Автоматично перетворюйте замовлення з пошти на пропозиції Xero

🎯 «Кожен лист із замовленням перетворюється на пропозицію, яку я набираю сам»

Невеликі гуртовики, галузеві постачальники й виробники на Xero описують ту саму рутину. Замовлення надходить у вигляді PDF чи таблиці або кількох рядків у листі. Перш ніж Xero зможе щось зробити, хтось має скласти пропозицію: знайти контакт, додати кожну позицію, ввести кількості, зазначити посилання клієнта.

• Це забирає час щодня: замовлення з десяти рядків — це кілька хвилин уважного введення, і роботи більшає з кожним новим клієнтом.
• Помилки переходять далі: хибний код позиції в пропозиції стає хибним рахунком після прийняття пропозиції.
• Замовлення й запити цін виглядають однаково: і те, й інше стає пропозиціями, і легко втратити з поля зору, які з них справжні замовлення.
• Пізні пропозиції втрачають угоди: запит ціни, на який відповідять завтра, часто дістається постачальнику, який відповів сьогодні.

🔍 Що користувачі Xero зазвичай пробують спочатку

Копіювання попередньої пропозиції

Xero дозволяє скопіювати попередню пропозицію, що допомагає, коли клієнт повторно замовляє те саме. Але це не допомагає з новим замовленням, рядки якого містяться у вкладенні PDF, — їх усе одно потрібно прочитати й ввести.

Рецепти автоматизації та парсери

Інструменти робочих процесів можуть створити пропозицію зі структурованих даних, а парсери документів — витягти поля зі знайомого макета. Між ними лежить найскладніше: зрозуміти незнайомий макет, зіставити ваші коди позицій і контакти в Xero та відрізнити замовлення від запиту ціни. Ми розглядаємо цей розрив у статті Parseur, Docparser або Nanonets проти Mail2ERP.

⚙️ Як Mail2ERP працює з Xero

Чернетки пропозицій для запитів цін і замовлень

• Запит ціни стає чернеткою пропозиції.
• Тверде замовлення стає чернеткою пропозиції із заголовком Customer order і записом в історії «Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)». Mail2ERP ніколи її не приймає: ви перевіряєте її й позначаєте в Xero як Accepted.

Що потрапляє в пропозицію

• Контакт: адреса електронної пошти відправника має належати контакту-клієнту в Xero або одній із його контактних осіб. Mail2ERP ніколи не створює контакти.
• Позиції: коди в листі зіставляються з полем Code ваших позицій Xero; позиції без коду зіставити не можна. Позиції Xero не містять штрихкодів, кодів постачальника чи кодів клієнта, тому вони не використовуються. Mail2ERP ніколи не створює позиції.
• Ціни й податок: кожен рядок отримує ціну продажу одиниці позиції, з податковою ставкою в кожному рядку. Ціна з листа використовується лише тоді, коли позиція не має ціни продажу. Прайс-листи для окремих клієнтів через API Xero недоступні.
• Посилання: номер замовлення клієнта потрапляє в поле Reference пропозиції.
• Примітки: повідомлення клієнта стає резюме пропозиції, яке друкується на пропозиції. Текст листа й бажана дата постачання потрапляють у внутрішні записи історії пропозиції. Оригінальні файли додаються до пропозиції.
• Адреса: пропозиції Xero беруть адресу контакту.

Чому пропозиція залишається чернеткою

Чернетка пропозиції нікому не надсилається. Це зроблено навмисно: замовлення прочитала програма, і ви маєте побачити його раніше за клієнта. Раз чи двічі на день відкривайте чернетки із заголовком Customer order, звіряйте рядки з доданим оригіналом і позначайте пропозицію як Accepted. Запити цін теж залишаються чернетками, тож можна виправити ціну або додати примітку, перш ніж надіслати пропозицію клієнту з Xero.

Коли клієнт замовляє за вашою пропозицією

З увімкненим перемикачем Виявлення RFQ відповідь, у якій зазначено номер вашої пропозиції і її чітко замовлено, позначає цю пропозицію як замовлення клієнта. Поки пропозиція ще має статус чернетки чи надісланої, застосовуються зміни кількостей, які клієнт називає для конкретних рядків; інакше замовляється вся пропозиція з приміткою. Прийнята пропозиція в Xero заморожена, тому Mail2ERP лише додає до неї запис в історії.

Неясні листи й дублікати

Лист, який не можна імпортувати — невідомий відправник, код без відповідної позиції, — залишається у вашій папці INBOX непрочитаним, із причиною в журналі. Кількості, які не можна прочитати впевнено, пропускаються, а не вгадуються, і вас просять їх додати. Кожна пропозиція створюється з ключем ідемпотентності, і перерваний запуск знаходить уже створену пропозицію, а не створює другу; переслана копія того самого замовлення імпортується один раз.

🛠️ Покрокове налаштування

• Крок 1 — Почніть безкоштовний місяць Discovery: увійдіть на bots4.me/bots, натисніть Почати безкоштовний місяць Discovery на картці Mail2ERP і один раз прийміть Умови. Банківська картка не потрібна.
• Крок 2 — Підключіть поштову скриньку: Налаштування → Mail2ERP → Access Manager → Додати джерело. Gmail і Microsoft 365 використовують Secure Quick Connect; будь-який інший провайдер підключається через IMAP. Див. посібник з підключення. Або пересилайте замовлення на mail2erp@bots4.me без підключення скриньки.
• Крок 3 — Підключіть Xero: Додати призначення → плитка Xero → Увійти через Xero. Xero запитає, яку організацію може використовувати BOTS4.me; виберіть її та натисніть Allow access. Якщо ви підключили кілька, виберіть організацію на картці Xero. Жодні паролі чи ключі API не зберігаються.
• Крок 4 — Перевірте коди позицій: переконайтеся, що позиції, які замовляють ваші клієнти, мають у Xero код (Code), що збігається з тим, що вони пишуть.
• Крок 5 — Запустіть у режимі DEMO, потім перейдіть на LIVE: Mail2ERP починає в демо-режимі й надсилає вам поштою пропозицію, яку він створив би. Коли звіти виглядають правильно, встановіть Режим на LIVE на вкладці «Керування».

🧭 Перший тиждень у місяці Discovery

• Режим: DEMO читає ваші листи й дані Xero і нічого не записує; LIVE стає доступним після першого листа зі звітом DEMO.
• Робочі години та вихідні: Mail2ERP працює в ці години, для початку — у робочий час у будні.
• Перемикачі Discovery: перемикачі з позначкою Discovery входять у ваш безкоштовний місяць і спочатку вимкнені. Для Xero корисні Виявлення RFQ і Відокремлювати зовнішні; перемикачам Smart Multi-Code Matching у Xero немає з чим працювати.
• Тестове замовлення: надішліть з адреси контакту-клієнта лист із двома-трьома кодами позицій і кількостями, потім другий лист, у якому запитуються лише ціни. Звіти DEMO покажуть обидві пропозиції; рішення також є на вкладці Журнали та в папці _Mail2ERP/LOGS.
• Навчання: перетягніть лист до _Mail2ERP/PROPOZYTSIA або _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA, щоб повторити його як цей тип, або до _Mail2ERP/PROPUSTYTY, щоб надалі пропускати такі листи.

🧾 Після прийняття: виставлення рахунків з AutoERP

Mail2ERP зупиняється на чернетці пропозиції. Якщо рахунок має йти сам, AutoERP у Xero лише виставляє рахунки: він виставляє рахунок за кожною пропозицією, позначеною як Accepted, щойно всі її позиції є на складі, а BOTS4.me надсилає рахунок вашому клієнту поштою. Рахунки виставляються лише за пропозиціями, прийнятими після першого запуску AutoERP у режимі LIVE. В API Xero немає документів постачання й рахунку на передоплату, тому кроку відвантаження немає, а замовлення, що потребують передоплати, залишаються за вами.

• Щодня: імпортовані листи переміщуються до _Mail2ERP/OBROBLENO; ви перевіряєте чернетки пропозицій із заголовком Customer order і приймаєте їх.
• Ліміти API: Xero обмежує виклики API на організацію за хвилину й за день. BOTS4.me ділить цей ліміт з іншими вашими застосунками Xero, сповільнюється, коли Xero просить, і продовжує наступного дня, коли денний ліміт вичерпано.
• Платформа: розміщена в ЄС, створена з урахуванням GDPR, 2FA, а також звіти, журнали й папки поштової скриньки 31 мовою.

📚 Читайте також

• Функції та тарифи: сторінка продукту Mail2ERP і посібник з Mail2ERP.
• Використовуєте QuickBooks? Перетворюйте листи із замовленнями клієнтів на кошториси QuickBooks Online.
• Потрібні склад і замовлення на продаж? Як імпортувати замовлення з пошти в Zoho Inventory і Zoho Books.
• Порівняння варіантів: Parseur, Docparser або Nanonets проти Mail2ERP.
• Спершу спробуйте панель: живе демо панелі BOTS4.me.

🔗 Джерела та додаткові матеріали

Офіційні сторінки, на які посилається цей посібник. Зовнішні посилання відкриваються в новій вкладці.

• Xero — Quotes