Supplier2ERP
Посібник користувача — як оновлювати замовлення на закупівлю, не передруковуючи підтвердження
🎯 Трирівнева система вилучення даних
Supplier2ERP спершу пробує найдешевший і найнадійніший спосіб і звертається до ШІ лише тоді, коли це справді потрібно. Кожен документ проходить одні й ті самі три рівні по порядку.
| Рівень | Що він робить | Коли він запускається |
|---|---|---|
| 1 | Прив’язка кодів — знаходить у документі ваші коди товарів, зіставляючи їх із вашим власним каталогом товарів у ERP. | Завжди застосовується першим. Шаблони не потрібні — працює з першого дня, за будь-якого формату постачальника. |
| 2 | Навчання шаблонів — правила вилучення зберігаються автоматично після того, як формат постачальника було оброблено один раз. | Використовується автоматично, якщо формат постачальника вже траплявся раніше — швидше і без ШІ. |
| 3 | Перевірка за допомогою ШІ — читає лист і вкладення, щоб вилучити або підтвердити дані. | Тільки коли прив’язки кодів і вивчених шаблонів недостатньо. |
🔄 Як працює Supplier2ERP — наочна схема
від постачальника
товарів
та дати
замовленням на закупівлю
звіт
Коди завжди знаходяться відносно вашого власного каталогу товарів, тому кількості та ціни зчитуються з рядків навколо кожного коду, а не з фіксованої позиції стовпця — саме це дозволяє Supplier2ERP працювати вже з першого листа постачальника, ще до того, як для нього з’явиться будь-який шаблон.
⚖️ Перевірка розбіжностей — ваша страхувальна сітка
Кожна вилучена кількість, ціна та дата порівнюються з вашим замовленням на закупівлю, перш ніж щось буде записано. Невелику, очікувану розбіжність — з тих, що трапляються щодня —, можна прийняти автоматично. Усе, що більше, позначається для вас, а замовлення на закупівлю залишається незмінним, доки ви його не перевірите.
Вилучені значення також проходять власну перевірку на розумність: від’ємна кількість або абсурдна ціна ніколи не потраплять у ваш ERP — незалежно від того, є підтвердження чи ні.
🚀 Перші кроки
Supplier2ERP наразі впроваджується для нових облікових записів; цей посібник описує поведінку, з якою він постачається.
- Підключіть свою поштову скриньку на панелі керування. Supplier2ERP стежить за нею на предмет вхідних підтверджень від постачальників.
- Увімкніть Supplier2ERP. Він запускається в демонстраційному режимі — лише зразки документів постачальників, підключення до ERP не потрібне.
- Налаштуйте пороги допуску — наскільки великою може бути розбіжність у ціні чи кількості, щоб вона була прийнята автоматично, перш ніж її позначать.
- Підключіть свій ERP у режимі попереднього перегляду: реальні підтвердження зіставляються з реальними замовленнями на закупівлю, але нічого не записується.
- Перегляньте кілька звітів. Те, що ви бачите, — це саме те, що змінилося б після переходу в робочий режим.
- Перейдіть у режим автоматизації. З цього моменту підтверджені кількості, ціни та дати автоматично оновлюють ваші замовлення на закупівлю.
⚙️ Довідник налаштувань панелі керування
Основні функції
| Налаштування | Тариф | Що він робить |
|---|---|---|
| Зіставлення з ERP | Personal | Зіставляє вилучені дані постачальника з наявними замовленнями на закупівлю за номерами замовлень, кодами товарів та інформацією про постачальника. |
| Звіти на пошту | Personal | Надсилає докладний звіт по кожному обробленому листу постачальника — результати вилучення, зіставлені позиції, можливі помилки. |
| Оновлення в ERP | Family | Записує підтверджені кількості та ціни назад у ваш ERP. Вимкнено означає режим попереднього перегляду — лише читання. |
| Вилучення за шаблонами | Family | Використовує шаблони, вивчені з попередніх листів від того самого постачальника, для швидшого й точнішого вилучення. |
| Звіт про затримані поставки | Family | Додає повний пошук по ERP до щоденної перевірки затримок — відкриті замовлення на закупівлю відстежуються, навіть якщо постачальник узагалі не надсилав підтвердження. |
| Попередня обробка | Business | Читає з прихованої теки черги, якою керує AutoSPAM, замість вашого INBOX. Потребує AutoSPAM із увімкненою попередньою обробкою. |
| Резервне вилучення за допомогою ШІ | Business | Коли прив’язка кодів і вивчені шаблони не знаходять товарів, ШІ як останній засіб читає лист і вкладення (оплата за використання). |
| Автооновлення кількостей | Business | Дозволяє автоматично записувати підтверджені розбіжності за кількістю. Вимкнено означає, що розбіжності зазначаються у звіті, але ніколи не застосовуються. |
| Автооновлення цін | Enterprise | Дозволяє автоматично записувати підтверджені розбіжності за ціною. Вимкнено означає, що розбіжності зазначаються у звіті, але ніколи не застосовуються. |
| Автоматичне перезамовлення | Enterprise | Відхилені, скорочені або прострочені кількості пропонуються як чорнове замовлення в альтернативного постачальника того самого товару. |
| Перезамовлення: реальні замовлення | Enterprise | Справді створює чорнові замовлення в іншого постачальника у вашому ERP, а не лише повідомляє про них. Не має ефекту, якщо автоматична закупівля в іншого постачальника також не увімкнена. |
Параметри допуску та звітності
| Налаштування | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|
| Макс. розбіжностей за позиціями | 5 позицій | Скільки рядків замовлення можуть відрізнятися від підтвердження, перш ніж усе замовлення буде позначено для ручної перевірки замість автоматичного оновлення. |
| Макс. зміна ціни/кількості | 15% | Найбільша прийнятна зміна, у відсотках, ціни або кількості для одного рядка. Усе, що більше, позначається для перевірки. |
| Горизонт ризику поставки | 7 днів | Підтверджена дата постачання в межах цієї кількості днів вважається ризиковою і з’являється у звіті про затримки ще до того, як постачання справді запізниться. |
| Глибина звіту про затримки | 90 днів | Замовлення на закупівлю, старіші за цей термін, не відстежуються звітом про затримані постачання. |
| Надсилати звіти про затримки на | лише системна поштова скринька | Додаткові отримувачі звітів про затримані постачання та закупівлю в іншого постачальника, на додаток до системної поштової скриньки. Через кому. |
🛡️ Режими доступу
Три режими дозволяють вам тестувати у власному темпі, кожен наступний надає Supplier2ERP трохи більше доступу, ніж попередній.
| Режим | Доступ | Що відбувається |
|---|---|---|
| Демо-режим | Немає | Лише зразки документів постачальників, на BOTS4.me/demo. Підключення до ERP не потрібне. |
| Режим попереднього перегляду | Поштова скринька + читання ERP | Реальні підтвердження зіставляються з реальними замовленнями на закупівлю. Нічого не записується — звіти показують саме те, що змінилося б. |
| Режим автоматизації | Поштова скринька + читання та запис ERP | Повна автоматизація: підтвердження обробляються, а замовлення на закупівлю оновлюються автоматично. |
⌛ Затримки постачань і автоматична закупівля в іншого постачальника
Дві функції дивляться далі за щойно отримане підтвердження — на замовлення на закупівлю, які досі чекають на нього.
Звіт про затримані поставки
Один щоденний лист перелічує всі рядки замовлень на закупівлю, які прострочені або ось-ось не встигнуть до підтвердженої дати постачання в межах вашого горизонту ризику — включно із замовленнями, постачальник яких узагалі не надсилав підтвердження. Затримки постачань виявляються ще до того, як вони дійдуть до вашої виробничої лінії.
Автоматичне перезамовлення
Коли постачальник відмовляється від підтвердженої кількості або скорочує її, або постачання прострочене, недостатню кількість можна запропонувати як чорнове замовлення на закупівлю в альтернативного постачальника того самого товару. Це починається в режимі симуляції: пропозиція лише повідомляється поштою. Увімкнення живого оформлення закупівлі в іншого постачальника створює чорнове замовлення у вашому ERP для вашої перевірки — воно ніколи не підтверджується автоматично.
📊 Як читати звіт
✅ Успішно
Підтвердження повністю зіставлені та, у режимі автоматизації, вже застосовані до вашого замовлення на закупівлю.
⚠️ Частково
Одні рядки збіглися, інші відрізнялися понад ваш допуск або не змогли бути прочитані — позначені для вашої перевірки.
❌ Не вдалося / Пропущено
Не вдалося вилучити нічого придатного, або лист узагалі не був підтвердженням постачальника — залишено без змін у вашому INBOX.
❓ Усунення несправностей
| Що ви бачите | Що це означає |
|---|---|
| Підтвердження не було зіставлено з жодним замовленням на закупівлю | Прив’язка кодів не знайшла жодного коду товару, розпізнаного з вашого каталогу ERP — перевірте, що коди в документі справді існують у вашому ERP. |
| Зміну кількості або ціни було зазначено у звіті, але не застосовано | Або автоматичне оновлення кількостей / автоматичне оновлення цін вимкнено, або зміна перевищує ваш поріг максимальної зміни ціни/кількості. |
| Позначено все замовлення, а не лише один рядок | Відрізнялося більше рядків, ніж дозволяє ваш параметр максимальних розбіжностей за позиціями. |
| Замовлення в іншого постачальника було зазначено у звіті, але так і не створено | Це пов’язано з тим, що живе оформлення закупівлі в іншого постачальника вимкнено — автоматична закупівля в іншого постачальника за замовчуванням обмежена лише симуляцією. |
| Формат постачальника й досі щоразу проходить через ШІ | Навчання шаблонів зберігає шаблон після того, як формат було побачено один раз; якщо розпізнавання й далі не спрацьовує, можливо, оформлення листів варіюється достатньо сильно, щоб стійкий шаблон не знаходився. |
❓ Часті запитання
Які формати документів підтримуються?
PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, текст тіла листа та зображення через OCR — практично будь-який формат, який надсилає постачальник.
З якими ERP він працює?
OFFERIS, Odoo, SAP Business One, Oracle NetSuite, QuickBooks та Xero, кожна з власною стратегією оновлення — пакетно, повним переписуванням або за окремими позиціями.
Як він знаходить мої коди товарів без шаблону?
Прив’язка кодів шукає в документі коди, що існують у вашому власному каталозі ERP, а потім зчитує кількість і ціну навколо кожного зі знайдених кодів. Для першого листа постачальника шаблон не потрібен.
Що, якщо ціни або кількості відрізняються від мого замовлення?
Невеликі розбіжності в межах вашого допуску можуть прийматися автоматично; більші позначаються, а оновлення відкладається, доки ви його не перевірите. Лист із підтвердженням залишається непрочитаним у вашому INBOX, щоб очікувана перевірка була видна одразу.
Чи вивчає він формат постачальника?
Так. Після того як формат постачальника оброблено один раз, правила вилучення зберігаються. Майбутні документи від того самого постачальника обробляються швидше, без потреби в ШІ.
Куди потрапляють позначені листи та листи з помилками?
Вони залишаються непрочитаними у вашому INBOX, щоб ви їх не пропустили. Успішно оброблені підтвердження переносяться до _Supplier2ERP/PROCESSED.
Чи можна тестувати, не впливаючи на мою ERP?
Так. Режим попереднього перегляду читає ваші замовлення на закупівлю, але нічого не записує, з повними звітами про те, що змінилося б. Перший місяць безкоштовно.
Чи працює він з Mail2ERP?
Так. Mail2ERP обробляє вхідні замовлення клієнтів на боці продажу; Supplier2ERP обробляє вхідні підтвердження постачальників на боці закупівлі. Обидва стежать за вашою поштовою скринькою.
Чи використовує це ШІ? Нам його використовувати не можна.
Встановіть режим ШІ в положення «Вимкнено» — і жодну мовну модель не буде викликано, жоден документ не буде надіслано провайдеру ШІ. Підтвердження, у яких ваші коди товарів із кількостями перелічені в читабельній таблиці, читаються як зазвичай, шляхом зіставлення з вашим каталогом ERP. Скановані або незвичні формати передаються вам для ручного введення, а не вгадуються. Якщо вашій команді з комплаєнсу це потрібно письмово, зверніться до нас, і ми підтвердимо це для вашої справи.
🔒 Чого Supplier2ERP ніколи не зробить
- Записувати у ваш ERP, перебуваючи в демонстраційному режимі або режимі попереднього перегляду.
- Створити живе замовлення в іншого постачальника, якщо тільки живе оформлення закупівлі в іншого постачальника не увімкнено — за замовчуванням формується лише звіт.
- Зіставити документ із замовленням на закупівлю, не перевіривши спершу коди товарів за вашим власним каталогом.
- Застосувати зміну ціни або кількості понад заданий вами допуск, не позначивши її для перевірки.
- Підтвердити замовлення в іншого постачальника від вашого імені — воно завжди створюється як чернетка.
- Приховати від вас позначене або нечитабельне підтвердження — воно залишається непрочитаним у вашому INBOX.