Автоматично перетворюйте листи із замовленнями клієнтів на кошториси (Estimates) у QuickBooks Online

🎯 «Як перенести замовлення клієнта в QuickBooks без передруковування?»

Це одне з найчастіших запитань невеликих дистриб’юторів і торговельних компаній на QuickBooks Online. Замовлення надходять у вигляді PDF із закупівельної системи клієнта, таблиць або списку в тексті листа. Сам QuickBooks починає працювати лише після того, як хтось введе кошторис.

• Ручні кошториси: відкрити PDF, знайти клієнта, додати кожен рядок товару, перевірити кількості, вписати номер замовлення клієнта — і повторити для наступного листа.
• Немає замовлення на продаж, куди можна покласти замовлення: QuickBooks Online використовує кошториси і для цінових пропозицій, і для підтверджених замовлень, тому легко втратити з поля зору, які кошториси — справжні замовлення.
• Помилки спливають у рахунку: помилка в кількості чи товарі перетворюється на хибний рахунок і подальше коригування.
• Пропозиції йдуть пізно: запит ціни, який чекає до кінця дня, часто так і не стає замовленням.

🔍 Що користувачі QuickBooks зазвичай пробують спочатку

Ручне введення кошторису

Точно за малого обсягу, робота на повний день за великого. До того ж усе залежить від однієї людини, яка знає особливості кожного клієнта.

Універсальні рецепти автоматизації

Інструменти «тригер — дія» можуть створити кошторис, коли надходить лист, але їм потрібні вже структуровані дані. Прочитати незнайомий макет PDF, знайти потрібні товари й вирішити, запит ціни це чи замовлення, — це найскладніша частина, і вона залишається за вами.

Парсери документів

Парсери витягують поля з документа після того, як ви навчите їх на макеті. Зіставити результат із клієнтами й товарами QuickBooks — досі ваша робота. Докладніше — у статті Parseur, Docparser або Nanonets проти Mail2ERP.

⚙️ Як Mail2ERP працює з QuickBooks Online

Один тип документа: кошторис (estimate)

QuickBooks Online — бухгалтерська програма без замовлень на продаж і постачань, тому Mail2ERP працює з кошторисами (estimates):

• Запит ціни стає кошторисом в очікуванні.
• Тверде замовлення стає таким самим кошторисом, позначеним як замовлення: у повідомленні для клієнта та у внутрішній нотатці зазначено «Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)». Mail2ERP ніколи його не приймає. Ви перевіряєте замовлення й позначаєте його в QuickBooks як Accepted — це ваш дозвіл.

Що потрапляє в кошторис

• Клієнт: адреса електронної пошти відправника має належати активному клієнту в QuickBooks. В API QuickBooks немає окремих контактних осіб, тому використовуються власні адреси електронної пошти клієнта. Mail2ERP ніколи не створює клієнтів.
• Товари й послуги: коди в листі зіставляються з SKU ваших позицій або з назвою позиції, якщо вона не має SKU. Позиції QuickBooks не містять в API штрихкодів, кодів постачальника чи кодів клієнта, тому вони не використовуються. Mail2ERP ніколи не створює позиції.
• Ціни й податки: ціна рядка береться з ціни продажу позиції в QuickBooks; ціна з листа використовується лише тоді, коли її немає. QuickBooks застосовує власні податки. Прайс-листи для окремих клієнтів в API QuickBooks недоступні.
• Посилання клієнта: номер його замовлення відображається в повідомленні для клієнта («Your reference: …») і у внутрішній нотатці. QuickBooks зберігає власний номер кошторису.
• Дата й адреса доставки: для замовлення бажана дата стає датою відвантаження; власна адреса доставки клієнта зберігається.
• Сам лист: текст листа потрапляє у внутрішню нотатку, а оригінальні файли додаються до кошторису.

Коли клієнт замовляє за вашим кошторисом

З увімкненим перемикачем Виявлення RFQ відповідь, у якій зазначено номер вашого кошторису та чітко сказано «замовляємо», позначає цей кошторис як замовлення клієнта. Якщо клієнт змінює кількості для конкретних рядків, поки кошторис ще в очікуванні, ці кількості оновлюються; інакше замовляється весь кошторис із приміткою для вашої команди. Він і далі чекає на ваше прийняття.

Неясні листи й дублікати

Лист, який Mail2ERP не може імпортувати — невідомий відправник, код, що не збігається з жодною позицією, — залишається у вашій папці INBOX непрочитаним, із причиною в журналі. Кількість, яку не можна прочитати впевнено, пропускається, а не вгадується, і вас просять її додати. Кожен кошторис має мітку Mail2ERP у внутрішній нотатці, а кожне створення надсилається з ідентифікатором запиту, тому перерваний запуск чи переслана копія ніколи не створять другий кошторис.

🛠️ Покрокове налаштування

• Крок 1 — Почніть безкоштовний місяць Discovery: увійдіть на bots4.me/bots, натисніть Почати безкоштовний місяць Discovery на картці Mail2ERP і один раз прийміть Умови. Банківська картка не потрібна.
• Крок 2 — Підключіть поштову скриньку: Налаштування → Mail2ERP → Access Manager → Додати джерело. Gmail і Microsoft 365 підключаються через Secure Quick Connect; інші провайдери — через IMAP з паролем застосунку. Усі провайдери описані в посібнику з підключення. Натомість можна також пересилати замовлення на mail2erp@bots4.me.
• Крок 3 — Підключіть QuickBooks Online: Додати призначення → плитка QuickBooks → Увійти через QuickBooks. Увійдіть як адміністратор вашої компанії; якщо ваш обліковий запис має кілька компаній, QuickBooks запитає, яку підключити. Жодні паролі чи ключі API не зберігаються.
• Крок 4 — Перевірте позиції: переконайтеся, що коди, які використовують ваші клієнти, указано в полі SKU ваших товарів і послуг або що назви позицій збігаються з тим, що пишуть клієнти.
• Крок 5 — Запустіть у режимі DEMO, потім перейдіть на LIVE: Mail2ERP починає в демо-режимі й надсилає вам поштою кошторис, який він створив би. Коли звіти виглядають правильно, встановіть Режим на LIVE на вкладці «Керування».

Лише QuickBooks Online — QuickBooks Desktop не має хмарного API, і його не можна підключити.

🧭 Перший тиждень у місяці Discovery

• Режим: DEMO читає ваші листи й дані QuickBooks і нічого не записує; LIVE стає доступним після першого листа зі звітом DEMO.
• Робочі години та вихідні: Mail2ERP працює в ці години, для початку — у робочий час у будні.
• Перемикачі Discovery: перемикачі з позначкою Discovery входять у ваш безкоштовний місяць і спочатку вимкнені. Для QuickBooks корисні Виявлення RFQ і Відокремлювати зовнішні; перемикачам Smart Multi-Code Matching у QuickBooks немає з чим працювати.
• Тестове замовлення: надішліть з адреси клієнта лист із двома-трьома SKU і кількостями, потім другий лист, у якому запитуються лише ціни. Два звіти DEMO покажуть, який вигляд мали б кошториси; рішення також є на вкладці Журнали та в папці _Mail2ERP/LOGS.
• Навчання: перетягніть лист до _Mail2ERP/PROPOZYTSIA або _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA, щоб повторити його як цей тип, або до _Mail2ERP/PROPUSTYTY, щоб надалі пропускати такі листи.

🧾 Після прийняття: виставлення рахунків з AutoERP

На прийнятті кошторису робота Mail2ERP закінчується. Якщо ви хочете, щоб рахунок ішов сам, AutoERP у QuickBooks лише виставляє рахунки: він виставляє рахунок за кожним кошторисом, позначеним як Accepted, щойно всі його позиції є на складі, а BOTS4.me надсилає рахунок вашому клієнту поштою. Рахунки виставляються лише за кошторисами, прийнятими після першого запуску AutoERP у режимі LIVE, — усе прийняте раніше залишається за вами. В API QuickBooks немає документів постачання й рахунку на передоплату, тому кроку відвантаження немає, а замовлення, що потребують передоплати, залишаються за вами.

• Щодня: імпортовані листи переміщуються до _Mail2ERP/OBROBLENO; ви відкриваєте кошториси в очікуванні, позначені як замовлення клієнтів, перевіряєте їх і приймаєте.
• Ліміти API: QuickBooks обмежує виклики API на компанію. BOTS4.me читає кожен список один раз за запуск і чекає, коли QuickBooks просить сповільнитися.
• Платформа: розміщена в ЄС, створена з урахуванням GDPR, 2FA, а також звіти, журнали й папки поштової скриньки 31 мовою.

📚 Читайте також

• Функції та тарифи: сторінка продукту Mail2ERP і посібник з Mail2ERP.
• Використовуєте Xero? Автоматично перетворюйте замовлення з пошти на пропозиції Xero.
• Порівняння варіантів: Parseur, Docparser або Nanonets проти Mail2ERP.
• Виставлення рахунків за прийнятими замовленнями: посібник з AutoERP.
• Огляд для малого бізнесу: Автоматизація електронної пошти для малого бізнесу.

🔗 Джерела та додаткові матеріали

Офіційна документація, на яку посилається цей посібник. Зовнішні посилання відкриваються в новій вкладці.

• QuickBooks Help — Create and send estimates in QuickBooks Online