвенцію. Замовлення з ОБОМА тегами вважається повним замовленням і ніколи не обробляється двічі.
Відвантаживши замовлення, AutoERP додає до нього власний тег-позначку: AutoERP fully для замовлення повністю, AutoERP partially для часткового відвантаження. Так ваша команда одразу бачить, що AutoERP уже зробив — залишайте ці теги на замовленні.
🔄 Як працює AutoERP — наочна схема
замовлення
(+ аванс при передоплаті)
коли товар готовий
після поставки
+ звіт вам
Кожен лист клієнту (підтвердження замовлення, рахунок на передоплату, накладна, рахунок, повідомлення про самовивіз, нагадування про оплату) надсилає ваша власна ERP, з вашими шаблонами, вашим брендингом і мовою клієнта. AutoERP ніколи не пише вашим клієнтам від свого імені.
🚀 Підключення
- Підключіть свою ERP на панелі керування або встановіть застосунок BOTS4.me з магазину Odoo Apps і натисніть «Підключити».
- Увімкніть AutoERP. Він стартує в Демо-режимі — читає вашу ERP і не записує нічого, крім трьох своїх тегів замовлень.
- Позначте одне замовлення на продаж тегом
AutoERP. - Дочекайтеся наступного запуску та прочитайте попередній звіт, який надійде на вашу пошту.
- Усе влаштовує? Перемкніть режим із DEMO на LIVE на вкладці AutoERP. Саме з цієї миті AutoERP починає писати у вашу ERP.
🧭 Три модулі
Підтвердження замовлення
Перетворює позначені чернетки замовлень і комерційні пропозиції на підтверджені замовлення. Якщо умови оплати замовлення передбачають передоплату, він також виставляє через вашу ERP рахунок на 100% передоплату, який ваша ERP надсилає клієнту поштою. Доступно в кожному тарифі, як і два модулі нижче.
Поставки
Створює та проводить поставку у вашій ERP, щойно товар доступний, настала дата поставки і з кредитом клієнта все гаразд. При частковому відвантаженні залишок лишається в замовленні як недопоставка.
Виставлення рахунків
Виставляє рахунки за фактично відвантажене засобами самої ERP — або один рахунок на замовлення, або один зведений рахунок на клієнта (і валюту) за день, тиждень чи місяць. Аванс зараховується в підсумковому рахунку; проведений рахунок на передоплату також є вашим податковим документом щодо отриманого авансу.
Кожен модуль можна вимкнути окремо на панелі керування. Вимкнення одного ніколи не блокує інші — наприклад, AutoERP може підтверджувати та відвантажувати, поки ваш бухгалтер виставляє рахунки вручну.
⚙️ Довідник налаштувань панелі керування
Яких замовлень AutoERP може торкатися
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Тег: повні замовлення | AutoERP | Тег, який передає AutoERP усе замовлення. |
| Тег: замовлення «рядок за рядком» | AutoERP_partial | Тег, який дозволяє часткове відвантаження замовлення. |
| Валюта наведених нижче лімітів | Порожньо (валюта вашої компанії) | Валюта, у якій записано ваші мінімальні суми та кредитні ліміти. Залиште порожнім, щоб використовувати валюту вашої компанії з ERP. Замовлення в іншій валюті просто не порівнюється з ними — ми ніколи нічого не перераховуємо без вашого відома. |
Робочі години
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Підтвердження замовлень — з / до | 00:00 – 23:59 | Коли можна підтверджувати замовлення. |
| Створення поставок — з / до | 06:00 – 16:00 | Зазвичай це години роботи вашого складу, щоб нічого не збиралося після того, як усі пішли додому. |
| Час відсічення для замовлень у той самий день | 14:30 | Замовлення, оформлені після цього часу, відвантажуються наступного дня. |
| Створення рахунків — з / до | 13:00 – 17:00 | Коли можна створювати рахунки. |
| Не виставляти рахунки раніше | 13:00 | Запобіжник, щоб замовлення, яке зранку ще редагують, не потрапило в рахунок надто рано. |
Правила поставки
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Мінімальна вартість поставки | 25 | Не відвантажувати посилку, дешевшу за цю суму; чекати на нові позиції. Укажіть 0, щоб відвантажувати завжди. |
| … але все одно відвантажити через | 14 днів | Щоб невелике замовлення не чекало вічно. |
| Макс. часткових поставок на замовлення | 10 | Не дає одному замовленню перетворитися на потік дрібних посилок. |
Потрібно терміново відправити одне невелике замовлення? Додайте до нього тег AutoERP_small_ok, і мінімум для цього замовлення не враховується.
Правила виставлення рахунків
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Об’єднувати поставки в один рахунок | Увімк. | Увімк.: один рахунок на клієнта за період. Вимк.: один рахунок на замовлення. |
| Виставляти рахунки клієнтам | Раз на тиждень | Одразу, щодня, щотижня або щомісяця. |
| День виставлення рахунка / число місяця | П’ятниця / 1-ше | У який день виходить зведений рахунок. Для місячного циклу максимум — 28-ме число, щоб кожен місяць поводився однаково. |
| Мінімальна сума рахунка | 50 | Нижче цієї суми рахунок переноситься на наступний період. |
| Макс. рахунків на поставку | 1 | Обмеження безпеки. AutoERP завжди дозволяє один додатковий фінальний рахунок, щоб нічого не залишилося без рахунка. |
| Чекати на повне замовлення | 14 днів | Скільки чекати, щоб усе потрапило в ОДИН рахунок. Після цього AutoERP виставляє рахунок за відвантажене, а решту — фінальним рахунком пізніше. |
| Податковий документ через | 14 днів | Якщо клієнт заплатив авансом, а товар не відвантажено протягом такої кількості днів, випускається податковий документ — у багатьох країнах це вимога закону. |
| Поле «потрібен рахунок» | (порожньо) | Необов’язково. Технічна назва логічного поля у вашій ERP, яке вказує, чи потрібен клієнту рахунок узагалі. Залиште порожнім, щоб виставляти рахунки завжди. |
Кредитний контроль
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Вимагати оплати проформи | Увімк. | Притримати відвантаження, доки клієнт із передоплатою справді не заплатить. |
| Блокувати при простроченні понад цю суму | 300 | Притримувати відвантаження клієнтам, чий борг перевищує цю суму. |
| Блокувати при простроченні понад стільки днів | 14 | Притримувати відвантаження, якщо найстаріший неоплачений рахунок старіший за цей строк. |
| Притримувати відвантаження, якщо перевірку не вдалося виконати | Увімк. | Якщо саму кредитну перевірку виконати неможливо, краще притримати, ніж відвантажити. Рекомендовано. |
| Повідомляти клієнта листом при блокуванні | Увімк. | Надсилає нагадування про оплату, коли замовлення притримано вперше. Один раз на замовлення, без повторів. |
🔍 Демо-режим
Кожен обліковий запис AutoERP починає роботу в Демо-режимі, і ваш перший запуск завжди демонстраційний. У Демо-режимі AutoERP читає ваші замовлення, залишки та платіжний статус клієнтів і обчислює, що саме він зробив би, — а потім надсилає вам цей перелік поштою замість виконання. У вашій ERP не змінюється жоден запис.
Щойно ви отримаєте хоча б один демо-звіт, на вкладці AutoERP розблокується перемикач LIVE. Повернутися в Демо-режим можна будь-коли.
📊 Як читати звіт
📋 Підсумок
Скільки замовлень підтверджено, відвантажено й виставлено в рахунках — і скільки пропущено, за категоріями. У режимі LIVE звіт надсилається, лише коли AutoERP щось зробив або замовленню потрібна ваша участь; замовлення, що потребують ручної обробки, йдуть першими.
📝 Замовлення за замовленням
Кожне рішення з причиною, зрозумілою без розшифрування. У Демо-режимі це повний перелік того, що сталося б.
⚠️ Пропущено і чому
Найкорисніша частина. «Очікування товару», «нижче вашого мінімуму», «прострочення у клієнта», «після часу відсічення» — кожен пропуск показує, яке налаштування його спричинило.
❓ Усунення несправностей
| Що ви бачите | Що це означає |
|---|---|
| «Жодне позначене замовлення не потребувало уваги» | Жодне замовлення не має тега AutoERP, або всі позначені замовлення вже повністю оброблено. Позначте замовлення й дочекайтеся наступного запуску. |
| Замовлення підтверджено, але не відвантажено | Зазвичай річ у залишках: тег повного замовлення чекає, доки будуть доступні всі рядки. Подивіться причину пропуску — там названо товар. Причиною може бути також вікно поставки або час відсічення. |
| Відвантажено, але рахунок не виставлено | Перевірте, що вікно виставлення рахунків перетинається з вашими робочими годинами і містить час «не виставляти рахунки раніше». За щотижневого збирання рахунки виходять лише у вибраний день. |
| Усі замовлення клієнта притримано | Кредитний контроль. Клієнт перевищив ваш ліміт прострочення або не сплатив аванс. У звіті вказано суму та кількість днів. |
| Рядок із послугою ніколи не потрапляє в рахунок | Рахунок за послугу виставляється за відвантаженою кількістю, а відвантажену кількість для неї ще ніхто не вказав — AutoERP ніколи її не вгадує. Звіт один раз покаже її в розділі «Потрібна ваша допомога»; вкажіть кількість у замовленні, і наступний запуск виставить за нею рахунок. |
| Невеликі замовлення ніколи не відвантажуються | Вони не дотягують до вашої мінімальної вартості поставки. Вони відвантажаться автоматично після періоду очікування або одразу, якщо додати їм тег AutoERP_small_ok. |
| У вашій ERP немає тегів AutoERP | Підключений користувач не має права створювати теги. Надайте йому права адміністратора продажів або створіть обидва теги вручну — AutoERP використає їх у будь-якому разі. |
| У замовленнях на продаж в Odoo немає поля «Теги» | У деяких базах даних Odoo без застосунку CRM у замовленнях на продаж немає поля «Теги», тож AutoERP не може позначати замовлення. Установіть застосунок CRM (він додає поле «Теги») або попросіть вашого партнера Odoo додати до замовлень на продаж текстове поле з назвою x_autoerp_tags і введіть у нього назву тегу — тоді AutoERP читатиме це поле. |
🔒 Чого AutoERP ніколи не зробить
- Торкатися замовлення без тега.
- Записувати будь-що, крім трьох своїх тегів замовлень, поки увімкнено Демо-режим.
- Писати вашим клієнтам від свого імені — кожен лист клієнту надходить із вашої ERP, з вашими шаблонами та брендингом.
- Відвантажити товар клієнту, який перевищив задані вами кредитні ліміти, — поки ввімкнено кредитний контроль.
- Виставити рахунок за той самий товар двічі — кількості, за які у вашій ERP рахунки вже виставлено, повторно не виставляються.
- Об’єднати в одному рахунку кількох клієнтів або кілька валют.
❓ Часті запитання
Які ERP підтримуються?
Вже працює: Odoo 13–19 (Community, Enterprise, Odoo.sh, Odoo Online), ERPNext 15 і 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 і новіші, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero та SAP Business One. Будь-яка інша ERP з API — SAP S/4HANA, Dynamics 365 Finance / Sales, NetSuite та інші — підключається за запитом.
Що автоматизує AutoERP?
Три основні модулі: підтвердження замовлень (підтверджує замовлення та, для клієнтів із передоплатою, доручає вашій ERP виставити рахунок на передоплату), відвантаження (створює поставки за наявності товару — цілими замовленнями або рядок за рядком) та виставлення рахунків (один рахунок на замовлення або зведені рахунки — щодня, щотижня чи щомісяця). Усі листи клієнтам надсилає ваша ERP.
Чи можна тестувати, не впливаючи на мою ERP?
Так! У Демо-режимі бот читає ваші замовлення та складські залишки, але не виконує жодних операцій — лише формує звіти, які показують, що саме він зробив би. Перший місяць безкоштовно.
Чи можна увімкнути лише частину модулів?
Так. Кожен модуль має власний перемикач — вмикайте лише потрібне: тільки підтвердження, тільки відвантаження або всі три модулі разом. Налаштування у /bots → Керування → AutoERP.
Чи підтримується часткове відвантаження?
Так, з функцією «Часткове відвантаження» (тариф Business і вище). Якщо в наявності є не всі позиції, AutoERP відвантажує доступні рядки та створює часткові поставки — починаючи з найстаріших замовлень. Запобіжник обмежує кількість часткових поставок на замовлення (за замовчуванням 10).
Що таке зведені рахунки?
Замість окремого рахунка на кожне замовлення AutoERP може об’єднати кілька замовлень одного клієнта в один зведений рахунок — одразу, щодня, щотижня або щомісяця. Налаштовується поріг мінімальної суми.
Чи працює він з Mail2ERP?
Так! Mail2ERP імпортує замовлення з електронної пошти у вашу ERP. Далі AutoERP автоматично підтверджує, відвантажує та виставляє рахунки за цими замовленнями. Разом вони автоматизують повний цикл — від листа клієнта до оплаченого рахунка.
Як працює кредитна перевірка?
Коли ввімкнено кредитний контроль (тариф Business і вище, за замовчуванням вимкнено), перед відвантаженням AutoERP перевіряє, чи немає в клієнта неоплачених проформ або простроченої заборгованості. Якщо перевищено ваші пороги (за замовчуванням: 300 у валюті вашої компанії або рахунок, прострочений понад 14 днів), відвантаження притримується, а клієнт отримує одне нагадування про оплату від вашої ERP.
Чи використовує це ШІ? Нам його використовувати не можна.
Ні. AutoERP не містить моделі ШІ в жодному режимі й на жодному тарифі, і жодні дані ніколи не надсилаються провайдеру ШІ. Кожна дія відповідає заданим вами правилам, тож однаковий вхід завжди дає однаковий результат, а кожен крок простежується в журналі. Якщо вашій службі комплаєнсу потрібно це письмово, напишіть нам, і ми підтвердимо це для вашої справи.