AutoCASH
Посібник користувача — як отримувати оплату без ручних нагадувань
💰 Чотири рівні
Кожен клієнт із простроченням потрапляє рівно на один рівень, який визначається тим, скільки днів прострочено його найстаріший рахунок. Рівень 0 — це не вимога, а доброзичливий перелік того, що залишається відкритим, і в більшості випадків він вирішує справу сам собою.
| Рівень | Що отримує клієнт | Умова за замовчуванням |
|---|---|---|
| 0 | Перелік його відкритих рахунків. Делікатне нагадування, а не вимога. | нижче рівня 1 |
| 1 | Перше нагадування. | перший крок ескалації |
| 2 | Друге нагадування. | на один запуск пізніше, якщо все ще не оплачено |
| 3 | Останнє нагадування. | найвищий крок, повторюється до оплати |
🔄 Як працює AutoCASH — наочна схема
за розкладом
зчитуються з вашої ERP
отримує рівень
надсилаються
звіт
Якщо ваша ERP уміє надсилати нагадування сама (OFFERIS), листи формує й надсилає ваша власна ERP — з вашою нумерацією, вашими формулюваннями та вашим брендингом. З будь-якою іншою ERP, а також якщо ви ввімкнете Надсилати нагадування з BOTS4.me замість ERP, їх надсилає AutoCASH: мовою клієнта, з вашими платіжними реквізитами та підписом — з вашої власної поштової скриньки, якщо ви додасте її як призначення AutoCASH в Access Manager, інакше з поштової скриньки BOTS4.me, а відповіді надходять на адресу вашого облікового запису або на задану вами адресу Reply-To. У будь-якому разі кого і коли нагадувати, вирішує AutoCASH.
🔐 Попередній перегляд — ваша страховка
На будь-якому платному тарифі напередодні запланованого запуску AutoCASH надсилає вам поштою список того, кому саме, на якому рівні та на яку суму буде надіслано нагадування. Це ваша нагода прибрати когось зі списку — клієнта, який щойно пообіцяв заплатити, клієнта в стані спору або компанію, з якою ведуть перемовини ваші продавці.
Щоб когось прибрати, додайте його ідентифікатор клієнта до поля Ніколи не нагадувати цим клієнтам на панелі керування. Це діє негайно, зокрема й для завтрашнього запуску.
🚀 Перші кроки
- Підключіть свою ERP на панелі керування або встановіть застосунок BOTS4.me з магазину Odoo Apps.
- Увімкніть AutoCASH. Він стартує в Демо-режимі — читає все й ні до кого не звертається.
- Встановіть Ескалювати щонайвище до на 1-ше нагадування і на початку залиште так.
- Перевірте дні запуску (за замовчуванням 1 і 15) і мінімальну суму, яка вас цікавить.
- Дочекайтеся звіту. У ньому перелічено, кому саме надійшло б нагадування.
- Задоволені списком? Перемкніть Режим з DEMO на LIVE. Від цієї миті ваші клієнти починають отримувати листи.
⚙️ Довідник налаштувань панелі керування
Коли він запускається
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Запускати в ці дні | 1,15 | Єдині дні, коли AutoCASH з кимось зв’язується: числа місяця та/або дні тижня через кому (наприклад, 1,15 або friday). За замовчуванням 1,15; якщо очистити поле, AutoCASH нічого не робить. День за межами короткого місяця (наприклад, 31) переноситься на останній день, тож лютий ніколи не пропускається. Для вихідних потрібно також позначити «Вихідні» в розділі «Робочі години». |
Кому надсилаються нагадування
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Нагадувати лише після | 14 днів | Наскільки рахунок має бути прострочений, щоб AutoCASH узагалі взяв його до уваги. |
| Ігнорувати борги менші за | 0 | Не нагадувати клієнтові, чия сума простроченої заборгованості нижча за це значення, в основній валюті вашої ERP — рідко коли це варте ризику для стосунків. 0 означає нагадувати всім. |
| Ніколи не нагадувати цим клієнтам | (порожньо) | Ідентифікатори клієнтів із вашої ERP, через кому. Клієнти, з якими ви завжди хочете працювати особисто. |
Захист за кредит-нотами
Клієнт, чиї відкриті кредит-ноти покривають його рахунки, ніколи не отримає нагадування — фактично це ви йому винні, а не навпаки. Завжди ввімкнено, на будь-якому рівні, і кожна пропущена компанія вказана у вашому звіті.
Наскільки жорстко він ескалює
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Ескалювати щонайвище до (Family) | 1-ше нагадування | Жорстка стеля. Нікого не ескалюють вище за цей рівень, хоч би яким великим було прострочення. На Personal лишається значення за замовчуванням. |
| Нагадувати лише про рахунки, прострочені щонайменше на | 14 днів | Поріг входу. Нижче за нього рахунок ігнорується повністю. Порогів у днях для окремих рівнів немає: кожен запланований запуск піднімає клієнта на один рівень, доки хоча б один рахунок із його останнього нагадування лишається неоплаченим. |
Як часто одному клієнту можна нагадувати
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Повторювати нагадування кожні (Family) | 7 днів | Одне число для всіх рівнів: мінімальний інтервал, перш ніж до того самого клієнта звернуться знову. Саме це не дає надіслати комусь два нагадування про той самий борг. На Personal лишається значення за замовчуванням. |
Що ви отримуєте
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Хто отримує звіти та попередні перегляди | електронна пошта вашого облікового запису | Підсумковий звіт після запуску та попередній перегляд напередодні надсилаються на адресу вашого облікового запису та на адреси з поля Листи для керівництва, заданого на загальній панелі керування. Окремого списку одержувачів для AutoCASH немає. |
🔍 Демо-режим
Кожен обліковий запис AutoCASH починається в Демо-режимі, і ваш перший запуск завжди демонстраційний. Він читає ваші рахунки, застосовує всі правила й точно визначає, кому та на якому рівні надійшло б нагадування, — а потім надсилає вам цей список поштою замість того, щоб звертатися до когось. Жоден клієнт не отримає від нього нічого.
Щойно ви отримаєте принаймні один демо-звіт, перемикач LIVE розблокується. Ви можете повернутися до Демо будь-коли — перед завантаженим періодом або поки змінюєте правила.
📊 Як читати звіт
💰 Гроші
Загальна сума відкритих рахунків, загальна прострочена сума й те, як прострочена сума розподіляється між чотирма рівнями. Це картина заборгованості за строками з одного погляду.
👤 Кому надіслано нагадування
Кожен клієнт, його рівень, сума, рахунки, названі в листі, і адреса, на яку його надіслано.
⚠️ Кому не надіслали
Не менш корисно: виключені клієнти, борги нижче вашого мінімуму й усі, хто ще перебуває в межах свого інтервалу повторення.
❓ Усунення несправностей
| Що ви бачите | Що це означає |
|---|---|
| У день за розкладом нічого не відбувається | Або сьогодні не один із ваших запланованих днів запуску, або наразі ніхто не відповідає вашій мінімальній сумі та мінімальній кількості днів прострочення. Звіт покаже, що саме. |
| Клієнту не надіслали нагадування | Перевірте по черзі: чи є він у списку тих, кому ніколи не нагадувати; чи не менша його загальна сума за ваш мінімум; чи не перебуває він у межах інтервалу повторення; і чи справді його найстаріший рахунок прострочено довше за вашу мінімальну кількість днів. |
| Усі застрягли на рівні 1 | Це працює налаштування Ескалювати щонайвище до. З тарифу Family ви можете підняти його до 2 або 3, коли будете готові. |
| Попередній перегляд не надходить | Попередній перегляд входить до тарифів починаючи з Personal, якщо увімкнено параметр Надсилати попередні перегляди. Він виходить зі звичайного погодинного запуску й мовчить у будь-який день, що не є переддень запуску, а також тоді, коли нагадувати нікому. |
| Клієнт каже, що вже заплатив | AutoCASH читає те, що ваша ERP вважає неоплаченим. Якщо платіж там ще не зафіксовано, рахунок і далі вважається простроченим — Pay2ERP закриває цю прогалину, автоматично імпортуючи платежі. |
❓ Часті запитання
Які ERP підтримуються?
Уже сьогодні Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 і новіші), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero та SAP Business One. Будь-яка інша ERP з API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite та інші — підключається за запитом.
Як працює оплата?
За підпискою — фіксована місячна плата, що включає щомісячний обсяг використання, який поповнюється в кожному розрахунковому періоді. Нагадування враховуються в ньому за кожним клієнтом, якому надіслано нагадування, а додатковий обсяг можна докупити будь-коли — див. таблицю тарифів на сторінці продукту. Перший місяць — безкоштовний місяць Discovery, банківська картка не потрібна.
Чи можу я тестувати, не надсилаючи справжніх нагадувань?
Так! Демо-режим читає ваші рахунки, але не надсилає нагадувань — лише звіти з попереднім переглядом, які показують, що саме він зробив би. Перший місяць безкоштовно.
Які є рівні ескалації?
4 рівні: Рівень 0 — список рахунків (дружній перелік відкритих рахунків), Рівень 1 — 1-ше нагадування, Рівень 2 — 2-ге нагадування, Рівень 3 — остаточне нагадування. Ескалація послідовна: кожен запланований запуск піднімає клієнта на один рівень, доки хоча б один рахунок із його останнього нагадування лишається неоплаченим, а найвищий рівень повторюється. Поріг входу задаєте ви; інтервал повтору та найвищий активний рівень — це налаштування тарифу Family.
Чи можу я виключити окремих клієнтів?
Так. Додайте ID клієнтів у «Ніколи не нагадувати цим клієнтам» у /bots → Керування → AutoCASH, щоб пропускати ключових клієнтів, материнські компанії чи внутрішні підрозділи.
Чи працює він з Pay2ERP?
Так! AutoCASH і Pay2ERP працюють разом — коли Pay2ERP виявляє вхідний платіж, AutoCASH автоматично припиняє нагадування щодо цього рахунка. Повністю автоматизований цикл руху коштів.
Як часто він запускається?
У дні, які ви задали в «Запускати в ці дні» (за замовчуванням 1-го та 15-го числа кожного місяця, або в будні дні, наприклад щоп’ятниці). Очистіть поле, і AutoCASH нічого не робитиме. На будь-якому платному тарифі ви також отримуєте лист із попереднім переглядом напередодні кожного запуску.
Яка мінімальна прострочена сума?
Налаштовується — за замовчуванням 0, тож нагадування надсилаються за кожним простроченим рахунком. Якщо підняти значення, клієнти, чия сума прострочення нижча за поріг, пропускаються. Ви також можете задати мінімальну кількість днів прострочення (за замовчуванням 14 днів), щоб не нагадувати про нещодавно прострочені рахунки.
Чи використовує це ШІ? Нам його використовувати не можна.
Ні. AutoCASH не містить моделі ШІ в жодному режимі й на жодному тарифі, і жодні дані клієнтів чи рахунків ніколи не надсилаються провайдеру ШІ. Кожне нагадування відповідає заданим вами порогам, тож та сама оборотна відомість завжди дає той самий перелік. Якщо вашій службі комплаєнсу потрібно це письмово, напишіть нам, і ми підтвердимо це для вашої справи.
🔒 Чого AutoCASH ніколи не робитиме
- Звертатися до когось, поки увімкнено Демо-режим.
- Звернутися до клієнта зі списку тих, кому ніколи не нагадувати.
- Ескалювати вище за встановлений вами рівень.
- Надіслати одному клієнту два нагадування про те саме в межах обраного вами інтервалу повторення.
- Нагадувати клієнту без ваших даних — кожен лист містить назву вашої компанії, ваші платіжні реквізити та ваш підпис, незалежно від того, надсилає його ваша ERP чи BOTS4.me.
- Змінювати щось у вашій ERP. AutoCASH лише читає; він ніколи не редагує рахунок і не записує платіж.