Як імпортувати замовлення з пошти в Zoho Inventory і Zoho Books

🎯 «Замовлення надходять поштою, а Zoho чекає, доки ми їх наберемо»

Zoho Inventory добре справляється з тим, що відбувається після появи замовлення на продаж: пакування, відвантаження, залишки за складами. Попередній крок для більшості команд досі ручний:

• Кожне замовлення — новий макет: PDF з ERP одного клієнта, таблиця від іншого, кілька SKU в листі від третього.
• Коди не збігаються: клієнти пишуть штрихкод або номер деталі виробника, а хтось шукає ваш SKU.
• Замовлення й запити цін упереміш: кожен лист спершу потрібно віднести до «замовлення на продаж» або «кошторису».
• Пакування чекає на введення: доки замовлення на продаж немає, склад не може пакувати, тож повільна поштова скринька означає повільніше відвантаження.

За більших обсягів це перетворюється на окрему роботу. Один із клієнтів Mail2ERP, IMP Kontakt, обробляє тисячі замовлень і запитів цін із пошти на місяць без передруковування.

🔍 Що користувачі Zoho зазвичай пробують спочатку

Ручне введення замовлення на продаж

Надійно за малого обсягу, вузьке місце за великого — і це вузьке місце розташоване просто перед вашим складом.

Імпорт із таблиць

Імпорт із таблиці працює, коли дані вже є чистою таблицею. Замовлення ваших клієнтів не такі, тому хтось усе одно має спершу перетворити кожне замовлення.

Інструменти робочих процесів і парсери

Рецепти автоматизації можуть створити замовлення на продаж із чистих даних, а парсери — витягти поля зі знайомого макета. Зіставлення ваших SKU, вибір потрібного клієнта й рішення між кошторисом і замовленням на продаж залишаються вашою роботою. Ми порівнюємо ці інструменти в статті Parseur, Docparser або Nanonets проти Mail2ERP.

⚙️ Як Mail2ERP працює з Zoho Books і Zoho Inventory

Одна організація, два застосунки

Zoho Books і Zoho Inventory використовують одну організацію. Mail2ERP записує замовлення на продаж і кошториси через Zoho Books, тому вони тієї ж миті з’являються в Zoho Inventory. Zoho Inventory використовується там, де Books нічого запропонувати: пакування, відвантаження й залишки за місцями зберігання — і саме там роботу бере на себе AutoERP, якщо ви його використовуєте.

Який документ створюється

• Тверде замовлення стає замовленням на продаж, яке Mail2ERP потім підтверджує (відкриває), тож воно готове до пакування.
• Запит ціни стає чернеткою кошторису.
• У вашому тарифі немає замовлень на продаж? Для замовлень на продаж потрібен Zoho Books Professional або вище чи Zoho Inventory. Без них Mail2ERP записує замовлення клієнтів як кошториси й зазначає це в документі.

Клієнти й позиції

• Клієнт: адреса електронної пошти відправника має належати клієнту в Zoho або одній із його контактних осіб; ця контактна особа зазначається в документі. Mail2ERP ніколи не створює клієнтів.
• SKU: коди продуктів у листі зіставляються з SKU ваших позицій.
• Штрихкоди: з увімкненим перемикачем Штрихкоди зіставляються також UPC, EAN і ISBN позиції.
• Номери деталей: з увімкненим перемикачем Номер деталі виробника зіставляється номер деталі позиції.
• Zoho не зберігає в позиціях номери деталей за постачальниками й посилання клієнтів, тому цим двом перемикачам у Zoho нічого зіставляти.

Ціни й податки із Zoho

Кожен рядок отримує ціну, яку Zoho надає цьому клієнту: ставку з прайс-листа клієнта, а інакше ставку позиції. Zoho сам застосовує податок позиції за замовчуванням. Ціна з листа використовується лише тоді, коли в Zoho немає ціни для позиції.

Що ще потрапляє в документ

• Reference#: номер замовлення клієнта.
• Дата відвантаження в замовленнях на продаж — із бажаної дати постачання; у кошторисах бажана дата фіксується в коментарі.
• Адреса доставки: адреса клієнта, обрана для доставки, якщо її вказано в листі.
• Примітки й файли: повідомлення клієнта потрапляє в примітки; текст листа додається як коментар; оригінальні файли додаються. Якщо не вдається завантажити жодного вкладення, чернетку знову видаляють, а не залишають недоробленою.

Із кошторису — замовлення на продаж, і дублікати

З увімкненим перемикачем Виявлення RFQ відповідь, у якій зазначено номер вашого кошторису і його чітко замовлено, перетворює кошторис на відкрите замовлення на продаж із тими самими рядками, а кошторис позначається як прийнятий. Якщо клієнт просить інші кількості, замовляється весь кошторис і додається примітка для вашої команди. Перш ніж щось створити, Mail2ERP записує, що збирається створити, і шукає це після перерваного запуску, тому друге замовлення на продаж ніколи не створюється. Для додаткової надійності додайте до кошторисів і замовлень на продаж текстове користувацьке поле з назвою BOTS4.me ID, і кожен документ, створений Mail2ERP, буде ним позначено.

🛠️ Покрокове налаштування

• Крок 1 — Почніть безкоштовний місяць Discovery: увійдіть на bots4.me/bots, натисніть Почати безкоштовний місяць Discovery на картці Mail2ERP і один раз прийміть Умови. Банківська картка не потрібна.
• Крок 2 — Підключіть поштову скриньку: Налаштування → Mail2ERP → Access Manager → Додати джерело. Gmail, Microsoft 365 і Zoho Mail використовують Secure Quick Connect; інші провайдери підключаються через IMAP. Див. посібник з підключення. Або пересилайте замовлення на mail2erp@bots4.me без підключення скриньки.
• Крок 3 — Підключіть Zoho: Додати призначення → плитка Zoho Books / Inventory → Під’єднати Zoho. Увійдіть, натисніть Прийняти, і BOTS4.me сам знайде ваш центр обробки даних і організацію. Якщо ваш обліковий запис має кілька організацій, виберіть одну на картці Zoho й натисніть Зберегти організацію.
• Крок 4 — Необов’язкове поле проти дублікатів: додайте в Zoho до кошторисів і замовлень на продаж текстове користувацьке поле BOTS4.me ID.
• Крок 5 — Запустіть у режимі DEMO, потім перейдіть на LIVE: Mail2ERP починає в демо-режимі й надсилає вам поштою те, що він створив би. Коли звіти виглядають правильно, встановіть Режим на LIVE на вкладці «Керування».

Працює будь-який центр обробки даних Zoho (.com, .eu, .in та інші). Zoho обмежує виклики API на організацію за день; BOTS4.me ділить цей ліміт з іншими вашими інтеграціями Zoho і, коли його досягнуто, чекає, доки Zoho знову дозволить виклики.

🧭 Перший тиждень у місяці Discovery

• Режим: DEMO читає ваші листи й дані Zoho і нічого не записує; LIVE стає доступним після першого листа зі звітом DEMO.
• Робочі години та вихідні: Mail2ERP працює в ці години, для початку — у робочий час у будні.
• Перемикачі Discovery: перемикачі з позначкою Discovery входять у ваш безкоштовний місяць і спочатку вимкнені. Для Zoho корисні Штрихкоди, Номер деталі виробника, Виявлення RFQ і Відокремлювати зовнішні.
• Тестове замовлення: надішліть з адреси клієнта лист із двома-трьома SKU і кількостями, потім другий лист, у якому запитуються лише ціни. Звіти DEMO покажуть замовлення на продаж і кошторис; рішення також є на вкладці Журнали та в папці _Mail2ERP/LOGS.
• Навчання: перетягніть лист до _Mail2ERP/PROPOZYTSIA або _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA, щоб повторити його як цей тип, або до _Mail2ERP/PROPUSTYTY, щоб надалі пропускати такі листи.

📅 Неясні листи й що далі

Mail2ERP читає PDF, Excel, Word, CSV, HTML, зображення та відскановані документи з OCR — будь-якою мовою, без шаблонів.

• Імпортовано: лист переміщується до _Mail2ERP/OBROBLENO, а замовлення на продаж відкрите в Zoho й готове до пакування.
• Неясно: лист залишається у вашій папці INBOX непрочитаним, із причиною в журналі — наприклад, відправник не є клієнтом або код не збігається з жодною позицією. Виправте це в Zoho й перетягніть лист до _Mail2ERP/PROPOZYTSIA або _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA для повторної спроби.
• Невпевнені кількості пропускаються, ніколи не вгадуються, і вас просять додати їх вручну.
• Пакування й виставлення рахунків: виберіть у замовленні на продаж варіант звітного тегу BOTS4.me (Full або Partial), і AutoERP створить пакування й відвантаження в Zoho Inventory, а також рахунок, і Zoho надішле лист вашому клієнту. Для постачань AutoERP потрібен Zoho Inventory в тій самій організації, а для звітних тегів — Zoho Books Standard або вище.

Платформа розміщена в ЄС, створена з урахуванням GDPR і підтримує 2FA; звіти, журнали й папки поштової скриньки доступні 31 мовою.

📚 Читайте також

• Функції та тарифи: сторінка продукту Mail2ERP і посібник з Mail2ERP.
• Пакування, відвантаження й виставлення рахунків: посібник з AutoERP.
• Суто бухгалтерські системи: Кошториси QuickBooks Online з пошти і Пропозиції Xero з пошти.
• Порівняння варіантів: Parseur, Docparser або Nanonets проти Mail2ERP.
• Точні залишки: посібник з AutoSTOCK.

🔗 Джерела та додаткові матеріали

Офіційна документація, на яку посилається цей посібник. Зовнішні посилання відкриваються в новій вкладці.

• Zoho Inventory Help — Packages
• Zoho Inventory Help — Shipments