AutoCASH
Посібник користувача — як отримувати оплату без ручних нагадувань
💰 Чотири рівні
Кожен клієнт із простроченням потрапляє рівно на один рівень, який визначається тим, скільки днів прострочено його найстаріший рахунок. Рівень 0 — це не вимога, а доброзичливий перелік того, що залишається відкритим, і в більшості випадків він вирішує справу сам собою.
| Рівень | Що отримує клієнт | Умова за замовчуванням |
|---|---|---|
| 0 | Перелік його відкритих рахунків. Делікатне нагадування, а не вимога. | нижче рівня 1 |
| 1 | Перше нагадування. | прострочення 30 днів |
| 2 | Друге нагадування. | прострочення 45 днів |
| 3 | Останнє нагадування. | прострочення 60 днів |
🔄 Як працює AutoCASH — наочна схема
за розкладом
зчитуються з вашої ERP
отримує рівень
листи
звіт
Самі листи створює й надсилає ваша власна ERP — з вашою нумерацією, вашими формулюваннями та вашим брендингом, мовою клієнта. AutoCASH вирішує, кому і коли, — ваша ERP вирішує, який вигляд це матиме. З адреси BOTS4.me не надсилається нічого й ніколи.
🔐 Попередній перегляд — ваша страховка
Напередодні запланованого запуску AutoCASH надсилає вам поштою список того, кому саме, на якому рівні та на яку суму буде надіслано нагадування. Це ваша нагода прибрати когось зі списку — клієнта, який щойно пообіцяв заплатити, клієнта в стані спору або компанію, з якою ведуть перемовини ваші продавці.
Щоб когось прибрати, додайте його ідентифікатор клієнта до поля Ніколи не нагадувати цим клієнтам на панелі керування. Це діє негайно, зокрема й для завтрашнього запуску.
🚀 Перші кроки
- Підключіть свою ERP на панелі керування або встановіть застосунок BOTS4.me з магазину Odoo Apps.
- Увімкніть AutoCASH. Він стартує в Демо-режимі — читає все й ні до кого не звертається.
- Встановіть Ескалювати щонайвище до на 1-ше нагадування і на початку залиште так.
- Перевірте дні запуску (за замовчуванням 1 і 15) і мінімальну суму, яка вас цікавить.
- Дочекайтеся звіту. У ньому перелічено, кому саме надійшло б нагадування.
- Задоволені списком? Перемкніть Режим з DEMO на LIVE. Від цієї миті ваші клієнти починають отримувати листи.
⚙️ Довідник налаштувань панелі керування
Коли він запускається
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Запускати в ці дні місяця | 1, 15 | Єдині дні, коли AutoCASH до когось звертається. День, якого немає в короткому місяці (наприклад, 31-ше), переноситься на останній день місяця, тож лютий ніколи не пропускається. Залиште порожнім, щоб запуск відбувався щоразу, коли це дозволяє інтервал нижче. |
| Мінімальний інтервал між запусками | 14 днів | Запобіжник поверх днів, зазначених вище: не запускатися повторно раніше, ніж через стільки днів, хоч би що казав розклад. |
Кому надсилаються нагадування
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Нагадувати лише після | 14 днів | Наскільки рахунок має бути прострочений, щоб AutoCASH узагалі взяв його до уваги. |
| Ігнорувати борги менші за | 50 | Не нагадувати клієнту, чия загальна прострочена сума менша за це значення — рідко варте зіпсованих стосунків. |
| Валюта суми, зазначеної вище | EUR | Валюта, у якій задано ваш мінімум. Рахунок в іншій валюті просто не порівнюється з ним — ми ніколи не конвертуємо потай від вас. |
| Ніколи не нагадувати цим клієнтам | (порожньо) | Ідентифікатори клієнтів із вашої ERP, через кому. Клієнти, з якими ви завжди хочете працювати особисто. |
Захист за кредит-нотами
Клієнт, чиї відкриті кредит-ноти покривають його рахунки, ніколи не отримає нагадування — фактично це ви йому винні, а не навпаки. Завжди ввімкнено, на будь-якому рівні, і кожна пропущена компанія вказана у вашому звіті.
Наскільки жорстко він ескалює
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Ескалювати щонайвище до | 1-ше нагадування | Жорстка стеля. Нікого не ескалюють вище за цей рівень, хоч би яким великим було прострочення. |
| 1-ше / 2-ге / останнє нагадування через | 30 / 45 / 60 | Кількість днів прострочення, що запускає кожен рівень. Вони автоматично тримаються в порядку зростання, тож через друкарську помилку клієнт ніколи не перестрибне одразу до останнього нагадування. |
Як часто одному клієнту можна нагадувати
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Повторювати список рахунків через | 7 днів | Мінімальний інтервал, перш ніж той самий клієнт знову отримає той самий рівень. |
| Повторювати 1-ше / 2-ге / останнє нагадування через | 14 / 21 / 30 | Та сама ідея, але для кожного рівня. Саме це не дає надіслати комусь два нагадування про той самий борг. |
Що ви отримуєте
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Надсилати звіт на | електронна пошта вашого облікового запису | Хто отримує звіт за фактом. Кілька адрес — через кому. |
| Надсилати попередній перегляд на | електронна пошта вашого облікового запису | Хто отримує список напередодні. |
| Надсилати попередній перегляд за стільки часу наперед | 1 день | Дайте собі більше часу, якщо вашій команді потрібно довше на перевірку. |
🔍 Демо-режим
Кожен обліковий запис AutoCASH починається в Демо-режимі, і ваш перший запуск завжди демонстраційний. Він читає ваші рахунки, застосовує всі правила й точно визначає, кому та на якому рівні надійшло б нагадування, — а потім надсилає вам цей список поштою замість того, щоб звертатися до когось. Жоден клієнт не отримає від нього нічого.
Щойно ви отримаєте принаймні один демо-звіт, перемикач LIVE розблокується. Ви можете повернутися до Демо будь-коли — перед завантаженим періодом або поки змінюєте правила.
📊 Як читати звіт
💰 Гроші
Загальна сума відкритих рахунків, загальна прострочена сума й те, як прострочена сума розподіляється між чотирма рівнями. Це картина заборгованості за строками з одного погляду.
👤 Кому надіслано нагадування
Кожен клієнт, його рівень, сума, рахунки, названі в листі, і адреса, на яку його надіслано.
⚠️ Кому не надіслали
Не менш корисно: виключені клієнти, борги нижче вашого мінімуму й усі, хто ще перебуває в межах свого інтервалу повторення.
❓ Усунення несправностей
| Що ви бачите | Що це означає |
|---|---|
| У день за розкладом нічого не відбувається | Або від останнього запуску не минув мінімальний інтервал між запусками, або наразі ніхто не відповідає вашій мінімальній сумі та мінімальній кількості днів прострочення. Звіт покаже, що саме. |
| Клієнту не надіслали нагадування | Перевірте по черзі: чи є він у списку тих, кому ніколи не нагадувати; чи не менша його загальна сума за ваш мінімум; чи не перебуває він у межах інтервалу повторення для цього рівня; і чи справді його найстаріший рахунок прострочено довше за вашу мінімальну кількість днів. |
| Усі застрягли на рівні 1 | Це працює налаштування Ескалювати щонайвище до. Підніміть його до 2 або 3, коли будете готові. |
| Попередній перегляд не надходить | Попередній перегляд — це окреме щоденне завдання. Якщо він жодного разу не надходив, попросіть нас підтвердити, що його заплановано для вашого облікового запису. Він також мовчить у будь-який день, який не є напередодні запуску. |
| Клієнт каже, що вже заплатив | AutoCASH читає те, що ваша ERP вважає неоплаченим. Якщо платіж там ще не зафіксовано, рахунок і далі вважається простроченим — Pay2ERP закриває цю прогалину, автоматично імпортуючи платежі. |
❓ Часті запитання
Які ERP підтримуються?
Багато ERP, зокрема SAP Business One, SAP S/4HANA, Odoo, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, ERPNext, Zoho, Sage, Epicor, Infor, Acumatica та Offeris. Нові інтеграції додаються регулярно.
Як працює оплата?
На основі підписки — фіксована місячна плата з необмеженою кількістю нагадувань. Без оплати за кожен лист чи кожну компанію. Перший місяць безкоштовно.
Чи можу я тестувати, не надсилаючи справжніх нагадувань?
Так! Демо-режим читає ваші рахунки, але не надсилає нагадувань — лише звіти з попереднім переглядом, які показують, що саме він зробив би. Перший місяць безкоштовно.
Які є рівні ескалації?
4 рівні: Рівень 0 — Список рахунків (лише моніторинг), Рівень 1 — 1-ше нагадування (прострочення 30+ днів), Рівень 2 — 2-ге нагадування (45+ днів), Рівень 3 — Остаточне попередження (60+ днів). Усі пороги налаштовуються.
Чи можу я виключити окремих клієнтів?
Так. Виключення компаній дають змогу пропускати ключових клієнтів, материнські компанії чи внутрішні підрозділи. Налаштуйте в /bots → «Налаштування» → AutoCASH.
Чи працює він з Pay2ERP?
Так! AutoCASH і Pay2ERP працюють разом — коли Pay2ERP виявляє вхідний платіж, AutoCASH автоматично припиняє нагадування щодо цього рахунка. Повністю автоматизований цикл руху коштів.
Як часто він запускається?
У налаштовані вами дні за розкладом (наприклад, 1-го та 15-го числа кожного місяця). Напередодні кожного запуску ви також отримуєте сповіщення з попереднім переглядом.
Яка мінімальна прострочена сума?
Налаштовується — за замовчуванням 50 EUR. Рахунки нижче цього порогу пропускаються. Ви також можете задати мінімальну кількість днів прострочення (за замовчуванням 14 днів), щоб не нагадувати про нещодавно прострочені рахунки.
Чи використовує це ШІ? Нам його використовувати не можна.
Ні. AutoCASH не містить моделі ШІ в жодному режимі й на жодному тарифі, і жодні дані клієнтів чи рахунків ніколи не надсилаються провайдеру ШІ. Кожне нагадування відповідає заданим вами порогам, тож та сама оборотна відомість завжди дає той самий перелік. Якщо вашій службі комплаєнсу потрібно це письмово, напишіть нам, і ми підтвердимо це для вашої справи.
🔒 Чого AutoCASH ніколи не робитиме
- Звертатися до когось, поки увімкнено Демо-режим.
- Звернутися до клієнта зі списку тих, кому ніколи не нагадувати.
- Ескалювати вище за встановлений вами рівень.
- Надіслати одному клієнту два нагадування про те саме в межах обраного вами інтервалу повторення.
- Писати вашим клієнтам від власного імені — кожен лист надходить із вашої ERP, з вашим брендингом.
- Змінювати щось у вашій ERP. AutoCASH лише читає; він ніколи не редагує рахунок і не записує платіж.