Автоматизація Dolibarr: замовлення з пошти, виставлення рахунків і нагадування про оплату

🎯 Кроки від замовлення до оплати, які Dolibarr залишає вам

У Dolibarr є всі документи, потрібні торговельній компанії: комерційні пропозиції, замовлення клієнтів, відвантаження, рахунки й платежі. Чого в ньому немає, то це когось, хто переводив би кожне замовлення від одного документа до наступного. У більшості компаній на Dolibarr це досі людина, і для кожного замовлення повторюються ті самі кілька кроків:

• Введення замовлення: клієнт надсилає поштою замовлення в PDF чи Excel, і хтось вносить товари й кількості в пропозицію чи замовлення.
• Затвердження й відвантаження: хтось затверджує замовлення, перевіряє залишки, створює відвантаження й затверджує його.
• Виставлення рахунку: хтось створює рахунок із замовлення, стежить, щоб до рахунку потрапили лише відвантажені товари, і надсилає його клієнту.
• Стягнення: наприкінці місяця хтось переглядає неоплачені рахунки й пише нагадування або не встигає цього зробити.

Кожен крок сам по собі швидкий. Разом і для кожного замовлення вони забирають години на тиждень, а забутий крок зазвичай найдорожчий: рахунок, який так і не надіслали, або нагадування, що пішло на місяць пізніше.

🤖 Які боти BOTS4.me працюють з Dolibarr

Кожен ERP-застосунок BOTS4.me працює на Dolibarr 23 і новіших. Ця сторінка описує три, які разом ведуть бік продажів від листа до оплати.

Supplier2ERP, Pay2ERP, Bill2ERP, AutoSTOCK і AutoPURCHASE теж працюють на Dolibarr, а Pay2ERP може використовувати як вхідні дані власні банківські рядки Dolibarr. Одне підключення до Dolibarr обслуговує кожного запущеного вами бота.

📧 Mail2ERP: замовлення з пошти — у пропозиції та замовлення клієнтів

Mail2ERP читає вашу скриньку продажів, вирішує, чи кожен лист є запитом ціни, твердим замовленням, чи ні тим, ні іншим, і читає рядки товарів із тексту листа й усіх вкладень: PDF, Excel, Word, CSV, HTML, зображення та відскановані документи, у будь-якому макеті й будь-якою мовою, без шаблонів. Кожен код товару зіставляється з артикулами товарів вашого каталогу Dolibarr.

• Запит → чернетка комерційної пропозиції, готова до оцінки, коригування й надсилання вашим відділом продажів.
• Тверде замовлення → замовлення клієнта, створене як чернетка, а потім затверджене.
• Контакти: автор листа стає контактом клієнта в документі, а адреса доставки, зазначена в листі, — контактом доставки.
• Файли: вкладення клієнта додаються до пропозиції чи замовлення.
• Жодних дублікатів: кожен документ позначається вихідним листом у полі зовнішнього посилання Dolibarr, тож те саме замовлення, надіслане двічі, створюється один раз.

Mail2ERP ніколи не створює контрагентів чи товари. Відправник має належати наявному клієнту, а кожен рядок — збігатися з наявним товаром. Лист, який не можна імпортувати, залишається непрочитаним у папці INBOX, а журнал пояснює чому.

🐙 AutoERP: затвердження, відвантаження й виставлення рахунків за позначеними замовленнями

AutoERP бере на себе рутинні кроки після замовлення. Він працює лише із замовленнями, які ви йому передали, а передаються вони через поле, а не здогадом.

Як передати замовлення AutoERP

Dolibarr не дозволяє іншим програмам читати теги замовлення на продаж, тому AutoERP використовує поле замовлення BOTS4.me tags (код b4mtags). Якщо інтеграційний користувач — адміністратор, AutoERP додає поле сам. Інакше додайте його один раз: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, мітка BOTS4.me tags, код b4mtags, тип String (1 line), довжина 255, завжди редаговане. Потім впишіть у поле AutoERP, щоб обробити все замовлення, або AutoERP_partial, щоб обробляти його порядково. AutoERP додає в те саме поле власні теги перебігу роботи.

Що відбувається під час кожного запуску

• Підтвердження: позначена чернетка замовлення затверджується. Якщо умови оплати замовлення вимагають оплати наперед, наприклад “Due on order” або умова зі 100% авансом, AutoERP також виставляє затверджений авансовий рахунок на все замовлення, пов’язаний із ним.
• Відвантаження: щойно товар є на складі й настала дата постачання, AutoERP створює із замовлення затверджене відвантаження з кількостями, які можна відправити. Dolibarr списує залишки під час затвердження, якщо так передбачено налаштуванням вашого модуля «Склад». Часткові відвантаження залишають решту в замовленні.
• Виставлення рахунку: AutoERP створює із замовлення один затверджений рахунок, виставляючи складські товари за фактично відвантаженими кількостями, а послуги — за замовленими, і віднімає оплачені аванси. Можна також обрати один зведений рахунок на клієнта за день, тиждень або місяць.

На тарифі Business AutoERP може також притримувати відвантаження для клієнтів із простроченими рахунками, нагадуючи їм один раз, і відвантажувати замовлення частинами. Усі параметри описано в посібнику з AutoERP.

💰 AutoCASH: нагадування про оплату прострочених рахунків Dolibarr

У вибрані вами дні місяця AutoCASH читає неоплачені рахунки клієнтам із Dolibarr, групує їх за клієнтами й визначає, наскільки прострочений кожен клієнт. Ескалація за замовчуванням поступова:

• Почніть м’яко: можна ввімкнути лише рівень 1, попрацювати з ним, а рівні 2 і 3 увімкнути пізніше.
• Ніколи двічі за те саме: той самий рівень повторюється лише після періоду очікування, а запуск, що зупинився на півдорозі, не може надіслати нагадування двічі.
• Фільтри: мінімальна сума, мінімальна кількість днів прострочення та список клієнтів, яким ви ніколи не хочете нагадувати автоматично.
• Два листи для вас: попередній перегляд напередодні зі списком тих, хто отримає нагадування, і звіт після — з тими, до кого звернулися, на якому рівні й за якими рахунками.
• Надсилає BOTS4.me: оскільки Dolibarr не вміє надсилати листи через своє API, нагадування надсилає BOTS4.me, мовою клієнта. Власні авансові рахунки AutoERP за передоплаченими замовленнями AutoCASH не нагадує.

⚙️ Покрокове налаштування для Dolibarr

• Крок 1 — Почніть безкоштовний місяць Discovery: увійдіть на bots4.me/bots і натисніть Почати безкоштовний місяць Discovery на картці потрібного бота. Банківська картка не потрібна.
• Крок 2 — Увімкніть REST API в Dolibarr: Home → Setup → Modules/Applications → увімкніть API REST (server).
• Крок 3 — Створіть інтеграційного користувача: у розділі Users & Groups створіть користувача, наприклад “BOTS4.me Integration”, і надайте йому права ботів, якими користуєтеся: Mail2ERP — контрагенти, товари, комерційні пропозиції, замовлення на продаж; AutoERP — замовлення на продаж, відвантаження, рахунки клієнтам, склад; AutoCASH — рахунки клієнтам, платежі, банки. Кожному боту також потрібен доступ на читання до Банків і до своєї картки користувача.
• Крок 4 — Згенеруйте ключ API: відкрийте картку користувача → Modify → поле API key → згенерувати → Save і скопіюйте ключ.
• Крок 5 — Підключіть Dolibarr на bots4.me: введіть URL вашого сайту Dolibarr і ключ API, а також номер сутності, якщо ви використовуєте модуль Multicompany. Повний опис — у посібнику з підключення.
• Крок 6 — Лише для AutoERP: додайте поле замовлення BOTS4.me tags, як описано вище, якщо інтеграційний користувач не є адміністратором.
• Крок 7 — Підключіть поштову скриньку для Mail2ERP (Gmail і Microsoft 365 через Secure Quick Connect, решта — через IMAP з паролем застосунку) або натомість пересилайте замовлення в BOTS4.me Mailbox.

🧪 Демо-режим, неясні листи й помилки

Кожен бот починає в демо-режимі. Mail2ERP надсилає вам поштою пропозицію чи замовлення, яке він створив би, AutoERP повідомляє, які замовлення він затвердив би, відвантажив і за якими виставив би рахунки, а AutoCASH надсилає повний список клієнтів, яким він надіслав би нагадування, не зв’язуючись із жодним із них. У Dolibarr нічого не записується, доки ви не встановите «Режим» на LIVE, який відкривається після першого демо-звіту. Сторінка Демо-режим пояснює ідею, а живе демо панелі показує кожне налаштування на прикладах даних.

• Листи, які Mail2ERP не зміг імпортувати, залишаються непрочитаними в папці INBOX. Імпортовані переміщуються до _Mail2ERP/OBROBLENO.
• Причина завжди журналюється на вкладці «Журнали» та в папці LOGS вашої скриньки, наприклад відправник не є клієнтом у Dolibarr або артикулу товару не існує. Див. посібник щодо папки LOGS.
• Виправляйте за допомогою папок: перетягніть лист до _Mail2ERP/PROPOZYTSIA або _Mail2ERP/ZAMOVLENNYA, щоб повторити його як пропозицію чи замовлення, або до _Mail2ERP/PROPUSTYTY, щоб надалі пропускати такі листи.
• Проблеми налаштування AutoERP, наприклад відсутнє поле BOTS4.me tags або вимкнений модуль «Відвантаження», називаються у звіті про запуск, тож ви точно знаєте, що виправити.

📅 Безкоштовний місяць Discovery і безкоштовний тариф

Перший місяць кожного бота — безкоштовний місяць Discovery без банківської картки. Перемикачі з позначкою Discovery на вкладці «Керування» входять у нього й спочатку вимкнені, тож ви самі обираєте, що спробувати.

📚 Читайте також

• Продукти: Mail2ERP, AutoERP і AutoCASH.
• Посібники: посібник з Mail2ERP, посібник з AutoERP, посібник з AutoCASH і посібник з підключення.
• Ще одна ERP з відкритим кодом: Автоматизація ERPNext з пошти: замовлення, підтвердження постачальників і платежі.
• Порівняння підходів: Parseur, Docparser або Nanonets проти Mail2ERP для введення замовлень в ERP.
• Ті самі кроки в інших ERP: Автоматичне відвантаження й виставлення рахунків за замовленнями Business Central і Як автоматизувати підтвердження замовлень, доставку й виставлення рахунків в Odoo.
• Основи: Що таке системи ERP і CRM і чому ми створили BOTS4.me.