Supplier2ERP
Посібник користувача — як оновлювати замовлення на закупівлю, не передруковуючи підтвердження
🎯 Трирівнева система вилучення даних
Supplier2ERP спершу пробує найдешевший і найнадійніший спосіб і звертається до ШІ лише тоді, коли це справді потрібно. Кожен документ проходить одні й ті самі три рівні по порядку.
| Рівень | Що він робить | Коли він запускається |
|---|---|---|
| 1 | Прив’язка кодів — знаходить у документі ваші коди товарів, зіставляючи їх із вашим власним каталогом товарів у ERP. | Завжди застосовується першим. Шаблони не потрібні — працює з першого дня, за будь-якого формату постачальника. |
| 2 | Навчання шаблонів — правила вилучення зберігаються автоматично після того, як формат постачальника було оброблено один раз. | Використовується автоматично, якщо формат постачальника вже траплявся раніше — швидше і без ШІ. |
| 3 | Перевірка за допомогою ШІ — читає лист і вкладення, щоб вилучити або підтвердити дані. | Тільки коли прив’язки кодів і вивчених шаблонів недостатньо. |
🔄 Як працює Supplier2ERP — наочна схема
від постачальника
товарів
та дати
замовленням на закупівлю
звіт
Коди завжди знаходяться відносно вашого власного каталогу товарів, тому кількості та ціни зчитуються з рядків навколо кожного коду, а не з фіксованої позиції стовпця — саме це дозволяє Supplier2ERP працювати вже з першого листа постачальника, ще до того, як для нього з’явиться будь-який шаблон.
⚖️ Перевірка розбіжностей — ваша страхувальна сітка
Кожна вилучена кількість, ціна та дата порівнюються з вашим замовленням на закупівлю, перш ніж щось буде записано. Невелику, очікувану розбіжність — з тих, що трапляються щодня —, можна прийняти автоматично. Усе, що більше, позначається для вас, а замовлення на закупівлю залишається незмінним, доки ви його не перевірите.
Вилучені значення також проходять власну перевірку на розумність: від’ємна кількість або абсурдна ціна ніколи не потраплять у ваш ERP — незалежно від того, є підтвердження чи ні.
_Supplier2ERP/VRUCHNU, якщо воно надійшло через _Supplier2ERP/IMPORT. Очікувана перевірка ніколи не губиться.
🚀 Перші кроки
- Підключіть поштову скриньку на панелі керування. Supplier2ERP стежитиме за вхідними підтвердженнями від постачальників. Або додайте BOTS4.me Mailbox і пересилайте підтвердження нам — див. Переслати нам нижче.
- Увімкніть Supplier2ERP. Він запускається в режимі DEMO — читає ваші підтвердження від постачальників і звітує, що саме він оновив би; до вашої ERP нічого не записується. Без поштової скриньки він читає підтвердження, які ви пересилаєте до BOTS4.me Mailbox.
- Вкажіть Supplier2ERP, яких постачальників імпортувати. Після підключення ERP він підхоплює постачальників із відкритими замовленнями на закупівлю й надсилає вам їхній список; контакти, налаштовані у вашій ERP лише як постачальники, теж читаються. Для будь-якого іншого постачальника перетягніть один із його листів у
_Supplier2ERP/IMPORT— папка з’являється після першого запуску. Від інших відправників нічого не імпортується. - Налаштуйте пороги допуску — наскільки великою може бути розбіжність у ціні чи кількості, щоб вона була прийнята автоматично, перш ніж її позначать.
- Підключіть свою ERP. У режимі DEMO реальні підтвердження зіставляються з реальними замовленнями на закупівлю, але нічого не записується.
- Перегляньте кілька звітів. Те, що ви бачите, — це саме те, що змінилося б після переходу в робочий режим.
- Перемкніть Режим на LIVE (з увімкненими Оновленнями ERP). З цього моменту підтверджені кількості, ціни та дати автоматично оновлюють ваші замовлення на закупівлю.
⚙️ Довідник налаштувань панелі керування
Основні функції
| Налаштування | Тариф | Що він робить |
|---|---|---|
| Зіставлення з ERP | Personal | Зіставляє вилучені дані постачальника з наявними замовленнями на закупівлю за номерами замовлень, кодами товарів та інформацією про постачальника. |
| Звіти на пошту | Усі тарифи | Як ви дізнаєтеся про підтвердження, оброблені без проблем, включно з підтвердженими точно так, як було замовлено: Після кожного підтвердження, Один лист за запуск, Щоденний підсумок або Щотижневий підсумок. Підсумки перелічують кожного постачальника, замовлення й рядок замовлення за період, з копією в Excel, і повідомляють, якщо нічого не надійшло. Підтвердження, які потребують вашої уваги, завжди одразу надсилаються вам на e-mail. |
| Оновлення в ERP | Personal | Записує підтверджені кількості та ціни назад у вашу ERP. Вимкнено означає лише читання: відмінності лише звітуються, навіть у режимі LIVE. |
| Вилучення за шаблонами | Personal | Використовує шаблони, вивчені з попередніх листів від того самого постачальника, для швидшого й точнішого вилучення. |
| Щоденні сповіщення про затримки | Усі тарифи | Раз на день надсилає лист із простроченими або ризиковими поставками. Виберіть Вимк., Лише замовлення, підтверджені постачальником (замовлення, підтвердження постачальника щодо яких обробив Supplier2ERP) або Усі відкриті замовлення на закупівлю — кожне відкрите замовлення у вашій ERP, навіть без підтвердження електронною поштою, плюс щотижневий огляд (починаючи з тарифу Personal). |
| Резервне вилучення за допомогою ШІ | Personal | Коли прив’язка кодів і вивчені шаблони не знаходять товарів, ШІ як останній засіб читає лист і вкладення (оплата за використання). |
| Скановані файли PDF | Personal | За допомогою OCR читає підтвердження від постачальників, які надходять як скан або фотографія замість тексту. Вимкнено означає, що скановане підтвердження повідомляється для ручного введення замість зчитування. |
| Попередня обробка | Family | Читає з прихованої теки черги, якою керує AutoSPAM, замість вашого INBOX. Потребує AutoSPAM із увімкненою попередньою обробкою. |
| Автооновлення кількостей | Family | Дозволяє автоматично записувати підтверджені розбіжності за кількістю. Вимкнено означає, що розбіжності зазначаються у звіті, але ніколи не застосовуються. |
| Автооновлення цін | Business | Дозволяє автоматично записувати підтверджені розбіжності за ціною. Вимкнено означає, що розбіжності зазначаються у звіті, але ніколи не застосовуються. |
| Автоматичне перезамовлення | Business | Відхилені, скорочені або прострочені кількості пропонуються як чорнове замовлення в альтернативного постачальника того самого товару. |
| Перезамовлення: реальні замовлення | Enterprise | Справді створює чорнові замовлення в іншого постачальника у вашому ERP, а не лише повідомляє про них. Не має ефекту, якщо автоматична закупівля в іншого постачальника також не увімкнена. |
Параметри допуску та звітності
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Макс. розбіжностей за позиціями | 5 позицій | Скільки рядків замовлення можуть відрізнятися від підтвердження, перш ніж усе замовлення буде позначено для ручної перевірки замість автоматичного оновлення. |
| Макс. зміна ціни/кількості | 15% | Найбільша прийнятна зміна, у відсотках, ціни або кількості для одного рядка. Усе, що більше, позначається для перевірки. |
| Горизонт ризику поставки | 7 днів | Підтверджена дата постачання в межах цієї кількості днів вважається ризиковою і з’являється в щоденних сповіщеннях про затримки ще до того, як постачання справді запізниться. |
| Глибина звіту про затримки | 90 днів | Замовлення на закупівлю, старіші за цей термін, не відстежуються, коли для «Щоденні сповіщення про затримки» вибрано «Усі відкриті замовлення на закупівлю». |
| Надсилати звіти про оновлені замовлення на | — | Хто отримує звіти про підтвердження постачальників, оброблені без проблем, а також щоденний або щотижневий підсумок. Адреси розділяйте комою; порожнє поле означає e-mail вашого акаунта. |
| Надсилати підтвердження для ручної обробки на | — | Хто отримує звіт про підтвердження, застосоване лише частково, невдале або яке чекає на вашу перевірку. Надсилається завжди одразу, незалежно від того, що ви обрали в полі Звіти на пошту. Адреси розділяйте комою; порожнє поле означає e-mail вашого акаунта. |
| Надсилати звіти про затримані поставки на | електронна пошта вашого облікового запису | Хто отримує звіти про затримані поставки та перезамовлення. Через кому. Якщо поле порожнє, звіт про затримані поставки надходить на електронну пошту вашого облікового запису та на адреси керівництва. |
🛡️ Режими доступу
Три режими дозволяють вам тестувати у власному темпі, кожен наступний надає Supplier2ERP трохи більше доступу, ніж попередній.
| Режим | Доступ | Що відбувається |
|---|---|---|
| Демо в пісочниці | Немає | Лише зразки документів постачальників, на BOTS4.me/demo. Підключення до ERP не потрібне. |
| Демо-режим | Поштова скринька + читання ERP | Реальні підтвердження зіставляються з реальними замовленнями на закупівлю. Нічого не записується — звіти показують саме те, що змінилося б. |
| Режим Live | Поштова скринька + читання та запис ERP | Повна автоматизація: підтвердження обробляються, а замовлення на закупівлю оновлюються автоматично. |
⌛ Затримки постачань і автоматична закупівля в іншого постачальника
Дві функції дивляться далі за щойно отримане підтвердження — на замовлення на закупівлю, які досі чекають на нього.
Щоденні сповіщення про затримки
Один щоденний лист перелічує рядки замовлень на закупівлю, які прострочені або ось-ось не встигнуть до підтвердженої дати постачання в межах вашого горизонту ризику. Ви обираєте, які замовлення відстежувати: лише ті, підтвердження постачальника щодо яких обробив Supplier2ERP, або кожне відкрите замовлення у вашій ERP — включно із замовленнями, постачальник яких узагалі не надсилав підтвердження. Затримки постачань виявляються ще до того, як вони дійдуть до вашої виробничої лінії.
Автоматичне перезамовлення
Коли постачальник відмовляється від підтвердженої кількості або скорочує її, або постачання прострочене, недостатню кількість можна запропонувати як чорнове замовлення на закупівлю в альтернативного постачальника того самого товару. Це починається в режимі симуляції: пропозиція лише повідомляється поштою. Увімкнення живого оформлення закупівлі в іншого постачальника створює чорнове замовлення у вашому ERP для вашої перевірки — воно ніколи не підтверджується автоматично.
📊 Як читати звіт
✅ Успішно
Підтвердження повністю зіставлені та, у режимі автоматизації, вже застосовані до вашого замовлення на закупівлю.
⚠️ Частково
Одні рядки збіглися, інші відрізнялися понад ваш допуск або не змогли бути прочитані — позначені для вашої перевірки.
❌ Не вдалося / Пропущено
Не вдалося витягти нічого придатного, або лист узагалі не був підтвердженням від постачальника — залишено у вашій папці INBOX або переміщено до _Supplier2ERP/VRUCHNU, якщо він надійшов через _Supplier2ERP/IMPORT.
❓ Усунення несправностей
| Що ви бачите | Що це означає |
|---|---|
| Підтвердження не було зіставлено з жодним замовленням на закупівлю | Прив’язка кодів не знайшла жодного коду товару, розпізнаного з вашого каталогу ERP — перевірте, що коди в документі справді існують у вашому ERP. |
| Зміну кількості або ціни було зазначено у звіті, але не застосовано | Або автоматичне оновлення кількостей / автоматичне оновлення цін вимкнено, або зміна перевищує ваш поріг максимальної зміни ціни/кількості. |
| Позначено все замовлення, а не лише один рядок | Відрізнялося більше рядків, ніж дозволяє ваш параметр максимальних розбіжностей за позиціями. |
| Замовлення в іншого постачальника було зазначено у звіті, але так і не створено | Це пов’язано з тим, що живе оформлення закупівлі в іншого постачальника вимкнено — автоматична закупівля в іншого постачальника за замовчуванням обмежена лише симуляцією. |
| Формат постачальника й досі щоразу проходить через ШІ | Навчання шаблонів зберігає шаблон після того, як формат було побачено один раз; якщо розпізнавання й далі не спрацьовує, можливо, оформлення листів варіюється достатньо сильно, щоб стійкий шаблон не знаходився. |
📨 Переслати нам — підключення поштової скриньки не потрібне
Підключати поштову скриньку взагалі не обов’язково. У BOTS4.me/bots → Налаштування → Supplier2ERP натисніть Додати джерело і додайте BOTS4.me Mailbox — одним кліком, нічого не потрібно підключати, без пароля. Потім пересилайте листи на supplier2erp@bots4.me. Поки увімкнено Демо-режим, ви отримуєте попередній перегляд поштою; після його вимкнення Supplier2ERP по-справжньому оновлює замовлення на закупівлю у вашій ERP. Тож нам потрібен доступ лише до вашої ERP, але ніколи — до вашої поштової скриньки.
Хто може пересилати: це налаштовується в Supplier2ERP → Керування → Переслати нам – приймати листи від. Порожньо: лише електронна адреса вашого облікового запису. Заповнено: саме ті адреси, які ви введете (до 6), — вони замінюють адресу вашого облікового запису, тож додайте і її, якщо теж пересилаєте листи.
Перш ніж щось буде записано у ваш ERP, ми перевіряємо, що лист справді надійшов з вашої адреси (DKIM). Якщо ваш поштовий провайдер не підписує вихідну пошту, ви підтверджуєте лист один раз одним кліком. Кожен переісланий лист видаляється з нашої поштової скриньки одразу після обробки — не пізніше ніж через 7 днів, якщо його не вдалося обробити. Користуйтеся цим, поки оцінюєте нас, або постійно, якщо взагалі не хочете ділитися доступом до поштової скриньки.
Один і той самий лист, пересланий двічі, обробляється лише один раз. Коли Демо-режим вимкнено, відправник після кожного пересланого листа отримує коротке підтвердження поштою: оброблено, або не оброблено і де подивитися причину.
📬 Журнал у вашій поштовій скриньці
- Де: у кожній поштовій скриньці з’являється папка LOGS усередині власної папки бота, наприклад _Mail2ERP/LOGS. У кожного бота вона своя.
- Що: ті самі рядки, що й на вкладці «Журнали», по одному повідомленню на рядок. Нічого не надсилається електронною поштою — рядки записуються одразу в папку.
- Непрочитане потребує вашої уваги: непрочитаними надходять лише рядки, щодо яких потрібне ваше рішення. Усі інші рядки, включно з попередженнями, надходять уже прочитаними.
- Кнопки в один клік: рядки про лист містять ті самі кнопки, що й панель керування. Кнопка, яка розкладає лист, названа за папкою, куди він потрапить, наприклад DOZVOLITI або SPAM. Кнопка відкриває коротку сторінку підтвердження, вхід не потрібен, і діє 7 днів. Результат надходить новим рядком, із кнопкою скасування, якщо вона передбачена.
- Вирішуйте прямо з журналу: рядок, що потребує вашого рішення, також показує назви вкладень листа та його перші кілька рядків, тож відкривати сам лист доводиться рідко.
- Порядок у папці: у папці зберігаються останні 100 рядків не довше 30 днів. Повний журнал залишається у вашій панелі керування.
- Безпека за замовчуванням: справжні повідомлення журналу існують лише всередині папок LOGS, ніколи у вхідних, а сторінка підтвердження ніколи не запитує пароль.
- Перемикач: «Журнал у вашій поштовій скриньці», у переліку функцій бота на вкладці «Керування». Увімкнено за замовчуванням починаючи з тарифу Personal.
❓ Часті запитання
💡 Папки, що починаються з _ (наприклад, _Supplier2ERP) застосунок створює автоматично — не перейменовуйте й не видаляйте їх.
Які формати документів підтримуються?
PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, текст тіла листа та зображення через OCR — практично будь-який формат, який надсилає постачальник.
З якими ERP він працює?
Odoo, ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero та SAP Business One, кожна з власною стратегією оновлення — пакетно, цілим замовленням або за окремими позиціями. Будь-яка інша ERP з API підключається за запитом.
Як він знаходить мої коди товарів без шаблону?
Прив’язка кодів шукає в документі коди, що існують у вашому власному каталозі ERP, а потім зчитує кількість і ціну навколо кожного зі знайдених кодів. Для першого листа постачальника шаблон не потрібен.
Що, якщо ціни або кількості відрізняються від мого замовлення?
Невеликі розбіжності в межах вашого допуску можуть прийматися автоматично; більші позначаються, і оновлення пропускається, доки ви їх не перевірите. Лист-підтвердження залишається непрочитаним — у вашій папці INBOX або в _Supplier2ERP/VRUCHNU, якщо він надійшов через _Supplier2ERP/IMPORT — тож очікувану перевірку видно одразу.
Чи вивчає він формат постачальника?
Так. Після того як формат постачальника оброблено один раз, правила вилучення зберігаються. Майбутні документи від того самого постачальника обробляються швидше, без потреби в ШІ.
Куди потрапляють позначені листи та листи з помилками?
Вони залишаються непрочитаними в INBOX, щоб ви їх не пропустили, — або, якщо вони надійшли через _Supplier2ERP/IMPORT, переміщуються до _Supplier2ERP/VRUCHNU. Успішно оброблені підтвердження складаються в _Supplier2ERP/OBROBLENO.
Supplier2ERP пропустив підтвердження. Чи можу я змусити його спробувати ще раз?
Так. Перетягніть лист до _Supplier2ERP/IMPORT, і його буде прочитано під час наступного запуску — у режимі автоматизації навіть тоді, коли спроба вже була невдалою. Відтоді Supplier2ERP також імпортує все від цього відправника, а відправника позначено як постачальника, тож Mail2ERP його не чіпає. Папка створюється автоматично, поки Supplier2ERP активний.
Я не хочу, щоб Supplier2ERP імпортував певного постачальника. Як це зупинити?
Перетягніть один лист від цього постачальника до _Supplier2ERP/NE_IMPORTUVATI. Починаючи з наступного запуску, Supplier2ERP більше нічого не імпортує від цього відправника, а лист повертається до вашої папки INBOX (або до _Supplier2ERP/VRUCHNU, якщо увімкнено «Відокремлювати постачальників»). Відправник залишається позначеним як постачальник, тож Mail2ERP його також не імпортує. Звіти про затримки та повторні закупівлі для цього постачальника й надалі працюють. Щоб скасувати це, перетягніть лист від того самого відправника до _Supplier2ERP/IMPORT.
Чи можна тестувати, не впливаючи на мою ERP?
Так. У режимі DEMO Supplier2ERP читає ваші замовлення на закупівлю, але нічого не записує, а повні звіти показують, що змінилося б. Перший місяць безкоштовно.
Чи працює він з Mail2ERP?
Так. Mail2ERP обробляє вхідні замовлення клієнтів на боці продажу; Supplier2ERP обробляє вхідні підтвердження постачальників на боці закупівлі. Обидва стежать за вашою поштовою скринькою.
Чи використовує це ШІ? Нам його використовувати не можна.
Встановіть режим ШІ в положення «Вимкнено» — і жодну мовну модель не буде викликано, жоден документ не буде надіслано провайдеру ШІ. Підтвердження, у яких ваші коди товарів із кількостями перелічені в читабельній таблиці, читаються як зазвичай, шляхом зіставлення з вашим каталогом ERP. Скановані або незвичні формати передаються вам для ручного введення, а не вгадуються. Якщо вашій команді з комплаєнсу це потрібно письмово, зверніться до нас, і ми підтвердимо це для вашої справи.
Як він працює з термінами постачання?
Supplier2ERP вилучає з документа підтверджені терміни постачання й оновлює відповідні позиції у вашому замовленні на закупівлю. Підтримуються різні формати дат.
🔒 Чого Supplier2ERP ніколи не зробить
- Записувати у вашу ERP у режимі DEMO.
- Створити живе замовлення в іншого постачальника, якщо тільки живе оформлення закупівлі в іншого постачальника не увімкнено — за замовчуванням формується лише звіт.
- Зіставити документ із замовленням на закупівлю, не перевіривши спершу коди товарів за вашим власним каталогом.
- Застосувати зміну ціни або кількості понад заданий вами допуск, не позначивши її для перевірки.
- Підтвердити замовлення в іншого постачальника від вашого імені — воно завжди створюється як чернетка.
- Приховати від вас позначене чи нерозпізнане підтвердження — воно залишається непрочитаним у вашій папці INBOX або в
_Supplier2ERP/VRUCHNU.