AutoSTOCK
Посібник користувача – автоматизована оптимізація рівнів запасів
🧠 Що насправді робить AutoSTOCK
AutoSTOCK замінює ручні здогади щодо рівнів запасу оптимізаційним запуском на основі даних, побудованим на реальних бізнес-потребах:
📄 Як працює AutoSTOCK – наочна схема
з вашої ERP
для кожного товару
(разові товари відсіяно)
(вибраний вами режим)
+ звіт надіслано поштою
У Демо-режимі процес ідентичний — за винятком того, що останній крок лише повідомляє, що було б записано, не торкаючись вашої ERP.
🚀 Підключення
- Установіть застосунок BOTS4.me Connect у вашій Odoo — конектор в один клік з’єднує Odoo (13.0 → 19.0) з усім комплектом BOTS4.me. Він виконує вхід через пошту із захистом 2FA та створює технічного користувача, щоб AutoSTOCK міг читати історію продажів і записувати правила поповнення через API. Один конектор, один обліковий запис, усі застосунки.
- Призначте обліковий запис ERP застосунку AutoSTOCK — в Access Manager на BOTS4.me/bots → Налаштування → AutoSTOCK призначте застосунку свій підключений обліковий запис ERP. Наразі AutoSTOCK працює з Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 і новіші), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online та Xero; у Business Central, QuickBooks Online, Xero та SAP Business One правила поповнення за вас зберігає BOTS4.me.
- Почніть у Демо-режимі — Демо-режим увімкнено за замовчуванням: повний аналіз і звіт, жодних змін у вашій ERP. Перегляньте кілька звітів, перш ніж переходити в робочий режим.
- Виберіть режим оптимізації та налаштування — усе налаштовується в панелі керування за адресою /bots; значення за замовчуванням — це перевірені на практиці стартові величини.
- Перехід у робочий режим — вимкніть Демо-режим і ввімкніть «Запис правил поповнення» (кожен платний тариф, включно з безкоштовним місяцем Discovery). З наступного запуску правила поповнення у вашій ERP йдуть за вашим реальним попитом.
💡 Дізнайтеся більше про те, що технічний користувач може, а чого не може, на сторінці Рівні доступу.
🎛️ П’ять режимів оптимізації
Усі п’ять режимів відповідають на те саме питання — «скільки цього товару слід тримати на складі?» — але різною математикою. Режими можна перемкнути будь-коли в панелі керування. Не впевнені, який підходить? «Щомісячний режим і порівняння вікон» нижче порівнює їх усі на вашій власній історії продажів.
Покриття
За замовчуванням. Точка поповнення (мін.) — це продажі за термін постачання плюс буфер 50%; максимальний рівень (макс.) додає ваше цільове покриття — за замовчуванням 2 місяці середнього попиту. Приклад: товар продається по 5 штук на день, постачальник доставляє за 14 днів, тож мінімум — 105 штук, а максимум — 105 + 300 = 405 штук.
Коли використовувати: простий, надійний вибір для більшості компаній. Легко пояснити, легко перевірити на здоровий глузд, перевірено на практиці. Почніть саме з нього.
Рівень сервісу
Статистичний страховий запас. Обчислює, скільки запасу вам потрібно, щоб із заданою ймовірністю уникнути дефіциту протягом терміну постачання від постачальника (95% за замовчуванням, налаштовується в межах 80–99%). Використовує терміни постачання від постачальників із вашої ERP та автоматично виключає товари з нерівномірним, непередбачуваним попитом.
Коли використовувати: каталоги зі стабільним попитом, де вам потрібна точна ціль доступності замість рівного покриття. Доступно на тарифі Business.
Перцентиль попиту
Без припущень про розподіл. Замість того щоб припускати, що попит має гарну дзвоноподібну криву, режим бере вибраний перцентиль вашого реального денного попиту (90% за замовчуванням, налаштовується в межах 50–99%) як страховий буфер. Жодних статистичних припущень — лише ваша фактична картина попиту.
Коли використовувати: нерівномірний, хаотичний попит, де середні значення оманливі — поодинокі великі замовлення впереміж із тихими тижнями. Доступно на тарифі Business.
Гібридний
Автоматично для кожного товару. Класифікує кожен товар за тим, наскільки регулярно він насправді продається, а потім застосовує математику рівня сервісу до стабільних позицій і математику перцентиля попиту — до нерівномірних. Товари, надто рідкісні для обох підходів, залишаються без змін, замість того щоб отримати оманливий цільовий рівень.
Коли використовувати: змішані каталоги, де одне правило не підходить усім товарам — інакше довелося б ділити каталог вручну. Доступно на тарифі Business.
Зважений за свіжістю продажів
Без дати відсікання. Та сама ідея, що й у Покритті, але свіжі продажі важать більше за давні: продаж важить удвічі менше після того, як мине один термін постачання, учетверо менше — після двох, і так далі. Ніщо ніколи не обривається різко на межі періоду аналізу.
Коли використовувати: каталоги, що змінюються — нові проєкти набирають обертів, старі лінійки відмирають. Товар, який починає продаватися, потрапляє на склад за кілька тижнів, а не розчиняється в усьому періоді, а той, що перестає продаватися, розпродається, а не тримається на застарілому попиті. Доступно на тарифі Business.
📅 Щомісячний звіт про конфігурацію — хай дані оберуть ваші налаштування
Обирати режим і період аналізу за інтуїцією — це вгадування. Раз на місяць AutoSTOCK може прогнати кожен режим на кожному періоді аналізу вашої власної історії продажів і надіслати вам порівняння електронною поштою — щоб рішення ухвалювалося на основі ваших даних, а не здогадів.
- Два числа для кожної комбінації — Капітал (скільки коштують точки поповнення за закупівельною ціною) і Виручка під ризиком (ретротест: якби найгірший відрізок попиту за минулий рік повторився, яку частину виручки поставив би під ризик ваш рівень запасу). Менший капітал за такого самого або нижчого ризику — це чиста перемога.
- Ваше поточне налаштування виділено поряд із рекомендованим, тож ви завжди бачите, від чого відмовляєтеся або що здобуваєте.
- Він точно каже, що змінити — лист завершується налаштуваннями, які треба застосувати, названими так, як вони мають вигляд у вашій панелі керування.
- У вашій ERP нічого не змінюється — звіт лише читає дані. Ви самі вирішуєте, чи діяти за ним.
🧠 Розумне формування попиту SMART — додаткові рівні аналітики
Чотири незалежні перемикачі, що уточнюють показник попиту, який отримує вибраний режим. Кожен можна ввімкнути чи вимкнути окремо — вони підсумовуються, але жоден не залежить від інших. У режимі «Зважений за свіжістю продажів» залиште коригування за трендом вимкненим: цей режим і так іде за недавнім попитом.
- Згладжування викидів — разове гуртове замовлення враховується лише частково (25% за замовчуванням), тож один незвичний продаж не може роздути ваш запас на місяці. Якщо той клієнт повернеться і купуватиме далі, його попит почне враховуватися повністю сам собою. Повторюваний і сезонний попит залишається недоторканим.
- Коригування за трендом — порівнює свіжі продажі з тим самим періодом рік тому та рухає цільові рівні вгору або вниз у безпечних межах. Товар, який справді відмирає, перестає поповнюватися, і при цьому низький сезон не сприймається як спад.
- Сезонне випередження — підвищує цільові рівні за один повний термін постачання до початку вашого сезону, спираючись на торішню картину, щоб сезонні товари замовлялися достатньо рано і справді встигали прибути вчасно.
- Нагадування про сезонні закупівлі — лист із переліком товарів, які торік продавалися в найближчому періоді, але навмисно не поповнюватимуться автоматично. Рішення ухвалює людина, доки ще є час замовити вручну.
⚙️ Довідник налаштувань панелі керування
Усі налаштування розміщені за адресою BOTS4.me/bots → Керування → AutoSTOCK. Якщо значення виходить за межі діапазону або заблоковане вашим тарифом, AutoSTOCK безпечно повертається до значення за замовчуванням.
| Налаштування | Діапазон | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|---|
| Режим оптимізації | покриття / рівень сервісу / перцентиль / гібридний / зважений за свіжістю продажів | покриття | Як обчислюються цільові рівні запасу — див. п’ять режимів вище. |
| Період аналізу | 30 – 730 днів | 120 днів | Наскільки далеко назад аналізується історія продажів для вимірювання попиту. Довше = рівніші середні; коротше = швидша реакція на зміни тренду. |
| Цільове покриття | 0,5 – 24 місяці | 2 місяці | Скільки місяців середнього попиту максимальний рівень (макс.) додає понад точку поповнення (мін.). |
| Мін. кількість унікальних клієнтів | 1 – 100 | 2 | Критерій відбору: товар отримує цільовий рівень запасу лише тоді, коли його купила щонайменше така кількість різних клієнтів за період аналізу. |
| Мін. кількість замовлень | 1 – 1000 | 4 | Критерій відбору: товар отримує цільовий рівень запасу лише тоді, коли його замовляли щонайменше стільки разів за період аналізу. |
| Рівень сервісу | 80 – 99% | 95% | Режим рівня сервісу: цільова ймовірність не залишитися без запасу протягом терміну постачання від постачальника. |
| Перцентиль попиту | 50 – 99% | 90% | Режим перцентиля: перцентиль денного попиту, який використовується як страховий буфер. |
| Термін постачання за замовчуванням | 1 – 365 днів | 30 днів | Використовується, коли для товару у вашій ERP не задано терміну постачання від постачальника. Змінити його можна починаючи з тарифу Family. |
| Запис правил поповнення | увімк. / вимк. | вимкнено | Записує обчислені цільові рівні запасу у вашу ERP як правила поповнення (мін./макс.). Коли вимкнено, AutoSTOCK лише формує звіти. Кожен платний тариф. |
| Перейняти мої правила | увімк. / вимк. | вимкнено | Коли ввімкнено, AutoSTOCK керує й правилами поповнення, які ви створили самі. Коли вимкнено, вони залишаються точно такими, як ви їх задали, і наводяться у звіті. |
| Список «Не тримати на складі» | коди товарів через кому | порожньо | Товари, яким AutoSTOCK ніколи не призначає правило. |
| Звіти на пошту | після кожного аналізу / лише при зміні правил / щотижневий підсумок (понеділок) | після кожного аналізу | Коли звіт про запаси надсилається на пошту. У Демо-режимі звіт надсилається після кожного аналізу. Звіти, що потребують втручання (немає прав, правила не вдалося записати, ERP не вдалося прочитати), завжди надсилаються одразу. |
| Розклад запуску | щодня / щотижня | щодня | Як часто AutoSTOCK аналізує історію продажів і оновлює правила. |
| Щомісячне порівняння режимів і вікон | увімк. / вимк. | вимкнено | Раз на місяць надсилає порівняння режимів & періодів аналізу з рекомендацією. Лише читає з вашої ERP; кожен звіт витрачає невелику частину місячного обсягу. Тариф Business. |
| Вікна порівняння | до 4 значень, у днях | 120, 240, 365 | Які періоди аналізу порівнює «Щомісячний режим і порівняння вікон». |
| Згладжування викидів | увімк. / вимк. | увімкнено | Разові великі замовлення враховуються в цільових рівнях запасу лише частково. Кожен платний тариф. |
| Вага викидів | 0 – 100% | 25% | Яка частка незвичного разового замовлення все ж враховується. 0% = враховується лише нормальний рівень попиту; 100% = викиди враховуються повністю. |
| Ліміт разового покупця | 1 – 10 днів | 3 дні | Клієнт, який купує щонайбільше протягом такої кількості днів, вважається разовим для згладжування; щойно він повертається частіше, його попит враховується повністю. |
| Коригування за трендом | увімк. / вимк. | вимкнено | Рухає цільові рівні вгору або вниз у безпечних межах на основі попиту рік до року. Тариф Business. |
| Сезонне випередження | увімк. / вимк. | вимкнено | Підвищує цільові рівні за один термін постачання до початку вашого сезону, спираючись на минулий рік. Тариф Business. |
| Нагадування про сезонні закупівлі | увімк. / вимк. | вимкнено | Надсилає електронною поштою товари, які торік продавалися в найближчому періоді, але не поповнюватимуться автоматично, щоб ви могли замовити їх вручну. Тариф Business. |
🚪 Критерії відбору — чому разові товари ніколи не отримують цільових рівнів
Найдорожча помилка в запасах — тримати на складі товари, яких більше ніхто не купить. Один клієнт, який колись замовив 500 штук спеціального товару, отруїв би наївне середнє — тому AutoSTOCK вимагає доказу повторюваного попиту, перш ніж призначити будь-який цільовий рівень:
- Достатньо різних клієнтів — товар має купити щонайменше задана кількість унікальних клієнтів (за замовчуванням 2) за період аналізу. Один великий клієнт сам по собі не є тенденцією.
- Достатньо окремих замовлень — товар має з’явитися щонайменше в заданій кількості замовлень (за замовчуванням 4). Одна гуртова покупка не є повторюваним попитом.
- Лише складовані товари — послуги та нескладовані товари ніколи не отримують правила поповнення.
- Закуповується в постачальника — товар у вашій ERP повинен мати постачальника (або маршрут «Купити»); комплекти, архівні товари й товари з вашого списку «Не тримати на складі» правило не отримують.
🔍 Демо-режим
- Повний аналіз, нульовий ризик — Демо-режим виконує повний аналіз і надсилає повний звіт, але нічого не записує у вашу ERP. Ідеально, щоб перевірити цільові рівні, перш ніж їм довіритися.
- Виконується щонайбільше приблизно раз на добу — незалежно від частоти вашого розкладу, новий демонстраційний аналіз тарифікується щонайбільше приблизно раз на 24 години.
- Обсяг використання все одно витрачається — сам аналіз і є оплачуваною роботою, тому демо-запуски враховуються так само, як робочі.
- Звіт після кожного аналізу — у Демо-режимі звіт надсилається завжди, що б ви не вибрали в розділі «Звіти на пошту».
- Увімкнено за замовчуванням — кожне нове налаштування AutoSTOCK починається в Демо-режимі. Вимкніть його на вкладці Керування за адресою BOTS4.me/bots, коли будете готові перейти в робочий режим.
📊 Як читати звіт
Після кожного аналізу — або лише при зміні правил, або щотижня, як ви вибрали в розділі «Звіти на пошту», — ви отримуєте звіт про запаси електронною поштою. Ось як його читати:
📋 Блок підсумків
- Налаштування, використані під час запуску (режим, період аналізу, критерії відбору), і склад
- Скільки товарів проаналізовано, скільки отримують правило і чому решта його не отримала
- Скільки товарів нижче точки поповнення — їх потрібно замовити зараз
- Скільки правил поповнення записано (або в Демо-режимі змінилося б), плюс Що це означає і Що робити далі
📄 Таблиця товарів
Один рядок для кожного товару, що отримує правило:
- Точка поповнення (мін.) — коли запас опускається до цього рівня, товар дозамовляється
- Поповнювати до (макс.) — рівень, до якого нове замовлення поповнює запас
- Запас + надходження — те, що є, плюс те, що вже замовлено
- Статус — нове правило, оновлено, без змін, змінилося б (Демо-режим) або не записано
🆓 Що відкриває кожен тариф
- Безкоштовний тариф: лише звіти — аналіз і звіт, правила не записуються.
- Тариф Personal і вище (включно з безкоштовним місяцем Discovery): відкриває Запис правил поповнення (вимкнено, доки ви не ввімкнете), Перейняти мої правила, список «Не тримати на складі» і Згладжування викидів (за замовчуванням увімкнено).
- Тариф Family і вище: власний Термін постачання за замовчуванням.
- Тариф Business і вище: відкриває всі режими оптимізації, крім Покриття, — Рівень сервісу, Перцентиль попиту, Гібридний і Зважений за свіжістю продажів, — а також Щомісячне порівняння режимів і вікон та інші шари SMART (коригування за трендом, сезонне прогнозування, нагадування про сезонні закупівлі).
Актуальні тарифи та ціни дивіться на сторінці продукту AutoSTOCK. Зниження тарифу безпечне: правила, уже записані у вашу ERP, ніколи не скасовуються.
🛒 Як AutoSTOCK живить AutoPURCHASE
AutoSTOCK відповідає на питання «скільки слід тримати на складі?» — AutoPURCHASE відповідає на питання «що замовити сьогодні, щоб цього досягти?». Кожен запуск AutoSTOCK зберігає обчислені цільові рівні, а AutoPURCHASE підхоплює їх автоматично:
- Свіжі цілі передаються далі — якщо у вас є обидва застосунки й в AutoPURCHASE увімкнено «Використання цілей AutoSTOCK», щойно обчислені цілі одразу використовуються для замовлення. Поки замовлення на закупівлю створює AutoPURCHASE, правила в Odoo налаштовані так, щоб Odoo не замовляв ще й сам.
- Завжди синхронно — заплануйте AutoSTOCK на час перед AutoPURCHASE, і ваші пропозиції на закупівлю завжди відображатимуть найсвіжіший аналіз попиту.
- Додатково, а не обов’язково — AutoPURCHASE також працює самостійно, використовуючи правила поповнення, які вже є у вашій ERP (зокрема ті, що записав AutoSTOCK).
❓ Часті запитання
Звіт надійшов, але жодного правила поповнення не записано. Чому?
Розділ звіту Що робити далі називає точну причину. Звичайні причини по черзі: 1) Увімкнено Демо-режим — у Демо-режимі у вашу ERP нічого не записується; вимкніть його на вкладці «Керування» на BOTS4.me/bots. 2) Функцію «Запис правил поповнення» вимкнено — спочатку вона вимкнена; увімкніть її в розділі «Керування» → AutoSTOCK. 3) Ваш тариф — на безкоштовному тарифі AutoSTOCK лише формує звіти; кожен платний тариф, включно з безкоштовним місяцем Discovery, може записувати правила. 4) Права у вашій ERP — в Odoo користувачу BOTS4.me потрібне право «Склад: Адміністратор». 5) Нічого не змінилося — правила вже актуальні, або жоден товар не пройшов критерії відбору.
Чому конкретний товар було пропущено?
У звіті зазначено, чому товари не отримали правило. Найчастіші причини: товар не пройшов критерії відбору (надто мало унікальних клієнтів або надто мало замовлень за період аналізу); це послуга або нескладський товар; він не має постачальника чи маршруту «Купити» у вашій ERP; це комплект, архівний товар або він є у вашому списку «Не тримати на складі»; або — у режимі «Рівень сервісу» — його попит був надто нерегулярним або надто слабким, щоб обчислити надійний статистичний страховий запас (такі товари навмисно виключаються, а не отримують оманливий цільовий рівень; спробуйте для них режим «Покриття» або «Перцентиль»).
Як часто працює AutoSTOCK?
Щодня або щотижня — вибирається на вкладці «Керування» на BOTS4.me/bots. Повний аналіз виконується (і тарифікується) не частіше ніж приблизно раз на день: цільові рівні змінюються разом із попитом, а не щохвилини, тож частіший аналіз лише витрачав би ваш обсяг.
З якого режиму оптимізації почати?
Покриття. Він недарма стоїть за замовчуванням — його легко осмислити і він перевірений на практиці. Коли ви почнете довіряти звітам, переведіть каталоги зі стабільним попитом на Рівень сервісу для точних цілей доступності, використовуйте Перцентиль попиту для нерівномірного, хаотичного попиту або дозвольте Гібридному режиму вирішувати для кожного товару в змішаному каталозі. Режими можна перемикати будь-коли; наступний запуск перерахує все заново. Не хочете вгадувати? Увімкніть «Щомісячний режим і порівняння вікон» і дозвольте йому порівняти всі п’ять на вашій власній історії.
Що відбувається з товарами, для яких у моїй ERP не задано терміну постачання від постачальника?
Для них використовується налаштування Термін постачання за замовчуванням (за замовчуванням 30 днів, змінюється починаючи з тарифу Family). Для найкращих результатів ведіть реальні терміни постачання в картках постачальників в ERP — у кожному режимі точка поповнення залежить від терміну постачання.
Демо-режим справді витрачає мій обсяг використання?
Так. Оплачуваною роботою є аналіз — у Демо-режимі ви отримуєте повне обчислення та повний звіт, пропускається лише запис в ERP. Демонстраційні запуски обмежені приблизно одним на добу, тож тестування залишається доступним за ціною.
Чи перезапише AutoSTOCK правила поповнення, які я задав вручну?
Ні. AutoSTOCK керує лише створеними ним правилами й порожніми правилами Odoo (мін. і макс. дорівнюють 0). Правило, яке ви задали самі, — або наше, яке ви потім змінили в ERP, — залишається таким, як ви його задали, і наводиться у звіті. Увімкніть Перейняти мої правила, якщо AutoSTOCK має керувати й ними, а товари, які мають залишатися ручними, внесіть до списку «Не тримати на складі». Коли товар, яким керує AutoSTOCK, перестає проходити відбір, його правило встановлюється на 0, і більше нічого не дозамовляється.
Мені потрібна допомога! Як отримати підтримку?
Спершу перевірте журнали обробки на BOTS4.me/bots — кожен запуск фіксує, що він зробив і чому. Досі не вдається? Зв’яжіться з нами через сторінку контактів, і ми допоможемо.
🔧 Усунення несправностей
⚠️ Звіт не надходить
Перевірте таке:
- AutoSTOCK увімкнено на вкладці Керування за адресою BOTS4.me/bots
- Для «Звітів на пошту» не вибрано «Лише при зміні правил» або «Щотижневий підсумок» — у цих випадках звіт не надсилається, якщо нічого не змінилося
- Ваш тариф активний, і його обсяг використання не вичерпано
- Обліковий запис ERP призначено застосунку AutoSTOCK в Access Manager
- Перевірте журнали обробки на панелі керування на наявність помилок
⚠️ Відбір пройшло дуже мало товарів
Зазвичай це означає, що критерії відбору працюють як слід — але якщо вони надто суворі:
- Зменште в налаштуваннях мін. кількість унікальних клієнтів та/або мін. кількість замовлень
- Подовжте період аналізу, щоб для відбору враховувалося більше історії
- Пам’ятайте: послуги та нескладовані товари ніколи не проходять відбір
⚠️ Цільові рівні виглядають надто високими або надто низькими
Налаштуйте параметри, а потім перевірте ще раз у Демо-режимі:
- Режим покриття: змініть цільове покриття (кількість місяців попиту, яку треба тримати)
- Режим рівня сервісу: знизьте або підвищте відсоток рівня сервісу
- Режим перцентиля: знизьте або підвищте перцентиль попиту
- Перевірте, чи реалістичні терміни постачання від постачальників у вашій ERP — завищені терміни постачання завищують страховий запас
- Якщо одне незвичне велике замовлення задирає цільовий рівень надто високо, перевірте, чи ввімкнено згладжування викидів, і зменште вагу викидів