Pay2ERP
Посібник користувача – Зіставлення платежів з рахунками без ручного введення
🔗 Як Pay2ERP зіставляє платіж
Кожне повідомлення про платіж — лист від банку, рядок з Revolut або Wise, чи рядок виписки, зчитаний прямо з вашої ERP — зводиться до того самого невеликого набору фактів: суми, валюти, дати валютування та номера призначення платежу, який ваш клієнт вказав під час оплати. Саме ці факти зіставляються з вашими відкритими рахунками, а не формулювання листа.
| Формат джерела | Що це таке | Як Pay2ERP це зчитує |
|---|---|---|
| MT940 / MT942 | Банківська виписка SWIFT (кінець дня / внутрішньоденна) | Структурований. Кожен рядок надходження автоматично стає одним платежем — без вгадування під час вилучення. |
| CAMT.053 | Банківська виписка ISO 20022 XML | Структурований, обробляється із захистом від пошкодженого або надто великого XML. |
| BAI2 | Американський формат банківської виписки | Структурований, обробляється так само, як формати вище. |
| OFX | Open Financial Exchange | Структурований, обробляється так само, як формати вище. |
| API Revolut / Wise | Пряме підключення до рахунку | Структуровані поля надходять уже розміченими — сума, призначення платежу та відправник — і чекати на лист із банку не треба; Pay2ERP зчитує їх під час наступного запуску. |
| Банківські рядки ERP | Рядки банківських виписок, які вже є у вашій ERP (Odoo) | Структуровані, зчитуються безпосередньо з вашої ERP — без участі електронної пошти. |
| Лист у вільному тексті | Повідомлення банку про платіж простою мовою | Спочатку пробуються вбудовані шаблони реквізитів і сум приблизно десятком мов; ШІ читає текст лише тоді, коли жоден із них не підходить. |
🔍 Які листи читає Pay2ERP
Pay2ERP не вважає кожен лист у вашій поштовій скриньці платежем. У вашому звичайному INBOX він читає лише листи від відправників, яких ви навчили його розпізнавати як банк — ніщо інше не відкривається, не вилучається і не тарифікується. Лист у папці, яку ви виділили для платежів, або лист, який ви перемістили до _Pay2ERP/IMPORT, читається завжди.
_Pay2ERP/IMPORT. Відтоді всі листи від цього банку зчитуються автоматично. Поки жоден банк не навчено, а схожі на банківські листи продовжують надходити, вкладка Журнали на вашій панелі керування нагадує вам про це не частіше ніж раз на тиждень.
| Що пропускається | Чому |
|---|---|
| Наші власні звіти та листи магазину | Службова пошта платформи ніколи не є сповіщенням про платіж. |
| Ненавчений відправник у вашому звичайному INBOX | Pay2ERP читає лише відправників, яких ви навчили його розпізнавати як банк. |
| Відправник, якого ви позначили як не банк | Ви перемістили один із його листів до _Pay2ERP/NE_IMPORTUVATI. |
Як навчити Pay2ERP банківського відправника
Перемістіть лист у _Pay2ERP/IMPORT. Відправника буде додано до вашого списку банків, і лист зчитується звідти разом із налаштованими вами банківськими папками. Якщо відправник не є банком, перетягніть один із його листів у _Pay2ERP/NE_IMPORTUVATI: Pay2ERP перестане читати його пошту, а лист повернеться у ваш INBOX. Передумали? Перетягніть один із його листів у _Pay2ERP/IMPORT, і його пошта знову зчитуватиметься. Папки створюються автоматично, поки Pay2ERP активний.
Якщо в цій поштовій скриньці також працює AutoSPAM або Mail2ERP, листи від навченого банку автоматично переміщуються в _Pay2ERP/IMPORT. Назви папок відображаються мовою вашої поштової скриньки — наприклад, папка імпорту словацькою називається NA_IMPORT.
_Pay2ERP/IMPORT.
🔄 Як працює Pay2ERP – Візуальна схема
надходить
вилучені
рахунком(ами)
у вашій ERP
звіт
Один платіж може одночасно покривати кілька рахунків — наприклад, коли клієнт оплачує цілий місяць одним переказом. Pay2ERP перебирає комбінації ваших відкритих рахунків, доки не знайде набір, сума якого збігається зі сплаченою сумою, замість того щоб здаватися на першому ж рахунку, який сам по собі не підходить.
📥 Незіставлені платежі – ваша страхувальна сітка
Коли Pay2ERP не може знайти надійного збігу, він не вгадує і не приховує лист. Лист залишається там, куди надійшов, — у вашому INBOX або в папці банку — або потрапляє в _Pay2ERP/VRUCHNU, якщо надійшов через _Pay2ERP/IMPORT. Він ніколи не позначається як прочитаний, а звіт про запуск наводить його з причиною та тим, що потрібно зробити.
Коли DEMO вимкнено, кожен лист, усі платежі з якого було записано, одразу переміщується в _Pay2ERP/OBROBLENO. У DEMO ваша поштова скринька залишається без змін. Pay2ERP вивчає формат кожного банку за успішно записаними платежами, тож наступного разу формулювання того самого банку розпізнаються швидше.
🚀 Перші кроки
- Підключіть банківську електронну адресу або API-токен Wise на панелі керування (Revolut Business налаштовується разом із вами на запит). Або додайте BOTS4.me Mailbox і пересилайте банківські повідомлення нам — див. Переслати нам нижче.
- Навчіть Pay2ERP свого банку: перемістіть одне банківське сповіщення до
_Pay2ERP/IMPORT. Доти він не читає жодного листа з вашого INBOX. - Увімкніть Pay2ERP. Він запускається в режимі DEMO: зчитує ваші реальні сповіщення про платежі та повідомляє, що він записав би. У вашу ERP нічого не записується, а ваша поштова скринька залишається недоторканою.
- Підключіть вашу ERP. Усе ще в DEMO реальні рахунки зіставляються й потрапляють у звіт — нічого не записується.
- Перевірте кілька звітів про запуски. Збіги, які ви бачите, — це саме те, що було б зафіксовано після переходу в робочий режим.
- Перемкніть Режим на LIVE. Відтоді зіставлені платежі автоматично записуються у вашу ERP. LIVE стає доступним після вашого першого звіту DEMO.
🛡️ DEMO і LIVE
Є лише один перемикач: Режим (DEMO / LIVE). Можливості Pay2ERP залежать від того, що ви підключили:
| Що ви підключили | Режим | Що відбувається |
|---|---|---|
| BOTS4.me Mailbox | DEMO | Попередній перегляд сповіщень про платежі, які ви пересилаєте нам. |
| Поштова скринька або API банку | DEMO | Реальні платежі зчитуються й потрапляють у звіт — без участі ERP. |
| Поштова скринька + ERP | DEMO | Реальні рахунки зіставляються й потрапляють у звіт — нічого не записується. |
| Поштова скринька + ERP | LIVE | Повна автоматизація: платежі захоплюються, зіставляються та фіксуються у вашій ERP. |
| BOTS4.me Mailbox + ERP | LIVE | Платежі, які ви пересилаєте нам, записуються у вашу ERP — лише від банків, які Pay2ERP уже знає. |
⚙️ Довідник налаштувань панелі керування
Керування
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Живлення бота | Увімк. | Вмикає або вимикає Pay2ERP. |
| Режим | DEMO | DEMO показує попередній перегляд, LIVE записує платежі у вашу ERP. Див. розділ DEMO і LIVE вище. |
| Режим ШІ | Базовий ШІ | Вимк., Базовий ШІ, Преміум ШІ або Ultra, залежно від вашого тарифу. У режимі Вимк. мовна модель ніколи не викликається. |
| Розклад запуску | Щогодини | Як часто Pay2ERP перевіряє наявність нових платежів. |
| Робочі години | 07:00–16:00 | Години, у які працює Pay2ERP. У вихідні він не працює, якщо ви їх не ввімкнете. |
| Надсилати звіти про зіставлені платежі на | — | Хто отримує звіт про платежі, записані у ваш ERP. Адреси розділяйте комою; порожнє поле означає e-mail вашого акаунта. Поки наступне поле порожнє, платежі для ручної обробки теж входять у цей звіт. |
| Надсилати платежі для ручної обробки на | — | Необов’язково. Платежі, які не вдалося провести, надходять сюди окремим звітом, який надсилається навіть за вимкнених звітів e-mail. Порожнє поле залишає їх у звіті вище. |
| Переслати нам – приймати листи від | — | Хто може пересилати нам сповіщення про платежі. Порожньо: лише адреса вашого облікового запису. Заповнено: саме ті адреси, які ви введете (до 6). Див. розділ Переслати нам нижче. |
Основне зіставлення
| Налаштування | Тариф | Що він робить |
|---|---|---|
| Зіставлення платежів зі стягненням | Personal | Зіставляє вхідні платежі з несплаченими рахунками, використовуючи номери призначення платежу, суми та дані клієнтів. Основа Pay2ERP — увімкнено за замовчуванням. |
| Звіти електронною поштою | Personal | Надсилає звіт про запуск після кожного обробленого джерела. Якщо вимкнено, ви отримуєте звіт лише тоді, коли платіж потребує вашої уваги. За замовчуванням увімкнено. |
| Журнал у вашій поштовій скриньці | Personal | Записує журнал Pay2ERP у папку _Pay2ERP/LOGS вашої поштової скриньки. За замовчуванням увімкнено. |
| Розпізнавання назви компанії за допомогою ШІ | Personal | Використовує ШІ для розпізнавання та стандартизації назв компаній з описів платежів, щоб платіж можна було зіставити з несплаченими рахунками за сумою навіть без призначення платежу. |
| Витягування призначення платежу за допомогою ШІ | Personal | Зчитує платіжне призначення з банківського сповіщення, коли правила не можуть його знайти — для платежів, призначення яких написане вільним текстом, а не в полі призначення. |
| Щоденний експорт | Family | Щодня надсилає на e-mail вашого облікового запису файл Excel із платежами, обробленими цього місяця, для бухгалтерської перевірки та звірки. За замовчуванням вимкнено. |
| Попередня обробка | Family | Дає Pay2ERP змогу брати пошту з прихованої черги, яку заповнює AutoSPAM, замість звичайного INBOX. Потрібен AutoSPAM з увімкненою функцією Попередня обробка. Налаштовані вами банківські папки завжди зчитуються безпосередньо. За замовчуванням вимкнено. |
Обидва налаштування ШІ працюють, лише якщо Режим ШІ не встановлено на Вимк.
Формати документів, що зчитуються
| Формат | Тариф | Що він робить |
|---|---|---|
| Текст листа | Personal | Обробляє дані прямо з тексту тіла листа. |
| Файли CSV | Personal | Обробляє дані з вкладень .csv. |
| HTML | Personal | Обробляє дані з вкладень .html. |
| Excel | Personal | Обробляє дані з вкладень .xls / .xlsx. |
| Файли PDF | Personal | Обробляє дані з вкладень PDF. |
| Word | Personal | Обробляє дані з вкладень .doc / .docx. |
| Скановані файли PDF | Personal | Обробляє дані з вкладень PDF на основі зображень (сканованих або сфотографованих) за допомогою OCR. |
| Зображення / фото | Personal | Обробляє дані з вкладень .jpg, .jpeg і .png за допомогою OCR. |
| Растрові зображення | Business | Обробляє дані з вкладень .gif, .tif, .tiff, .webp, .svg і .eps за допомогою OCR. |
Файли банківських виписок (MT940/MT942, CAMT.053, BAI2, OFX) зчитуються завжди, незалежно від положення перемикачів форматів.
📊 Як читати звіт
Один звіт на кожне оброблене джерело. Тема починається з ✅, якщо все пройшло успішно, або повідомляє, скільки платежів потребують вашої участі.
⚠️ Потребують вашої участі
Невдалі платежі йдуть першими, по одній картці на кожен, з усім необхідним, щоб провести його вручну: сума, призначення платежу, платник, знайдені нами відкриті рахунки, причина незбігу та де зараз лист.
✅ Що пройшло успішно
Компактна таблиця записаних платежів (або зіставлених, у DEMO).
📈 Цифри
Плитки за цей місяць і за весь час: прочитано листів, оплачено, потребують участі та загальна сума.
📨 Переслати нам — підключення поштової скриньки не потрібне
Підключати поштову скриньку взагалі не обов’язково. У BOTS4.me/bots → Налаштування → Pay2ERP натисніть Додати джерело і додайте BOTS4.me Mailbox — одним кліком, нічого не потрібно підключати, без пароля. Потім пересилайте повідомлення про платежі від вашого банку на pay2erp@bots4.me. У режимі DEMO ви отримуєте попередній перегляд поштою; у режимі LIVE платежі по-справжньому записуються у вашу ERP. Тож нам потрібен доступ лише до вашої ERP, але ніколи — до вашої поштової скриньки.
Хто може пересилати: це налаштовується в Pay2ERP → Керування → Переслати нам – приймати листи від. Порожньо: лише електронна адреса вашого облікового запису. Заповнено: саме ті адреси, які ви введете (до 6), — вони замінюють адресу вашого облікового запису, тож додайте і її, якщо теж пересилаєте листи.
У режимі LIVE Pay2ERP записує платежі лише від банків, які він уже знає. Лист про платіж від банку, якого він ще не знає, чекає на ваше підтвердження одним кліком; після цього банк запам’ятовується.
Один і той самий лист, пересланий двічі, обробляється лише один раз. Коли Демо-режим вимкнено, відправник після кожного пересланого листа отримує коротке підтвердження поштою: оброблено, або не оброблено і де подивитися причину.
📬 Журнал у вашій поштовій скриньці
- Де: кожна поштова скринька має папку LOGS усередині власної папки бота, наприклад _Pay2ERP/LOGS. Кожен бот має свою.
- Що: ті самі рядки, що й на вкладці «Журнали», по одному повідомленню на рядок. Нічого не надсилається електронною поштою — рядки записуються одразу в папку.
- Непрочитане потребує вашої уваги: непрочитаними надходять лише рядки, щодо яких потрібне ваше рішення. Усі інші рядки, включно з попередженнями, надходять уже прочитаними.
- Кнопки в один клік: рядки про лист містять ті самі кнопки, що й панель керування. Кнопка, яка розкладає лист, названа за папкою, куди він потрапить, наприклад DOZVOLITI або SPAM. Кнопка відкриває коротку сторінку підтвердження, вхід не потрібен, і діє 7 днів. Результат надходить новим рядком, із кнопкою скасування, якщо вона передбачена.
- Вирішуйте прямо з журналу: рядок, що потребує вашого рішення, також показує назви вкладень листа та його перші кілька рядків, тож відкривати сам лист доводиться рідко.
- Порядок у папці: у папці зберігаються останні 100 рядків не довше 30 днів. Повний журнал залишається у вашій панелі керування.
- Безпека за замовчуванням: справжні повідомлення журналу існують лише всередині папок LOGS, ніколи у вхідних, а сторінка підтвердження ніколи не запитує пароль.
- Перемикач: «Журнал у вашій поштовій скриньці», у переліку функцій бота на вкладці «Керування». Увімкнено за замовчуванням починаючи з тарифу Personal.
- Платежі без поштової скриньки: рядкам із банківського API, з джерела ERP або з BOTS4.me Mailbox нікуди потрапити у вашій поштовій скриньці, тому вони з’являються лише в панелі керування.
❓ Усунення несправностей
| Що ви бачите | Що це означає |
|---|---|
| Платіж не було записано | Надійного збігу не знайдено — перевірте, чи номер у призначенні платежу в сповіщенні справді відповідає відкритому рахунку і чи рахунок ще не позначено як оплачений. Картка у звіті про запуск пояснює причину. |
| Схоже, платіж повністю відсутній | Якщо та сама банківська операція надійшла через інше підключене джерело протягом 48 годин, Pay2ERP записав її один раз, а другий лист поклав до оброблених. |
| Листи від мого банку не зчитуються | Навчіть Pay2ERP банку: перемістіть один із його листів у _Pay2ERP/IMPORT. Перевірте, чи його немає в _Pay2ERP/NE_IMPORTUVATI. |
| Зіставлення за назвою компанії недоступне | Розпізнавання назви компанії за допомогою ШІ входить до тарифів починаючи з Personal і потребує, щоб режим ШІ не був установлений на «Вимк.». Без нього платежі без призначення платежу очікують ручної перевірки. |
| Звіт про запуск не надходить | Перевірте, що в Надсилати звіти про зіставлені платежі на вказано правильну адресу (порожнє поле означає e-mail вашого акаунта), а також Надсилати платежі для ручної обробки на, якщо ви його використовуєте. За вимкнених Звітів електронною поштою запуски, у яких усе пройшло, не надсилають листа. |
| Скановане або сфотографоване платіжне повідомлення не було прочитане | Скановані PDF та фотографії потребують форматів на основі OCR, які входять до тарифів починаючи з Personal. |
❓ Часті запитання
💡 Папки, що починаються з _ (наприклад, _Pay2ERP), застосунок створює автоматично — не перейменовуйте й не видаляйте їх.
Які джерела платежів підтримуються?
Листи-сповіщення банків (IMAP, Gmail, Outlook, Office 365) і вкладені в них файли виписок (MT940/MT942, CAMT.053, BAI2, OFX), Wise через API (Revolut Business — на запит), банківські рядки, зчитані з вашої ERP (Odoo), а також листи, переслані на pay2erp@bots4.me.
З якими ERP він працює?
Сьогодні це Odoo, ERPNext, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 і новіші, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero і SAP Business One — Odoo, ERPNext, Zoho та Dolibarr також як джерело банківських даних. У Business Central Pay2ERP додає платежі в пакет вашого журналу надходжень коштів, а проводите їх ви; у QuickBooks Online, Xero і SAP Business One він реєструє кожен платіж на вибраному вами банківському рахунку. Будь-яка інша ERP з API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite та інші — підключається за запитом.
Що відбувається з платежем, який не вдається зіставити?
Лист залишається там, куди надійшов (або потрапляє в _Pay2ERP/VRUCHNU, якщо надійшов через _Pay2ERP/IMPORT), а звіт про запуск показує його з причиною — ніщо не зникає в прихованій папці.
Pay2ERP пропустив лист, який справді був банківським сповіщенням. Що тепер?
Перемістіть його в _Pay2ERP/IMPORT. Pay2ERP прочитає його під час наступного запуску й запам’ятає відправника, тож усі майбутні сповіщення від цього банку зчитуватимуться автоматично. Тим часом пропущений лист ніколи не переміщується і не видаляється.
Чи обробляє він один платіж, що покриває кілька рахунків?
Так. Pay2ERP шукає серед комбінацій ваших відкритих рахунків набір, сума якого збігається зі сплаченою сумою.
Як працює резервний режим ШІ?
Правила виконуються першими для кожного платежу. ШІ викликається лише тоді, коли правила не можуть вилучити призначення платежу з повідомлення у вільному тексті — більшість платежів ніколи до нього не доходять.
Чи можна тестувати без підключення моєї ERP?
Так. У DEMO Pay2ERP зчитує ваші реальні сповіщення про платежі та повідомляє, що він зробив би; щойно вашу ERP підключено, він також зіставляє реальні рахунки, як і раніше нічого не записуючи. Перший місяць безкоштовно.
Чи працює він з AutoCASH?
Так. Pay2ERP записує платіж; AutoCASH припиняє нагадування щодо цього рахунку тієї ж миті. Якщо в AutoCASH увімкнено налаштування Притримати нагадування, доки платежі не оброблено, AutoCASH чекає, поки в Pay2ERP залишаються необроблені сповіщення про платежі, — повторюючи спробу щогодини, щонайбільше 3 дні, — щоб клієнти, які вже оплатили, не отримували нагадувань.
Чи використовує це ШІ? Нам його використовувати не можна.
Встановіть режим ШІ на «Вимкнено», і жодна мовна модель не буде викликана, і нічого не буде надіслано постачальнику ШІ. Підключення за API банку або структурований рядок виписки ERP при цьому абсолютно нічого не втрачають — ці поля вже надходять розміченими і зіставляються лише правилами. ШІ потрібен лише для листів-повідомлень у вільному тексті з розміткою, яку правила не розпізнають. Якщо вашій команді з комплаєнсу це потрібно письмово, зверніться до нас, і ми підтвердимо це для вашої документації.
Як працює зіставлення платежів?
Pay2ERP вилучає призначення платежу (зазвичай номер рахунку) зі сповіщень про платежі за допомогою 34 вбудованих шаблонів, а потім зіставляє його з відкритими рахунками у вашій ERP за сумою та призначенням платежу.
🔒 Чого Pay2ERP ніколи не зробить
- Зв’язуватися з вашими клієнтами — це завдання AutoCASH, а не Pay2ERP.
- Записати платіж у режимі DEMO.
- Зіставити платіж із рахунком, не перевіривши попередньо суму та призначення платежу щодо нього.
- Зафіксувати ту саму банківську транзакцію двічі, навіть якщо вона надходить через два різні підключені джерела.
- Приховати від вас незіставлений платіж — він залишається там, куди надійшов, або в
_Pay2ERP/VRUCHNU, і звіт його перелічує. - Змінити будь-що у вашій ERP, окрім запису платежу за відповідним рахунком (рахунками) та додавання до них короткої примітки про платіж.